Partie 2 :
Diagnostiques d' « ORACLE ~ et propositions
d'amélioration
RECENSEMENT DES DYSFONCTIONNEMENTS CONSTATES ET
PROPOSITIONS DE SOLUTIONS
AUTRES AVANTAGES ET INFORMATIONS
CONCLUSIONS
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RECENSEMENT DES DYSFONCTIONNEMENTS CONSTATES ET
PROPOSITIONS DE SOLUTIONS
Ce chapitre traite les points suivants :
Différents dysfonctionnements constatés au
niveau des modules Oracle applications et propositions de solutions
;
Fonctions non couvertes par Oracle ;
Le Balanced Score Card (BSC) ;
Résistance au changement ;
I- DIFFERENTS DYSFONCTIONNEMENTS CONSTATES ET PROPOSITIONS
DE SOLUTIONS :
Après analyse des fonctionnalités des modules
Oracle applications, les dysfonctionnements ayant été
constatés ; ainsi que les points à améliorer concernant
l'ensemble des modules sont comme suit :
1- Gestion lourde :
Vu le flux important des informations et les multitudes
d'applications en amont interfacées avec les modules, le système
est très lourd et la réponse est très lente
Proposition de résolution : prévoir un
réseau plus performant
2- Réduction du coût :
Le système Oracle est venu pour cesser le
développement des applications maisons, et minimiser leur coût
élevé, ce problème est partiellement résolu, du
fait qu'il y a toujours l'élaboration des applications
d'interfaçage avec les modules Oracle facilitant le transfert des
données.
Proposition de résolution : mise en oeuvre des
applications manquantes, notamment celles des ressources humaines et
commerciales
3- Données instantanées :
Dans l'attente d'acquérir la totalité du
système Oracle, à savoir la gestion des ressources humaines,...),
le système est interfacé par des applications de l'ancien
système. La comptabilité n'est pas mise à jour à
cause du retard de centralisation des données dans GL, dû au
retard de transfert des données de certaines applications (exp.SPA).
Outre le dérangement fréquent des lignes de connexion posent le
problème d'avoir l'information en temps réel.
Proposition de résolution : prévoir un
réseau plus performant et mise en oeuvre des nouvelles
applications
4- Édition des états :
Les états édités sont actuellement soit
insuffisants et ne répondent pas aux besoins des utilisateurs ou
présentés sous format PDF et incomplets. Cette situation met les
personnes parfois à réaliser le travail manuellement, ce qui
devient fastidieux d'abord dans la recherche de la solution et
l'accomplissement du travail lui-même.
Proposition de résolution : possibilité
d'édition des états personnalisés et en format Excel et
Word
5- Gestion fournisseurs :
Les factures transférées de PO vers AP sont toutes
bloquées, et ayant la mention »attente CRR » dans le champ
CUF, si elles ne sont pas rapprochées.
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Les factures paraphées (conforme à l'engagement,
pré ordonnancées, ordonnancées, retournent à
l'acheteur pour enlever le blocage et inscrire la date de transmission à
la comptabilité des achats locaux pour règlement.
Proposition de résolution :
a- Vu le nombre important des factures
traitées, on propose d'ajouter dans le module AP, une
fonctionnalité pouvant afficher toutes les factures en cours de
traitement pour une période bien déterminée, afin de les
traiter par lot.
b- En ce qui concerne l'état de contrôle
des factures, on propose d'ajouter en plus des données sus
indiquées le montant de la commande et le montant cumulé des
factures avec leur numéro, étant donné que la commande
peut générer plusieurs factures selon l'accord cadre de la
commande (livraison échelonnée, livraison
partielle,~etc.)
6- Approbation des pièces :
L'approbation des pièces (commande, ...etc.) se fait par
WORKFLOW. Les justifications ne sont pas présentées, ce qui peut
provoquer des anomalies.
Proposition d'amélioration : à joindre les
documents justificatifs pour réduire le temps de traitement des
pièces
7- Gestion budgétaire :
Actuellement Les DAM et DPM sont saisies et approuvés
dans le module PO, et n'ont pas de relation avec le module PA. Il n'y a
transfert des informations au PA qu'après approbation de la DAE. Le
service contrôle de gestion se trouve en difficulté de suivre la
situation des projets approuvés avant leurs demandes d'avis
d'engagement.
Proposition de résolution : prévoir une
interface entre le PO et PA
Ci-après une comparaison entre l'application BUDG et le
module PA nouvellement mis en application :
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Application BUDG
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Module PA
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1- DIB:
- Saisie directement des renseignements avec possibilité
de modification à n'importe quel stade avant d'être
approuvée par DG.
- La recherche se fait par plusieurs critères (N°-
Montant, Désignation...)
