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Le libre accès et la préservation des collections de la bibliothèque de l'université Cheikh Anta Diop de Dakar : entre contraintes et exigences de modernisationpar Abdoulaye TOURE Université Cheikh Anta Diop de Dakar - Master 2 en Sciences de l'Information Documentaire. Option: Ingénierie documentaire 2009 |
Chapitre III. Le libre accès3.1 Les conditions d'accès à la BUCAD La détention de la carte de lecteur est obligatoire pour l'accès à la bibliothèque universitaire depuis l'année 2008. La BUCAD est chaque jour envahie par des usagers venant des universités et écoles privées et par d'autres personnes qui occupent les espaces de travail et d'étude au détriment des étudiants régulièrement inscrits à l'UCAD. Se posent alors des problèmes de gestion des flux et de sécurité aussi bien des collections que des usagers et de leurs biens personnels (les nombreux vols d'effets personnels des usagers en témoignent). La généralisation de la carte de bibliothèque pour l'accès à la bibliothèque a permis en partie de résoudre les questions évoquées ci-dessus. Cependant, la BUCAD est ouverte aux : ? Enseignants et chercheurs de l'université; ? Étudiants régulièrement inscrits à l'université; ? Personnels administratifs, techniques et de service; ? Professionnels des bibliothèques associées ? Lecteurs autorisés. La carte de lecteur est délivrée par le Service des Relations Publiques selon les conditions suivantes : étudiant de l'UCAD 1000 F, enseignant-chercheur 20 000F, étudiant des universités privées 10 000 F et lecteur autorisé 30 0000 F. Ainsi, pour l'année universitaire 2008-2009, 19.280 usagers se sont inscrits à la BUCAD dont 24 enseignants chercheurs (08 nouvelles inscriptions et 16 renouvellements), 01 PATS, 01 professionnel des bibliothèques du service commun de la documentation et 148 lecteurs autorisés (usagers extérieurs à l'université) La bibliothèque est ouverte au public de 8h 30 à 11h 45 et de 15h à 17h 45 tous les jours. Elle est fermée le lundi matin, les dimanches, les jours fériés et tout le mois d'août pour les besoins du récolent général. L'ouverture prolongée de la bibliothèque pratiquée chaque année à partir de janvier a connu ces deux dernières années une nette amélioration en termes de volume horaire. 21 La BUCAD était ouverte en 2008 le lundi de 12h à 20 h, à partir du mardi jusqu'au vendredi de 8h30 à 22 h et le samedi de 8h 30 à 18h. Pour l'année 2009 cette ouverture a été prolongée jusqu'à 23 h. Le lundi, la BUCAD est ouverte de 12 h à 23, du mardi au vendredi de 8h30 à 23h et le samedi de 8h30 à 18h. L'ouverture au public est donc passée de 73 heures par semaine en 2008 à 78 heures en 2009. 3.2 La typologie des documents en accès libre Le choix des documents à mettre en accès libre n'a pas été du tout facile. En effet, il a fallu à partir de cet important fonds de la BUCAD choisir les documents qui doivent être mis en accès libre et qui répondent aux besoins immédiats d'information des publics. G. P. Fonotov déclarait « il est préférable d'indiquer au chercheur peu de sources, mais d'essentielles, et qu'il pourra lire, que de lui offrir un nombre incalculable d'analyses »12. Le choix des documents à mettre en accès libre est le fruit du travail d'une équipe mise en place. Une sélection « socle » de documents a été faite en tenant compte du niveau des usagers. C'est ainsi que les collections de niveau études destinées aux étudiants des 1er et 2nd cycles ont été mises à leur disposition au niveau des deux salles de lecture situées au rez-de-chaussée du bâtiment. Ces collections doivent leur permettre d'acquérir des connaissances sur les sujets fondamentaux relevant de leur champ disciplinaire. Il s'agit de la documentation initiale et générale, des ouvrages au programme. En plus, les thèses soutenues au niveau de la faculté des lettres et de la faculté de droit sont directement accessibles dans les salles de lecture. Les étudiants de 3ème cycle, les enseignants-chercheurs qui font de la recherche ont accès à la salle de référence dans laquelle sont classés quelques ouvrages de référence. Une salle des périodiques est aménagée à côté de celle de la référence pour faciliter l'accès aux périodiques à cette catégorie d'usagers. Les lecteurs autorisés peuvent aussi bien accéder aux salles de lecture du premier niveau qu'à la salle réservée aux enseignants chercheurs. 