Memoire Online - Le libre accès et la préservation des collections de la bibliothèque de l'université Cheikh Anta Diop de Dakar : entre contraintes et exigences de modernisation

Nous avons rencontré des difficultés majeures pour mener à bien notre enquête.

La période de la distribution du questionnaire de l'enquête a coïncidé avec celle du déroulement des examens à l'université. C'est également le moment où se déroulait sur l'ensemble du territoire national, l'examen du baccalauréat.

Les présidents de jury des centres d'examen du baccalauréat sont des enseignants des universités. Nous avons eu donc d'énormes difficultés pour distribuer ces formulaires aux enseignants préoccupés par ces examens. Il nous a fallu pour cela utiliser nos relations avec certains enseignants, des personnels des bibliothèques rattachées aux facultés et instituts pour qu'ils acceptent de prendre les formulaires qu'ils n'ont pour la plupart jamais rendu. Nous avons plusieurs fois effectué des déplacements au niveau des structures où nous avions déposé le questionnaire sans succès.

Nous avons également rencontré des difficultés lors du dépouillement du questionnaire. En plus de son important volume, certaines parties du questionnaire n'étaient pas bien comprises des répondants. Ce qui a nécessité un examen très attentif des réponses pour parvenir à ce résultat.

Chapitre VII. Résultats et analyse de l'enquête

Sur les 200 questionnaires distribués, 152 ont été effectivement rendus soit 76 %.

Les catégories de lecteurs visés sont les enseignants-chercheurs, les étudiants du 1er, 2ème

Au total, cent un (101) usagers de sexe masculin et cinquante et un (51) de sexe féminin ont répondu au questionnaire.

Les résultats et l'analyse du questionnaire sont précédés de la lette Q signifiant question, suivie du numéro de la question figurant sur le formulaire de l'enquête

L'accueil est une étape importante pour fidéliser les usagers de la bibliothèque. L'accueil permet de comprendre les besoins de l'usager et de lui donner l'envie de revenir.

Bertrand Calenge, lui, dénombre cinq fonctions d'accueil dans les bibliothèques : « l'écoute, la séduction, l'assurance de la sécurité, du bien-être, la gestion des flux »¹⁹.

A la BUCAD, un service permanent d'accueil assuré par des bibliothécaires est chaque année mis en place et des calendriers de permanence quotidienne couvrant toute l'année sont distribués aux bibliothécaires qui se relayent.

¹⁹ Calenge Bertrand- Accueillir, orienter, informer op.cit. dans organiser l'accueil en bibliothèque/sous la dir de Nic Diamant. Villeurbanne IFB, 1997.-1vol, 198p.

Ce dispositif d'accueil des usagers est le prolongement des amphis de rentrés auxquelles sont invités les agents du service des relations publiques pour donner des informations sur l'organisation et le fonctionnement de la BUCAD ainsi que les différents services qu'elle peut offrir ou est en mesure d'offrir.

Les tâches assignées aux 18 bibliothécaires/documentalistes chargés d'assurer le service journalier d'accueil sont les suivantes :

? assister les usagers pour l'utilisation de l'OPAC et l'exploitation des résultats de la recherche;

? effectuer, le cas échéant, le catalogage express des documents demandés par les usagers et qui ne sont pas traités.

Pour assurer un meilleur service d'accueil information à ses usagers, la BUCAD utilise un certain nombre d'outils comme le système d'affichage reposant sur des panneaux en bois placés à l'intérieur et à l'extérieur de la bibliothèque.

Cet affichage sur des panneaux est complété par un système d'information en continu (télédiffusion interne) très fascinant.

Les moniteurs de télédiffusion placés sur le cheminement naturel des usagers distillent des informations et attirent beaucoup l'attention des usagers. Malheureusement, ils sont tombés en panne.

Les dépliants, prospectus, plaquettes, brochures comme le guide de l'usager, le dossier d'informations ou le mode d'emploi de l'OPAC distribués aux usagers s'ajoutent aux outils d'accueil information utilisés par la BUCAD. Ces publications imprimées qui utilisent beaucoup de papier ne sont plus toutes disponibles.

De plus, tout le personnel participe à l'effort d'information des usagers. Malheureusement, ce sont les personnes les moins formées qui sont la plupart du temps en contact avec le public.

Pour mesurer l'efficacité du dispositif d'accueil mis en place, nous avons recueilli l'avis des usagers à travers une enquête.

L'analyse des résultats de l'enquête sur l'accueil montre que 46, 71% des usagers visitent

chaque jour la bibliothèque, 43, 79% la fréquentent entre une (1) fois et trois (3) fois par semaine, 9, 48% entre 1 fois et 3 fois par mois.

Une autre catégorie d'usagers occasionnels représentant 0, 02% vient épisodiquement à la BUCAD.

Ces statistiques montrent que la BUCAD est très fréquentée. Pour l'année 2008-2009,

d'après les relevés effectués au niveau des portiques d'entrée, la BUCAD a accueilli

Pour rappel, pendant l'année 1998, la BU a ouvert ses portes au public durant 208 jours

140 26464 entrées ont été enregistrées durant cette période, soit en moyenne 674 entrées

Aujourd'hui, la BUCAD reste malgré tout un lieu qui attire encore par nécessité un

grand nombre d'usagers grâce à des espaces de travail et de recherche confortables et à

Quant aux conditions d'accueil à la BUCAD, elles sont jugées bonnes pour 51, 70%. Par contre, 35,37% des personnes interrogées pensent qu'elles sont plutôt acceptables là où 12, 93% des usagers pensent que ces conditions d'accueil sont très bonnes.

Les usagers posent ici le problème de l'insuffisance des équipements d'accueil (nombre de places assises limitées par rapport à la demande), la forte chaleur qui règne au niveau des salles de lecture pendant une certaine période de l'année et qui ne facilite pas le travail intellectuel, la présentation des documents.

A cela, s'ajoutent l'hygiène dans les toilettes, le retard de certains agents et l'absence d'un service de renseignement visible, la panne des fontaines, la disponibilité et les humeurs du personnel « je regrette cependant la mauvaise humeur de certains agents qui ne fait que décrédibiliser la boîte » dit cet étudiant du 3^ème cycle. Le rang pour l'accès à la bibliothèque est également fustigé par les usagers.

