Organisation comptable des compagnies aériennes en RDC

1.3. STRUCTURE ET HIERARCHIE.

La hiérarchie en elle-même concerne le problème des liaisons entre les différents départements ainsi que leurs relations d'autorité, de gestion et de communication. Elle représente aussi l'échelle de responsabilité et le degré d'autorité au sein d'une structure organisationnelle. C'est donc une hiérarchie des chefs qui va du sommet à la base.

Cet ordre hiérarchique peut être réalisé de plusieurs manières, cependant il est

préférable de l'approcher de trois manières générales assez caractéristiques :

1) la hiérarchie directe à l'état pur consiste à lier le subordonné à son supérieur. Le préposé ne rend compte qu'à un seul chef, son chef hiérarchique. Ce dernier, à quelque échelon où il se trouve, doit appliquer le principe de hiérarchisation des responsables.

2) La hiérarchie d'état major qui intervient dans un service complexe ou la masse des connaissances échappe au chef linéaire qui, face à des questions les plus diverses, fait appel à des spécialistes en la matière.

3) La hiérarchie fonctionnelle est représentée par des chefs spécialistes ; ceux-ci sont investis de l'autorité nécessaire pour traiter les tâches pour lesquelles ils sont spécialisés.

Ce type de hiérarchie a pour conséquence qu'un agent ou un ouvrier peut recevoir des ordres de plusieurs chefs suivant les divers objectifs de son travail.

En outre, la délégation de pouvoir, la centralisation et la décentralisation sont des concepts scientifiques du management que la présente étude consacrée à l'organisation de la comptabilité, ne saurait approfondir comme dans une étude de management.

Néanmoins, une structure organisationnelle fiable qui prend en compte toutes les considérations managériales notamment la division du travail (ou attribution des tâches), la départementation, la hiérarchie, la délégation du pouvoir, la décentralisation, pour mieux les adapter suivant ses réalités et ses objectifs, verra évoluer dans l'efficience, toutes les fonctions dont celles de comptabilité ne feront pas exception.

1.4. ORGANISATION ET FONCTIONS DE L'ENTREPRISE

Au point de vue matérielle, l'organisation est la mise en place d'éléments pour atteindre un objectif bien défini^4(*).

1.4.1. FONCTION ADMINISTRATIVE

La fonction administrative peut entraîner le succès de l'entreprise par la fixation des objectifs corrects et la combinaison optimale des facteurs de production.

On peut la comparer à la fonction du système nerveux chez les êtres humains.

Selon FAYOL, la fonction administrative peut se définir comme étant une conjonction des infinitifs, notamment «prévoir, organiser, commander, coordonner, contrôler »^5(*).

Tous les cadres responsables, quelle que soit la nature de leurs services participent à cette fonction. C'est ainsi que « la fonction administrative est le cerveau et le système nerveux qui dirigent l'entreprise » ^6(*).

1.4.2. LA FONCTION FINANCIERE

Elle joue un rôle primordial dans l'entreprise et son service de Comptabilité a pour rôle d'enregistrer toutes les opérations qui se déroulent dans l'entreprise sur tous les plans et à tous les niveaux ainsi que les opérations que l'entreprise effectue avec l'extérieur. Nous pouvons dire que la fonction financière constitue le système sanguin de l'entreprise^7(*). Il est donc normal pour l'entreprise d'avoir son organisation comptable car elle permet de chiffrer les différentes opérations et transactions effectuées par l'entreprise au cours d'un exercice donné et doit cependant s'insérer et s'adapter au plan comptable général congolais.

L'adaptation de l'entreprise au plan comptable est du ressort de la Direction Générale qui fixe les objectifs à atteindre par la comptabilité et qui précise les informations à fournir par celle-ci suivant une certaine périodicité.

C'est pourquoi, le plan comptable de l'entreprise tout en restant en harmonie avec le Plan Comptable Général, doit refléter dans la subdivision des comptes, les besoins et la structure de l'entreprise ; il s'avère important de souligner encore qu'au niveau de l'entreprise, le plan comptable permet au responsables de la Comptabilité et aux dirigeants de l'entreprise d'avoir une connaissance approfondie de ses activités sur tous les plans administratif, social, financier, etc...).

La fonction financière a également comme rôle de fournir à l'entreprise les capitaux dont elle a besoin au moment opportun avec le minimum de coût et le maximum des services. Elle doit aussi s'assurer que les capitaux soient utilisés dans les meilleures conditions possibles de rentabilité.

Le service comptable, en tant qu'élément régulateur de la fonction financière est devenu un instrument dynamique indispensable à la gestion éclairée de toute entreprise »^7(*) .

