Etude portant sur la mise en place d'un système informatisé de suivi et encadrement des petites et moyennes entreprises

INTRODUCTION

D'aucun ne redoute actuellement la révolution scientifique à laquelle le monde est soumise avec l'avènement de l'informatique ; cette science domine dès lors notre monde et pénètre tous les secteurs de la vie de l'homme.

Avec toutes ses variantes disciplinaires l'informatique transforme et modélise notre vie au point même de l'assujettir. Ainsi, en automatisant le traitement de l'information, cette science nous ouvre la porte d'un nouveau siècle où nous pouvons observer la vitesse et la grande perfection technologique jamais connue par le passée, laquelle dite de pointe. Par ailleurs, il faut retenir que l'usage de l'ordinateur apporte aussi vite que possible le profond changement et définit la véritable portée de la science ainsi que de la technique dans une société ou mieux une entreprise.

Plusieurs définitions peuvent être tirées de la longue et abondante littérature existant sur le concept informatique, mais nous pouvons expliquer ce dernier en son sens le plus simple comme « une science de traitement automatique de données à l'aide de la machine appelée ordinateur ».

Comme il parait assez facile de constater actuellement que l'évolution de la technologie impose aux sociétés dites modernes les nouvelles habitudes quant à leurs différentes prestations. Ainsi, l'outil informatique, qui fait partie du quotidien de tout travailleur devient de ce fait le compagnon idéal de l'homme. Ce dernier lui facilite certaines tâches qui jadis paraissaient comme des corvées.

En fin, il sied de rappeler que c'est dans cette optique que s'inscrit la présente dissertation intitulée « étude portant sur la mise en place d'un système informatisé de suivi et encadrement des petites et moyennes entreprises, cas de la COPEMECO/MATADI » ; laquelle permettra à celle-ci d'automatiser le bon suivi d'encadrement des petites et moyennes entreprises.

0.1. Problématique

Avec KAFUNDA, nous pouvons dire que la problématique est l'expression de la préoccupation moyenne qui circonscrit de façon précise avec clarté, les dimensions de l'objet de l'étude que le chercheur se propose de mener.^1(*) Toujours à ce sujet, TSHUNGU BAMESA renchérit et précise que « la problématique est un ensemble de problèmes que suscite une science ou un objet d'étude dans un contexte idéologique donné(...). »^2(*) Le Dictionnaire Petit Larousse illustré quant à lui, définit la problématique comme « ensemble des questions qu'une science ou une philosophie peut valablement poser en fonction de ses moyens, de son objet d'étude et de ses points de vus »^3(*).

En définitive, nous pouvons dire que de manière générale, la problématique peut être comprise comme l'ensemble des questions que se pose le chercheur, tenant compte de l'objet de son étude. Ainsi, lorsque nous examinons l'objet de la présente étude, ci-haut cité, nous remarquons facilement que la COPEMECO est gérée jusqu'ici manuellement et présente certaines préoccupations qui se traduisent sous formes des difficultés, mais qui plus loin seront résolues dans l'application que nous proposerons comme états en sortie. Ces difficultés sont celle d'avoir :

Ø la liste des demandes enregistrées par acteur

Ø Répertoire des entreprises par catégorie

Ø Historique de cotisation des entreprises

Ø État de cotisations des entreprises

Ø Liste des entreprises par promoteur

0.2. Hypothèse

Nous pouvons dire que l'hypothèse d'un travail est une proposition des réponses aux inquiétudes qui ont été soulevés dans la problématique et qui grâce aux méthodes et techniques utilisées, peuvent soit être rejettes à la fin des investigations.

Microsoft Encarta précise que « une hypothèse est une supposition à partir de laquelle des conséquences sont envisagées »^4(*).

