CHAPITRE IV : CONCEPTION D'UN MANUEL DE PROCEDURE
SECTION I : PROCEDURE DE CAISSE
Remplir le bordereau de versement manuel par le client en
respectant les coupures
Encaissement des fonds par la caissière qui prendra le
soin de vérifier la véracité des billets par un
détecteur de faux billet, effectuer un contrôle à
l'unité et par coupure
L'établissement d'un bordereau informatique
établi en deux exemplaires par la caissière
ou un bordereau d'encaissement manuel établi en trois
exemplaires dans le cas d'indisponibilité du système
informatique.
Le bordereau de versement doit être signé par la
caissière et contresigné par le client.
L'original du bordereau informatique doit être remis au
client après avoir tamponner du cachet reçu et l'autre copie
jointe au bordereau manuel préalablement rempli par le client et saisie
directement dans son compte par la caissière. Pour le bordereau
d'encaissement manuel, la caissière remet également l'original
premier exemplaire au client, le second d'exemplaire est coupé et joint
au bordereau de versement manuel préalablement établi par le
client et saisie directement dans son compte par la caissière et enfin
le dernier exemplaire est conserves dans le carnet contenant les bordereaux
pré numérotés
CAS DE LA BRI
SECTION II : PROCEDURE DE CONTROLE DES
ENGAGEMENTS : UNE EXPERIENCE MISE EN OUEVRE A LA BRI
Administration du crédit.
Les questions qui suivent permettent d'évaluer si
l'information sur le client a été correctement collectée
et traité.
· La demande de crédit est elle correctement
remplie et complète ?
· Le dossier de crédit est-il complet, par exemple
contient -il toutes les informations sur l'identité de
l'emprunteur ?
· Les procédures d'autorisation ont - elles
été respectées ? par exemple si le montant du
prêt était plus élèves que le plafond
autorisé par l'agence, les signatures requises ont-elles
été obtenues ?
· Les tranches de remboursement et les
intérêts ont - ils été calculés
· Les reçus contenus dans le dossier
correspondent-ils au grand livre
Analyse du crédit
Les questions qui suivent permettent d'évaluer la
pertinence de la décision de crédit :
· L'analyse de la demande de crédit a-t-elle
été bien faite ? Vérifier cinq critères :
profil, capital, situation économique, capacités, garantie. Cet
examen permet de vérifier que l'information utilisée pour
approuver le crédit justifiait bien la décision prise.
· La durée du prêt est-elle adaptée
à l'activité du client ? Par exemple, la première
tranche de remboursement dans le cas d'un prêt pour construction sera
généralement versée 12emois après l'octroi. En
répondant à cette question le contrôleur évalue la
probabilité d'un remboursement à l'échéance en
comparant les flux de trésorerie anticipés de l'entreprise client
au calendrier de remboursement du prêt.
· Les calculs réalisés pour justifier la
décision de crédit sont - ils corrects ? (par exemple calcul
du fonds de roulement prenant en compte la rotation du stock)
· Le dossier contient t-il tous les
éléments requis ? Notamment reçus de remboursement,
titre foncier, documents prouvant la propriété des
éventuels garanties fouines. Cet examen permet de déterminer si
le processus d'approbation du crédit a respecté la politique
définie.
Remboursements.
Les questions qui suivent permettent d'évaluer la
fiabilité des informations portant sur la qualité du porte
feuilles.
· La date et le montant des remboursements ont - ils
été correctement enregistrés ? Cette
vérification consiste à comparer les registres du client avec
ceux de l'agent crédit et ceux de L'IMF pour s'assurer que l'information
est cohérente et fiable. Dans le cas contraire, le contrôleur
identifie la source de l'erreur et cherche à savoir s'il s'agit d'une
erreur involontaire ou au contraire intentionnelle en discutant avec les
employés et les clients.
· Si l'institution accepte des remboursements partiels,
le solde de la tranche apparaît - il en impayé ? Beaucoup
d'IMF n'autorisent pas des remboursements partiels à cause de la
complexité de gestion qu'ils représentent et pour maintenir
l'intégrité de leur système d'information comptable. Dans
le cas de crédit de groupe, accepter les remboursements partiels peut
nuire à la structure de caution solidaire. Si les remboursements
partiels sont autorisés, le contrôleur vérifie que les
rapports sur la qualité du portefeuille font bien apparaître la
particularité de ces remboursements, c'est-à-dire ne les traitent
pas comme des remboursements normaux.
· Les chèques postdatés utilisés
pour rembourse des prêts ont-ils été honorés et
permis le remboursement prévue ? Certains IMF demandent à
leurs clients de leur remettre des chèques postdatés qui sont
déposés à la banque à la date
d'échéance. Ces IMF doivent toutefois s'assurer qu'elles
n'enregistrent ces remboursements que lorsque le chèque a
été encaissé et qu'elles n'enregistrent ces remboursements
que lorsque le chèque a été encaissé et qu'elles
font rapidement les ajustements nécessaires sur les comptes pour
lesquels n'ont pas pu être encaissées
· Les prêts ont -ils été
refinancées, c'est à dire remplacées par un nouveau
prêt ? Si c'est le cas, cette pratique est -elle
reflétée dans le système d'information de gestion ?
