Memoire Online - L?audit logistique de la distribution de masse des moustiquaires imprégnées de l'ONG PSI CI

L'AUDIT LOGISTIQUE DE LA DISTRIBUTION DE MASSE DES MOUSTIQUAIRES IMPREGNEES DE L'ONG PSI CI

DEDICACE

Notre mère ZIAO BEGNON MARIAME qui a été d'un apport remarquable pour la réussite de ces enfants. Dieu t'accorde longue vie.

Notre père feu KONATE SOFOLO MORY pour tous les sacrifices consentis de son vivant pour notre réussite scolaire. Que la terre lui soit légère.

OUATTARA YEDJOUKPAN RAMATA notre épouse, qui a accepté de vivre à nos côtés. Sa détermination et son soutien moral, matériel et financier ont été très bénéfiques pour nous pendant cette période d'études. Nous lui exprimons notre gratitude.

TIELEGNERI MOUNIRA et NICELIMIN YAFIGUE AICHA nos deux filles, qui par leur venue au monde n'a pas été un obstacle pour nos études.

Nos FRERES et SOEURS ainsi que leur EPOUSES, qui nous ont soutenu de loin comme de près pendant les moments difficiles.

REMERCIEMENTS

Mon Directeur de mémoire Monsieur OKOBE Claver, Ingénieur en Transport Logistique;

pour votre disponibilité et vos conseils précieux qui nous ont guidés tout au long de la réalisation de ce travail.

Tout le corps enseignant de HETEC et particulièrement au Directeur des Cours pour travailleurs, Monsieur KONATE Djakaridia;

pour tous les efforts déployés, afin de nous dispenser un enseignement de qualité.

pour l'accueil et pour tous les services qu'il nous a rendus durant cette formation de trois ans.

Monsieur RAMBELOSON Harintsoa Lalah, Représentant Résident de PSI-CI (2010-2012) ;

pour leur franche collaboration à mon égard et spécialement au personnel du département paludisme pour leur apport à l'accomplissement de ce travail.

Tous ceux qui ont participé de loin et de près à la réussite de ce mémoire.

SIGLES ET ABREVIATIONS

CDC : Center for Deseases Control and Prevention (en français Centre de Contrôle et de Prévention des Maladies)

PEPFAR : Presidential Emergency Plan For AIDS Relief (Programme de Secours d'Urgence du Gouvernement Américain en matière de VIH /SIDA)

LISTE DES TABLEAUX

Tableau 1	:	Données prévisionnelles du micro plan des DS d'Abobo Est et Ouest en 2010	40
Tableau 2	:	Données prévisionnelles du micro plan des DS de Yopougon Est et Ouest en 2010	41
Tableau 3	:	Caractéristiques de l'échantillon des 10 factures	42
Tableau 4	:	Données estimatives du micro plan pour le dénombrement en 2010	63
Tableau 5	:	Critères de notation pour la sélection des prestataires de transport	69
Tableau 6	:	Test de conformité sur les outils de la micro planification	81
Tableau 7	:	Test de conformité sur le dénombrement des ménages	82
Tableau 8	:	Test de conformité sur les procédures d'appel d'offres	83
Tableau 9	:	Test de conformité sur le suivi des opérations d'acheminement des TC et de règlement des factures	84
Tableau 10	:	Test de conformité sur le pré positionnement des MILDA	85
Tableau 11	:	Test de conformité sur la distribution des MILDA	87
Tableau 12	:	Test de permanence sur les activités de micro planification	102
Tableau 13	:	Test de permanence sur le dénombrement	104
Tableau 14	:	Test de permanence sur l'acheminement des conteneurs et le paiement des factures transporteur	106
Tableau 15	:	Test de permanence sur le pré positionnement des MILDA	108
Tableau 16	:	Test de permanence sur la distribution des MILDA	110

LISTE DES SCHEMAS

Schéma 1	:	Typologie de réseau logistique d'une livraison directe (Fournisseur/client)	49
Schéma 2	:	Typologie de réseau logistique d'une livraison avec entrepôt central	49
Schéma 3	:	Typologie de réseau logistique d'une livraison avec entrepôt spécialisé	50
Schéma 4	:	Typologie de réseau logistique d'une livraison avec entrepôt régionaux	51
Schéma 5	:	Circuit logistique de la campagne de distribution des MILDA R 8

