CHAPITRE II : CONCEPTION ET MISE EN PLACE D'OUTILS DE
CONTROLE ET
D'EVALUATION SPECIFIQUE A LA
SOCIETE ART 2000
La gestion budgétaire se traduit par des informations
détaillées et exhaustives or la gestion d'une entreprise
nécessite des informations synthétiques et triées.
D'où le rôle des tableaux de bord et du reporting.
SECTION I : METHODOLOGIE
Une gestion budgétaire n'est efficace et rationnelle
que s'il lui ait adjoint un contrôle adapté et régulier.
Alors la gestion budgétaire de la société ART 2000, pour
être efficace, ne doit pas faillir à cette règle. C'est
pourquoi au cours de l'année, de préférence chaque mois,
les responsables opérationnels doivent se réunir sous la
supervision du responsable financier en vue de se pencher sur le fonctionnement
des activités. Chaque poste de dépenses et de recettes doit
être comparé avec la réalité comptable du compte
résultat, et chaque différence constatée avec la
prévision doit être analysée. Rechercher les raisons et
mener des actions correctives si ces derniers s'avèrent négatifs.
Les incidences de toute variation constatée peuvent être multiples
selon qu'il s'agit d'un poste de charges ou de produits. Il faut retenir qu'un
manque de recette ou un excédant de charge entraînera
systématiquement un déficit d'exploitation par rapport au budget,
avec une incidence négative sur la situation de trésorerie et,
parfois, sur la situation de fonds propres. Un contrôle efficace
nécessite la mise en place d'un tableau de bord budgétaire facile
à interpréter.
SECTION II : LES OUTILS MIS EN PLACE
Ø TABLEAU DE BORD BUDGETAIRE
La société ART 2000 doit mettre en place un
tableau de bord budgétaire. Ce tableau de bord doit être
constitué d'un ensemble d'indicateurs peu nombreux devant donner aux
responsables opérationnels une information significative destinée
au pilotage de leurs activités. Cet outil d'aide à la prise de
décision doit avoir des caractéristiques suivantes :
ü Réactif et adaptable
ü Focalisé sur l'essentiel, traduisant la
stratégie de la société
ü Langage opérationnel, compréhensible,
simple
ü Permettant d'identifier les actions correctives
ü Présenté sous forme financier et
graphique
Pour mettre en oeuvre le tableau de bord, la
société ART 2000 doit adopter la démarche suivante :
1. Identifier l'objectif à atteindre
2. Identifier les facteurs clés de succès
3. Déterminer les plans d'action qui répondent
aux questions Qui ? Quoi ? Quand ? Comment ?
Le tableau de bord doit aussi comporter trois
indicateurs :
ü Le résultat : mesure un
phénomène par ses résultats
ü Les moyens : mesure d'un phénomène
se fait par les moyens engagés
ü Le processus : le taux d'avancement
Ø LES PROCEDURES DE CONTROLE
ü Application de la procédure
La procédure doit s'appliquer pour l'enregistrement de
toutes les opérations comptables.
ü Règles de gestion
§ L'imputation comptable doit être
opérée sur une fiche d'imputation comptable (FIC) ;
§ Dans l'optique de reconstitution du chemin de
révision, la nature des pièces à imputer doit être
clairement définie ;
§ Le classement des pièces probantes devra
faciliter les contrôles des écritures saisies ;
§ Toutes les écritures sont appuyées par
les pièces qui auront servi à l'établissement du calcul du
montant constaté ou mieux par la copie de la pièce justificative
définitive (notamment pour les factures non parvenues).
ü Etapes de la procédure
Les étapes de la comptabilisation peuvent être
résumées comme suit :
§ La nature des pièces à imputer ;
§ Les informations constitutives de l'imputation
comptable ;
§ Le classement des pièces.
Toutes les procédures de contrôle que nous avons
relevé sont contenues dans un manuel en annexe XI.
v Mise en oeuvre des contrôles
ü Application de la procédure
La procédure est mise en oeuvre pour contrôler
les écritures enregistrées dans chaque journal comptable. Elle
est appliquée journal par journal.
