Mise en place des procédures de maintenance en vue de l'élaboration d'un plan de maintenance des équipements des dépôts SDCP liquide : cas du dépôt de Bessengue

XVI. I.2.2 La deuxième partie : les fiches des procédures proprement dites

Cette partie qui est la plus volumineuse, en est le corps central. Elle regroupe toutes les fiches de procédures classées. Pour chaque procédure, prise individuellement, on retrouve une même structure logique : description synthétique de la procédure, diagramme de flux et fiches descriptives des tâches.

Chaque fiche de procédure peut se décomposer en une même séquence de partie.

Au premier niveau, on retrouve la présentation synthétique de la procédure. Cette présentation fournit une vue générale, en rappelant sous forme succincte l'objectif de la procédure et ses principales caractéristiques (le cas échéant, son point de départ, sa fréquence d'application, les acteurs concernés, le volume d'activités correspondant), les services émetteurs (rédacteur, vérificateur, validation), la liste des destinataires et l'historique des mises à jour.

Le second niveau correspond au descriptif proprement dit de la procédure. Il se présente généralement sous la forme conjointe d'un diagramme de flux et `d'une fiche de tâches. C'est à ce niveau que se retrouve l'essentiel des informations concernant la procédure : son déroulement chronologique, les noms des intervenants (individus ouservices), le contenu des tâches, les consignes d'exécution et les indications de support utilisés.

Le troisième niveau sert à présenter de façon séparée la description détaillée des règles techniques (règles de gestion, description des processus). On y trouve des explicationscomplémentaires sur l'exécution concrète des tâches, en descendant à un niveau de détail encore plus approfondi.

XVII. I.2.3 La troisième partie : les annexes et tablescomplémentaires

Cette partie peut fournir des documents annexes tels que des tables de données ou des illustrations complémentaires. Elle comprend surtout des listes de procédures. La structure de ces listes peut obéir à diverses logiques. Elles peuvent être présentées selon leur ordre de classement ou par ordre alphabétique. Dans ce premier cas, une liste peut présenter des regroupements thématiques, par objet ou par processus.

On attend par objet quelque chose qui existe physiquement pour l'entreprise, qui est important pour son activité et qui est classable en individualités distinguables (par exemple : client, bon de commande, contrat).

XVIII. I.3 Processus d'élaboration du manuel de procédures

La rédaction du manuel de procédure est un projet qui peut parfois s'étendre sur plusieurs années selon la taille de l'entreprise et la complexité de son organisation. En réalité, le travail n'est jamais achevé dans la mesure où l'entreprise comme tout organisme vivant, se développe et adapte son mode de fonctionnement aux évolutions de l'environnement. Pour Son élaboration, l'entreprise doit disposer au préalable de plusieurs documents à savoir l'organigramme détaillé, la description des postes, la délégation des pouvoirs, le diagramme des flux d'informations. Il faudra aussi qu'elle définisse les objectifs recherchés du manuel de procédures et le champ d'application des procédures à rédiger.

Selon, HENRY & al (2001 : 78-79) ; BERGER (2007 : 70-72) et NGÜYEN (1999 : 310- 311), les étapes du processus d'élaboration du manuel de procédures sont synthétisées dans le tableau suivant :

PHASES	ETAPES	HENRY & al(2001: 78-94)	BERGER & al (2007: 70-72)	NGUYËN * (1999:310 311)
Préparation	Travaux Préliminaires	X
	Interview	X	X	X
Réalisation	Évaluation des procédures actuelles	X		X
	Élaborationd'une cartographie desrisques	X	X	X
	Conception du manuel de procédure	X		X
Finalisation	Conception des procédures	X	X	X
	Validation des procédures et du manuel	X	X	X
	Diffusion du manuel	X	X	X
Suivi	Suivi de la mise en oeuvre et recommandations	X		X

TABLEAU 6: TABLEAU DE SYNTHÈSE DES AUTEURS SUR LE PROCESSUS D'ÉLABORATION DU MANUEL DE PROCÉDURES