LISTE DES FIGURES ET CARTES

LISTE DES PHOTOS

Photo 1	:	Conteneurs stationnés sur le parc du transporteur (2^ème arrivage)
Photo 2	:	Chargement d'un conteneur sur camion plateau pour livraison à un DS
Photo 3	:	Départ d'un convoi de camions chargés des conteneurs pour les DS de Béoumi et Sakassou
Photo 4	:	Prise de vue de 3 conteneurs (2 conteneurs de 40 pieds et 1 conteneur de 40 pieds HC) déchargés par un camion auto-chargeur dans la cour du DS de Bouaké
Photo 5	:	Séance de distribution des MILDA sur un site
Photo 6	:	Des enfants bénéficiaires des moustiquaires

AVANT PROPOS

En vue de palier à l'essoufflement des structures publiques de l'Etat de Côte d'Ivoire, quant à la formation des cadres d'entreprises, des promoteurs privés sont venus en aide à l'Etat par la création de grandes écoles de formations aux divers débouchés professionnels. C'est à l'un de ces objectifs que répond l'Ecole Supérieure des Hautes Etudes Technologiques et Commerciales (HETEC) à travers ces filières spéciales comme celle de l'Institut Supérieur des Métiers du Tertiaire (ISMT) qui s'occupe des filières tertiaires. L'ISMT a pour vocation de former des Techniciens Supérieurs et des Ingénieurs de conception en Transport et Logistique.

Après la formation pédagogique et théorique réalisée sous forme modulaire, l'auditeur est appelé à produire un mémoire de fin de cycle. C'est dans cette logique que nous avons produit ce présent mémoire. Nous nous sommes intéressés au secteur de l'audit de la logistique et notre thème est intitulé : « L'Audit Logistique de la distribution de masse des moustiquaires imprégnées de l'ONG PSI Côte d'Ivoire »

La logistique, aujourd'hui est l'une des disciplines les plus convoitées dans les entreprises. En fait, grâce aux gains de productivité qu'elle autorise aussi bien au niveau de l'entreprise qu'au niveau des interfaces tout au long de la chaine d'approvisionnement jusqu'à la distribution, la logistique a mérité amplement la dimension stratégique qu'elle occupe désormais dans les différentes organisations.

Par ailleurs, les organisations prennent de plus en plus conscience que la mesure et l'évaluation des performances logistiques dans les entreprises et dans les chaînes d'entreprises constituent un moyen incontournable pour entretenir et développer leur capacité à satisfaire les clients (logistique avale ou de distribution) et assurer l'amélioration continue. Dans ce nouveau contexte, l'audit logistique se présente comme un outil indispensable et l'auditeur logistique un pion incontournable.

Ce présent mémoire est le résultat d'un travail de recherche effectué au département du programme paludisme de Population Services International Côte d'Ivoire.

INTRODUCTION

Les Objectifs du Millénaire pour le Développement (OMD) ont été adoptés par les dirigeants de 189 pays à l'ONU en 2000. Les OMD ont pour objectifs d'améliorer le niveau de vie des populations dans les pays en développement et de mettre fin à la pauvreté d'ici à 2015. Ces objectifs ambitieux sont au nombre de huit parmi lesquels l'objectif 6 qui consiste à combattre le VIH/SIDA, le Paludisme et les autres maladies.

Dans le monde, près de 1 million de personnes meurent encore chaque année du paludisme. Le paludisme est une maladie parasitaire due à la présence dans le sang d'un parasite appelé plasmodium. Cette affection atteint ou menace plus de 54% de la population du globe. Aussi, 3,3 milliards de personnes soit plus de la moitié de la population mondiale sont exposés au paludisme et quelques 225 millions de cas ont été enregistrés^1(*).