Les usagers ont également apporté des jugements sur les qualités professionnelles du personnel. Ainsi, 96, 42% des usagers apprécient positivement les compétences du personnel là où 3, 58% le jugent incompétent. Il y'aurait des agents qui n'arrivent pas à apporter des réponses justes aux interrogations des usagers et qui dans leur manière de servir laissent entrevoir une incompétence avérée, des lacunes.

Globalement, ils apprécient positivement les qualités professionnelles du personnel qui fait preuve de beaucoup de compétence et de professionnalisme, des qualités qui sont plusieurs fois revenues dans le commentaire des usagers. « Je suis satisfait parce que vous avez un personnel compétent, dynamique, dévoué, déterminé et jeune » dit cet étudiant

_EB _{Sas d grope} _itoopo _Inrn
cc _{Aès atagu} _Ortansens _gnme Nous avons également essayé de connaître les types de services que les usagers

La forte demande d'aide à la recherche montre que les usagers éprouvent d'énormes difficultés pour interroger le catalogue ou pour trouver des documents. Des problèmes de lisibilité du catalogue expliquent ces difficultés. En effet, en plus des côtes Dewey le catalogue comprend des côtes magasins, des côtes des documents des bibliothèques participant au réseau, et parfois même des documents sans côte. Les cotations différentes pour un même document expliquent les difficultés que rencontrent les usagers

Les usagers ne connaissent pas bien les outils de recherche. Les usagers ont des difficultés de trouver des repères.

Les premières indications pour l'orientation et le confort de l'usager sont absentes. Le faible taux de renseignements sur les conditions de prêt s'explique par le fait que celles-ci sont expliquées aux usagers pendant les amphis de rentrée ou au moment de l'inscription à la BUCAD alors que celui des interrogations des bases de données par le fait qu'elles ne concernent que les étudiants de 3^ème cycle.

Le catalogue informatisé CAURI est disponible sur place en intranet au niveau des terminaux réservés au public, mais il est aussi accessible en ligne via le réseau Internet à l'adresse : WWW.bu.ucad.sn

Si le lecteur cherche un document, il devra utiliser le catalogue qui lui dira si l'ouvrage est disponible à la BUCAD et à quel endroit il est rangé. Cette recherche se fera à partir de l'auteur, du titre du document ou du sujet.

L `enquête a montré que 51, 66% des usagers fréquentant la BUCAD utilisent le catalogue pour chercher les documents dont ils ont besoin alors que 48, 33% ne le consultent pas et cherchent donc directement les documents sur les rayonnages.

Cette dernière catégorie de lecteur n'accèdera pas aux documents qui se trouvent dans les magasins et qui sont tout aussi intéressants que ceux accessibles directement.

« La recherche de documents directement sur les rayonnages de la bibliothèque correspond à une approche »papillonnante» du domaine généralement insuffisante pour mener à bien un travail; les documents sont rangés dans un seul rayon alors qu'ils peuvent concerner plusieurs domaines.

La consultation du catalogue par sujet reste indispensable et vous fournira des indications à la fois plus précises et plus nombreuses sur le thème qui vous intéresse »20

La non maîtrise des outils de recherche couplée à la non disponibilité des machines et au silence du catalogue font que certains usagers ne le consultent pas

Seulement 8, 34% des usagers interrogés le consultent quotidiennement, 30,83% le font entre 1 fois et 2 fois par semaine.

Ce qui est inquiétant c'est que 35% des usagers ne consultent jamais le catalogue.

Cette importante proportion confirme bien que les usagers procèdent de moins en moins à une recherche de documents par l'intermédiaire des outils que la bibliothèque met à leur disposition. Cette présente enquête offre la possibilité de mesurer la fréquence de ces logiques de repérage de l'information dans la bibliothèque.

Certains ignorent même l'existence du catalogue alors que d'autres ne comprennent pas du tout son mode de fonctionnement, ses caractéristiques comme l'illustre le propos de ce répondant « Je ne comprends pas comment ça fonctionne »

Les réticences de ces derniers pour s'installer devant un écran s'expliquent par le fait qu'ils ont leurs homologues derrière eux qui les suivent. En effet, la consultation du catalogue informatisé suppose une certaine assurance face à la machine censée délivrer l'information.

L'absence d'un guide d'utilisation fait que des usagers hésitent à effectuer des recherches.

On assiste à une mise à l'écart de la médiation par le catalogue. Ceux qui parcourent les rayons sans passer par le fichier ont souvent constaté l'absence de documents.

Cette méthode n'est pas la meilleure. En effet, les ouvrages sont soit empruntés, soit en lecture ou tout simplement cachés.

Ceux qui utilisent rarement le catalogue (5%) et une fois par mois (20,83%) évoquent les difficultés d'accès aux machines.

91% de personnes effectuant des recherches dans le catalogue CAURI le font à la BUCAD. 9% le font à distance. Généralement des usagers établis à l'étranger font des recherches bibliographiques dans CAURI et demandent à leurs proches de faire les photocopies des documents sélectionnés.

Des usagers sont venus à plusieurs reprises se plaindre au niveau du Service des Relations Publiques des difficultés qu'ils rencontrent pour accéder à distance au catalogue CAURI, surtout aux thèses numérisées. C'est le cas des médecins qui ne peuvent pas toujours faire le déplacement à la BUCAD pour consulter les thèses sous format imprimé.

A la question de savoir s'ils ont une connaissance pratique du catalogue informatisé de la BUCAD, 53, 84% des usagers qui y effectuent des recherches répondent par la négative alors que 46, 16% affirment le connaître. Les usagers ont dans l'ensemble une connaissance moyenne de CAURI.

Les programmes de formation des usagers sont soit insuffisants, soit inopérants. Il est donc nécessaire pour la BUCAD de renforcer la formation des usagers. Elle doit favoriser l'autonomie des usagers dans l'exploitation des ressources de la bibliothèque. La BUCAD doit résolument s'orienter vers la formation de ses usagers pour permettre une meilleure utilisation de ses ressources. C'est par cette voie qu'elle pourra jouer son rôle de soutien à l'enseignement.

70, 47% des usages qui utilisent le catalogue CAURI, le manient facilement alors que 29, 53% pensent qu'il est n'est pas du tout d'un usage facile.

La présence du personnel au niveau de l'OPAC pour aider les usagers doit être renforcée.

^{Par début}

^{Multicritères}

^Simple

Le catalogue CAURI permet aux utilisateurs de choisir trois modes de recherche : rapide, multicritères et par début.