Rappelons rapidement ici que l'histoire de l'informatique est justement marquée par la volonté des hommes d'automatiser certaines tâches longtemps réalisées à la main, en particulier le calcul. A l'heure actuelle de la mondialisation et de l'application de la technologie informatique de l'information dans tous les secteurs de la vie de l'homme, le traitement manuel des données dans la COPEMECO devra pour raison de temps et de souplesse céder place au traitement automatique. C'est ainsi que nous pensons que la solution ultime est de concevoir et mettre en place un répertoire informatisé de suivi et encadrement des PME par la COPEMECO en vue d'automatiser les opérations afin d'avoir en un temps record  les données, jadis difficiles à obtenir en un temps record:

Ø la liste des demandes enregistrées par acteur

Ø Répertoire des entreprises par catégorie

Ø Historique de cotisation des entreprises

Ø État de cotisations des entreprises

Ø Liste des entreprises par promoteur

0.3. CHOIX ET INTERET DU SUJET

Il convient de faire remarquer que beaucoup de gens n'utilisent l'ordinateur que soit pour le traitement de textes, soit encore pour effectuer les calculs et les solitaires pour se divertir, ignorant que l'outil informatique peut être utilisé dans tous les domaines de la vie humaine, pour traiter un volume important des données et avoir les résultats fiables en très peu de temps.

0.3.1. Choix du sujet

Depuis sa création la COPEMECO a toujours géré ses données manuellement, ce qui du reste rend fastidieux leur manipulation surtout lorsqu'il faut d'une part, les soumettre à l'analyse selon qu'il s'agit d'une exploitation soit lors qu'il faut les partager avec d'autres partenaires et d'autre part, lorsqu'il faut considérer l'importance que revêtent ces données.

Aussi, nous ne saurons passer sans dire mot sur le besoin de se conformer à la modernisation de la gestion des données en les soumettant à un traitement automatique afin de répondre aux exigences des nouvelles technologies d'information et de communication.

Par ailleurs, notre passage au sein de ce service pour le stage classique, nous a permis de découvrir les différents problèmes sus évoqués, auxquels est confronté ce service quant à la gestion de ses données ; ceci ayant retenu notre attention, nous pousse à présent d'y apporter la solution d'une part et de concilier d'autre part la théorie à la pratique reçue en classe, voilà le pourquoi de notre choix pour ce sujet.

0.3.2. Intérêt du sujet

L'intérêt que cette étude revêt est multiple :

- Pour le service, il est question de la conception d'une bonne base de données à implémenter et manipuler en vue de la bonne gestion des données et de leur partage à l'aide des applications informatiques. Cette base de données permettra à la COPEMECO de maîtriser les différents mouvements rapportés par les diverses PME

- Pour tout chercheur en général et le public scientifique en particulier, cette étude permet de matérialiser et rendre disponible un document qui puisse renseigner sur toute information relative à la COPEMECO et à la gestion de ses données.

- En fin, pour nous les étudiants, cette investigation nous a permis d'une part de concilier la théorie reçue en classe à la pratique sur terrain, et d'autre part nous a ouvert les yeux sur le vécu quotidien du monde professionnel.

0.4. DELIMITATION DU SUJET

Afin de mener à bon escient notre étude, nous la délimiterons dans le temps et dans l'espace.

Ainsi, dans le temps nous mènerons notre investigation sur la période qui va de 2009 à 2012, période où les données passent de la machine à écrire à l'usage de l'outil informatique (ordinateur), de manière à nous permettre l'accès aux informations dont nous aurons besoin.

Dans l'espace, notre étude sera concentrée sur le bureau urbain de la COPEMECO étant donné que c'est à ce niveau que sont compilées les différentes données rapportées par toutes les PME de la ville de Matadi.

0.5. METHODES ET TECHNIQUES

Etymologiquement, le mot méthode dérive du latin qui veut dire chemin. Selon le petit Larousse illustré, méthode est « une démarche ordonnée, raisonnée ; technique employé pour obtenir un résultat »5(*) , KABUIKU MUKULU renchérit en disant « d'une manière générale, méthode signifie marche rationnelle de l'esprit, raisonnement tenu pour arriver à la connaissance ou à la démonstration d'une vérité. C'est un ensemble ordonné de manière logique de principes, de règles, d'étapes qui constitue un moyen pour parvenir à un résultat »6(*).

