Mise en place d'une gestion budgétaire dans une PME: cas de la société Art 2000

CONCLUSION DE LA DEUXIEME PARTIE

Dans cette seconde partie, nous avons analysé le système de fonctionnement de la société ART 2000 et nous avons constaté que ART 2000 est certes une société de taille modeste (avec son chiffre d'affaire du dernier exercice qui est à plus de 200 millions) mais ne dispose pas d'outil de planification ; le style de management est inefficace ; le système de planification n'est pas respecté et suivi ; il y a une absence de gestion budgétaire formelle; le contrôle des réalisations est mal exécuté. Enfin le système d'information comptable n'est pas avalisé périodiquement en vue de valider les comptes. En un mot, la société ART 2000 fonctionne à vue car les dirigeants n'ont pas d'outil de prise de décision en vue d'anticiper les opportunités.

Quelles recommandations et propositions pouvons-nous faire à la Direction de la société ART 2000 afin qu'elle adopte les nouvelles méthodes de gestion et planification ?

TROISIEME PARTIE

RECOMMANDATIONS ET PROPOSITIONS À LA SOCIETE

ART 2000

INTRODUCTION DE LA TROISIEME PARTIE

Après la présentation de la société ART 2000 et l'analyse de son système de contrôle de gestion, nous avons jugé nécessaire de sensibiliser les dirigeants sur une gestion budgétaire adéquate afin de pérenniser les activités. De ce fait, nous ferons des propositions et recommandations à la Direction générale afin qu'elle adopte un système moderne de gestion.

Cette partie sera constituée de deux chapitres :

· Conception et mise en place d'une gestion budgétaire spécifique à la société ART 2000 (chapitre I)

· Conception et mise en place d'outils de contrôle et d'évaluation spécifique à la société ART 2000 (chapitre II)

CHAPITRE I : CONCEPTION ET MISE EN PLACE D'UNE GESTION

BUDGETAIRE SPECIFIQUE A LA SOCIETE ART 2000

Dans ce chapitre, nous allons proposer une gestion budgétaire spécifique à ART 2000. Pour cela, nous décrirons en section I la méthodologie, ensuite nous mettrons en place un outil permettant à la société ART 2000 d'établir chaque année son budget en section II.

SECTION I : METHODOLOGIE

Pendant nos recherches, et après le dépouillement des comptes rendus de nos entretiens ci-joint en annexe II, nous avons mis en place le modèle de gestion budgétaire qui devra être piloté par le Responsable administratif et financier. Ce système se décrit comme suit :

Ø La planification stratégique

La Direction générale de la société ART 2000 doit définir clairement d'autres facteurs clés de succès ce qui pourra lui permettre de définir le type de concurrence (son environnement), la technologie utilisée, les objectifs attendus, la stratégie, les axes de développement et les ressources de l'entreprise.

Au cours des cinq années à venir, nous proposons que la société ART 2000 se consacre à la fois au développement de son réseau de panneaux routiers qui doit passer de deux cent cinquante (250) à cinq cent (500) et à la diversification de ses marchés, tout en renforçant les capacités de son personnel surtout dans le domaine commercial et d'autres ressources clés ; La conception des supports publicitaires (enseignes, totem ...) doit être de façon à répondre aux besoins des clients qui demandent des produits qui sortent de l'ordinaire : ART 2000 doit être plus imaginatif et plus créatif. Ce, afin d'accroître le taux de fidélisation de la clientèle. ART 2000 doit ouvrir une agence à l'intérieur de pays (Yamoussoukro) une fois qu'elle aura atteint le nombre de deux cent(200) panneaux hors d'Abidjan ; ART 2000 doit faire de nouveaux investissements surtout l'acquisition de machines d'impression et du matériel technique. Nous souhaitons que la société devienne une Agence conseil en publicité le plus tôt possible et commence à proposer de la publicité audio-visuelle aux multinationales. Nous proposons également à ART 2000 de renforcer la formation continue de son personnel surtout au niveau technique et mettre au point un nouveau système de gestion.

Nous recommandons à la société ART 2000, de projeter avoir trois cent (300) clients actifs et d'atteindre un niveau de rentabilité économique plus élevé d'ici 2016.

Avec l'aide du responsable financier, la direction doit faire une programmation des moyens nécessaires à la réalisation des objectifs sur les cinq prochaines années.

Ø Le processus d'élaboration des budgets

La procédure budgétaire est une activité cyclique qui rythme annuellement la vie de l'entreprise. La chronologie de budgétisation spécifique selon notre guide d'entretien se résume en douze (12) étapes suivantes :

1. Rédaction d'une note d'orientation

Le début du mois d'octobre de l'année en cours, le Responsable financier devra publier une lettre de la Direction générale appelée « note d'orientation », rappelant les grandes lignes stratégiques, fixant les objectifs, les orientations pour l'année à venir, en accord avec le contenu du plan stratégique, mais en tenant compte des infléchissements nécessaires, du fait de l'environnement. La note annonce le début de la procédure budgétaire et demande aux Responsables de produire à la direction un plan d'action détaillée d'évolution des objectifs pour l'année à venir.

