Memoire Online - Mise en place d'une gestion budgétaire dans une PME: cas de la société Art 2000

Dans toute entreprise, les dirigeants sont appelés à prendre un certain nombre de décisions assurant la bonne marche et la continuité de ses activités. Ainsi par la force des choses, il faut bien que les crédits^1(*) nécessaires soient prévus, ordonnancés, répartis, comptabilisés, soumis au contrôle et à la discussion préalable.

Or, on ne peut planifier que ce qui est organisé et vérifiable. La gestion budgétaire qui correspond alors à une vision technicienne du contrôle de gestion est considérée comme l'outil de gestion le plus adéquat dans le processus de planification des activités de l'entreprise. Elle se définit comme l'ensemble des techniques mises en oeuvre pour établir des prévisions à court terme, généralement un an, applicable à la gestion d'une entreprise. Elle permet de confronter périodiquement, les réalisations effectives aux prévisions ; en vue de mettre en évidence des écarts qui peuvent susciter des actions correctives. Elle englobe tous les aspects de l'activité économique de l'entreprise dans un ensemble cohérent de prévisions chiffrées. C'est donc le mode de pilotage à court terme de l'entreprise afin de réaliser ses objectifs.

Suite à toutes ces considérations, il y a donc bien des raisons de consacrer une attention particulière à la gestion budgétaire car elle occupe une place primordiale dans la vie d'une entreprise, particulièrement dans une PME.

Les principales raisons qui ont motivées le choix de notre sujet sont de deux ordres.

L'importance qu'accordent les entreprises ivoiriennes notamment les PME à la gestion budgétaire n'est pas passée sous silence. Nous devons faire un diagnostic des points forts et faibles de la gestion budgétaire et faire des propositions pour y remédier.

Ce travail pourrait permettre également aux responsables des PME de faire, bien sûr si ce n'est pas encore le cas, des analyses sur la façon d'élaborer leur budget afin de gérer de manière rationnelle les moyens qui sont mis à leur disposition pour atteindre les objectifs qu'ils se sont assignés.

Le budget, considéré comme l'instrument de base de la gestion budgétaire, est la traduction chiffrée des orientations stratégiques sur un exercice. C'est un outil de gestion qui aide au pilotage. Il résulte d'arbitrage entre les objectifs parfois divergents des différentes entités de l'entreprise et reste considéré comme un instrument de régulation des comportements internes.

L'absence de gestion budgétaire dans le management des PME est à l'origine des déficits financiers constatés, car il n y a pas de confrontation entre prévisions et réalisations.

Notre préoccupation est de nous interroger sur la matérialité de la gestion budgétaire dans une PME comme la société ART 2000.

On pourrait donc se demander s'il existe une gestion budgétaire (élaboration de budgets et suivi de leur exécution) à ART 2000

L'analyse primaire de cette question principale, suscite des préoccupations suivantes :

· S'il n'existe pas d'outils de planification à ART 2000, peut-on mettre en place une gestion budgétaire performante ?

· Quelles sont les normes à respecter pour que les procédures budgétaires soient performantes ?

· Si la gestion budgétaire n'est pas exercée de manière rationnelle, quels peuvent être les inconvénients et comment peut-on y remédier ?

La recherche de solution à toutes ces différentes questions nous amène à l'étude du thème suivant :

« Mise en place d'une gestion budgétaire dans une PME : cas de la société ART 2000 »

Dans le cadre de notre étude, nous avons formulé plusieurs hypothèses dont une principale :

H1 - La gestion budgétaire exercée de manière rationnelle peut accroitre la performance économique de la société ART 2000.

H2 - La gestion budgétaire performante permet à ART 2000 de maitriser les coûts de ses activités.

H3 - Une bonne gestion budgétaire place les dirigeants en position favorable pour déceler les opportunités et prévenir les risques.

· Sensibiliser les dirigeants de la société ART 2000 sur l'importance de la gestion budgétaire

· Montrer l'utilité pour les PME d'exercer de manière rationnelle les procédures budgétaires et le besoin pour elles de planifier leurs activités.

· Elaborer une procédure de gestion budgétaire destinée à combler les lacunes existantes.

Pour atteindre notre objectif, nous adopterons une démarche adaptée. Notre étude portera d'une part sur la présentation du cadre théorique de la gestion budgétaire. Pendant notre démarche, nous mettrons en place une gestion budgétaire qui sera la base de comparaison avec le système budgétaire de la société ART 2000. D'autre part, nous analyserons le système de gestion de la société ART 2000. Ce qui nous permettra de savoir si les procédures budgétaires existent et si elles sont performantes, exercées de manière rationnelle. S'il n'y a pas de d'outils de planification à ART 2000, nous mettrons en place gestion budgétaire adaptée à ses besoins. Enfin nous ferons des propositions et recommandations.

Pour faire le diagnostic de la gestion budgétaire, nous avons réalisé une étude documentaire, des enquêtes d'opinions auprès de certains dirigeants des PME et des personnes exerçant dans le domaine de la gestion budgétaire.

Nous avons collecté des documents au sein du service administratif et financier de la société ART 2000.

Nous avons consulté en externe, divers documents, de revues littéraires, de mémoires relatifs au contrôle de gestion et à la gestion budgétaire.

