I.3. CRITIQUE DE L'EXISTANT
Il sera question de :
- mesurer de quelle façon le système actuel
satisfait aux missions et objectifs de l'organisme ;
- mettre en certitude les erreurs et dysfonctionnements
constatés, mais également les points forts
du système ;
- proposer une ou plusieurs solutions aux améliorations
souhaitées par la maîtrise d'ouvrage.
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C'est ainsi que la critique de l'existant sera
décortiqué en énumérant les points forts et les
points à améliorer, et nous finirons par la proposition des
solutions.
I.3.1. Points forts
- Le personnel collabore et travaille ensemble pour accomplir
leurs tâches
- Le personnel fait tout pour que la mission de l'Etat Civil soit
accomplie, malgré les
difficultés.
- bonne répartition des taches
I.3.2. Points à améliorer
Les points à améliorer sont les suivants :
- l'insuffisance du bureau alors qu'on reçoit un nombre
important des personnes, souvent il se crée l'embouteillage.
- Les erreurs de saisie et d'omission lors de l'enregistrement
des déclarations,
- Les archives débordantes et encombrantes qui ne
facilitent pas la tâche dans la recherche des informations
importantes.
- Manque des outils magnétiques pour la sauvegarde des
documents conduit au non sécurité de ces derniers.
- La difficulté de retrouver facilement le document suite
au classement manuel ce qui cause la déchirure de ces derniers en petits
morceaux après avoir fait tant d'années dans les armoires ou
étagères par le fait de les toucher chaque fois et les remettre
dans leur emplacement ;
- Risque de doubler l'enregistrement d'un même enfant.
En effet, rien ne prouve que tel enfant a déjà été
enregistré ici ou ailleurs ;
I.3.3. Proposition des solutions
Ainsi, la mise en oeuvre de ce logiciel sera l'un des moyens
le plus adapté et efficace dans la recherche des enfants
enregistrés, la conception liste des enfants enregistrés, la
disponibilité en temps réel des données statistiques en
vue de permettre la prise des décisions, la précision et
l'exactitude de calcul des données statistiques grâce aux
ordinateurs.
a) Proposition des solutions manuelles
améliorée
La solution manuelle que nous portons au bureau de l'Etat Civil
d'Uvira est :
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- Étant donné que ce bureau, est l'un de bureau
stratégique du territoire, il est important de construire soit, un
bâtiment approprié à l'Etat-civil soit lui donner un
bâtiment pouvant abriter de façon confortable ces agents et les
visiteurs.
- Equiper le bureau par de matériels importants
(Armoires modernes, Etagères, ...) pour la sécurité des
archives du bureau.
- Prévoir des tables de travail avec tiroirs.
b) Proposition de la solution informatique
Nous proposons au service de l'Etat Civil d'Uvira
d'intégrer la nouvelle technologie de l'information et de la
communication (TIC, en sigle) en mettant en marche un logiciel de gestion pour
optimiser le temps de traitement et permettre d'effectuer facilement la mise
à jour des données en cas d'erreurs ainsi que de résoudre
les différents problèmes dans la gestion des enfants.
V' Avantages de la solution
informatique
Jadis parmi les avantages de la solution informatique nous citons
:
- L'exécution des tâches répétitives,
lourdes et complexes par des machines programmables;
- La sécurisation des données ;
- La rapidité des recherches des informations;
- La disponibilité en temps réel des
données statistiques en vue de permettre la prise des décisions
;
V' Inconvénients de la solution
informatique
L'intégration de la nouvelle technologie de l'information
et de la communication (TIC)
dans une entreprise se fait toujours accompagnée d'un
prix, notamment :
- Le coût élevé de l'achat des
matériels informatiques;
- L'engagement d'un personnel informaticien qualifié;
- La maintenance des équipements informatiques,
c) Objectifs
L'objectif poursuivi est de:
- Diminuer la lenteur dans l'exécution des
tâches, - Faciliter la correction des erreurs en cas d'oubli,
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- Faciliter à retrouver les données
enregistrées dans la base de données,
- Permettre à imprimer les documents nécessaires
selon le besoin de l'usager, - En fin, permettre la prise de décision
à partir des données qu'il conserve.
d) Fonctionnalité du logiciel
Le logiciel qui sera mise place fonctionnera à la place
de registre de naissance.
e) Solution adoptée
Vu les avantages de la solution informatique, des
inconvénients prélevés, des solutions proposées et
des objectifs détaillés; nous conseillons aux décideurs de
l'Etat Civil de la ville d'Uvira d'opter la solution informatique
de faite que l'utilisation des bases de données a
approuvé, qu'elle a une ascendance sur l'utilisation des fichiers.
Actuellement, les BD sont connues pour leur manque de
redondances (redondances modérées), pour leur exhaustivité
et pour leur structuration des données.
11 BSTAT MSI, Analyse et conception des systèmes
d'information, École Supérieure Et D'application Des
Transmissions, Cours par correspondance préparatoire à
l'EA2/FS/E5, 2005, p8.
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