Ainsi, dans notre démarche nous avons utilisés les méthodes et techniques ci-après :

a. Méthodes 

Nous pouvons la définir comme l'ensemble des procédés raisonnables pour faire une étude. Les méthodes ci-dessous seront utilisées dans notre travail :

v Merise : La dénomination MERISE est une abréviation qui signifie: Méthode de Réalisation de Système d'Information par Sous Ensemble.

Dans son cours de MERISE, IIIe Graduat ISIPA/Matadi, Mungimur précise que : « MERISE est une Méthode d'analyse pour les projets informatiques, de conception de système d'information de gestion qui ne se limite pas à l'aspect informatique, elle vise de jeter un pont entre les besoins des utilisateurs et les solutions informatiques »7(*). Fréderic DI GALLO renchérit en disant : « Merise étant une méthode de conception et de développement de système d'information, son objectif est d'introduire la notion de système d'information et d'en proposer une description formelle »8(*)

Dominique renchérit en disant « MERISE (Méthode de Recherche en Informatique Sans Echec) ; celle-ci se définit comme une méthode de présentation formelle du système d'information et un langage exprimant le formalisme. Elle permet d'arriver à l'automatisation après proposition du système d'information organisationnel futur en passant par l'analyse et la critique du système existant»9(*)

v Méthode Analytique :

Cette méthode procède par analyse de données. AKTOUF quant à lui, dit à propos de la méthode analytique que : « elle consiste à décomposer l'objet d'étude en allant du plus complexe au plus simple. Cette méthode recherche le plus petit composant possible, l'unité de base des phénomènes. »10(*)

v Méthode Historique :

Elle consiste à faire l'analyse de notre entreprise pour mieux expliquer le Présent afin de concevoir un projet pour l'avenir. Dans son mémoire, ZIRIMWABAGABO RUGAJO précise que : « la méthode historique de remonter dans le temps pour avoir un aperçu général du domaine dans lequel l'étude est effectuée. »11(*) Selon le professeur KABENGELE DIBWE : « La méthode historique est celle qui s'efforce de reconstituer les événements jusqu'au fait générateur ou fait initial en essayant de rassembler, d'ordonner et de hiérarchiser autours d'un phénomène singulier une pluralité des faits afin de déceler celui qui exerce le plus d'influence sur le phénomène étudiés»12(*)

v Méthode Structuro-Fonctionnelle:

Avec DOMINIQUE, nous disons que : « la méthode structuro-Fonctionnelle part de l'organigramme pour ressortir la place, l'importance et le fonctionnement du service qui constitue le domaine d'étude ».13(*)

Selon PIAGET cité par KAMPIRE M. Thérèse, cette méthode est définit comme « un système de transformation qui comporte des lois en tant que système et qui conserve ou s'enrichit, par le jeu même de ses transformations sans que celles -ci aboutissent en dehors de ses frontières ou fassent appel à des éléments extérieurs ».14(*) Cette méthode nous aide à analyser la structure actuelle de l'entreprise et de connaître les fonctions de chaque poste.

v La méthode clinique :

Elle nous a permis de critiquer les failles trouvées dans le système actuel et de proposer des solutions adéquates le permettant à se conformer au modernisme du traitement de l'information selon les normes requises.

b. Techniques

Ø Interview :

Est une conservation et une discussion sur un problème spécifique grâce à laquelle nous avons réussi à récolter les informations nécessaires pour notre sujet. Wikipedia, Dictionnaire Encyclopédique dit à propos que « Une ou un interview, ou, une entrevue (...), est un jeu de questions/réponses à sens unique entre deux (voire plusieurs) personnes, parfois selon le mode QQOQCCP, pour obtenir des informations de la part de l'« interviewé ». L'« intervieweur » pose les questions, l'« interviewé » y répond. » 15(*)

Ø Revue documentaire :

Selon MULUMBATI : « la Revue documentaire est une fouille systématique de tout ce qui est écrit ayant une liaison avec le domaine de recherche »16(*) Elle nous a permis d'entrer en possession des documents utilisés par le service enquêté.

