.Service de secrétariat
Ce service est occupé par trois employés
repartis ainsi qu'il suit :
Secrétaire
général : qui s'occupe du traitement de texte sur
micro ordinateur de tous les dossiers provenant des différents services
de la société ; par exemple la saisie, le traitement et
l'édition des factures proforma avant la conclusion du marché.
Par ailleurs il gère les appels téléphoniques internes ou
externes à partir d'un standard ; ainsi que des courriers de la
société. Alors les services tels que le service commercial, le
service Peugeot, Rapide, Atelier , service TECMAT témoignant une
rotation très étroite entre ces services et le secrétaire
général puisque ce dernier se trouve au coeur de toutes les
opérations sur papier.
Secrétariat des appels d'offres :
Il s'occupe de la rédaction et traitement des réponses d'appel
d'offres de l'administration publique et d'autres sociétés
lorsqu'elles ont un véhicule à travers les médias
(Cameroon Tribune, TV, Radio). Le secrétariat prend connaissance de
l'appel prépare la réponse en ressortant l'identité de la
SOCADA ; les caractéristiques du véhicule et les prix
proposés par la SOCADA et l'adresse à la structure
émettant, travail en étroite collaboration avec le chef de vente
pour la fourniture de tous les infos nécessaire et avec celui qui
s'occupe de la confection et de la photocopie du document. Ce service doit
travailler de manière efficace puisque le marché d'appel d'offre
qui couvre une grande partie du chiffre d'affaire à SOCADA
Yaoundé.
Service TECMAT (Matériel
Technique) : Département qui s'occupe de la vente des
équipements de travaux public agricole et industriel. Pour ce faire le
système propose toutes les gammes de produits dans chaque domaine
ci-dessus cité, à travers les prospects, procède au
conseil et assiste des clients qui ont besoin d'un matériel. Ce service
est lié directement à la direction générale. Ces
opérations comptables sont effectués sur un ordre
câblé sur réseau permettant ainsi de constater à
tous les niveaux les facturations, les enregistrements et les
éditions.
Service HERTZ : Ce service s'occupe de
la location des véhicules neufs franchise par HERTZ qui est une
société de louage international des voitures. C'est un moyen de
promotion de véhicule vendu par la SOCADA. Ce service est en liaison
direct avec le directeur d'agence.
Service Magasin Pièces de Rechange
(MPR) : Assure la vente des pièces de rechange aux clients (sous
forme de transfert ou d'achat sur place) ainsi ce service gère un
magasin qui suit les mouvements de stock dont il reçoit à partir
de la Direction de Douala où il passe la commande des produits non
existants ou non référencier. Il dispose d'un comptoir de vente
des pièces détachées d'origines des véhicules vendu
par la société suivant un système de
référentiel pour identifier la pièce demandée.
Service Atelier : Assure le service
après vente des véhicules et autre produits vendus
(matériels industriels). A cet effet ce service a été
divisé en deux :
.Le garage qui s'occupe de l'entretien et le
réparation des voitures grâce à une cellule de peinture
auto, de mécanique auto, de station et huilerie auto et de la
tôlerie. Ces cellules sont coordonnées par un département
d'administration des ateliers dirigé par chef d'atelier, un comptable
informaticien, un représentant du magasin et un agent de
réception. Ce département est en liaison avec le service
administration et comptabilité où il fourni les documents et
pièces relatifs aux opérations effectuées à ce
niveau.
.Le service Peugeot rapide qui est un produit récente
de la SOCADA, il assure l'entretien du freinage, de la batterie,
d'échappement, de la pneumatique et le vidange des véhicules de
façon dynamique et efficace. Il travaille en collaboration avec la
comptabilité pour la validation des bons de commande des clients en
comptes ou pour des paiement au comptant.
-Service Administration et
Comptabilité : C'est le lieu de tous les opérations
sur papier effectuées au niveau des autres services de l'entreprise et
les documents de nature financière provenant de l'extérieur sont
centralisés pour y suivre des multiples traitements. Pour ce faire, ce
service est reparti en cellules interdépendantes :
.Cellule de recouvrement des créances administratives
et de visa des factures adressées aux clients. Il entreprend l'ensemble
des procédures de liquidation et de recouvrement des créances
relatives aux ventes ou aux services réalisés avec l'Etat. Entre
autre, elle s'occupe du visa et de la signature des factures à adresser
aux clients pour les services d'atelier et les ventes des pièces de
rechange et archive les souches. Il ouvre un dossier pour chaque marché
gagné avec l'administration, collecte toutes les pièces et
informations y affèrent établie une facture conforme au
marché, d'un bon d'engagement et d'un titre créance qu'on adresse
au ministère des finances pour paiement et envoie ensuite le dossier
à la facturation comptable.
.Cellule de facturation : Celle-ci s'occupe de calcul du
prix de revient et de vente des véhicules neuf en tenant compte des
frais accessoires (droit de douane, cartes grise immatriculation et autres) et
la marge bénéficiaire fixée par la
société ; ainsi que les taxes et impôts. En plus de
cela, elle suit les dossiers d'établissement des cartes grises, de la
vignette et de l'immatriculation au ministère des transports. Et enfin
procède à une pré comptabilisation dans un compte
individuel sur le logiciel.
.Cellule de comptabilité générale :
A partir d'un ordinateur connecté aux autres services, il
régularise et apure les saisies et les enregistrements
réalisées aux différents niveaux de la
société où se trouve un poste d'ordinateur, d'effectuer
à tour des imputations des saisies pour les pièces directement
adressées à la comptabilité qu'elle édite sur les
brouillards pour des éventuels modifications.
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