Beaucoup d'IMF n'autorise le refinancement des prêts à cause de la
difficulté de suivi qu'ils représentent. Les prêts
refinancés ne doivent pas être traités de la même
manière que les prêts à jour dans le system d'information
de gestion. L'EMF doit s'assurer que son SIG est doté d'un
mécanisme simple permettant de distinguer les prêts refinances des
prêts à jour afin d'éviter toute confusion et garantir la
transparence du rapport sur la qualité des crédits.
· En cas d'impayés, une garantie a-t-elle
été saisie ? La valeur réelle de cette garantie
a-t-elle été enregistrée ? Il arrive souvent que la
valeur de la garantie change ou soit initialement surestimée par l'agent
de crédit. Au moment de la saisie, l'IMF doit s'assurer qu'elle
enregistre bien la valeur réelle de la garantie saisie, ainsi que le
montant que l'institution est susceptible de retirer de sa vente pour solder le
prêt. Si la valeur de la garantie saisie n'est pas suffisante pour
couvrir le solde du prêt, l'IMF doit alors enregistrer le solde comme
perte ou comme montant restant du par le client, selon la politique de
l'institution.
· Les employés peuvent-ils falsifier les dossiers
des clients dans le système d'information de gestion ? La plupart
des grandes institutions de microfinance ont des systèmes
d'informatiques qui restreignent l'accès des employés aux
dossiers des clients à leur strict domaine d'opération. Le
contrôleur doit s'assurer que les dossiers présentent une image
fidele de l'histoire des clients, la meilleure façon de la faire dans
une IMF étant de rendre visite aux clients.
Contrôle des provisions
Les contrôleurs examinent l'exposition au risque due
à une mauvaise politique de provision sur créance douteuse ou
à une mauvaise gestion des recouvrements. Les provisions doivent
correspondre aux échéances. Les prêts doivent être
pondérés en fonction du risque qu'ils représentent suivant
un processus systématique d'évaluation de leur qualité.
Les microcrédits étant généralement à court
terme, la provisionnement doit être plus prudent au sein des IMF qu'au
sein des institutions financières traditionnelles. Par exemple, un
microcrédit d'une durée de trois mois en retard de 60 jours
présente probablement un risque plus grand qu'un prêt à
cinq ans en retard de 90 jours. Le contrôle de la politique de
provisionnement comprend les étapes suivantes :
· Examiner le processus de consolidation de l'information
contenue dans les rapports pour vérifier l'exactitude de la
classification des prêts, c'est-à-dire sa conformité
à la balance d'âgée. Les contrôleurs ne doivent pas
en tenir aux seules données chiffrées figurant dans ces rapports
mais doivent vérifier que la qualité du portefeuille de
crédits est documentée de manière fiable et que
l'évolution des impayés est transparente.
· S'assurer que les provisions sont adéquates et
conformes à la politique définie. Les contrôleurs doivent
vérifier que les provisions ont par le passé suffi à
couvrir les pertes sur les créances irrécouvrables
réelles. Dans le cas contraire, les contrôleurs doivent porter
cette lacune à la connaissance de la direction afin que celle - ci
puisse modifier la politique de provisionnement.
· Vérifier l'authenticité des prêts
par l'intermédiaire des visites aux clients et valider les causes de non
remboursement préalablement à l'abandon de créances. Ce
n'est qu'en discutant des crédits avec les clients que l'IMF est en
mesure de découvrir les prêts fantômes et d'autres types de
fraude. En outre, l'IMF peut exploiter l'information collectée par les
auditeurs sur les causes d'impayés pour améliorer le produit et
les procédures de prêt de façon à réduire le
risque dans le futur.
Abandons de créances
Les IMF doivent définir un calendrier d'abandon de
créances pour les crédits présentant un solde
résiduel et un retard de remboursement supérieur à un
certain nombre de jour. Bien que les crédits passés en perte
puissent encore générer des revenus pour l'IMF, ils sont
particulièrement vulnérables à la fraude et à la
mauvaise gestion du fait qu'ils n'apparaissent plus au bilan.
Le processus d'abandon des créances comprend les
étapes suivantes :
· Examiner les écritures du grand livre
correspondant aux abandons de créances depuis le dernier contrôle
et vérifier que les procédures d'autorisation ont
été respectées. Une augmentation des abandons de
créances peut être un signe de fraude ou de mauvais contrôle
du risque crédit. Les contrôleurs doivent identifier la cause de
tout changement significatif du montant des abandons de créances.
· Vérifier le bon traitement des remboursements
effectués sur des crédits déjà passés en
perte. Tout remboursement versé après l'abandon de la
créance correspondante est particulièrement vulnérable
à la fraude, car les agents de crédit peuvent le collecter sur le
terrain et ne pas l'enregistrer une fois le retour dans l'agence. Une fois
encore, ce n'est qu'en rendant visite aux clients après l'abandon de
créances que les auditeurs peuvent contrôler qu'il n'y a pas eu
détournement.
· Détecter la présence éventuelle de
charges de recouvrement excessives ou fictives. Comme pour les autres charges,
les contrôleurs doivent vérifier les montants
dépensés pour le recouvrement et estimer si leur niveau est
raisonnable.
· Le cas échéant, s'assurer que les
garanties sont vendues à leur prix maximum. Les contrôleurs
doivent vérifier la procédure utilisée pour vende les
garanties et s'assurer que les employés des agences ne reçoivent
pas de pots de vin ou d'autres avantages pour vendre les biens en dessous du
prix du marché
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