Ø Enquête :

Cette technique nous a permis de mener une étude au niveau des différents postes de travail.

0.5 DIFFICULTES RENCONTREES

Faisons remarquer que toute oeuvre humaine connaît toujours de difficultés. Celles-ci ont été de toute nature : le manque de disponilité du SEP (secrétaire exécutif permanant), les rendez-vous manqués ; bref les difficultés d'ordre tant matériel que financier retardant ainsi la réalisation du présent travail.

0.6 DEFINITION DES CONCEPTS DE BASE

Ø Etude : est un travail portant sur le domaine littéraire ;

Ø Mise en place : l'ensemble de travaux préliminaires qui facilite le service ;

Ø Système : un ensemble d'éléments interagissant entre eux selon certains principes ou règles. Il est caractérisé les critères d'appartenance au système (déterminant 2 une entité au système ou fait au contraire partie de son environnement) ;

Ø Suivie : surveillance attentive et prolongée ;

Ø Encadrement : activité de direction, de contrôle ou de surveillance (d'une personne, d'un groupe, d'une organisation ou d'un secteur d'activités) ;

0.7 SUBDIVISION DU TRAVAIL

Hormis l'introduction et la conclusion  générale, notre travail se subdivise en deux grandes parties dans lesquelles nous trouvons cinq chapitres.

La première partie c'est le niveau conceptuel et organisationnel ayant pour chapitres :

- le 1^er chapitre qui traite de l'étude préalable ;

La 2^ème partie est consacrée au niveau physique et opérationnel qui a comme chapitre :

- le troisième chapitre qui parle de l'étude technique ;

- le quatrième porte sur le développement du logiciel

- le cinquième enfin sera basé sur la programmation.

Ainsi, nous tenterons d'expliciter ces chapitres cités ci-haut dans des pages qui suivent.

* ¹ Kafunda P., Cours de méthode de recherche scientifique G2Info,Université Notre Dame du Kasaï, 2008 Inédit, pge 12

* ² Tshungu. B. Du Travail scientifique à l'Université, L'Shi, éd. Africa, collection savoir et connaître, 1988, pge 5

* ³ Larousse, P. Petit Larousse illustré, Dictionnaire encyclopédique pour tous, Paris VIe, 1982

* ⁴ Microsoft Encarta 2008. Ed 1993-2007 Microsoft corporation

* ⁵Larousse P. Petit Larousse illustré, Dictionnaire encyclopédique pour tous, Larousse Paris VIè, 1982

* ⁶ Kabuiku M.P, « Méthodes de recherche en science sociale », IPN, Kin, 2002-2003, Inédit, Pge 16

* ⁷ Mungimur, O.CH., Cours de MERISE, IIIe Graduat ISIPA/Matadi,2011-2012, Inédit,

* ⁸ Di Gallo, F., Méthodologie des systèmes d'information-MERISE, CNAM ANGOULEME, 2000-2001, Pge 511

* ⁹ Dominique D., L\u8217fessentiel sur MERISE, 2eme Ed. Eyrolles, Paris, 1995 p15

* ¹⁰ Aktouf, O., Méthodologie de sciences sociales et approche qualitative des organisations, PUO, Québec, 1992,pge 23

* ¹¹ Zirimwabagabo, r.p. conception et développement d'un site web pour un hôpital « cas de l'hôpital général de référence de kirotshe », Mémoire Online

* ¹²Kabengele Dibwe, Cours de méthode de recherche en sciences économiques, Inédit, UNILU, 1997, Pge 83

* ¹³ DOMINIQUE D., L'essentiel sur MERISE, 2eme Ed. Eyrolles, Paris, 1995 p15

* ¹⁴ Http://fr . Wikipedia.org/Wiki/interview cite-note 1

* ¹⁵ DOMINIQUE D, Idem pge.13

* ¹⁶ DOMINIQUE D, Op cit. Pge 10