2. Première réunion budgétaire

Le Responsable financier devra organiser une première réunion pour recueillir les besoins des différentes directions. Cette réunion est l'occasion pour le responsable financier de sensibiliser les responsables opérationnels afin qu'ils s'impliquent tous pour atteindre les objectifs de la société.

3. Rédaction et distribution des fiches de recueil des besoins

Le Responsable financier établira des fiches retraçant les charges et les produits de la société. Ces fiches qui sont appelées « fiches de recueil des besoins » préalablement établies par le responsable financier, devraient être ensuite distribuées aux différents services ; ce qui servira de référence aux responsables des différentes directions pour l'élaboration de leur budget avec l'appuie du responsable financier.

4. Elaboration du budget par direction

Ce processus de collecte d'informations doit tenir compte de l'avis de tous les acteurs de la vie de la société. Les tableaux 2 ; 3 et 4 représentent quelques fiches de recueil des besoins destinées aux responsables ;

Tableau 3 : Fiche de recueil des besoins (destinée au responsable commercial)

Produits	Quantité	Prix de vente	Chiffre d'affaire
- Location de panneaux - Fabrication de supports volumiques - Impression
TOTAL

Source : Résultat de nos recherches

Cette fiche ci-dessus doit être remplie en premier lieu par le service commercial et marketing. Ces données serviront de base pour l'établissement des autres fiches.

Les prévisions de vente recouvrent l'ensemble des études et suffrages ayant pour objet de déterminer le marché potentiel auquel l'entreprise peut avoir.

Les prévisions portent sur le volume et les prix de vente unitaire. Le tableau de prévision des ventes doit permettre de traduire les ventes à réaliser en n+1 sur les différents marchés de l'entreprise en fonction des produits, des périodes et des vendeurs.

Tableau 4 : Fiche de recueil des besoins (destinée au responsable technique)

Libellé	Matériels	Consommables
Matière consommées pour produire les supports
Matière consommées pour imprimer
Matière consommées pour afficher un panneau
TOTAL

Source : Résultat de nos recherches

Le responsable technique remplit la fiche de recueil des besoins ci-dessus en volume tout en tenant compte de l'objectif que les commerciaux se sont fixés. Cette fiche sera retransmise au responsable financier qui se servira comme outil pour l'établissement du budget technique.

Tableau 5 : Fiche de recueil des besoins (destinée au responsable financier)

Nom et prénoms	Salaire brut (SB)	Impôts et taxes				Transport	Total
		IS (1.2% SB)	FDFP (1.6%SB)		CNPS
. . . . . .

Source : Résultat de nos recherches

La fiche ci-dessus destinée au responsable financier lui permettra de cerner toutes les charges liées au personnel.

Tableau 6 : Les responsables qui interviennent dans l'élaboration des différents budgets de la société ART 2000

Budgets	Responsables
- Budget de vente - Budget des frais commerciaux	Responsable marketing et commercial
- Budget de production	Responsable technique
- Budget des investissements - Budget de trésorerie - Budget des services fonctionnels - Compte d'exploitation prévisionnel - Bilan prévisionnel	Responsable administratif et financier

Source : Résultat de nos recherches

Le tableau 6 ci-dessus représente les différents responsables qui remplissent les fiches de recueil pour l'établissement des différents budgets.

5. Elaboration du budget type

En fonction des fiches de recueil des besoins dûment remplies par les différents responsables, le responsable financier établit les différents budgets. Les tableaux 8 ; 9 et 10 de l'annexe V représentent certains budgets établis par le responsable financier.

Il se chargera de les mettre dans un tout cohérent et convoquera tous les responsables à une réunion.

6. Négociation

Le comité budgétaire composé de différents responsables doivent se réunir en séance de négociation et de coordination au plus tard décembre de l'année N, sur la base de la synthèse budgétaire précédente. Cette réunion a pour but d'harmoniser tous les éléments afin d'avoir un budget cohérant et accepté de tous.

7. Consolidation et élaboration de projet de budget

Après cette réunion le responsable financier élabore un budget définitif en réalisant la synthèse budgétaire constituée du budget de trésorerie, du compte d'exploitation prévisionnel et du bilan prévisionnel. Le tableau 9 de l'annexe I représente le compte d'exploitation prévisionnel que nous pouvons proposer à la société.

8. Deuxième réunion budgétaire

Le responsable financier convoque une deuxième réunion pour publier le budget consolidé. Cette réunion aura pour but de relever les incohérences budgétaires et de les soumettre à l'assemblée afin qu'une solution soit trouvée.

9. La finalisation du budget

Après la deuxième réunion budgétaire, le responsable financier finalise le budget prêt à être soumis à la Direction générale.

10. Le contrôle du budget

Le responsable financier soumet le budget finalisé à la Direction générale pour contrôle.

11. Le rapport d'activité

Rédaction d'un document complet qui servira de guide pour les activités de l'année N+1.

12. La réunion du budget

Le budget définitif est décidé. Les différents budgets, qui forment alors la liasse budgétaire sont bien évidemment mensualisés, pour permettre de mettre en oeuvre ensuite, pendant l'exercice le contrôle budgétaire.

Etablir son budget requiert donc une attention extrême car son bon de roulement conditionne deux éléments clés de la santé financière de l'entreprise : sa structure financière et ses fonds propres, et sa situation de trésorerie.