2.2.2.2 Modèle
optimal de conduite du projet Guichet Unique
Electronique au
port de Douala.
D'après (KAMDEM, 2002, p.199), la réussite du
changement se détermine par un style de management fondés sur
deux facteurs principaux : le rôle de premier plan des ressources
humaines et la nécessité d'adaptation au contexte l'environnement
de mise en oeuvre. Ainsi, pour mieux adapter le modèle GROUARD et MESTON
au contexte du port de Douala, nous allons regrouper les dix clés
proposées en quatre phases de façon à obtenir un
modèle optimal pour la conduite de ce projet.
Phase 01 : Découverte &
conception : Clés 01 et 10
1 - Découverte : A cette
étape, la direction et l'encadrement définissent la vision,
c'est-à-dire la cible organisationnelle, les objectifs à
atteindre, les transformations à engager. Celles-ci s'appuient sur une
nécessité préalablement mise en évidence par une
réflexion stratégique et/ou des initiatives de terrain.
La cohésion entre les membres de l'équipe
d'encadrement, sa perception de la capacité de changement du
système et son engagement à réussir, constituent le socle
de la dynamique sur laquelle s'appuiera par la suite le changement.
2 - Conception : La deuxième
étape de cette phase donne un cadre au changement en précisant la
nature, le périmètre, et la faisabilité. A ce stade sont
définis les grands axes du plan de mise en oeuvre du changement et du
plan de communication associé (notamment la communication de lancement).
Cette phase associe la direction et quelques experts, spécialistes et
acteurs tests choisis parmi l'encadrement.
Phase 02 : Lancement : Clés 02 et
06
Le lancement correspond à l'annonce du
projet de changement. Elle implique l'ensemble des acteurs de l'entreprise :
direction, encadrement, et tous les acteurs de la place portuaire. Plus la
rupture entre le passé (avant le changement) et le futur (après
le changement) sera forte, plus le changement sera déstabilisateur.
Néanmoins aucun système ne change, aucun apprentissage n'est
possible, sans déstabilisation et remise en question. Celles-ci sont
donc nécessaires.
La communication sur la vision et les succès jouent un
rôle primordial à ce stade pour la mobilisation: ils doivent
rendre cohérent et accessible ce changement, dont l'enjeu, lors de cette
phase est de communiquer, faire participer, écouter (pour adapter et
dédramatiser), organiser.
Phase 03 : Pilotage : Clés 03,
04, 05 et 09
A ce niveau, il s'agit de la phase de réalisation qui
commence par la définition du système de pilotage. Elle implique
l'ensemble des collaborateurs, personnel et encadrement, directement
concernés par le changement, et qui sont les "clients" du changement.
Elle implique également la direction, garante du maintien de la vision,
ainsi que l'équipe projet ou les acteurs clés du changement, qui,
au quotidien, alimentent la dynamique et communiquent
régulièrement sur les succès. A ce stade, il s'agit de
mettre en oeuvre le projet, d'où l'importance des formations, du
coaching car l'utilité et la facilité d'usage du nouveau
système ne pourront être perçues qu'à travers ces
facteurs.
Phase 04 : Suivi : Clés 07,
08
Cette dernière phase a pour objectif de faire vivre le
changement qui fait partie à présent du quotidien de tous : la
direction, l'encadrement et les acteurs de la chaîne des
procédures. Il faut mettre un système de suivi pour assurer
l'intégration des nouveaux modes de travail, attitudes, et
comportements, valoriser les succès et surtout gérer les aspects
émotionnels et les enjeux de pouvoir. Par ailleurs il faudra mettre un
accent sur la gestion des capacités afin d'assurer la
pérennisation du changement au port de Douala.
La mise en oeuvre de ce modèle devra se faire de
manière progressive dans le temps car il faudrait d'abord bien
définir les différentes orientations ainsi que les objectifs
avant de procéder au lancement c'est-à-dire à l'annonce du
projet. Mais une fois que certaines procédures seront déjà
mise en place les deux dernières phases, le pilotage et le suivi,
pourront s'accomplir simultanément pour éviter les
dérives. Voilà pourquoi cette démarche classique, en
quatre phases plus ou moins longues, se trouve être avantageuse pour une
bonne conduite du projet Guichet Unique Electronique. Il faut rappeler que seul
le respect du déroulement de ces phases, permettra d'assurer une forte
mobilisation des acteurs et l'intégration des systèmes de la
place portuaire.
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