Les champs de cherche les plus utilisés sont dans l'ordre décroissant : recherche simple (78,70%), recherche multicritères (11, 11%) et par début (10,19%).

Le mode de recherche simple offre la possibilité de faire des recherches au nom de l'auteur, au titre et au sujet. Le taux de succès de la recherche est ici plus important.

La recherche multicritères est très compliquée et nécessite une connaissance approfondie du catalogue.

Le mode de recherche par début offre la possibilité de faire la recherche à partir du titre, de l'auteur et du sujet. Il permet un affichage dictionnaire des résultats de recherche. L'affichage des résultats de recherche est très lent car la machine les classe par ordre alphabétique. Cela explique en partie le fait qu'il soit le moins utilisé.

Pour leur accompagnement, les usagers souhaitent à 88, 32%, la présence régulière du personnel au niveau de l'OPAC pour des conseils et orientations dans la recherche. Les usagers ressentent le besoin d'être aidés ou initiés.

Seuls 11, 68 % des usagers peuvent se passer de la présence du personnel au niveau de l'OPAC. Ce sont des gens rompus aux techniques de recherche, des lecteurs avertis qui maîtrisent le fonctionnement de L'OPAC et qui lui sont familiers.

1,95% le considère très lent, 26,21% le considèrent lent, 56,31% des usagers jugent le temps de réponse des machines correct et enfin 15,53% le jugent rapide

L'âge des machines et donc leur capacité très limitée explique selon ces usagers la lenteur de l'affichage des résultats de la recherche.

L'enquête a aussi permis de mesurer les difficultés que rencontrent les usagers pour accéder aux postes de consultation de l'OPAC.

Les usagers éprouvent d'énormes difficultés pour accéder aux postes de consultation du catalogue

En effet, 60,91 % y accèdent difficilement alors que 39, 09% ne rencontrent aucune difficulté d'accès.

Le nombre très limité de postes (18 dont 10 sont en panne) destinés aux nombreux publics, leur panne incessante, les coupures d'électricité, les déconnexions fréquentes avec le serveur sont entre autres les raisons qui rendent difficile l'accès aux postes de consultation du catalogue. A cela, il faut ajouter la lenteur des machines et la tendance des usagers à s'en accaparer car n'étant pas sûrs d'en disposer une autre fois.

Le catalogue CAURI donne suffisamment d'indications sur les documents recherchés selon 56,25% des usagers interrogés.

Par contre, 43,75% pensent que les indications données par le catalogue CAURI ne permettent pas d'apprécier la qualité du document recherché. Les indications sont incomplètes pour cette catégorie d'usagers.

Les usagers de la BUCAD déclarent effectuer leur recherche plus dans les rayonnages (39,39%) que dans le catalogue (26, 40%).

« Le libre accès au document se traduit par une utilisation libre du classement.

Les usagers évoluent dans les rayonnages en fonction d'intuition, d'impulsion, d'habitudes sédimentées. »²¹. Ainsi, cette catégorie d'usagers privilégie pour se procurer un document la recherche directe en salle de lecture.

C'est généralement en se promenant que la plupart des usagers finissent par trouver les documents qu'ils cherchent.

Ils obtiennent également les références des documents par l'intermédiaire de leurs collègues ou repèrent d'avance l'emplacement des documents qui les intéressent au cours de leur visite. Leur expérience et leur connaissance de la bibliothèque leur permettent de trouver les documents directement dans les rayons.

Là aussi, la disponibilité des outils de recherche, les maigres performances des postes informatiques, le blocage psychologique de certains usagers par rapport à l'informatique, les difficultés de formulation des requêtes peuvent aussi expliquer la sous-utilisation de l'OPAC.

Il faut revitaliser le catalogue en le rendant plus visuel et plus facile à explorer. Il faut vérifier que les options affichées sont appropriées à la majorité des usagers

Si d'aucuns bénéficient de l'aide du personnel de la BUCAD (16, 01%), d'autres beaucoup plus nombreux (17, 74%) par contre cherchent les documents de manière autonome.

« La mise en espace des collections vise à faciliter le cheminement du lecteur, à l'autonomiser, elle ne doit pas aboutir à l'isoler et il doit pouvoir rencontrer les autres... Le bibliothécaire est de ceux-là »22

Le renforcement en personnel des salles de lecture vise non seulement à mettre de l'ordre dans les rayonnages mais aussi à accompagner les usagers.

Le catalogue de la BUCAD pourtant accessible en ligne est très peu consulté à distance (0, 46%). Beaucoup d'usagers ont à plusieurs reprises interpellé le service des relations publiques pour se plaindre de l'inaccessibilité du catalogue de l'extérieur.

Les références des documents se présentent dans le catalogue CAURI sous la forme

classique (auteur, titre, lieu d'édition, éditeur, date d'édition, pagination, format et en bas

le ou les côtes). Ces références ne donnent pas suffisamment d'informations à l'usager

C'est pourquoi, les usagers à travers cette enquête souhaitent avoir un nouveau catalogue,

un OPAC de nouvelle génération, ouvert, qui leur offre de nouvelles possibilités : accès

au document en texte intégral (46, 59%), possibilité de voir la liste des nouvelles

acquisitions auparavant noyées dans la masse de documents du catalogue classique

La parole sera ainsi donnée aux divers usagers de la bibliothèque qui la réclament pour

La bibliothèque universitaire utilise la Dewey pour le classement des documents en accès

libre. Tous les documents à disposition dans les salles de lecture ont une côte constituée de chiffres représentant les indices de classification suivie des trois premières lettres du nom de l'auteur ou du titre. Ces documents sont rangés par côte.

Les règles de classement doivent être exploitées par les usagers pour une meilleure utilisation des fonds. Ces derniers doivent être bien signalés pour permettre une bonne lisibilité des rayonnages.

82, 64% des utilisateurs de la bibliothèque considèrent que la signalétique actuelle de la bibliothèque permet d'avoir une idée claire de la répartition des fonds dans les salles de lecture alors que 17, 36% ne la perçoivent pas de manière claire.

Les nombreuses affiches qui expliquent la façon dont sont répartis les fonds ne sont toujours pas lues par certains usagers.

Le classement des documents est signalé par des étiquettes collées sur les rayonnages.

Dans l'ordre suivant, ils jugent les rayonnages assez bien classés (53, 55%), bien signalés (34, 14%), mal signalés (11, 38%) et enfin très mal signalés (0,93%).

