Un système d'information est un ensemble de personnes,
de procédures et de ressources qui recueillent de l'information, la
transforment et la distribuent au sein d'une organisation21(*).
Les cadres actuels ont besoin de différents types de
systèmes d'information, lesquels comprennent des systèmes
manuels.
Un système est un groupe de composantes reliées
visant un objectif commun dans un processus de transformation organisé
qui utilise des ressources et les transforme en produits finaux. C'est un
groupe d'éléments qui sont en corrélation ou en
interaction et qui forment un coût.
Les systèmes d'information les plus usités sont
ceux qui utilisent le matériel, des logiciels, des
télécommunications et d'autres techniques de l'information pour
transformer les ressources en données et divers produits informatifs.
Les systèmes d'information peuvent jouer un rôle
capital dans le succès d'une entreprise. Ils fournissent l'information
dont l'entreprise a besoin pour une exploitation efficiente et une gestion
efficace, et pour obtenir ou maintenir son avantage sur les concurrents.
La comptabilité s'appuie sur les systèmes
d'information de gestion, pour la collecte et le traitement d'informations qui
lui sert de bases de données et comporte interactivement les fonctions
suivantes :
- Entrées :
sont les éléments que l'on se procure et que
l'on rassemble afin de les introduire dans le système où ils
subiront un processus de traitement. Ils concernent pour la comptabilité
les différents éléments de prise de données, les
fichiers extra-comptables, les données d'inventaire ou de
confirmation.
- Traitement :
Processus qui permet de convertir les ressources et les
résultats. En comptabilité, ce processus concerne les
étapes d'encodage et du traitement informatique des fichiers de base.
- Sorties :
Ce sont les éléments résultant du
processus de transformation, et concerne en comptabilité
l'édition des états sélectifs des comptes, des balances de
comptes, du bilan, du tableau de formation de résultats et des autres
états financiers liés à l'exploitation du système
d'information de gestion.
-
Rétroaction :
Elle comprend les données relatives au rendement du
système. Par exemple, les données relatives à la
portée des livres financiers doivent servir à la
Trésorerie.
- Contrôle :
Consiste à surveiller et à évaluer la
rétroaction pour vérifier si le système d'information n'a
pas dévié de l'objectif déterminé. La fonction de
contrôle ajuste alors les entrées et le traitement afin de
produire le résultat escompté.
Souvent, on inclut la rétroaction dans la notion de
contrôle car elle constitue une part essentielle de cette
opération. Il faut souligner que la rétroaction et le
contrôle ont pour fonction de veiller à ce que les autres
composantes du système transforment correctement les entrées en
sorties de façon à atteindre l'objectif fixé.
On appelle systèmes d'information de
gestion, les systèmes d'information conçus pour
fournir aux gestionnaires ou à la comptabilité, l'information et
l'appui dont ils ont besoin dans la prise des décisions. La notion de
système d'information de gestion est en réaction à
l'utilisation inefficace et inefficiente des ordinateurs. Bien qu'elle ait
connu des nombreux déboires, cette notion demeure capitale au
développement des systèmes d'information qui sont efficients et
efficaces et ce, pour deux raisons importantes :
- elle met en lumière l'orientation de gestion
de la technologie de l'information en entreprise. Les systèmes
d'information informatisés devraient faciliter la prise de
décisions et non se contenter de traiter les données
d'exploitation de l'entreprise.
- elle prône une approche globale dans
l'organisation des applications des systèmes d'information.
Les systèmes d'informations comptables reposent sur la
tenue des livres à double entrée ainsi que sur d'autres notions
comptables plus récentes comme la comptabilité par centre de
profit ou de responsabilité. Ces systèmes de comptabilités
informatisés enregistrent et rapportent les mouvements des capitaux
d'une organisation sur une base historique et produisent d'importants documents
financiers tel que le bilan et le tableau de formation du résultat.
