La Direction Générale s'appuie sur des organes
techniques suivants pour l'orientation et la coordination des activités
au sein du réseau du PADME :
Comité de Direction (CODIR) : Les
Chefs de service, le Directeur Général et son adjoint,
constituent le Comité de Direction (CODIR) qui est une structure d'aide
à la décision de la direction générale. Le CODIR se
réunit une fois par semaine et ses travaux font l'objet d'un
compte-rendu.
Comité de Crédit : Chaque
Agence réunit au moins une fois par semaine un Comité de
Crédit présidé par le Chef d'Agence, et comprenant les
chargés de prêt de l'agence concernée. Le Directeur
Général, le Directeur Général Adjoint et le Chef de
Service Crédit peuvent y participer. L'auditeur interne peut assister
aux travaux à titre d'observateur. Il est à noter que dans le
souci de raccourcir au strict minimum, la durée d'étude des
demandes de crédits et plus
Politique de mobilisation des ressources
Financières des institutions de micro finance
(IMF): Cas du
PADME-Bénin
généralement pour rapprocher davantage aux
clients, les services qui leur sont offerts, le PADME a amorcé la
décentralisation de ses activités. Ainsi, le comité de
crédits peut se tenir également tous les jours dans les bureaux
de zone. Dans ce cas, sa composition comprend : le Chef Bureau, les
chargés de prêts, l'agent de bureau.
Comité d'achat : Un comité
d'achat ad hoc comprenant les chefs de service ou des cadres de services
différents se réunit pour étudier les offres pour toute
prévision d'achat de biens et services dont les montants sont
supérieurs à 100 000 FCFA.
Comité de contentieux : Le PADME
organise trimestriellement dans chaque agence un comité de contentieux
qui statue sur tous les crédits en souffrance. Un crédit en
souffrance est un crédit dont les remboursements accusent un retard de
plus de 90 jours. Ce comité est présidé par les chefs
d'agence et composé du chef d'agence, des agents administratifs, des
comptables et des chargés de prêt principaux.
Comité d'Audit : La taille sans cesse
croissante du PADME et l'ampleur grandissante de ces opérations imposent
de renforcer le système de contrôle pour assurer une
maîtrise optimale de son développement et de sa performance. Cela
justifie largement l'instauration d'un comité d'audit dont les missions
consistent entre autres à :
~ examiner le programme d'audit interne ;
~ s'assurer que l'audit interne dispose des ressources
adéquates ;
~ s'assurer que le rattachement hiérarchique de l'audit
interne ne nuit pas à son indépendance ;
~ s'assurer que le Chef service Audit Interne puisse rendre
compte directement au Comité d'Audit ;
~ recevoir des rapports réguliers concernant les
résultats des travaux des auditeurs internes ;
~ examiner et contrôler la prise en compte par la
Direction des conclusions et des recommandations des auditeurs internes ;
~ contrôler et évaluer le rôle et
l'efficacité de l'audit interne ;
~ proposer la nomination ou participer au recrutement et la
à la révocation du Chef service Audit Interne.
Politique de mobilisation des ressources
Financières des institutions de micro finance
(IMF): Cas du
PADME-Bénin
Comité de Gestion des Risque : Le
taux de croissance élevé de l'institution, sa volonté de
développer ses offres et ses services et la nécessité pour
elle d'assurer une meilleure gestion des risques sont autant
d'impératifs qui exigent du PADME la mise en place d'une politique
formelle de gestion des risques. Le champ d'action de ce comité couvre
tous les domaines de risques dont les principaux pour une institution
financière du rand du PADME sont : les risques de crédit, les
risques de marché et les risques opérationnels.
Les principales responsabilités de ce comité sont
résumés comme ci-après :
~ examen des principales politiques de l'institution et
étude des différents problèmes liés à la
procédure mise en oeuvre dans chaque service,
~ élaboration d'un rapport sous forme de tableaux de
bord pour examiner les indicateurs critiques de l'institution parfois avec les
chefs d'agences régionales de façon journalière,
hebdomadaire, mensuelle et trimestrielle,
~ rencontre avec l'auditeur interne pour collecter toute
information éventuelle nouvelle sur le contrôle interne ;
~ élaboration de stratégies et de plans de
secours pour gérer les risques de l'institution.