Une affiche expliquant le système de classement des documents en accès libre est collée sur les rayonnages. Ce sont seulement les grandes classes qui sont indiquées. Les divisions et les sous divisions ne sont pas détaillés. Il faut noter que certaines affiches collées sur les rayonnages avec du scotch se détachent souvent sous l'effet de la chaleur. Tous ces éléments concourent à une bonne lisibilité du classement dans les salles de lecture.

La perception du système de classement des documents n'est pas la même pour tous les usagers. 30, 14% comprennent bien le classement, 29, 41% le comprennent assez bien, 19, 85% passablement et 10, 30% à part égale entre ceux qui le comprennent très bien et ceux-là qui ne comprennent pas du tout. Le classement est considéré comme obscur par les usagers.

En principe, avec le grand nombre d'affiches que la BUCAD a apposé et qui explique la répartition, le classement des ouvrages dans les salles de lecture, les usagers ne devraient pas rencontrer de difficultés pour utiliser la documentation. Malheureusement, on s'aperçoit que les usagers connaissent mal cette répartition des fonds. Ils ne prennent pas le temps de lire ces affiches.

Ce principal moyen d'information ne semble pas produire l'effet escompté. Il sera très difficile d'envisager une utilisation efficace de la riche documentation de la BUCAD si les moyens de communication ne sont pas adaptés.

Aussi, les usagers n'ont pas aussi une idée claire de la délimitation des travées des rayonnages. Les usagers ont admis avoir besoin de plus de détails sur le système de classement des documents.

Les collections sont le fondement de la bibliothèque. Leur bonne organisation permet aux usagers de retrouver les documents recherchés en temps réel ainsi qu'une utilisation autonome des différents espaces.

Classées par sujet selon la classification de Dewey, les collections de la BUCAD en libre accès dans les salles de lecture permettent des recherches thématiques rapides. Les usagers peuvent par cette organisation des collections choisir eux-mêmes les documents qui les intéressent.

Pour ce faire nous avons cherché à comprendre comment les usagers trouvent les documents qu'ils cherchent.

Les personnes interrogées se répartissent entre celles qui trouvent difficilement les documents qu'ils cherchent (25,73%), celles qui les trouvent facilement (16,95%), celles qui les trouvent grâce à l'aide des agents (15,20%), celles qui les trouvent de manière autonome (14,03%), celles qui les trouvent par hasard (11,69%), celles qui utilisent la signalétique (8, 77%) et enfin celles qui les trouvent très difficilement (7,63%).

Ces résultats traduisent la sous-utilisation des outils de recherche et la non exploitation de la documentation mise à disposition des usagers.

La volonté de rendre compréhensible l'organisation des collections se traduit par la mise à disposition des usagers d'un dossier d'information. Ce dernier est gratuitement distribué aux usagers de la BUCAD au moment de l'inscription.

Les usagers s'adressent directement au personnel pour savoir si le document qu'ils cherchent est disponible à la BUCAD croyant que le personnel connaît tous les documents que la BUCAD a acquis.

De manière générale, les usagers éprouvent d'énormes difficultés pour trouver les documents qu'ils cherchent.

De plus, le nombre limité de documents et les possibilités de prêts limitées à deux ouvrages pour les étudiants des premier et second cycles poussent certains usagers à cacher des documents. Ces derniers sont déplacés par des usagers dans des endroits dont ils sont les seuls à connaître.

Exemple un document du pôle droit/lettres caché au niveau du pôle médecine/sciences ne pourra être retrouvé que par un agent au moment du reclassement ou par la personne qui l'a déplacée.

Aussi, les usagers mettent sens dessus dessous les documents reclassés de manière permanente. Les côtes souvent collées sur le dos des livres se détachent rendant difficile leur lecture.

Tous ces facteurs combinés font que les utilisateurs trouvent difficilement les documents et mettent beaucoup de temps à trouver un document. Devant cette situation, le personnel de la bibliothèque doit apporter tout son savoir-faire et toute son expertise pour que les usagers trouvent de manière rapide les documents recherchés.

« Je souhaiterai qu'on recrute des gens pour aider les étudiants à trouver les documents dans les rayons » dit cette étudiante.

Le nouveau défi de la BUCAD est de faire en sorte que ses usagers aient une certaine compétence en matière de recherche documentaire par la formation ou la mise à leur disposition d'un référentiel des compétences documentaires.

A la question de savoir si le personnel aide les usagers à trouver les documents qu'ils cherchent, ils disent bénéficier :

Le propos de cet étudiant illustre bien cette non assistance aux usagers « Dès fois, il nous est très difficile de retrouver le livre qu'on cherche et aucun membre du personnel ne se donne la peine de nous aider »

L'organisation de la BUCAD n'est pas très bien connue des usagers. Placés dans cette situation, ils ressentent le besoin d'être initiés à l'utilisation du fonds.

François Larbre a raison de dire « une classification même bien expliquée, est toujours une codification plus ou moins hermétique pour le public. Pour cette raison, le personnel doit toujours prêter attention aux usagers et les accompagner afin de leur faciliter l'accès à l'information »23

En somme les usagers ne sont très satisfaits de l'aide que le personnel leur apporte pour trouver les documents qu'ils cherchent.

Il n'y a pas cette proximité tant souhaitée entre les usagers et le personnel.

²³ Organiser le libre accès/sous la dir. De François Larbre. Villeurbanne, IFB, 1995.-128p.

Cette assistance se fait à 94, 65 % sur la demande des usagers et à 5,35% à l'initiative du personnel.

Les usagers cherchent d'abord seuls les documents dans les rayonnages, puis ils demandent des conseils et renseignements en s'adressant au personnel.

Le personnel dans les salles de lecture est dans une position attentiste. Il n'anticipe pas sur les besoins et attentes des usagers. Les usagers sont laissés à eux-mêmes. Il faut tendre vers une amélioration des relations entre le personnel et les usagers.

Les usagers perdent moins de temps pour trouver les documents qu'ils cherchent. Plus de la moitié des usagers (52%) trouvent les documents en moins d'une demi-heure.

Cependant une bonne partie (36%) passe une demi-heure voire une heure de temps pour retrouver les documents recherchés. Les raisons invoquées sont la disponibilité des machines, le reclassement tardif des documents rendus.

Il y'a des usagers qui mettent plus d'une heure (10%) et même plus de deux heures (2%) pour retrouver des documents.

