I.1.2.3. Le transport des médicaments
Il doit faire l'objet d'une grande attention de la part de la
personne venue chercher la commande
Les moyens de transport utilisés ne sont pas toujours
adaptés au transport de marchandises fragiles comme les
médicaments (flacons en verre, ampoules...).
Certaines précautions doivent donc être prises pour
éviter la perte de produits :
- Protéger les médicaments contre le soleil et la
pluie.
- Ne pas mettre les ampoules et flacons en verre au fond du
carton.
- Bien immobiliser le carton pendant le transport.
I.1.2.4. La réception des médicaments
C'est le moment où les médicaments arrivent au
dépôt. Le méme contrôle qu'à la livraison est
effectué par le gérant ou responsable du dépôt.
- Vérifier s'il n'y a pas de discordance entre le
bordereau de livraison délivré par le fournisseur et le bon de
commande (quantités, formes et dosage).
- Vérifier la qualité physique et les dates de
péremption des produits livrés.
- Le gérant signe alors le bordereau de livraison et en
conserve un exemplaire qu'il garde au dépôt.
En fonction de la taille de la commande et du
dépôt, notamment au niveau des Etablissements Publics de
Santé (EPS) la réception des produits est un acte de gestion
très important, à ce titre il doit faire l'objet d'une
procédure écrite bien assimilée par l'ensemble des
intervenants.
I.1.2.5 Le rangement des médicaments
Afin d'atteindre une gestion efficace du magasin, son
organisation matérielle s'impose. Le rangement consiste à
ordonner les produits du dépôt et permettre ainsi l'accès
facile et rapide des médicaments et produits consommables, et aussi par
une bonne visibilité. Il suppose le regroupement des médicaments
pour éviter la confusion lors des sorties et des contrôles. Ainsi,
au magasin, les médicaments seront rangés suivant la
nomenclature, la caractéristique d'achat et de consommation des
produits. La nomenclature permet de regrouper les médicaments par
familles et par sous familles. Le regroupement se fait également selon
le conditionnement (les produits injectables, les comprimés).
Les caractéristiques d'achat (y compris les coûts)
permettent le classement en fonction de la valeur des médicaments.
Il existe trois méthodes de classification : la
méthode 20/80 - 80/20, la méthode ABC et la méthode
VEN.
La méthode 20/80 vient du fait que environ 20% du nombre
d'articles en stock représente 80% de la valeur totale cumulée du
stock ;
La méthode ABC améliore la méthode 20/80
: 3 groupes sont distingués, le groupe A représentant 10% des
produits (les plus utilisés) pour un CA de 60 à 70% sera
très contrôlé, le groupe B (25 à 30% des produits
pour 25 à 30% du CA) sera géré de façon plus
souple, et pour le groupe C (60% des produits pour 10% du CA) l'entreprise
évitera simplement la rupture de stocks ;
La méthode VEN (Vital, Essentiel, Non-essentiel) est
spécifique aux médicaments. C'est une classification en fonction
de leurs effets et de leur importance. Elle organise l'approvisionnement en
priorité selon le critère du risque vital. On peut établir
ainsi la liste des médicaments dont il ne faut jamais manquer dans une
bonne gestion pharmaceutique.
Le stock mérite d'être tenu après son bon
rangement. La tenue d'un stock consiste à :
n enregistrer les mouvements du stock ;
n valoriser le stock pour le contrôle de gestion ;
n procéder aux inventaires.
La disposition et le rangement des médicaments et des
produits consommables doivent être logiques et correspondre au circuit :
Réception, Stockage, Distribution.
Quelle que soit la classification adoptée, elle devra
se retrouver à tous les niveaux du système de gestion : commande,
stockage, distribution, dispensation, afin de faciliter l'ensemble des
procédures
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