I.2. ANALYSE DE L'EXISTANT
I.2.1. Circuit de circulation des flux
Voici le circuit de flux lors de la déclaration des
enfants à l'état civil :
Le processus de déclaration est initialisé
lorsque le déclarant dépose la preuve de naissance à la
cellule enregistrement des naissances. Celle-ci passe à la
vérification de la preuve (qui peut être soit le certificat de
naissance délivré par la maternité ou un acte de
signification de jugement supplétif d'acte de naissance). Si la preuve
est invalide elle est retournée au déclarant si non le
chargé d'enregistrer les déclarations dans cette cellule demande
au déclarant de photocopier la preuve pour passer à
l'enregistrement; sur base de la photocopie tirée, il émet l'acte
de naissance en quatre volets (exemplaires).
Ces quatre volets d'acte de naissance seront remis au
préposé de l'Etat Civil pour qu'il vérifie si l'un de ces
actes a le litige ou pas; si l'un d'eux a un litige il est gardé par
celui-ci, sinon il les transmit à l'Officier de l'Etat Civil pour
validation. Après validation, les documents seront remis au
Préposé pour en assurer la remise. De ces quatre exemplaires
d'acte de naissance établis, le premier sera remis au déclarant,
le deuxième volet sera envoyé au greffier du tribunal de grande
instance (au Parquet), le troisième à la division urbaine du
ministère de l'intérieur pour archivage, et le quatrième
volet sera classé par le Préposé lequel lui servira de
base pour les données statistiques.
--' 13 --'
A la fin de chaque trimestre, le Préposé
établit la liste de naissances en deux exemplaires. L'un des exemplaires
sera conservé au service de l'Etat Civil pour classement et l'autre sera
envoyé à la division urbaine du ministère de
l'intérieur. Avant cet envoi, le document doit d'abord passer chez le
l'Officier de l'Etat Civil pour validation.
I.2.2. Étude des documents utilisés
Les documents ont une importance majeure au sein du
système ; de ce fait, les documents existants vont nous servir à
modéliser les données.
Lors de nos recherches nous avions recensé les documents
ci-après :
? Registre de naissance: est celui
dans lequel sont enregistrées les naissances via acte de naissance. Il
contient 500 feuillets d'actes de naissances numérotés de 001
à 500 dont chaque feuillet comprend 4 volets (exemplaires) d'actes.
? L'acte de naissance : c'est un
document établi en fonction d'une déclaration souscrite par le
déclarant.
--' 14 --'
Voici comme il se présente :
REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO
Province de
Ville de
Territoire / commune
Chefferie / Secteur ou Cité ....
Bureau principal de l'Etat Civil de .
Bureau secondaire de l'Etat Civil de
Acte no . Volume . Folio no
ACTE DE NAISSANCE
L'an deux mille le jour du mois
de . À heures
Par devant nous*
Officier de l'Etat Civil de
A comparu en qualité de
Né à Le
Profession
Résident
Le quel (la quelle) nous a
décidé ce qui suis :
Le Jour de mois de . De l'année
..
Est né à . un enfant de sexe
Nommé
Fils (fille) de* Né(e) à .
Le . Nationalité Profession
..
Résident à Et de
Né(e) à ..
Le nationalité . Profession
Résident à
Lecture de l'acte a été faite ou connaissance de
l'acte a été donnée ou traduction de
l'acte a été faite en langue que nous
connaissons ou par interprète ayant prêté
serment
En foi de quoi, avons dressé le présent acte.
Le déclarant L'officier de l'Etat Civil.
--' 15 --'
? Certificat de naissance :
c'est un document que le déclarant
présente comme preuve de naissance lors de la déclaration de
l'enfant. Ce document est délivré à l'hôpital sur
lequel l'enfant était né.
? Le jugement supplétif d'acte de naissance
: c'est document que le déclarant présente comme
preuve de naissance si l'enfant a déjà dépassé 90
jours depuis sa naissance. Celui-ci est délivré par le
parquet.
? Procuration : est un document que
le délégué (déclarant) présente comme preuve
de naissance en cas d'empêchement des parents. Il est livré par
l'un des parents biologiques de l'enfant.
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