Une attention particulière doit être accordée à ces usagers qui passent une bonne partie de leur temps à chercher un document.

A la question de savoir si les usagers connaissent d'autres facteurs qui rallongent les délais d'attente, 55,81% des usagers interrogés déclarent les ignorer alors que 44,19% disent en connaître. Entre autres facteurs figurent, le désordre, le déplacement des documents, la cotation compliquée.

Les usagers ont largement exprimé le souhait d'avoir plus d'indications sur le classement à travers cette enquête. En effet, 96,80% des répondants veulent plus de détails sur le classement alors que 3, 20% ne ressentent pas le besoin.

L'absence d'une véritable signalétique indiquant la répartition des collections désoriente les usagers. Aussi, il faudra dans chaque secteur indiquer à partir d'un panneau le classement détaillé des documents qui s'y trouvent.

Le système de classement doit être davantage expliqué aux usagers. Les difficultés que ces derniers rencontrent pour retrouver les documents qu'ils cherchent sont liées au fait qu'ils ne connaissent pas bien le système de classement.

La BUCAD, comme toutes les bibliothèques du monde ne peut pas disposer de toute la documentation dont a toujours besoin son public.

Ainsi, nous avons essayé de savoir s'il est arrivé aux usagers de ne pas trouver des documents qu'ils sont venus chercher.

Les avis recueillis ont montré qu'il est arrivé à 96,07% d'usagers de ne pas trouver les documents recherchés alors que seulement 03,93% des utilisateurs n'ont pas vécu cette situation.

Beaucoup de difficultés viennent du fait que les usagers naviguent un peu au hasard, ce qui ne leur permet pas de trouver des informations ou les documents recherchés.

Ils expliquent l'échec de leur recherche par le fait que l'ouvrage qu'ils cherchent n'existe pas dans les fonds de la bibliothèque. Ils mettent en cause la qualité du catalogue CAURI qu'ils soupçonnent de ne pas être complet. En effet, il existe une différence entre ce qui est signalé dans le catalogue et l'existant. Des documents sont signalés en plusieurs exemplaires alors que dans les rayonnages, ils sont introuvables.

Exemple Droit administratif/Alain Bockel. Pour ce document, le catalogue signale 23 exemplaires disponibles alors qu'en réalité il n'en existe qu'un (1) seul dans le fonds. Ces exemples peuvent être multipliés.

Le versement des notices récupérées dans la base CDS/ ISIS constituée à partir de 1990 et dont certains documents font l'objet de contentieux et les disparitions expliquent cette différence entre le fichier et le fonds.

Ce qui est troublant c'est que 43,52% des usagers affirment que le fait de ne pas trouver les documents recherchés se reproduit très souvent.

Cela arrive assez fréquemment à 39,81% des usagers interrogés et rarement à 16,67% d'entre eux.

La fréquence des recherches sans succès pose un certain nombre de problèmes :

Certaines de ces hypothèses restent valables si l'on considère d'une part que la BUCAD n'arrive plus à faire de nouvelles acquisitions et d'autre part que les usagers ne maîtrisent pas l'outil informatique pour faire une recherche correcte.

Il n'est pas surprenant que les usagers soient confrontés à des recherches infructueuses. En effet, la BUCAD n'achète plus de documents alors que les programmes d'enseignement changent souvent.

Les usagers fustigent aussi la manière dont les collections sont gérées par le personnel comme le dit cet étudiant du second cycle « Tous les bons documents sont entre les mains des jeunes filles à Claudel »

Aussi, il arrive souvent qu'un document soit signalé comme étant disponible dans le catalogue mais qu'on ne retrouve jamais dans les rayonnages, posant ainsi le problème de la fiabilité du catalogue.

Les documents choisis pour le libre accès répondaient parfaitement aux besoins en documentation des usagers. Entre temps, de nouveaux besoins sont nés et le rythme de renouvellement des collections n'a pas suivi.

Le personnel de la bibliothèque a fait preuve de beaucoup de compétence. En atteste le passage réussi en 2000 de l'ancienne bibliothèque à la nouvelle et qui en a fait le point de chute de la communauté universitaire.

Les propos de cet enseignant dans le commentaire libre illustrent bien la situation de la BUCAD « Je suis partagé entre la colère face à l'indigence à laquelle font face les étudiants en matière de savoir lorsqu'ils accèdent à la bibliothèque qui devient de plus en plus un espace de travail stricto sensu et ce désir de ne pas baisser les bras que montre le personnel de la BU, même si la démotivation est lisible dans leurs attitudes»

Nous avons essayé de comprendre l'attitude que ces usagers adoptent quand ils ne

Les usagers adoptent plusieurs attitudes face aux échecs répétitifs de leurs recherches. Ainsi, 42,69% des utilisateurs cherchent d'autres documents, 24,71% abandonnent la recherche, gagnés par le découragement, 23,59% en parlent au personnel, 6,19% consultent le service du prêt entre bibliothèques, 2,82% proposent l'acquisition du document.

Les usagers ne savent pas qu'ils peuvent se procurer les documents non disponibles à la BUCAD par le biais du prêt inter. Le service qui s'occupe de ce prêt entre bibliothèques n'est pas bien connu des usagers. C'est généralement les étudiants de niveau avancé qui le sollicitent le plus souvent. Pour l'année 2009, seules 21 demandes de prêt inter ont été faites dont 11 effectivement reçues. Les dix (10) autres tardivement envoyées sont en cours.

Il faut noter qu'avec le développement d'Internet, les demandes d'articles de périodiques sont très vite satisfaites.

Les usagers ne savent pas trop qu'ils ont la possibilité de faire des propositions d'achat de documents qui n'existent pas à la BUCAD.

En effet, ils ne connaissent pas le service chargé de recevoir ces propositions d'achat. En retour, les rares usagers qui font des propositions d'achat ne sont pas informés de la suite donnée à leurs propositions.

Le fait que la bibliothèque ne reçoit plus de propositions venant surtout des enseignants trouve ici l'une de ses explications.

Cela montre encore une fois de plus s'il en est besoin que le système d'information aux usagers reste à parfaire.

Il est important de rappeler que la BUCAD n'a mis en accès libre que le 1/3 de ses collections.

Ces dernières sont jugées insuffisantes par 73,75%, très insuffisantes par 15,62% et suffisantes par 10,63% des lecteurs.