12 Problème du choix des livres et ses solutions en URSS http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1966-03-0113-004 Consulté le 28/07/2009 22 Les critères qui ont présidé au choix de documents sont multiples et tiennent compte entre autres de l'actualité et de la couverture du thème traité, de la pertinence du sujet, de l'état physique du document, de l'édition, du support et des programmes d'enseignement des différentes facultés.. « la sélection des documents pour le libre accès implique des opérations fondamentales et complémentaires. Il s'agit :
3 -enfin de rechercher de nouveaux abonnements permettant de combler les éventuelles lacunes. »13 Ainsi, les documents au programme, les manuels de cours avec exercices, les doubles des thèses de médecine et de pharmacie, les thèses de lettres, les usuels, les dictionnaires, les biographies et bibliographies, les encyclopédies, les ouvrages de références, les romans sont parmi les documents mis en accès libre. A cela, il faut ajouter la collection « Que sais-je? », les publications de la FAO et des Nations Unies. Pour les périodiques à mettre en accès libre, ceux dont l'abonnement était en cours ont été choisis. A ce noyau, sont ajoutés les titres des périodiques reçus sous la forme de dons réguliers. Les numéros des dix dernières années des titres de périodiques retenus pour le libre accès sont classés dans la salle des périodiques. Le reste des collections est classé dans les magasins. Au total, ce sont 559 titres de périodiques qui sont mis en accès libre. La liste alphabétique de l'ensemble de ces périodiques est disponible au niveau de la salle. Ils sont classés par ordre alphabétique par titre. Le choix des documents à mettre en libre accès s'accompagne de plusieurs opérations de traitement. 13 Organiser le libre accès/sous la dir de François Larbre/ Villeurbanne : Institut de Formation des Bibliothécaires, 1995 23 « Le regroupement des fonds est certes une source d'enrichissement importante au prix d'un travail en plusieurs étapes indispensables qui permet d'aboutir à une cohérence : il s'agit de tri des documents en libre accès, catalogage, recotation, classement, déménagement »14 3.3 Le système de classement des documents Il existe à la BUCAD deux modes d'accès à la documentation : accès indirect et accès libre. Le document reçoit une côte selon qu'il doit aller dans les magasins ou dans les salles de lecture. 3.3.1 L'accès indirect Dans des magasins interdits au public, sont conservés les anciennes collections de monographies, les ouvrages de la réserve, les collections des périodiques antérieures aux dix dernières années, les doubles des thèses et mémoires. Les documents dans les magasins reçoivent une côte numérique et sont classés par format et par ordre d'entrée. Le numéro d'ordre est la côte du document précédé de la mention L pour lettres, M pour médecine, S pour sciences et D pour droit. Avec la disparition programmée des sections au profit des pôles, cette cotation des documents a été modifiée et remplacée par M/S pour médecine-sciences et D/L pour droit-lettres à partir de 2000. Ce changement de cotation est également intervenu pour les thèses : TH D pour les thèses de droit et TH L pour lettres, TH M pour médecine et TH S pour sciences. Les documents de la réserve reçoivent un numéro d'ordre précédé de la mention « RES ».Exemple RES 11 425 Ces documents en accès indirect représentent 2/3 des collections. Il faut nécessairement passer par l'OPAC ou par les anciens fichiers manuels pour avoir les références de ces documents. Pour consulter ces documents, l'usager doit en faire la demande après avoir relevé les références et la côte du document sur un bulletin de communication manuel. 