Face à ces menaces, l'Organisation des Nations Unies a créer depuis 2002, le Fonds Mondial de lutte contre le Sida, la Tuberculose et le Paludisme. Depuis sa création, cette institution a investi plus de 4,1 milliards de dollars^2(*) dans la lutte contre le paludisme, ce qui a contribué à sauver des millions de vies. Ces résultats ont notamment pu être réalisés grâce à l'utilisation de moustiquaires enduites d'insecticides et de médicaments dans les pays où cette maladie est endémique. Les résultats des programmes soutenus par le Fonds Mondial en 2011 montrent que 190 millions de moustiquaires imprégnées ont été distribuées, dont 70 millions entre juin 2010 et juin 2011^3(*).

Chaque année, le paludisme grève la croissance économique de l'Afrique de 12 milliards de dollars, affectant le quotidien de millions d'individus qui, privés de leur travail s'enfoncent encore plus qu'avant dans la pauvreté^4(*)

Située dans la zone intertropicale de l'Afrique de l'ouest, la Côte d'Ivoire connaît une épidémiologie dominée par les maladies infectieuses et parasitaires dont le paludisme. Cette pathologie demeure un problème majeur de santé publique car étant la première cause de morbidité et de mortalité. Elle représente aussi le premier motif de consultation dans les structures de santé. Selon une analyse situationnelle réalisée en Janvier 2008 par le Ministère de la Santé et de l'Hygiène Publique (MSHP), le paludisme représentait 50,17% des états morbides enregistrés dans les formations sanitaires. Les enfants âgés de 0 à 5 ans et les femmes enceintes sont les plus touchés.

Pour lutter efficacement contre cette maladie, la Côte d'Ivoire à travers le MSHP, a soumissionné et obtenu du Fonds Mondial de Lutte contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme, un financement de plus de 100 milliards de FCFA pour la mise en oeuvre du projet intitulé « Projet de passage à échelle des interventions de lutte contre le Paludisme en Côte d'Ivoire dans un contexte de reconstruction nationale ».Dans le domaine de la prévention, un des objectifs spécifiques du projet est d'amener au moins 80% de la population à dormir sous des moustiquaires imprégnées d'ici 2014. Pour atteindre cet objectif, la Côte d'Ivoire a opté pour deux types de stratégies à savoir la distribution en routine des MILDA (2008-2010) à travers la Consultation Prénatale (CPN) et les activités de vaccination d'une part et l'organisation d'une campagne de masse d'autre part (2010-2012). Pour la mise en oeuvre de cette campagne de masse, une sélection au niveau national a permis de sélectionner l'ONG Care International Côte d'Ivoire en tant que Bénéficiaire Principal (BP) pour exécuter le volet communautaire du programme Malaria Round 8.

Le BP du projet à son tour, a sélectionné Population Services International Côte d'Ivoire (Sous Bénéficiaire) pour la distribution gratuite des 8.903.800 MILDA d'un coût global d'achat de 20.324.975.170 FCFA aux ménages ivoiriens. Pour faciliter la mise en oeuvre de cette activité d'envergure, le MSHP a mis en place un Comité National de Pilotage. Créé par Arrêté n° 110 MSHP/CAB du 18 aout 2010, ce comité était chargé de veiller à l'organisation de la campagne par la mise en place d'une commission technique. La commission technique était composé de plusieurs sous commissions dont la commission Logistique qui avait pour rôle d'élaborer des stratégies logistiques en vue de faciliter d'abord les procédures d'achat, d'importation et de dédouanement des MILDA. Aussi, la commission Logistique devait suivre le processus d'acheminement des conteneurs dans les 81 Districts Sanitaires. Par ailleurs, elle devait veiller à la distribution des MILDA aux ménages (activité dévolue à PSI-CI).

C'est dans le but d'évaluer les performances de cette commission Logistique et par ricochet les activités logistiques de PSI-CI, que nous nous sommes intéressés à l'examen des procédures mises en place à travers le thème : « l'Audit Logistique de la distribution de masse des moustiquaires de l'ONG PSI Côte d'Ivoire »

Dans la première partie de notre étude, on présentera le cadre de recherche, c'est-à-dire la présentation de PSI dans le monde et son bureau implanté en Côte d'Ivoire.

Dans la seconde partie, nous ferons une approche théorique et méthodologique de notre étude.

Dans la troisième partie, on procédera d'abord à une prise de connaissance et une description des procédures. Ensuite, on mènera une évaluation du système logistique de distribution afin de déceler les forces et faiblesses (de conception et d'application) et enfin on fera des recommandations à la suite d'une analyse des faiblesses.

