1.2.2. Cellule de saisie
Les agents de cette cellule se chargent de la saisie
informatique des factures venant des guichets et l'établissement des
factures définitives. Ce, après vérification et
contrôle du bureau de contrôle de la facturation.
1.3. La division du recouvrement
Trait d'union entre la facturation et la comptabilité
financière, la division du recouvrement est sans nul doute le noeud,
voire la finalité de toutes les activités de l'HOGGY. Le
recouvrement se fait sur la base des actes prodigués aux patients donc
des factures existantes.
1.3.1. La réception des factures
L'agent de recouvrement reçoit les factures de la
division facturation qui les transmet par Registre. Il vérifie si toutes
les factures ont été reçues. Il enregistre celles-ci sur
les fiches clients et les transmet aux destinataires.
1.3.2. La transmission des factures
Il y a deux modes de transmission.
-Les transmissions par l'agent de recouvrement ou par vaguemestre
auprès du client. -Les transmissions par poste surtout pour certains
clients (PAF ou clients éloignés)
1.3.3. Mode de recouvrement
1.3.3.1. Recouvrement en amont
Ce système de recouvrement consiste à amener le
client PAF hospitalisé et non en règle de s'acquitter de sa dette
avant d'être exéaté : c'est le recouvrement en amont ou le
recouvrement au chevet du malade.
1.3.3.2. Recouvrement en aval
Ce type de recouvrement qui est le plus courant se fait souvent
en deux (2) manières.
- Par les soins du client lui-même, il se présente
au bureau du recouvrement pour régler. - L'agent de recouvrement va vers
les clients pour recouvrer la créance due à HOGGY
1.3.4. Procédures d'encaissement
1.3.4.1. les virements bancaires
Les références du virement sont
communiquées au recouvrement par la comptabilité. L'agent de
recouvrement établit un avis de recouvrement mouvementé le compte
met à jour le registre des encaissements.
1.3.4.2. Encaissement par chèque bancaire,
CCP
(ou chèque trésor public
certifié)
Il faut noter trois possibilités dans ce cas :
- chèque reçu par courrier postal
- chèque reçu par l'intermédiaire d'un agent
de transmission
- chèque retiré chez le client par un agent de
recouvrement qui, après vérification de l'exactitude du cheque et
de la facture ou des factures payées porte tous les renseignements
afférents au règlement oppose le cachet chèque non
endossable sauf au profit de l'HOGGY.
Il établit ensuite un avis de recouvrement puis mouvemente
la fiche du compte client.
1.3.4.3. Encaissement en
numéraire
Il se déroule de la même manière que
l'encaissement par chèque sauf que l'avis et la somme recouvrée
sont déposés au guichet caisse.
Le caissier établit à son tour un reçu
revêtu de sa signature, du cachet et de la date d'encaissement.
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1.3.4.4. Encaissement par compensation
d'écriture
Bien que rare, ce mode de paiement peut être
utilisé. La procédure est la même que celui du virement
bancaire
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