A ce titre, son rôle est essentiellement triple :

1. Donner de nombreux renseignements statistiques par le moyen d'une comptabilité suffisamment analytique ;

2. En fournissant rapidement ces renseignements par le moyen d'une méthode comptable adéquate et d'un système comptable confortée par un système de contrôle interne efficient ;

3. En permettant des provisions et leur contrôle par une comptabilité appropriée qu'est la comptabilité budgétaire. Dans la plupart de cas, la comptabilité est insérée au sein de la Direction Financière, tout en gardant sa fonction essentielle.

1.4.2.1. STRUCTURE DE LA FONCTION FINANCIERE.

La structure idéale de la fonction Financière se présente comme suit :

a) La comptabilité :

La sous-fonction de Comptabilité est celle qui a pour mission de centraliser les données des autres services et de traduire en langage comptable l'ensemble des transactions qui sont effectuées par l'entreprise pendant une période donnée.

La comptabilité a pour tâche de constater les différents flux intéressants l'entreprise et de les enregistrer en utilisant diverses techniques qui lui sont propres et lui permet de réaliser son équilibre financier à court, moyen et long terme et de porter un jugement objectif sur la structure financière de l'entreprise. Ce service est non seulement un instrument de gestion et d'information, mais elle est aussi un instrument de contrôle et partant un précieux outil de gestion.

Dans une gestion par objectifs, cette fonction peut se répartir en plusieurs sous-fonctions que sont :

- la sous-fonction de comptabilité générale : qui enregistre les opérations liées à la vie quotidienne de l'entreprise et s'occupe de l'établissement des états financiers périodiques.

- La sous-fonction de comptabilité analytique : qui à partir des éléments de la comptabilité générale, effectue des analyses, à la suite de l'imputation par branches d'activité, des coûts et prix de revient.

- La sous-fonction de comptabilité auxiliaire : qui dans certaines sociétés permettent la tenue d'un ensemble d'opérations liées à la spécificité de l'entreprise notamment les banques dont les mouvements inter-agences requièrent une forte maîtrise par la mise en oeuvre d'un service.

- La sous fonction de consolidation : qui clôture toutes les comptabilités, analyse les paramètres face à l'évolution de l'entreprise et consolident les comptes de l'entreprise. Dans certaines entreprises, cette sous-fonction est hiérarchisée au niveau de la Direction.

b) Le Budget.

Cette sous-fonction consiste à établir les prévisions budgétaires au début de chaque exercice comptable en tenant compte de certains facteurs liés à l'environnement économique de l'entreprise et à opérer les imputations budgétaires sur les opérations. Elle assure le suivi et la consolidation des tableaux de bord budgétaires et concourt directement, en relation étroite avec le Contrôle interne, à la gestion des performances de gestion.

Elle évalue les prévisions de trésorerie et en assure le suivi pour déceler les écarts éventuels. Cette sous-fonction fait partie intégrante de la Direction Financière compte tenu de son importance et de la qualité de l'information fournie à la haute Direction de l'entreprise et transmet en aval à la comptabilité des informations qui doivent être traduites dans le langage comptable approprié et aboutiront à l'établissement des tableaux de synthèse financiers.

Elle demeure le miroir de l'entreprise dans la mesure où il permet au gestionnaire de se rendre compte de la situation évolutive de sa gestion à la lumière de la conformation et de la confrontation des objectifs globaux et sectoriels assignés aux différentes fonctions de l'entreprise, aux réalisations concrètes découlant de l'exploitation.

c) Trésorerie.

Cette sous-fonction constitue, du fait de l'importance de l'information qu'elle renferme, le poumon de l'entreprise. En effet, une trésorerie saine et aisée permet la prospérité et le développement de l'entreprise :

- par le recours à des délais de paiement auprès des créanciers,

- la pression à exercer à l'endroit de ses débiteurs, chose qui pourrait mécontenter la clientèle ;

- le recours aux crédits bancaires auprès des Institutions financières bancaires ou non bancaires, etc ... ce service gère la le réalisable et le disponible et transmet à la comptabilité l'information nécessaire à son bon fonctionnement. En plus, elle apprécie la trésorerie à travers le concept de liquidité, de trésorerie et de l'encaisse et mesure par le bilan et la formation du résultat, les flux de trésorerie^7(*).

* ⁴ Larousse : Dictionnaire de Langue Française, 1982, page 852.

* ⁵ DELONN TENA TENA : Cours de Management, Graduat, ISC-Gombe.

* ⁶ Ibidem.

* (1) Bureau Gestion : Activités d'un BC en Finance : Cas de Bureau-Gestion, Projet d'appui au secteur Privé PNUD-ONUDI-Ministère des PMEA, Automne 1995, p12.