L'accroissement des collections a connu une nette chute ces dernières années alors que l'université reçoit plus d'étudiants.

Cette insuffisance des exemplaires mis en libre accès pousse certains usagers à garder des documents au programme le plus longtemps possible quitte à payer des amendes.

Si la BUCAD est reconnue comme offrant globalement un choix de documents diversifié, les personnes interrogées aimeraient avoir plus de documents (88,59%) en libre accès. Seuls 11,41% pensent qu'il n'est pas nécessaire de mettre plus de documents dans les salles de lecture.

Mais le souhait de renforcement concerne toutes les disciplines faisant l'objet d'enseignement et de recherche à l'université.

La création de nouvelles filières comme l'institut de pêche et d'aquaculture et de nouvelles écoles comme les écoles doctorales justifient cette forte demande de voir non seulement plus de documents en accès libre mais aussi des ouvrages traitant de nouvelles disciplines.

Les dictionnaires et les ouvrages de référence sont les plus consultés. Les étudiants du premier et du second cycle demandent essentiellement des manuels.

Mais une analyse approfondie du questionnaire montre que les étudiants de 3^ème cycle consultent plus les thèses et mémoires que les autres documents.

Les cartes et plans ainsi que les documents audiovisuels ne sont pas très consultés à la BUCAD. Les cartes sont disponibles au niveau des facultés et sont souvent utilisées lors des travaux pratiques.

Les difficultés liées à disponibilité du matériel audiovisuel font que cette documentation est peu demandée par les usagers.

Les polycopies ne sont généralement demandées que par les étudiants de la faculté des sciences juridiques et politiques pour la préparation de leurs travaux dirigés.

Les collections de la BUCAD répondent en général aux besoins en documentation des usagers. En effet, 75,96% des répondants sont satisfaits de l'offre de collections là où 8,54% pensent que les collections ne répondent pas à leurs besoins.

15,50% des personnes interrogées jugent les collections totalement adaptées à leurs besoins.

L'état physique des documents dans les salles de lecture est acceptable pour 75,15% des usagers interrogés.

^{Rareté des documents} ^{Nombre
limité d'exemplaires} ^{Conditions de photocopie} ^{Conditions d'emprunt}

La demande étant supérieure à l'offre, les usagers se livrent à des pratiques répréhensibles en volant ou déchirant les pages des documents difficiles à trouver.

Les raisons qui poussent à de tels actes sont : la rareté des documents (35%), le nombre limité d'exemplaires (31,5%), les conditions de photocopies (23%) et les conditions d'emprunt (10,5%).

Le nombre d'exemplaires dont dispose la BUCAD sur un sujet donné entraîne une surexploitation des documents. Or la fréquence des manipulations et des consultations sont les principales causes de dégradation des collections.

Il arrive souvent que l'usager arrache les pages d'un document au programme difficile à trouver ou qui circule entre une bande de copains.

Le coût de photocopie est de 25 F la page à la BUCAD. Dans le campus ou aux environs immédiats, la page revient à 10 ou 15 F au plus.

Le service de photocopie de la BUCAD, très souvent occupé par des travaux internes, renvoie les usagers. De plus, il est enclavé et difficilement accessible aux usagers.

Des autorisations de sortie de documents pour photocopie sont souvent refusées aux usagers. Le coût de la photocopie et ces restrictions poussent les usagers à commettre des vols ou à lacérer les pages des documents.

Le propos de ce répondant illustre bien ce qui précède « Il faut diminuer le coût de la photocopie et de l'impression. Ça encourage les étudiants à déchirer les pages des livres »

Les dégradations, vols et mutilations de documents n'inquiètent pas les usagers. Ils pensent (67,88%) que le libre accès ne constitue point une menace pour le patrimoine documentaire de la BUCAD.

L'ampleur de la dégradation des fonds documentaires de la BUCAD est méconnue des usagers. Les usagers n'ont pas encore pris conscience des menaces qui pèsent sur les collections de la BUCAD. Les vols et les dégradations sont révélateurs du comportement des usagers de la BUCAD

Il convient de faire en sorte qu'il y ait un mouvement général et des programmes en faveur de la préservation des collections.

Il faut pour ce faire, amener les usagers à constater l'ampleur et la gravité de l'état de détérioration des collections à travers l'organisation de visites guidées et de journées portes ouvertes.

Pour remédier à cette situation de détérioration avancée des fonds documentaires, les utilisateurs préconisent d'abord la sensibilisation du public (48,24%), ensuite la numérisation (33,52%) et enfin la restauration (18,24%).

Ils ajoutent à ces mesures l'application de sanctions exemplaires à l'encontre des récalcitrants.

En plus, pour une meilleure préservation des collections, les aspects concernant les méthodes de gestion des documents doivent être privilégiés. Il s'agit de l'environnement (contrôle et entretien), de la prévention (conditions de communication, de protection), du renforcement (reliure), des modalités de mise en valeur.

S'il n'y a pas de programme de numérisation des ouvrages, beaucoup d'efforts sont faits pour la numérisation des travaux académiques notamment avec le projet Cyberdocs-Ucad qui est un outil de conservation, de recherche d'exploitation et de dissémination des travaux académiques (thèses, mémoires, rapports, articles). Sa mission principale est d'assurer le traitement électronique (stylage, conversion, indexation et mise en ligne) des travaux de recherche déposés à la bibliothèque centrale.

Cyberdoc-UCAD a été mis en place à partir du programme international CyberThèses développé en 1998 par les presses de l'université de Montréal et l'université Lumière (Lyon 2) avec le soutien du fonds francophone des inforoutes.

Les usagers ne seront donc pas obligés de venir à la BUCAD pour consulter la version papier, souvent difficile à retrouver dans les rayonnages. Certains des usagers de la BUCAD en l'occurrence les médecins sont très occupés par les stages au niveau des hôpitaux et ne peuvent donc pas toujours se déplacer pour consulter ces documents à la BUCAD. La mise en ligne de ces thèses leur permet d'accéder facilement et à distance à ces informations.-

Les collections des bibliothèques doivent être considérées dans un contexte nouveau marqué par la percée des supports électroniques. Les technologies web permettent un accès plus rapide aux supports physiques grâce entre autres au catalogue de bibliothèque en ligne mais aussi à des accès directs aux nouveaux supports numériques.

