Section 4 : Les procédures de
trésorerie
La procédure de gestion de trésorerie a pour
objectif d'assurer une bonne tenue des comptes bancaires et des caisses
conformément aux règles de la comptabilité
budgétaire et de gestion fiable.
Au sein de l'AssociationA&P, les fonctions de gestion et
de suivi de la trésorerie sont assumées par le Caissier (pour la
tenue de la Caisse de menues-dépenses) et le Comptable.
2.1.4.1. Gestion des comptes bancaires
L'AssociationA&P peut disposer de deux (2) types de
comptes bancaires :
- un compte bancaire dédié exclusivement aux
opérations de recettes et de dépenses liées au
fonctionnement courant de l'organisation ;
- et un ou plusieurs comptes exclusivement
réservés aux opérations de recettes et de dépenses
des projets et programmes.
Tous les comptes de l'Association fonctionnent selon le
principe de la double signature.
Les signatures autorisées sont celles du
Secrétaire Exécutif, du Trésorier Général de
l'Association ou toute personne désignée par le Secrétaire
Exécutif .
Les chéquiers sont détenus par le Comptable dans
un endroit sécurisé.
Dans le but de s'assurer de l'exhaustivité des
écritures et de l'exactitude des soldes, le Comptable établit
à la fin de chaque mois l'état de rapprochement bancaire qu'il
signe et soumet à la signature du Secrétaire Exécutif. Il
classe l'état de rapprochement signé dans le chrono banque
concerné
2.1.4.2. Gestion de la caisse
Les espèces détenues au sein de l'Association
A&P sont gardées par le Caissier dans un lieu
sécurisé. L'Association dispose uniquement d'une caisse de
menues-dépenses :
Ø la caisse de menues-dépenses est
approvisionnée exclusivement par des retraits effectués sur le
compte bancaire selon les procédures définies
ci-dessous ;
Ø le montant plafond de la caisse de
menues-dépenses est fixé à FCFA 200 000
Ø le montant plancher qui déclenche
l'approvisionnement est fixé à FCFA 50 000
Ø le montant maximum payable par la caisse de
menues-dépenses est fixé à FCFA 50 000.
La caisse de menues-dépenses est arrêtée
à la fin de chaque journée par le Caissier lui-même et
à la fin de chaque semaine, soit le Vendredi après-midi, par le
Caissier et le Comptable. Les pièces de caisse accompagnées des
justificatifs sont transférées à la comptabilité,
pour imputation et saisie, après chaque arrêté
hebdomadaire.
L'inventaire périodique de la caisse est
effectué à la fin de chaque mois par le comptable en
présence du Caissier.
Les inventaires inopinés sont effectués par le
Comptable en présence du Caissier. Au moins trois (3) inventaires
inopinés doivent être effectués par an.
Tout inventaire de caisse doit être sanctionné
par un procès-verbal signé par le Caissier et le contrôleur
(la personne qui a réalisé le contrôle).
| 
