III.2. POUR D'AUTRES BAILLEUR DE FOND : FH RDC DANS UN
PROJET « WASH »
III.2.a. Achat des intrants :
- Publication de l'appel d'offre pour chercher les
fournisseurs : ici l'appel d'offre fait au moins deux semaines si c'est un
projet d'urgence et un mois si c'est projet de développement
- Les fournisseurs retirent les fiches de retraits : sur
cette fiche les fournisseurs doivent remplir le numéro d'ordre de
l'offre, la date, son identité, lot, heure à laquelle il a
retiré l'offre, la qualité de la personne qui a retirée
l'offre, le numéro de téléphone et la signature.
- Le jour de dépôt : une fiche de
dépôt où les identités du fournisseur sont
reprises
- A La date limite, le Chargé de Programmes
amène toutes les enveloppes et fait un PV de réception des
enveloppes.
- Ouverture des enveloppes : PV d'ouverture et
classement
- Etude de chaque dossier :
· Document de l'organisation : numéro
impôt, identification nationale, compte bancaire avec 23 chiffres, RCCM,
... tous les papiers qui l'autorisent à travailler.
· Le prix : comparaison de prix. Souvent on choisit
le moins disant.
· Après cette étape AIDES doit notifier les
fournisseurs retenus selon les lots. Et ces derniers passent au bureau pour
signer le contrat et clarifier sur la durée de livraison.
· La commande : la commande se passe selon le prix
de chaque article puis signature du fournisseur et l'organisation. L'original
reste avec le fournisseur et la souche à la logistique. Après la
commande, on insiste sur le délai de livraison des matériels
- A la livraison, on vérifie la qualité puis le
comptage : ici le magasinier réceptionne et fait un PV de
réception au logisticien ; les articles entrant sont directement
comptabilisés dans les fiches de stock et donne les copies au gardien
pour enregistrement.
- Paiement des fournisseurs : après
réception des articles, la logistique remet les documents au service de
finance pour le paiement par virement bancaire.
III.2.b. APPROVISIONNEMENT DE TERRAIN
L'approvisionnement terrain se fait selon le besoin de chaque
superviseur. Les animateurs communautaires viennent avec le bon de
réquisition interne où ils signifient les différents
intrants dont ils ont besoin. Le CP introduit un bon de réquisition
interne signé par lui, différents chefs de section
(superviseurs), la logistique et le magasinier pour la livraison. Après
livraison, le bon de réquisition est classé tout en mettant les
fiches de stock à jour. Ainsi une copie est réservée au
gardien pour l'autorisation de sortie de biens dans la base.
Il est strictement interdit de sortir les articles ou
matériels la nuit ou pendant les heures tardives.
| 