C'est pourquoi, nous avons intégré dans notre questionnaire les ressources électroniques pour montrer que la conception du libre accès n'est pas figée mais que le service public rendu doit être organisé sur la base de la complémentarité des supports.

L'enquête montre que 74,6% des usagers ne les utilisent pas. Elles ne le sont que par 25,6%. Le service d'interrogation des bases de données n'a enregistré que 59 inscrits au cours de l'année 2009.

Beaucoup d'usagers disposent d'ordinateurs portables leur permettant grâce au wifi de se connecter directement aux bases de données gratuites. L'installation du wifi à la BUCAD s'inscrit dans la logique de faciliter l'accès à la documentation.

Les usagers disposent au niveau de la salle de référence de listes de bases de données gratuites dans différentes disciplines.

Ces chiffres cachent des réalités. En effet, les ressources électroniques sont inconnues des étudiants du premier cycle et même du second cycle. Ce sont souvent des informations qui n'intéressent pas trop cette catégorie de lecteur.

Par contre, les usagers du troisième cycle, dans le cadre de leurs recherches ont besoin des informations contenues dans ces ressources. Ainsi, 60% des étudiants de niveau avancé utilisent les ressources électroniques.

La non utilisation des ressources électroniques par les étudiants du premier cycle s'explique par le fait que ces ressources ne sont disponibles qu'au niveau de la salle de référence uniquement réservée aux enseignants-chercheurs, aux étudiants de 3^ème cycle et aux lecteurs autorisés.

L'ouverture d'un cyberespace au niveau de la bibliothèque participe de la volonté de faciliter l'accès aux ressources électroniques aux usagers.

Ces ressources sont utilisées tous les jours par 5,40% des usagers, une fois par semaine par 43,24% des usagers, une fois par mois par 37,83% et une fois par an par 13,51%.

La consultation des bases de données bibliographiques au niveau du service de la référence de la BUCAD se fait sur rendez-vous.

L'utilisation des ressources électroniques est influencée par le niveau de connaissance de celles-ci. La BUCAD doit donner plus d'importance à la formation et à l'utilisation des bases de données ainsi qu'à leur vulgarisation auprès de tous les usagers.

Cette fréquence d'utilisation des ressources électroniques cache bien des réalités. Si elles sont moins connues des étudiants des 1^er et 2^nd cycles, par contre, elles sont très demandées par ceux du 3^ème cycle.

Les informations contenues dans ces bases de données font le point sur l'état d'avancement de la recherche dans un domaine précis. Ces informations pointues n'intéressent pas trop les étudiants du 1^er cycle.

Q 5.21 La décentralisation de la consultation des ressources électroniques

Les utilisateurs souhaitent une décentralisation de l'accès aux ressources électroniques. Ils aimeraient que ces ressources électroniques soient accessibles à partir de n'importe quel poste en dehors de la bibliothèque universitaire. 93,6% des personnes interrogées expriment ce souhait alors que 6,4% pensent pouvoir les consulter à la BUCAD.

Cette possibilité est accordée aux enseignants-chercheurs pour certaines bases de données Celles pour lesquelles le fournisseur exige l'identification de la machine à partir de l'adresse IP, la consultation à la BUCAD reste obligatoire.

Le prêt est consenti à tout usager inscrit à la BUCAD sur présentation de sa carte de

Les conditions de prêt à la BUCAD sont jugées satisfaisantes par 79,71% des répondants alors que 20,28% ne sont pas satisfaits.

Les amendes constituent le principal motif d'insatisfaction des usagers. Les usagers souhaitent d'autres formes de sanctions comme la suspension du droit au prêt ou le retrait de la carte de lecteur pour les récidivistes.

Aussi, les usagers, surtout ceux du second cycle aimeraient avoir la possibilité d'emprunter plus de deux documents.-

La durée du prêt est quant à elle jugée trop courte (4,26%) par les utilisateurs, courte (21,28%) et acceptable (74,46%),

Pour permettre une circulation des documents, l'usager ne peut prolonger l'emprunt d'un exemplaire qu'une seule fois. En effet, le nombre d'exemplaire d'un même titre n'est pas toujours important pour que tous les étudiants puissent en disposer.

Nous avons au cours de notre enquête souhaité que les usagers évaluent l'ensemble des prestations de la BUCAD. En dépit des difficultés que connaît la BUCAD, ses prestations sont globalement jugées mauvaises par 10,95%, médiocres par 03,90%, bonnes par 85,15% et très bonnes par 3,90% des usagers.

Naturellement, les usagers ne sont pas satisfaits de toutes les prestations et services de la bibliothèque. Ils ont fait part de certains griefs. Ils l'ont fait savoir à travers différents canaux : cahiers de suggestions, poste d'accueil information, service des relations publiques.

Il s'agit des chaises détractées, des erreurs des agents lors des prolongations des prêts occasionnant des amendes, des brasseurs d'air défectueux dans les salles de lecture, du bruit des téléphones portables, de l'hygiène dans les toilettes, du retard et du mépris des certains agents.

La BUCAD doit s'employer à satisfaire au plus vite les demandes exprimées par ses usagers.

Les problèmes posés par le libre accès nous amène à nous poser la question de savoir s'il est réellement adapté à nos réalités, à nos mentalités.

Aujourd'hui, la situation est telle qu'on est tenté de donner raison aux détracteurs du libre accès. Il est donc nécessaire de repenser le libre accès en envisageant un certain nombre d'actions :

? Le service d'accueil doit être corrigé et amélioré. En plus des deux agents proposés à l'accueil, une grande table doit être aménagée au niveau de l'atrium pour recevoir les usagers.

? Une campagne d'éducation, de sensibilisation de masse s'impose si l'on veut garantir une longue vie aux collections de la bibliothèque Il faut d'abord commencer par sensibiliser les agents chargés de la gestion des collections. L'implication des amicales des étudiants, des enseignants, les plaidoiries pendant les amphis de rentrée aideraient à résoudre ces difficultés.

Il faut rapprocher l'institution des usagers pour la réussite de cette campagne de sensibilisation.

Il sera très difficile d'envisager une utilisation efficace de la riche documentation de la BUCAD si la communication n'est pas développée entre les usagers et le personnel.

Les visites guidées doivent se terminer au service de réparation des documents pour que les usagers prennent conscience des dangers qui guettent les collections.

C'est par cette voie que les usagers prendront soin des documents à l'intérieur comme à l'extérieur de la bibliothèque. En effet, des restes de documents brûlés à l'occasion d'évènements survenus dans le campus, de livres mouillés lors des inondations nous ont été ramenés.