Aussi, avons-nous effectué des recherches sur Internet. Ce qui nous a permis de mettre en évidence les normes d'une gestion budgétaire performante.

Afin de saisir la motivation et l'opinion des dirigeants des PME et des personnes exerçant dans le domaine de la gestion budgétaire, un guide d'entretien a été élaboré (Annexe III) et soumis à chacun suivant la répartition ci-après :

Désignation	Nombre
Dirigeants des Petites et Moyennes Entreprises	7
Personnes exerçant dans le domaine de la gestion budgétaire	5
TOTAL	12

La codification permet d'identifier les variables caractéristiques de la gestion de la société ART 2000 que sont :

Nous allons limiter notre étude à la gestion budgétaire de la société ART 2000. Nous n'aborderons pas :

INTRODUCTION DE LA PREMIERE PARTIE

La gestion budgétaire conduit à la mise en place d'un ensemble de budgets couvrant toutes les activités de l'Entreprise. Ces budgets représentant des programmes d'actions chiffrés sont appelés à servir d'outils de pilotage, s'il leur est adjoint un système de contrôle budgétaire cohérent et régulier. Ce système de contrôle à pour objectif de mettre en évidence des écarts pertinents qui doivent faire l'objet de réflexion sur les causes et initier des actions correctives.

Cette partie qui est essentiellement consacrée à la théorie et au fonctionnement de la gestion budgétaire sera constituée de trois chapitres :

Dans ce chapitre, nous situerons la gestion budgétaire dans le management de l'entreprise en section I, ensuite nous définirons le concept de la gestion budgétaire en section II.

SECTION I : POSITIONNEMENT DE LA GESTION BUDGETAIRE

Gérer une entreprise, c'est utiliser les moyens disponibles, déléguer des responsabilités, motiver les hommes pour atteindre les objectifs fixés. Pour atteindre ses objectifs, le dirigeant utilise le contrôle de gestion comme outil de gestion.

Le contrôle de gestion est un processus par lequel les dirigeants s'assurent que les ressources sont obtenues et utilisées avec efficacité et efficience pour réaliser les objectifs de l'entreprise.

Ø La comptabilité analytique adaptée aux différentes activités de l'entreprise ;

La comptabilité analytique peut être définie comme un mode de traitement des données dont les objectifs essentiels peuvent être classés en deux principales catégories : la recherche des coûts et coûts de revient ; l'aide à la prise de décision.

Un tableau de bord, est un ensemble d'indicateurs de gestion présenté de façon synthétique avec une période rapprochée (mois, quinzaine, semaine), permettant aux différents responsables d'unités de gestion, d'anticiper sur les dérapages, les anomalies, et de mener des actions correctives.

La dynamique d'un tableau de bord tourne autour de deux fonctions primordiales :

La gestion prévisionnelle est un processus continu et intégré de préparation des décisions comportant trois phases.

ü Le plan stratégique : à long terme, dans le cadre duquel sont étudiées les grandes options de l'entreprises, à savoir la définition de la vocation, le choix des ses stratégies de développement (objectifs, méthodes).

ü Le plan opérationnel : à moyen terme, étape correspondant à la programmation des moyens nécessaires à la réalisation des objectifs.

ü Le budget : à court terme, est la mise au point détaillée de l'année du plan d'opération, et instrument de contrôle de son exécution.

Les outils de contrôle de gestion se sont donc diversifiés et couvrent tout à la fois la prévision du futur et l' analyse du passé. Nous emprunterons à Ardoin^2(*) une présentation de ces outils suivant leur horizon.

Source : Contrôle de gestion DECF n° 7 Claude ALAZARD et Sabine SEPARI P.282

Conformément aux données du tableau, les prévisions s'articulent autour de trois grands axes, à savoir : le plan stratégique (long terme), le plan opérationnel (moyen terme) et enfin les budgets (court terme).

Quant aux réalisations, elles sont données par la comptabilité et les tableaux de bord, qui retracent au quotidien les informations permettant l'aboutissement des objectifs planifiés ou budgétés. La gestion prévisionnelle inclut le plus souvent la planification et la gestion budgétaire.

Elle représente une prévision de l'évolution de l'entreprise en moyen et à long terme réalisée par les responsables en fonction des variations probables de l'environnement et des objectifs qu'ils auront pu définir.

La planification a donc l'avantage d'anticiper et de préparer l'entreprise et ses différents composants, à agir efficacement dans le cadre des objectifs fixés.

La planification porte sur les objectifs à atteindre et les moyens qui sont nécessaires pour y parvenir. Elle prévoit les plans et les programmes.

Les grandes orientations stratégiques sont explicitées sous la forme de plans pluriannuels qui fixent les projections de chiffres d'affaires et de résultats. Ces plans prévoient aussi les principales opérations d'investissements et de financement, et sont découpés sous forme de programmes et de budgets.

Un programme est une prévision d'activité à court terme, précisant dans le détail les niveaux d'activité, de production, et le volume des facteurs utilisés (heure de main-d'oeuvre, tonne de matières premières...)

La gestion budgétaire, comme étant l'outil d'aide au pilotage des activités de l'entreprise sera l'objet de notre étude. Nous allons donc faire une étude détaillée de cet outil de gestion.

* ² Ardoin J. L., Michel D., Schmidt J., Le contrôle de gestion. Publi-Union, 1986