Mise en place d'une application informatique de gestion des archives

INTRODUCTION GENERALE

1. Présentation du travail

Aujourd'hui, les établissements d'enseignement primaire, secondaire et initiation à la nouvelle citoyenneté produisent un volume important de documents et, de ce fait, sont une source d'informations utiles tant pour les personnes qui participent à leur fonctionnement qu'aux usagers de ce service, en particulier élèves, étudiants, enseignants et bien d'autres chercheurs.

La direction du complexe scolaire les bourgeons, est actuellement un levier de développement et de croissance pour toute organisation ou entreprise. L'information constitue un véritable pilier parmi d'autres sur lesquels s'appuient les entreprises pour assurer un meilleur fonctionnement de leurs activités. Elle est devenue une ressource fondamentale et indispensable au même titre que les ressources humaines, matérielles et financières. Composantes essentielles de l'information produite ou reçue au sein de l'entreprise ou organisation, les archives permettent de prouver, d'attester, de comprendre et de réduire l'incertitude au moment de la prise de décision^1(*).

De ce qui précède, nombreuses entreprises ou organisations n'arrivent plus à gérer manuellement la masse documentaire dont elles disposent et par conséquent elles ne sont pas en mesure de tirer profit d'un nombre considérable d'informations utiles susceptibles d'améliorer la performance organisationnelle et de supporter la prise de décision

Devant ces avantages, les organisations soucieuses de l'efficacité et de l'efficience de leurs activités, intègrent dans leurs structures informationnelles les systèmes d'archives.

C'est pourquoi dans notre étude, nous allons mettre en place une application informatique de gestion des archives dans une école. Nous avons pris le cas du Complexe scolaire les Bourgeons.  Cette étude est menée en fonction de la réalité de l'organisation et des besoins de ses usagers.

2. Choix du sujet et intérêt du travail

2. 1. Choix du sujet

Dans une recherche scientifique, le chercheur demeure l'artisan principal au choix du sujet et ceci dépend de la préoccupation qui l'anime. Après une longue période d'observation et d'analyse, chaque fois que si l'année scolaire s'achève plusieurs documents administratifs sont déposés à la direction de l'école au fur et à mesure de l'échéance. D'où Notre choix se porte sur la place d'une application informatique de gestion des archives dans une école secondaire les Bougeons afin de trouver une suite adéquate et favorable.

2.2 Intérêt du travail

Pour ce qui concerne notre travail, l'absence ou la mauvaise gestion de l'information contenue dans les archives administratives génèrent des maux, qui à la longue nuisent à l'image de l'organisme dans son ensemble et lui coûtent cher en termes d'efficacité et de qualité de service. A ce propos, trois intérêts sera d'usage :

a) Intérêt personnel

Ce travail nous permettra de mettre en pratique les théories apprises durant les trois années de formation passées en informatique de gestion dans le domaine d'administration d'un système d'archivage en milieu scolaire.

b) Intérêt scientifique

Du point de vue scientifique, nous estimons que notre travail sera une clé de référence sur nos études faites au premier cycle universitaire pour d'autres chercheurs qui vont embrasser ce domaine correspondant au profil de technicien supérieur en mettant en pratique toutes les connaissances acquises au cours de notre formations pendants trois ans afin d'ajouter une pierre à la construction de l'édifice.

c) Intérêt social

Du point de vue social, l'intérêt que suscite ce travail est celui d'accomplir le devoir qu'à tout étudiant en général et d'analyste programmeur en particulier au terme de son premier cycle partant de son étude de réaliser une application informatique pouvant permettre le stockage des grandes masses de données, leur traitement en vue d'obtenir des résultats satisfaisants selon les besoins attendus fin d'assurer un meilleur service dans la gestion.

* ¹ Natacha, BEDHIAF. 2010. La gestion des archives au sein d'un établissement d'enseignement supérieur et de recherche. Paris. La découverte. Page 63.