XXI. I.3.2.4 Le contenu du manuel de
procédures
D'après NGÜYEN (1999 : 157), la réussite
d'un manuel de procédures réside dans sa capacité à
divulguer quatre types d'information d'une procédure :
- les éléments permanents que ce sont les
obligations externes et internes auxquelles l'entreprise doit satisfaire,
l'organisation préalable qu'elle met en place pour assurer le bon
fonctionnement sans discontinuité de la procédure ;
- les éléments ponctuels, c'est-à-dire la
liste des différentes instructions : qui fait quoi quand et comment ?
- les éléments relatifs aux normes retenues qui
abordent les aspects liés aux règles de gestion à
adopter
- les éléments de descriptions et de
synthèse qui traduisent clairement les étapes de
l'exécution de la procédure.
I.3.2.5 Forme
Pour ce qui est de la forme, l'auditeur doit choisir celle qui
est la plus approprié au contexte de l'entité auditée.
HENRY & al (1999 : 78) suggèrent l'utilisation des
classeurs à feuillet mobile afin de faciliter les mises à jour du
manuel.
Le manuel qui est un document physique est constitué de
plusieurs tomes selon la nature et l'importance des cycles. Pour concevoir un
manuel de procédures, l'auditeur peut choisir de découper le
manuel de procédure en cycle d'activités, affecter un code
préférence alpha numérique, rappeler la
référence principale pour chaque document inséré
dans un cycle, attribuer un numéro d'ordre séquentiel aux
documents, paginer, dater, affecter la mention « originale » ou
« mise à jour » insérer chaque document et en fin
chaque page du manuel de procédure comportera toutes ces
références. (HENRY & al, 2001 : 67 ; BERGER & al,
2007 : 75). De plus, à l'entête de chaque page du manuel, de
procédures, le rédacteur doit mentionner : la date
d'élaboration de la procédure, la date de son approbation et la
date de sa modification (éventuellement).
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