Section 2: LES TRAVAUX EFFECTUÉS
Cette section présentera dans un premier temps les travaux
effectués de PADME et dans un second temps la constitution des
dossiers.
Paragraphe 1: SÉANCE D'ANIMATION, D'ORIENTATIONS
ET DE CONSTITUTIONS DES DOSSIERS DES CLIENTS
I- SÉANCE D'ANIMATION ET D'ORIENTATIONS DES
CLIENTS
Seuls les bureaux de Suru-Léré, de l'agence "A"
et celui de Calavi l'agence " B" nous ont servi de lieu de stage pour une
durée de 02 mois. Ces bureaux s'occupent des opérations de
crédits comme : l'octroi, le suivi, le remboursement et le recouvrement
des crédits mis en place dans les zones environnantes concernées.
Les activités de ces bureaux sont assurées par une équipe
jeune dévouée et dynamique aux travaux dont le CB (chef bureau),
un agent de bureau permanent, une stagiaire professionnelles, un agent
vérificateur ( AV) domiciliaire, un chargé de prêts (CP),
un agent de recouvrement (AR) et une caissière. Durant notre stage, nous
avons assisté l'agent de bureau dans l'accomplissement de ces fonctions
(séance d'animation, d'orientation des clients, constitution des
dossiers-contrôle, enregistrement et classement des dossiers).
Politique de mobilisation des ressources
Financières des institutions de micro finance
(IMF): Cas du
PADME-Bénin
a-Séance d'animation
L'animation est une séance de prise de contact avec les
potentiels clients. Pendant cette séance, les clients potentiels sont
informés et sensibilisés sur les prestations offertes par PADME.
L'animation a lieu tous les jours ouvrables de 15h à 16h et se
déroule dans la langue la plus comprise par les clients potentiels
présents ce jour là. Pour y assister, il faut se munir d'une
pièce d'identité en cours de validité et se faire
enregistrer dans le registre « Nouveaux clients ». C'est un nouveau
client. Quand aux anciens clients en renouvellement, ils sont
enregistrés dans le registre « client en renouvellement » et
ensuite orienté vers le CP concerné.
b- Séance d'orientation des clients
Après la séance d'animation, nous orientons ces
clients vers le CP tout en prenant soin de les enregistrés dans un
cahier d'animation à l'aide de leurs pièces justificatives. Au
niveau des CP, les clients déposent leur demande et sont informés
sur les pièces à fournir pour bénéficier des
crédits. Signalons que, ces clients doivent être de
nationalité béninoise et exerçant leur activités
avec une ancienneté d'au moins de 6 mois.
II- CONSTITUTION DES DOSSIERS
La constitution des dossiers se fait en deux phases essentielles
à savoir : le dépôt des dossiers et la signature de
contrat.
a- Le dépôt des dossiers
Nous recevons pour les clients, les imprimés
dûment affranchis des formalités administratives pour la
constitution des dossiers. Ces dossiers comportent deux (02) catégories
de pièces de base et les pièces spécifiques à
chaque type de garantie. A l'issu de la constitution du dossier, l'AB
établit les bons de déboursements (voir annexe) et les transmet
au CP pou contrôle.
b- La Signature du contrat
Nous nous occupons avec le client des formalités
administratives. Après cela deux spécimens de signature leur est
donnée à légaliser. Les pièces à fournir
dépendent des garanties. Le dossier d'un client comporte :
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- la photocopie de la carte Nationale d'identité
- la fiche de suivie (voir annexe)
- le processus d'approbation (voir annexe)
- le bon de déboursement (voir annexe)
-la fiche d'évaluation de crédit (voir annexe)
-les contrats (voir annexe)
-le programme d'investissement (voir annexe)
-les fiches d'identification client et Avaliseur (voir annexe)
-la recommandation du spécimen de signature
légalisé au verso auprès de l'officier d'État
civil.
c- Contrôle des dossiers
Avant l'envoi des dossiers à l'agence pour
déboursement, nous procédons à un contrôle des
pièces constitutives des dossiers du client. Dans la pratique ce
contrôle consiste à :
~ vérifier que les exemplaires du contrat correspondent au
nombre exigé par la nature de la garantie selon que cette garantie
appartienne au client ou à son avaliseur.
~ vérifier que si la Fiche AV et celle de l'identification
du domicile et de la garantie du client y sont appuyées par la signature
et le nom de l'AV.
Ce travail de contrôle s'étend aussi aux garanties
proposées par les clients (Hypothèques, gages sur
véhicule).
Nous vérifions aux côtés de l'AV,
l'état de la carrosserie de l'intérieur du véhicule et de
son moteur. Ensuite nous contrôlons les pièces du véhicule
à savoir la carte grise, les dossiers d'assurance et la visite
technique.
La carte grise et la fiche de gage sur le véhicule sont
transmises à la Direction des Transports Terrestres (DTT) pour
apposition du cachet « véhicule gagé » sur la carte
grise. Après ces vérifications, nous finalisons le dossier en
remplissant le bon de déboursement et la fiche d'approbation que nous
joignons au dossier.
Nous avons accompagné les CP sur le terrain pour les
enquêtes de moralité et les évaluations du patrimoine. Pour
s'assurer de la bonne foi du client, nous posons des questions à leur
entourage. Nous avons accompagné les AV sur le terrain et nous les
aidons à remplir :
~ la fiche d'identification et évolution de domicile du
client.
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~ la fiche d'audit simplifié des portefeuilles
identifications, garantie.
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