ü Règles de gestion
§ La périodicité du contrôle des
écritures doit être impérativement
respectée ;
§ Les pièces justificatives doivent être
classées selon les modes définis lors des procédures
comptables. Cette option permet d'obtenir le chemin de révision le plus
facile et le plus direct entre les pièces et les restitutions
comptables ;
§ Toute erreur sera rectifiée par une
écriture de contre-passation ;
§ Le contrôle des écritures comptables
s'effectue par le responsable financier
ü Etapes de la procédure
Les étapes de la procédure peuvent se
résumées comme suit :
§ L'édition des journaux de saisie ;
§ Le contrôle des saisies.
v Les différents contrôles à
effectuer
1. Contrôle des écritures comptables
La procédure doit être déclenchée
à la fin de chaque trimestre civil en vue d'analyser, l'ensemble des
comptes et de permettre par la même occasion de respecter les
prescriptions du SYSCOHADA.
ü Règles de gestion
§ La période d'établissement des situations
comptables doit être arrêtée par la Direction et doit
être impérativement respectée par le département de
la comptabilité ;
§ A la fin de chaque trimestre, la situation comptable
doit être transmise conformément aux exigences du reporting.
Les étapes de la procédure se résument
comme suit :
§ L'analyse des comptes ;
§ La création des dossiers de situation ;
§ La transmission des documents pour le reporting.
La procédure a pour objet de s'assurer que :
§ les saisies sont vérifiées par le chef du
département comptabilité avant tout classement définitif
des pièces justificatives et les restitutions comptables afin de
fiabiliser le système d'information comptable ;
§ les contrôles effectués sont
matérialisés comme décrit ci-après afin de
renforcer leur valeur.
2. Contrôle des déclarations
La procédure a pour objet de s'assurer de la
cohérence entre la déclaration annuelle, les déclarations
mensuelles, et toutes les charges connexes comptabilisées.
3. Contrôle de la caisse
La procédure a pour objet de s'assurer de la
réconciliation entre le solde du compte de caisse et l'inventaire
physique des espèces présentes dans la caisse.
4. Clôture des journaux
La procédure a pour objet d'assurer une inscription
irréversible des enregistrements comptables dans les différents
journaux utilisés.
5. Situations comptables
La procédure a pour objet de s'assurer de l'analyse de
l'ensemble des comptes sur un trimestre.
Ø LE REPORTING
C'est communiquer sur des états d'activités en
fonction d'objectifs et de cibles préalablement fixées entre une
personne et son supérieur hiérarchique. Lorsque le reporting est
utilisé correctement, il permet au responsable de disposer d'une
précieuse vue d'ensemble de son activité, il est en fait surtout
destiné à "rendre compte" du travail effectué
auprès de la hiérarchie. Le reporting s'inscrit dans une longue
tradition du management par le contrôle.
ART 2000 doit utiliser le reporting comme l'un des outils de
suivi et d'évaluation des performances. Cet outil aura pour but de
rendre compte au Directeur, de la marche et de l'évolution des services.
Ce reporting doit avoir deux volets :
ü Comparer les réalisations par rapport aux
prévisions
ü Identifier les causes des écarts et
définir les actions correctives
Le reporting, dont le rôle dépasse la stricte
fonction de contrôle pour s'étendre à la mise à
disposition d'outils d'aide au pilotage de la performance, devra respecter les
principes suivants :
- cohérence avec l'organigramme ;
- rapidité d'élaboration et de
transmission ;
- Exception : pour faciliter la vérification par
le Directeur, un seuil de tolérance doit être fixé.
- Adaptation aux exigences formulées par la Direction
et au degré de précision souhaité par celle-ci ;
- Le respect des différents impératifs de
délais et de niveau de visibilité qu'elle souhaite maintenir sur
les activités ;
La procédure doit s'appliquer au reporting interne
à l'usage de la Direction en vue de lui assurer, une parfaite
connaissance :
- de la progression de son chiffre d'affaires ;
- de l'évolution des frais
généraux de fonctionnement;
- de la situation de trésorerie ;
Le tableau suivant représente le reporting que nous
pouvons proposer à la société ART 2000.
Tableau 7 : Reporting mensuel
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Rubriques
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An -1
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Budget
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Réalisation
(mois)
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Ecart
(A)
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Taux d'exécution (B)
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. Achats
. Transport
. Services extérieurs A
. Services extérieurs B
. Impôts et Taxes
. Autres charges
. Charges du personnel
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. Ventes (Locations)
. Ventes (Impressions)
. Ventes (Fabrication)
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TOTAL
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Source :
Résultat de nos recherches
A = budget - réalisations
B = réalisation / budget (%)
Ce reporting a une utilité dans le bon
déroulement du système budgétaire. Le gestionnaire utilise
le reporting comme guide pour prévenir d'éventuels
problèmes.
En vue de mieux suivre le fonctionnement du reporting, nous
avons élaboré un manuel de reporting que vous trouverez en annexe
XIII.
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