PREMIERE PARTIE :

PRÉSENTATION GENERALE DE L'ONG POPULATION SERVICES INTERNATIONAL

Dans cette première partie de notre travail, on présentera d'une part l'Organisation Non Gouvernementale Population Services International et son bureau de Côte d'Ivoire. D'autre part, on parlera des Partenaires de Mise en OEuvre (PMO) dans le cadre de la lutte contre le paludisme.

Chapitre I : PRESENTATION DE POPULATION SERVICES INTERNATIONAL

I- PSI DANS LE MONDE

I.1- HISTORIQUE

Population Services International a été fondée en 1970 pour améliorer la santé reproductive en utilisant des stratégies de marketing commercial. PSI est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif dont le siège social mondial est situé à Washington DC aux Etats-Unis. PSI a des programmes dans plus de 65 pays et son bureau Européen est à Amsterdam. Durant les quinze années qui ont suivi sa création, PSI a beaucoup travaillé dans la planification familiale (d'où le nom de Population Services International).

Ensuite, en 1985, PSI a commencé à promouvoir la thérapie par la réhydratation orale.

Aussi, s'est-elle lancée dans la prévention du VIH par la promotion de l'abstinence, la fidélité et les préservatifs depuis 1988. PSI a ajouté le paludisme et l'eau potable à son portefeuille dans les années 1990 et la tuberculose en 2004.

Avec un budget de 524 millions de dollars Américain (subvention de l'année 2009), PSI emploie pour l'ensemble de ses missions, plus de 200 Américains ; plus de 100 expatriés et environs 9 000 personnes dans les différents bureaux locaux dont celui de la Côte d' Ivoire.

I.2- MISSIONS

La mission de PSI est d'améliorer de façon mesurable la santé des populations pauvres et vulnérables dans les pays en développement, principalement à travers le marketing social des produits de la planification familiale, de la santé, des services et de la communication. Le marketing social engage les ressources du secteur privé et utilise des techniques du secteur privé pour encourager un comportement sain afin que les marchés fonctionnent pour les pauvres.

I.3- VALEURS

I.4- PSI ET LES OMD

Les OMD, adoptés par les dirigeants de 189 pays à l'Organisation des Nations Unies en 2000, sont des objectifs ambitieux pour améliorer la vie dans les pays en développement d'ici à 2015 et, finalement, pour mettre fin à la pauvreté.

PSI et ses affiliés se sont engagés à atteindre les Objectifs du Millénaire pour le Développement. Ses programmes contribuent directement à la réalisation de trois d'entre eux :

?Situation mondiale:

Les décès d'enfants de moins de 5 ans ont diminué de façon constante à travers le monde. Environ 9 millions d'enfants meurent chaque année de causes en grande partie évitables ou traitables.

?Objectif à atteindre:

Réduire de deux tiers, entre 1990 et 2015, le taux de mortalité des enfants de moins de 5 ans.

?Contribution de PSI (1990-2010):

PSI a permis d'éviter 27.755.249 cas de diarrhée ; 6.088 cas de pneumonie (depuis 2008) et 75.638 décès (dus à la diarrhée, la malnutrition et la pneumonie).

Objectif 5: Améliorer la santé maternelle

?Situation mondiale:

Chaque année, 536.000 femmes et filles meurent des suites de complications pendant la grossesse, l'accouchement ou les six semaines suivant l'accouchement.

Une femme sur quatre qui est marié ou en union a un besoin non satisfait en planification familiale, un chiffre qui est resté pratiquement inchangé depuis 1995.

?Objectif à atteindre:

?Contribution de PSI (1990-2010):

PSI a permis d'éviter 123.522 décès maternels et 24.476.349 cas de grossesses non désirées.

Objectif 6: Combattre le VIH/SIDA, le Paludisme et les autres maladies

?Situation mondiale:

Dans le monde, le nombre de personnes nouvellement infectées par le VIH a atteint un sommet en 1996 et a depuis diminué, à 2,7 millions en 2007.

?Objectif à atteindre:

D'ici à 2010, assurer à tous ceux qui en ont besoin l'accès aux traitements contre le VIH/sida.

