Mise en place de la gestion des horaires de cours

Chapitre Deuxième. ETUDE DU SYSTEME DE L'EXISTANT

L'analyse : est une décomposition d'un problème en petits problèmes théoriquement plus faciles à régler.¹¹

Dans l'optique de maitriser le bon fonctionnement d'une organisation, il est très indispensable de subdiviser en domaines d'activité les schémas le système existant pour avoir, une bonne application.

Un système : est l'ensemble de moyens matériels et logiciels mis en oeuvre en vue d'une application spécifiée ou d'un ensemble d'applications¹²

Système de l'information : est considéré comme un ensemble organisé comprenant des ressources comme les matériels, les logiciels, le personnel, les données, les processus permettant de détriter de l'information au sein de l'organisation comme les services distincts des sociétés différentes.

II.1 ANALYSE DE LA CIRCULATION DE L'INFORMATION

Dans ce présent point nous allons aborder la façon dont la gestion des horaires se déroule, les documents intervenants et les données récoltées dans ces documents.

La gestion des horaires sont fixés normalement dans chaque institution selon leur milieu de fonctionnement. Au collège de la bonne humeur, les horaires sont élaborés avant la rentrée scolaire, par d'administration de l'institution.

Signalons qu'au Collège de la bonne humeur, il y a deux personnes pour l'élaboration des horaires; l'un pour la 1^ère C.O, 2^ème C.O. et 3^ème BIO-CHIMIE, HP, HTS et un autre pour le reste de classes.

? Diagramme de flux

1

ENSEIGNANT

ADMINISTRATION

2

3

4

COURS CLASSES

¹¹ Jargon informatique.

¹² Dictionnaire français petit LA ROUSSE 2010

15

? Légende

- 1^ère étape : l'enseignant se présente au bureau de l'Administration ;

- 2^ème étape : l'Administrateur et l'enseignant se conviennent pour l'attribution de cours ;

- 3^e étape : l'Administration vérifie la fiche de répartition de cours et Attribue un ou

plusieurs cours à l'enseignant ;

- 4^e étape : l'Administration élabore l'horaire de tous les cours dans chaque classe respective

à chaque Enseignant avant la rentrée scolaire.

MATRICE DE FLUX

	ENSEIGNANTS	ADMINISTRATION	COURS	CLASSES
ENSEIGNANT		1	3	4
ADMINISTRATION	2
COURS
CLASSES

II.2 ETUDE DES DOCUMENTS

Un document : est un écrit servant de preuve ou des titres, au collège de la bonne humeur on utilise les documents ci-après :13

Le collège de la bonne humeur utilise plusieurs documents pour l'élaboration des horaires de cours dans toutes les salles de classe durant toute l'année scolaire.

a. FICHE DE REPARTITION DES COURS

Cette fiche détermine la façon dont les cours sont reparti dans chaque salle de classe et en déterminant aussi le nombre d'heures par semaine.

Le Collège de la bonne Humeur pratique ses enseignements pendant cinq (5) jours par semaine, donc du Lundi au Vendredi.

¹³ Dictionnaire français le Grand Robert 2007

16

Figure N°2

Voici un exemplaire de la Fiche de répartition des cours.

République Démocratique du Congo

ENSEIGNEMENT PRIMAIRE, SECONDAIRE ET INITIATION A LA

NOUVELLE CITOYENNETE

« »

FICHE DE REPARTITION DES COURS

N°	COURS	CLASSE	NOMBRE D'HEURES PAR SEMAINE
			L	M	M	J	V

Fait à Uvira, le / ./20.....

Chef d'Etablissement

b. FICHE D'ATTRIBUTION DES COURS AUX ENSEIGNANTS

La fiche d'attribution des cours aux enseignants détermine la façon dont les cours sont attribués aux différents enseignants, mais aussi les jours et les dates où ils sont programmés dans les différentes salles de classe en déterminant aussi le nombre d'heures à presté durant toute l'année scolaire.

17

Le Collège de la bonne Humeur pratique ses enseignements pendant cinq (5) jours par semaine, donc du Lundi au Vendredi.

La fiche d'attribution des cours aux enseignants se présente comme suit :

Figure N°3

République Démocratique du Congo

ENSEIGNEMENT PRIMAIRE, SECONDAIRE ET INITIATION A LA NOUVELLE CITOYENNETE

« »

FICHE D'ATTRIBUTION DES COURS AUX ENSEIGNANTS

N°	NOM DE L'ENSEIGNANT	COURS	CLASSE	NOMBRE D'HEURES PAR SEMAINE
				L	M	M	J	V

Fait à Uvira, le / ./20.....

Chef d'Etablissement

c. FICHE D'ELABORATION DE L'HORAIRE

Le collège de la bonne humeur consulte non seulement la fiche de répartition des cours et fiche d'attribution des cours aux enseignants mais aussi la fiche d'élaboration de l'horaire. Celle-ci détermine le jour, la date, l'heure des cours affectés dans les différentes salles de classes est seront enseignés par tel ou tel autre enseignant.

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Figure N°4

Voici l'exemplaire d'une fiche d'élaboration de l'horaire.

République Démocratique du Congo ENSEIGNEMENT PRIMAIRE, SECONDAIRE ET INITIATION A LA NOUVELLE CITOYENNETE COLLEGE DE LA BONNE HUMEUR

JOURS

1ère C.O

2^ère C.O

3^e BC

3^e HP

3^e HTS

4^e HP

4^e HTS

5^e HP

5^e HTS

6^e HP

6^e HTS

LUNDI

MARDI

MERCREDI

JEUDI

VENDREDI

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II.3 ANALYSE CRITIQUE DU SYSTEME EXISTANT

? Critique de l'existant

Les documents utilisés dans la gestion des horaires sont représentés par des fiches gérés annuellement avec les stylos.

En cas de réclamation ou modification, l'administration est obligé de parcourir tous les documents relatifs à la gestion des horaires, d'où une perte de temps et courir beaucoup de risques.

? Proposition de solution

a. Solution manuelle améliorée

En vue d'une amélioration du système manuel des horaires en vigueur au collège de la bonne humeur, il serait d'une importance capitale au service d'Administration de compléter attentivement tous les documents pour éviter les coïncidences. Cette solution manuelle n'est pas à rejeter mais à améliorer pour pallier aux caprices technologiques imprévisibles

b. Solution informatique

La mise en place d'un système informatisé de la gestion des horaires de cours au sein du collège de la bonne humeur serait un des outils indispensables pour l'élaboration des horaires de cours.

Partant des documents manuellement utilisés par le service d'administration, nous proposons à ce dernier un logiciel informatique adapté, qui doit lui permettre d'enregistrer tous les enseignants et leurs cours par classe avant la rentrée scolaire.

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