IV.1.8. Organisation et
fonctionnement
IV.1.8.1. Organigramme
Figure N1 : Organigramme du projet
Coordination
Secrétariat
Supervision
Animation
Technique
Administration et finance
Sentinelle
Source : Projet de la gestion de
l'information dans la surveillance du volcan Nyiragongo dans le quartier
Majengo
IV.1.8.2. Fonctionnement
o Coordination : Le coordonnateur, dirige
toutes les tâches du projet, collabore avec les bailleurs des fonds.
o Secrétariat : Réceptionner
les courriers reçus et expédiés, afficher les
communiqués, présider les réunions et rédiger le
compte rendu et rapport de réunion.
v Comité de suivi : c'est l'organe qui
s'occupe à faire le suivi et évaluation du projet ;
v Service administratif et financier : Ce
service est subdivisé en :
1. Logistique : S'occupe des achats et de
stockage des matériels, fournitures nécessaires pour la
réalisation du projet ;
o Comptabilité : S'occupe de passer
les écritures relatives à la comptabilité, collabore avec
la banque et la caisse, établie le rapport financier ;
o Caisse : Collabore avec le service de
comptabilité, gère la caisse du projet en contrôlant les
différents mouvements de l'argent, signe les documents en rapport avec
la caisse, la comptabilité et la banque.
v Service technique : A pour mission de
renforcer les capacités professionnelles techniques, Organise et
planifie les activités sur la formation, s'occupe de la technique ; Dans
ce dernier nous y trouvons aussi tous les techniciens intervenant dans le
projet entre autres :
· Les géophysiciens,
· Techno. Communicateurs,
· Informaticiens etc.
v Supervision : S'occupe de superviser les
activités de projet, contrôler et faire rapport à la
coordination ;
v Service d'Animation : Doit être en
permanence sur le terrain dès le début du projet pour
sensibiliser la population sur la prise de conscience dans la participation
locale pour l'évolution du projet ;
v Sentinelle : Assurer la garde des
matériels et d'équipement de construction, s'occupe de
l'entretien du bureau.
IV.1.9. Planification des
intrants
Intrant 1 : Sensibilisation de la population
dans l'implication de la réussite du projet
Objectif : Entrer en contact avec la population
bénéficiaire
Cible : Population
Responsable : Animateurs
Echéance : Du 1er Janvier 2021 au 31
Décembre 2021
Intrant 2 : Recherche de financement
Objectif : Entrer en contact avec les bailleurs des fonds
Responsable : Coordonateur
Durée : 3mois soit Janvier, Février, Mars
2021
Intrant 3 : Trouver le bâtiment
Objectif : Trouver le bâtiment où installé
le bureau
Responsable : Comité de suivi
Durée : 1mois soit Avril 2021
Intrant 4 : Recrutement du personnel
Objectif : Trouver le personnel qualifié
Responsable : Coordonnateur
Durée: 1mois soit Mai 2021
Intrant 5 : Achat matériels de
formation
Objectif : payer les matériels pour former le
personnel
Responsable : Logisticien
Durée : 1 semaine soit du 1er au 7 Juin
2021
Intrant 6 : Formation du personnel
Objectif : Trouver un personnel qualifié
Responsable : Techniciens
Duré : 2 semaines soit du 08 au 22 Juin 2021
Intrant 7 : achat des matériels de
surveillance et alerte
Objectif : payer les materiels pour surveiller et collecter
les informations
Responsable : service technique
Durée : 1 semaine soit 23 au 30 Juin 2021
Intrant 8: connaissance des risques
Objectif : mettre en place ou actualiser des données
sur les dangers et sur la vulnérabilité des ménages.
Responsable : service technique
Durée : 3 mois du 01 Août au 2 Octore 2021
Intrant 9 : surveillance et collecte
Objectifs : Surveiller les signes précurseurs du
danger, prévoir son évolution et émettre une alerte
précise, au moment opportun.
Responsable : Service technique
Durée : A partir du 01 Juillet
Intrant 10 : Analyse des informations
Objectif : Vérifier si les informations récolter
sont correctes pour informer la population
Responsable : technique
Durée : A partir du 01 Juillet
Intrant 11 : Diffusion et communication
Objectif : la propagation de messages d'alerte clairs et
compréhensibles, avec des informations préalables de
préparation
Responsable : service technique
Durée : A partir du 01er Janvier 2021
Intrant 12 : Préparation et
réponse
Objectif : une éducation systématique et
programme de préparation pour le quartier.
Responsable : Animateur
Durée : A partir du 01er Janvier 2021
Intrant 13 : Suivi des activités
Objectif : Connaitre l'évolution du projet
Responsable : Comité de suivi, Superviseur,
Coordonateur
Durée : A partir du 01er Janvier 2021
Intrant 14 : Evaluation des
activités
Objectif : Savoir la réussite ou l'échec du
projet
Responsable : Comité de suivi et Coordonateur
L'évaluation se fera de manière trimestrielle
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