D'ici à 2015, avoir enrayé la propagation du VIH/sida et avoir commencé à inverser la tendance actuelle.

D'ici à 2015, avoir maîtrisé le paludisme et d'autres maladies graves et commencer à inverser la tendance actuelle

?Contribution de PSI (1990-2010):

PSI a permis d'éviter 131.314.638 cas de paludisme et 1.009.053 décès dus au paludisme.

I.5 - ORGANISATION

Population Services International dont le siège est basé à Washington est constituée des organes suivants :

- Un Conseil d'Administration constitué d'une dizaine de personne dirigée par un Président qui est secondé dans sa tâche par un Adjoint;

- De Directions Régionales qui sont l'interface entre les bureaux de représentation Pays et le siège ;

L'organigramme de PSI à l'annexe I nous montre la relation hiérarchique entre le siège à Washington et le bureau local de la Côte d'Ivoire.

I.6- LES BAILLEURS DE FONDS

Les donateurs majeurs incluent les gouvernements des États-Unis, le Royaume-Uni, l'Allemagne et les Pays-Bas; le Fonds Mondial ; l'Agence de Nations Unies; des fondations privées; des sociétés et des particuliers. Ainsi, on peut citer entre autre:

· La République Fédérale d'Allemagne à travers la Banque de Développement Allemande (KfWEntwicklungsbank) ;

II- PSIEN CÔTE D'IVOIRE

II.1- PRESENTATION DE PSI-CI

II.1.1- Historique et organisation

Implantée en Côte d'Ivoire depuis le 06 février 1991, PSI a concentré ses activités sur le VIH/Sida et la Survie de l'Enfant (réduction des maladies diarrhéiques à travers la vente des sels de réhydratation orale). En 2008, elle a ajouté un programme de prévention contre le paludisme, l'un des programmes antipaludiques de première importance dans le pays.

PSI Côte d'Ivoire a son siège à Abidjan et emploie pour ses missions, 47 personnes dont des expatriés, des cadres nationaux, des agents de maîtrise et des employés répartis selon l'organigramme détaillé de la structure ci-dessous (annexe I, organigramme de PSI-CI incluant celui du siège).

Le Département VIH constitué du Programme Dépistage et Conseil /Soins et Soutiens (DC/SS) et le Programme Communication pour le Changement de Comportement (CCC);

II.1.2-Activités

- La lutte contre le VIH SIDA au sein des hommes en uniformes et des transporteurs. Cette lutte se fait principalement par la sensibilisation et le dépistage des personnes en uniformes et leurs familles. Par ailleurs, PSI CI intervient dans le même domaine mais avec pour cibles les routiers. Le financement de cette activité est assuré par le PEPFAR à travers son représentant en Côte d'Ivoire qui est CDC. Les activités de sensibilisation et de dépistage sont gratuites.

- La lutte contre les maladies diarrhéiques par la vente du produit ORASEL. Le produit ORASEL est un sel de réhydratation qui permet aux personnes faisant la diarrhée de combler le manque d'eau dans leur organisme. PSI CI utilise le réseau des grossistes pharmaceutique et des pharmacies privées pour écouler son produit sur le marché Ivoirien.

- La lutte contre le paludisme depuis 2008 grâce à un financement du Fonds Mondial de lutte contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme. Cette activité s'est matérialisée par la distribution gratuite de plus de 8 millions de moustiquaires depuis 2008 aux populations ivoiriennes. Elle s'est faite en deux phases :

La première phase s'est déroulée entre 2008 et 2010dans 18 Districts Sanitaires. Il s'agissait d'une distribution de routine dans le cadre du projet Round 6.La distribution de routine consiste à remettre une moustiquaire imprégnée à toutes les femmes enceintent qui se présentent dans un centre de santé publique pour des consultations pré natales.

Quant à la deuxième phase, elle s'est déroulée entre 2010 et 2012. Cette phase couvrait tous le territoire national et par ricochet ciblait toute la population ivoirienne. Il s'agissait de l'opération à chaque ménage sa moustiquaire.

