Refonte du système d'information de l'OCP: problématiques & solutions

CONCLUSION DE L'APPROCHE APPORTEE PAR LE BSC

Malgré le nombre restreint d'expériences effectuées avec le BSC, cet instrument semble présenter suffisamment d'avantages pour inciter le management à s'y intéresser. Voici donc un résumé sur sa mise en place pour le cas de l' OCP.SA :

· La conception et la mise en oeuvre de cet instrument.

La mise en place d'un BSC n'est pas un problème ponctuel que l'on résout, mais un système qui va vivre et qui doit se modifier en fonction des changements de l'entreprise et de son environnement. De plus, l'organisation en tant que telle apprend autant du processus que de l'instrument. Concevoir cet instrument est une chance unique de mettre sur pied des projets qui fédèrent et qui rassemblent. On ne peut pas s'approprier un instrument de réflexion stratégique, de pilotage et de contrôle si l'on n'a pas participé à sa définition.

Selon Robert Kaplan & David Norton, sa conception et sa mise sur en oeuvre ne doit pas être confié au département de comptabilité et de contrôle car il risque de privilégier le contrôle financier et d'oublier la dimension stratégique.

Le processus de conception et de mise en place d'un BSC apporte souvent plus que le produit final. En effet, le cadre de réflexion stratégique proposé par Kaplan & Norton remet en cause tous les éléments stratégiques de l'organisation. Pour pouvoir bien profiter de cette nouvelle approche, il est nécessaire de laisser le temps à l'organisation de se mobiliser et de réfléchir aux raisons de son existence et à sa place dans l'environnement concurrentiel.

· La combinaison des variables d'action et de résultat.

Une variable de résultat, comme par exemple le degré de satisfaction des clients sans une variable d'action comme le taux de défectuosité des produits n'est pas de grande utilité. Le but du BSC permet non seulement de signaler un problème, de susciter la réflexion et l'innovation, mais également d'identifier des leviers d'action. Constater sans pouvoir agir n'a pas beaucoup d'intérêt.

· Une communication claire de l'objectif de l'instrument

Le BSC est-il un instrument avant tout de réflexion stratégique ?

Est-ce un instrument de mesure de la performance des unités de gestion ? Est-ce un instrument de mesure de la performance des managers ?

Ou s'agit-il d'un instrument qui remplit toutes ces fonctions ?

Finalement, le BSC n'est qu'un instrument ! Par analogie avec le pilotage d'un avion, il ne remplace ni le pilote ni l'avion. Parfois, il faut avoir le courage de le reconnaître et remplacer le pilote, l'avion ou les deux à la fois avant de se préoccuper du cockpit.

IV- CHOC DE LA RESISTANCE AU CHANGEMENT

Il n'est pas trop difficile d'introduire des nouveautés dans une organisation, mais comment conserver et maintenir la dynamique et la motivation du personnel, ce qui peut provoquer des résistances au changement.

Les méthodes des changements centrées sur les systèmes d'information et les technologies en général nécessite aussi d'étudier l'impact des conséquences sur la tache des employés.

Accompagnement au changement : le déploiement de NETPHOS ne peut pas être envisagé sans une démarche d'accompagnement du changement. En effet, sa mise en place a modifié les tâches quotidiennes des collaborateurs de l'entreprise en plus du changement de l'outil informatique.

Le Groupe OCP a préparé une politique d'accompagnement du changement et un plan de communication pour informer l'ensemble des utilisateurs futurs du système des apports du changement.

a- Définition du poste de travail :

Il consiste en une restructuration planifiée dont le but d'augmenter la motivation, l'adhésion et l'efficacité du personnel, et par conséquent l'amélioration des prestations. La définition du poste de travail englobe toute une série de techniques de changement de l'organisation, notamment l'organisation scientifique du travail, la rotation des postes, l'élargissement du poste, l'enrichissement du poste et la redéfinition des caractéristiques essentielles de la tache. Ces techniques constituent une méthode efficace de changement de l'organisation.

b- Système sociotechniques :

La méthode des systèmes sociotechniques est centrée sur le changement simultané des caractéristiques techniques et sociales de l'organisation ; elle a pour objectif d'optimiser les relations entre le social et la technique et d'augmenter ainsi l'efficacité organisationnelle.

Les méthodes sociotechniques de changement de l'organisation comprennent en général une redéfinition importante de la manière dont le travail est fait, afin de rentabiliser les processus du travail.

Malheureusement la décision de reengineering du système d'information n'a pas été associée aux mesures d'accompagnement en ce qui concerne les ressources humaines ; ce qui a crée une sorte de résistance au changement.

Proposition de solutions :

a. ,Il est souhaitable de revoir les facteurs d'implication et de motivation afin d'aboutir aux résultats cibles du projet.

b. Créer un comité de groupe d'agents pour réfléchir sur les éventuels dysfonctionnements et les solutions à soumettre à la direction du système d'information

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AUTRES AVANTAGES ET INFORMATIONS

Ce chapitre traite les points suivants :

Benchmarking auprès de certaines sociétés

Bénéfices attendus du Progiciel