? . De plus, une priorité doit être accordée à l'amélioration des facteurs environnementaux mettant en péril l'intégrité des documents. Il s'agit des conditions climatiques, de la pollution, de l'exposition à la lumière, des manipulations, des conditions de rangement et des agents de dégradation comme les rongeurs

? Aussi, il nous semble important d'améliorer les conditions pour le renouvellement des collections par des achats réguliers et en quantité des collections de base.

? Les liens entre la politique documentaire et les politiques de formation et de recherche des facultés et des instituts doivent être resserrés.

Les références disponibles au niveau de l'OPAC ne reflètent pas la richesse des fonds documentaires de la bibliothèque. Or les usagers ont tendance à se limiter à recherche au niveau de l'OPAC.

Ils gagneraient beaucoup en complétant leurs recherches par le fichier manuel. En effet, une bonne partie des fonds n'est pas encore traité dans le catalogue informatisé. Il faut rappeler que c'est seulement les documents acquis depuis 1990 qui sont dans le catalogue. Tout le fonds antérieur à cette date n'y figure pas.

Ainsi, pour une meilleure exploitation des ressources de la bibliothèque, le travail de saisie rétrospective des fonds doit être accéléré.

La formation des usagers doit occuper une place de premier choix dans les activités de la bibliothèque. Les usagers doivent bénéficier d'une formation approfondie au libre accès. La BUCAD dispose de structures destinées à cette activité (deux salles de formation de 30 places chacune et du matériel de projection) et de ressources humaines qualifiées.

Un agent du service des relations publiques et un de la référence doivent être détachés spécialement pour cette activité selon un calendrier qui sera fixé en fonction des contraintes des usagers.

Les ressources électroniques doivent être connues des étudiants du 2^nd cycle qui ont un pas au 3eme cycle pour les préparer à leur utilisation.

L'accès aux équipements techniques ainsi que les outils de recherche doivent aussi être facilités.

La BUCAD située au coeur de l'activité de recherche et qui doit être le centre de gravité des activités pédagogiques ne pourra pleinement remplir ses missions si ses collections ne sont pas constamment renouvelées. Le développement cohérent des collections s'impose afin d'assurer l'adéquation entre les besoins de l'enseignement supérieur et ces collections. Une synergie des actions de l'ensemble de composantes de l'université à travers des structures formelles permettra de résoudre cette question.

En effet, les budgets d'acquisition de certains départements ont été suspendus pour renforcer celui de la BUCAD. Si aujourd'hui ces dépenses d'acquisition qui sont considérées comme prioritaires ne peuvent pas être effectuées, c'est tout le système d'enseignement et de recherche de l'université qui se trouve paralysé, hypothéqué.

La gravité de la situation est bien illustrée par le propos de la directrice de la BUCAD dans le document de projet de budget 2009 : « le déficit documentaire actuel nécessite une mesure d'urgence hors budget »24

L'important travail de réflexion du comité de veille²⁵ , ses conseils et ses recommandations pourraient être utilisés par des instances réglementaires.

En effet, ce comité ne dispose d'aucun moyen de pression sur les autorités universitaires pour que les ressources prévues pour les acquisitions puissent être libérées.

De plus une relance et une redynamisation des activités de l'association« les Amis de la bibliothèque » permettraient une large sensibilisation sur la situation de la BUCAD.

La numérisation des ouvrages de la BUCAD relevant du domaine public, des fonds spéciaux, des cartes et photos qui fait partie des missions du service de numérisation doit démarrer.

Le service de stockage des documents à relier est dans un état tel qu'il est impossible de distinguer ceux qui viennent d'arriver de ceux qui étaient là depuis longtemps.

Certains documents peuvent donc y séjournés pendant des années alors qu'ils ont le statut « à la reliure » dans le catalogue.

Cette collaboration constitue une forte demande des enseignants qui peuvent donner des conseils utiles pour les achats, sur l'évolution des disciplines et les grandes thématiques enseignées à l'université. Elle pourra se faire sur la base de la désignation pour chaque faculté d'un enseignant interlocuteur de la bibliothèque. Ce dernier se chargera de récupérer auprès de ses collègues leurs bibliographies et participera à la définition des objectifs pour le développement des collections.

Il urge donc de mobiliser les agents du service technique, ceux du service de la gestion des collections en collaboration avec les relieurs pour trier les documents qui peuvent être réparés, recenser les documents irrécupérables et faire des propositions d'achat pour ceux qui existent encore sur le marché. Pour ceux qui n'existent plus sur le marché, il faudra trouver des supports de substitution.

²⁵ Le Comité de veille est une structure d'alerte créée à l'initiative de la directrice, chargée de réfléchir sur les difficultés que connaît la BUCAD et de faire des propositions aux autorités universitaires. Elle est dirigée par le Pr Djibril Samb et regroupe des enseignants, étudiants et certains agents de la BUCAD.

Jean-Pierre Odoss n'a-t-il pas raison de dire qu' « aussi dégradé que puisse être l'état des documents, aucune décision irrémédiable (pilonnage) ne doit être prise dans le feu de l'action; même les ouvrages manifestement irrécupérables doivent être conservés au moins le temps d'en dresser une liste. A ce stade, il convient de prendre son temps : les décisions sont souvent difficiles, car les paramètres sont nombreux : état physique, rareté, valeur financière et intellectuelle, possibilité de rachat, de duplication, mais aussi moyens disponibles, financiers et techniques. Aucun choix ne s'impose naturellement, tout dépend du contexte » »26

L'ouverture de la BUCAD jusqu'à 23 heures pose des problèmes de sécurité des documents. Le personnel de permanence est très réduit et à certaines heures, les salles de lecture sont presque vides.

Il faut approfondir la réflexion sur l'offre de service et sur les principes de la politique documentaire de la BUCAD à l'ère de la toile.

Ces deux aspects détermineront le positionnement de la BUCAD dans le système pédagogique et de recherche de l'UCAD.

²⁶ La conservation principes et réalités/sous la dir. De Jean-Paul Oddoss, 1995

Le libre accès et la préservation des collections de la bibliothèque de l'université Cheikh Anta Diop de Dakar : entre contraintes et exigences de modernisation

Chapitre VI. Les difficultés rencontrées

Chapitre VII. Résultats et analyse de l'enquête