Mise en place d'une application informatique de gestion des archives

I.2 Etat de la question

Cette étape va nous permettre de passer en revue de la littérature pour chercher et puiser à la source certaines informations nécessaires et surtout comprendre ce que les prédécesseurs ont conçu afin d'apporter une innovation sur la gestion d'archivage. Pour notre étude de cas, nous avons consulté :

Un rapport de stage de Christelle BOUCHETAL qui a mené une étude portant sur la « Mise en place d'un système d'archivage électronique et étude d'un modèle de GED » ^2(*); produit en 2002. Elle a mis sur pied un système d'archivage de documents électroniques est stocké sur le serveur avec Access comme un SGBD. Le but est que chaque personne au premier regard sache ce que la branche renferme :

- Le nom du dossier principal qui doit être explicite ;

- Quelques lignes pour décrire les données traitées dans ce dossier ;

- La date à la quelle le dossier a été créé ;

- Le nom de la personne responsable de la gestion de ce dossier ;

- La liste des sous-dossiers et leurs définitions.

En outre, elle n'a épinglé que l'archivage de certaines données à été mis en place pour éviter que le serveur soit saturé par un surplus d'information. Par conséquent, il est conseillé aux employés de n'enregistrer que les données indispensables dans leur travail quotidien. Quant aux données jugées trop anciennes et plus utiles, certaines seront effacées d'autres seront archivées en vue d'un usage ultérieur. Les données stockées prêtes à être archivées sont ensuite enregistrées sur des CD-Rom.

Un mémoire de fin de cursus réalisé par DANILO JACQUES intitulé : la « Mise en place de la dématérialisation dans les cabinets des experts comptables »^3(*) ; mené en 2005. Il s'est penché sur l'idée « zéro papier ». Cette étude avait pour objectif de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents métier (correspondances, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs ...) qui transitent au sein du Cabinet, notamment dans le cadre d'échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs ...). La dématérialisation, c'est le remplacement des documents papier par des documents électroniques, étape permettant d'envisager la mise en oeuvre du fameux "bureau sans papier".

Face à ce constat, le résultat obtenu était d'apporter la souplesse là où le papier est au contraire extrêmement figé : circulation de l'information quasi instantanée quelle que soit la distance, possibilité d'effectuer des recherches sur plusieurs millions de documents à l'aide de mots-clés, sécurisation de l'accès à un groupe de documents, voire à un document lui-même, etc.

Ainsi quant à nous, le présent travail se distingue de ce dernier en mettant au point une application informatique de gestion des archives dans un établissement scolaire en proposant une base de données sécurisante capable de gérer les différents documents déposées à la direction de l'école afin d'imprimer la liste d'inventaire physique des archives tels que : Le dossier du personnel, le dossier de l'élève et les documents de bureau.

* ² Christelle, BOUCHETAL. 2002. Mise en place d'un système d'archivage électronique et étude d'un modèle de GED, Paris, Eyrolles, Page 64.

* ³ Danilo, JACQUES. 2005. Mise en place de la dématérialisation dans les cabinets des experts comptables, Paris. La découverte. Page 43.