14 Organiser le libre accès/sous la dir de François Larbre. Villeurbanne : Institut de Formation des Bibliothécaires, 1995 24 La forte demande de ces documents (plus 567 demandes inscrites sur le cahier des statistiques de consultation des documents en magasins pour le mois de juin 2009 soit une moyenne de 18,9 documents par jour) fait qu'il est nécessaire de renforcer en personnel ce secteur. Des problèmes liés à la panne régulière de l'ascenseur empêchent les usagers de disposer rapidement de ces documents. Ces documents sont répartis dans les six étages du bâtiment. Le service de la gestion des collections chargé du récolement donne l'état suivant des collections en accès indirect pour l'année 2007-2008 Périodiques de médecine et nouvelles acquisitions 58 104 volumes Périodiques des sciences humaines et sociales 50 075 volumes Périodique de médecine, sciences et techniques 48500 volumes Réserve, périodiques de sciences et techniques 16 319 volumes Monographies de sciences humaines et sociales 89 770 volumes Soit un total de 315 903 volumes en accès indirect 3.3.2 Le libre accès La bibliothèque offre en accès direct dans quatre (4) salles de lecture et de travail le tiers de ses collections. Les documents en salle reçoivent une côte Dewey qui permet leur classement. La classification décimale de Dewey (CDD) a été créée en 1876 par Melvil Dewey (1851-1931). Elle se divise en dix classes numérotées de 000 à 900. Chaque classe correspond à une discipline fondamentale. Chaque classe est subdivisée en sous-classes. Chaque document mis en libre accès est classé en fonction du sujet qu'il traite. Les documents traitant en général de la littérature africaine sont classés à 896. Cette classe étant un fourre-tout, des modifications y ont été apportées pour mieux ressortir le contenu des documents et leur genre. Ces modifications ont permis de mettre en place un classement maison pour les différents genres littéraires. C'est ainsi que nous avons en plus de l'indice 896 ajouté : CO pour conte; ED pour écrits divers ES pour Essai LD pour dramaturgie, Théâtre; NO pour nouvelle 25 PO pour poésie RO pour roman Le genre est suivi du code de nationalité plus les trois (3) premières lettres du nom de l'auteur ou du titre. Exemple 1 Pour Maïmouna d'Abdoulaye Sadji On a 896 R=roman SN=code de pays SAD Exemple 2 Chant de la négritude/Léopold Sédar Senghor 896 PO=poésie SN=code de nationalité SEN=3 premières lettres du nom de l'auteur Les périodiques sont classés par ordre alphabétique au niveau d'une salle spécialement aménagée. L'état des collections en accès libre d'après les statistiques du récolement de 2008 est le
Il faut aussi noter que c'est aussi dans la salle réservée aux périodiques que sont classées les publications des Nations Unies avec la côte Dewey. 3.4 La signalétique « Une bibliothèque, c'est un livre ouvert, la signalétique c'est sa table des matières.» 15 La BUCAD organise la diffusion de l'information d'une manière très simple. 15Réorganiser une salle de lecture : classification et signalétique à la bibliothèque d'art et d'archéologie de Genève/Patricia Deleamont http://www.hesge.ch/heg/vous_etes/doc/travaux_diplome_id/td03_baa.pdf Consulté le 30/7/2009 26 Un système de signalisation à base d'affichettes, de fléchage et de pictogrammes réalisé par le service des relations publiques sert à orienter, guider et à informer les usagers de la bibliothèque centrale. Aucune signalisation n'est disponible à l'entrée de la bibliothèque donnant des informations sur l'organisation spatiale des collections. Or la signalétique, point de repère environnemental, est d'une importance capitale surtout pour les nouveaux usagers qui doivent s'approprier les locaux. L'usager novice ne se sent pas guidé par des