- L'approbation de la DIB se fait directement sur
écran, et on peut savoir directemnt à quel stade d'approbation
elle se situe.
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1-DIB:
- Saisie selon modèle pré-défini, toutes les
données sauvgardées ne peuvent être modifiées que si
le projet est rejeté par le niveau de
la responsabilité supérieure.
- Seul le N° de la DIB que l'on peut utiliser pour lancer
une telle recherche
- Le projet est soumis pour approbation en Work Flow, sans savoir
à quel stade il se situe.
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2- DAE:
- LA DAE EST CRÉÉE APRÈS L'APPROBATION DE LA
DIB, LA DAC DOIT ÊTRE RENSEIGNÉE SUR LE SYSTÈME AVANT
L'ÉTABLISSEMNT DE LA DAE.
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2- DAE:
- LA DAE EST CRÉÉE APRÈS L'APPROBATION DE LA
DIB, LA DAC N'EST PAS EXIGÉE PAR LE SYSTÈME, ELLE EST UNIQUEMENT
INSCRITE À TITRE
INDICATIF.
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3- AE:
- L'AE est créé à partir de la DAE
saisie, mais les renseignements relatifs à la commande, montant et
fournisseur se font par les soins de l'utilisateur
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3- AE:
- L'AE est créé à partir de la DAE, mais
l'utilisateur ne peut pas savoir les renseignements relatifs
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4- Report
La mise à jour de la DIB en ce qui concerne le report, le
complément, l'annulation et le transfert sont établies en
créant d'autres DIB qui porteront le même numéro.
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4- Report :
La mise à jour de la DIB en ce qui concerne le report, le
complément, l'annulation et le transfert sont établis en
créant des versions de la même DIB qui porteront le même
numéro.
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Propositions de solution : permettre plus de
flexibilité des fonctionnalités des mouvements des projets pour
avoir les informations nécessaires; ce qui nécessitera une remise
à jour de certaines phases de la procédure.
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8-
informations des fournisseurs : Elles sont
gérées d'une façon centralisée. Pour pouvoir
apporter des modifications ou d'ajouter des nouveaux fournisseurs,
l'intervention du service concerné s'occupant du fichier central est
obligatoire, ce qui cause beaucoup de retard surtout pour le règlement
des factures. Proposition : désignation des responsables
locaux
9- Formation et utilisation : Les
problèmes qui sont liés à la formation et à
l'utilisation sont :
· Certains agents ne sont pas formes sur Netphos
· Absence d'adéquation entre le poste occupé
et la formation suivie
· Certains agents qui ont ete charges de dupliquer la
formation initiale ont ete redeployes dans d'autres entités ou partis
à la retraite
· Certains utilisateurs (acheteurs, contrôleurs de
gestion, etc.) ne sont pas formes dans le domaine de la comptabilité
bien qu'ils utilisent les règles de cette discipline
· Manque de l'effectif utilisateur
Propositions : assurer une compagne de formation vaste et
prévoir des mesures d'accompagnement
11- Ordre de virement : Le volume des ordres de
virement est important, et se fait manuellement Proposition : il est
recommandé de prévoir le système
électronique
12- Annulation d'une facture : Le numéro
d'une facture annulée dans AP reste mémorisé dans le
système en cas de constatation d'une erreur
Proposition : Procéder à une annulation
partielle
13- Ordonnancement : Les dates d'envoi et de
retour d'une facture de l'ordonnancement ne sont pas renseignées dans le
panneau standard de saisie. Cependant, l'exploitation de ces données ne
peut etre systematique
Proposition : ajout des champs facultatifs au
panneau
14- Catégorie fournisseurs : Certains
articles ou travaux ne figurent pas dans la categorie fournisseurs, et par
consequent ne peuvent être traites. Le libelle « fournisseur divers
» n'est plus accepté par le système. Proposition :
revoir la possibilité de prévoir une procédure pour saisir
ce type d'articles ou travaux.
15- Procédure et règles de gestion
:Le manque de mise à jour des procedures et des règles
de gestion pour les adapter aux nouvelles contraintes créées par
ORACLE, n'a pas permis l'exploitation efficace des performances offertes par le
système. Ce qui fait que l'accompagnement au changement ne s'est pas
deroule dans les meilleures conditions.
Proposition : revoir les mesures nécessaires de
la mise en oeuvre des procédures
16- Correspondants des sites : Certains
correspondants des sites, designes depuis le demarrage de Netphos, ne sont pas
en mesure parfois de remplir convenablement la tâche de coordinateur
entre les utilisateurs et les administrateurs du système, compte tenu de
sa propre charge de travail et du nombre croissant des utilisateurs.
Proposition : créer des cellules responsables de
cette tache.
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