3.3. Le département de distribution et des stocks
Ce service s'occupe des magasins des pleins et vides, les
gestionnaires des emballages, les gestionnaires des livraisons et la
distribution (la distribution interne, la distribution vers les clients mais
qui est gérée au niveau commercial, la distribution inter
siège et inter dépôt)
3.3.1. Objet et domaine d'application
S'assurer de la disponibilité des produits dans les
deux sites de production ainsi que les dépôts BRALIRWA.
Cette procédure concerne tous les produits
(bières et boissons gazeuses) ainsi ceux importés (heineken et
amstel)
3.3.2. Les Responsabilités
Le Superviseur de stock et distribution
Collecter les situations journalières des ventes et des
stocks
Etablir le programme de distribution
Communiquer avec les responsables dépôts sur les
risques de rupture de stocks
Le Responsables de MP Kigali et Gisenyi
Suivre le programme de chargement
Classer et traiter des DT objet de litiges
Saisir les quantités expédiées et/ou
réceptionnées dans le système ISHA
Le Contrôleur Livreur
Mettre en exécution le programme de chargement
Elaborer le document de transport (DT)
Le Responsable commercial dépôt
Transmission journalière de la situation des ventes et
des stocks
Communiquer au responsable des stocks et distribution sur
l'éventualité d'un réapprovisionnement urgent.
3.3.3. La description de la procédure
Collecter les situations journalières des ventes et des
stocks de tous les dépôts y compris les 2 sites
Analyser les niveaux de stocks de tous les produits ainsi que
les emballages disponibles à ramener dans les sites de production
La décision de réapprovisionner le
dépôt ou le site dépendra du niveau de stock de produits
(pour avoir partout dans les dépôts en moyenne un stock couvrant 4
jours de ventes et 3 jours pour Kigali et Gisenyi)
Vérifier au garage les camions disponibles (sachant la
distribution dispose de semi-remorques propres et de camions loués aux
tiers sur autorisation du Directeur logistique)
L'établissement et la transmission du programme de
chargement aux responsables respectifs des MP des 2 sites (Kigali et
Gisenyi)
Le programme est fait suivre par le responsable MP au
contrôleur livreur pour exécution
Après le chargement, le contrôleur livreur
établit le document de transport DT. Le document est rempli en 5
exemplaires dont l'original et la copie rose est réservée au
transporteur, une copie jaune pour retour à l'expéditeur, une
copie verte au destinataire, une bleue pour l'expéditeur
Tous les DT de la veille sont rassemblés par les
responsables MP et traités dans l'élaboration du mouvement
charroi
Le chauffeur s'assure que le véhicule et couvert de
façon à protéger les produits contre le soleil, la pluie
et les poussières
Les réceptions de produits et expéditions
d'emballages par les dépôts sont reprises sur la situation
journalière des ventes et stocks
Classer les DT suivant les dates d'expédition des
produits ou emballages
A la fin du mois retranscrire tous les mouvements charroi du
mois dans un fichier « transport costs » pour
dégager le rapport mensuel des casiers transportés ainsi que du
coût de transport payé aux tiers
L'indicateur PA permet d'évaluer la
disponibilité des produits dans les dépôts et sites de
production.
Ces rapports sont adressés au Directeur Logistique pour
la consultation et discutés dans les réunions micro planning
hebdo/trimestriels pour prise d'actions correctives.
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