indications signalétiques. Il est donc confronté à de nombreux problèmes de repères. L'augmentation du temps d'accès à l'information trouve ici l'une de ses explications. Taufiq Abu-Ghazzeh a raison de dire que « la capacité de trouver effectivement son chemin à l'intérieur d'un bâtiment est un pré requis à la satisfaction d'autres buts de niveau supérieur. Un espace mal signalé dans une bibliothèque provoque chez les usagers colère et indignation. Pour prévenir ces réactions et difficultés d'orientation des usagers, il faut se reposer sur un système signalétique efficace, clair qui ne doit pas être considéré comme un détail »16 Il s'avère nécessaire de mettre en place une signalétique qui permet un repérage efficace des ensembles documentaires. 3.5 Le prêt La communication des collections est l'une des activités phares de la BUCAD. Le prêt des documents se fait à la banque centrale de prêt sur présentation de la carte de lecteur en cour de validité sous le contrôle du service des relations publiques. La durée du prêt est de quinze (15) jours renouvelable une fois. Les documents sont rendus au niveau des banques de prêt sectorielles situées dans les salles de lecture pour faciliter leur reclassement. En cas de retard de restitution, l'usager s'expose à une amende de 500 F par jour et par livre. 16 Réaménagement ergonomique de la signalétique d'une bibliothèque universitaire : la bibliothèque universitaire de Metz/Carine Lallemend http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2008-04-0050-009 Consulté le 23/07/2009 27 L'usager peut à partir du dossier lecteur de l'OPAC s'informer en temps réel et partout dans le monde de la date de retour des documents empruntés et éviter ainsi les amendes. Certains documents comme les usuels, les livres de la réserve, les périodiques, les collections de CD-ROM ou de microformes, les documents audiovisuels, les ouvrages de la référence, les thèses et mémoires ne peuvent pas faire l'objet de prêt à domicile. Des étiquettes « EXCLU DU PRÊT » sont collées sur les documents en libre accès qui ne sortent pas. Le tableau et la figure ci-dessous indiquent les tendances du prêt à domicile pour l'année 2008-2009. Tableau 1 : nombre des prêts par mois
Pour mémoire, en 1998, 20 992 documents ont été empruntés. Les prêts ont démarré le 11 novembre et ont été arrêtés le 16 juillet 2009 pour des raisons liées au récolement annuel prévu le 1er août. La BUCAD est fermée au public pendant tout ce mois d'août, excepté pour les étudiants de 3ème cycle et les enseignants. La bibliothèque est ouverte à tous usagers pendant le mois de septembre le matin seulement. L'ouverture normale de la bibliothèque commence au mois d'octobre avec le démarrage des horaires de fonctionnement entre 8h-12 et 15h-18h. Pendant ces trois mois (août, septembre, octobre) la BUCAD ne prête pas ses documents. La date d'expiration des cartes de lecteur est programmée au 31 juillet de chaque année. Ce tableau ne concerne que les prêts à domicile. 28 La consultation sur place est difficilement quantifiable du fait des déplacements incessants des documents par les usagers. Certains d'entre eux reclassent les documents en dépit des interdictions matérialisées par des messages d'information et de sensibilisation affichés partout dans la bibliothèque. L'analyse du tableau montre dans un premier temps une augmentation des prêts de novembre jusqu'au mois d'avril et dans un second temps une diminution à partir de mai. Jusqu'au mois d'avril, la forte demande de prêts s'explique par le fait que les étudiants en cette période approfondissent leurs nombreux cours du premier semestre. A partir du mois de mai commence la période de préparation des examens de fin d'année. La demande de prêt de document baisse sensiblement. Il faut aussi noter que la BUCAD par le biais de prêt inter bibliothèque permet à ses usagers d'obtenir des documents dont elle ne dispose pas. |
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