II.2- PRESENTATION DU DEPARTEMENT PALUDISME

Le département du programme Paludisme est un département stratégique et très important pour PSI-CI. Ce département de par ses activités a généré un budget énorme. Ainsi, le budget global du programme paludisme de PSI-CI dans le cadre du Fonds Mondial Round 8 est estimé à plus de 5 milliards de FCFA sur deux ans (2010-2012).

II.2.1- Organisation du département

Le département paludisme est dirigé par un Coordonnateur de programme. Il est assisté dans ces tâches par :

II.2.2- Fonctionnement du département

- Le rapportage des données des activités au bénéficiaire principal Care Côte d'Ivoire.

- De contribuer à la gestion globale du programme dont la planification, l'organisation, le suivi et l'évaluation des activités de campagne, de réunion technique, au niveau du bureau régional et national ;

- D'Assurer en collaboration avec l'Assistant Coordonnateur ONG/OBC, l'élaboration et la transmission des plans de travail programmatiques périodiques au niveau central ;

- D'Apporter un appui technique aux partenaires (Direction Départementale /Direction Régionale) de la zone, dans la réalisation du programme ;

- De veiller au respect du budget alloué, des procédures et des normes au niveau du bureau régional.

- d'assister le Coordonnateur dans la gestion globale du Programme dont la planification, le suivi et l'évaluation du programme (élaboration, mise en oeuvre, suivi évaluation des activités de communication et autres activités).

- D'élaborer des stratégies, des messages et outils de communication du programme en collaboration avec les autres assistants ;

- d'assurer la dissémination et la diffusion des supports de communication aux cibles, aux partenaires (districts sanitaires, ONG, OBC) ;

- Elaborer des plans de travail, la mise en oeuvre, le suivi et la supervision des activités des sous partenaires ou sous bénéficiaires selon les accords avec le bailleur ;

- Evaluer des besoins de renforcement en capacités des sous partenaires et mise en oeuvre de ce plan de renforcement des capacités des ONG/OBC ;

- Veiller en collaboration avec le responsable suivi/ évaluation à la disponibilité régulière des données essentielles sur les activités des ONG/OBC.

Le Logisticien joue un rôle primordial dans la planification et l'exécution des activités logistiques du programme. Il est en fait un membre du Service Administratif de PSI CI. Il a été recruté dans le cadre du Round 8 et détaché au programme paludisme pour la mise en oeuvre du plan logistique élaboré par la commission logistique de distribution des moustiquaires. Il est le relais entre PSI CI et le transporteur pour l'acheminement des moustiquaires d'Abidjan vers les Districts Sanitaires.

- D'assurer la réception des conteneurs de MILDA prévus pour la campagne et leur livraison dans les districts sanitaires ;

- D`assurer la mise à disposition de tous les intrants nécessaires à la réalisation de la campagne ;

- D'apporter un appui logistique aux différentes équipes de supervision pendant le déroulement de l'activité dans le transport des balles de MILDA, la gestion des sites de distribution et des données de l'activité.

CHAPITRE II : RELATIONS DE PSI-CI AVEC LES PARTENAIRES DE MISES EN OEUVRE

Dans le cadre des activités de distribution du Fonds Mondial Round 8, PSI-CI a eu des relations avec des partenaires indispensables à l'exécution de la campagne. Il s'agit dans ce chapitre d'identifier ces partenaires qui ont permis la mise en oeuvre de la distribution des moustiquaires imprégnées en Côte d'Ivoire. Il s'agit aussi bien des partenaires publics que privés.

I- RELATIONS AVEC LES PARTENAIRES PUBLICS

Le tout premier partenaire est le Ministère de la Santé et de l'Hygiène Publique qui est le partenaire naturel. Ce ministère est le premier responsable de toutes les questions en matière de santé en Côte d'Ivoire et supervise différentes directions et structures que sont :

Par ailleurs, nous avons des Ministères partenaires dans la lutte contre le Paludisme tels que:

II- RELATIONS AVEC LES PARTENAIRES PRIVES

II.1- LES ORGANISMES INTERNATIONNAUX

II.1.1- Care Côte d'Ivoire

L'ONG Care Côte d'Ivoire est le partenaire privilégié dans le cadre de cette campagne de distribution du Fonds Mondial Paludisme Round 8. En effet, lorsque la Côte d'Ivoire a obtenu le financement du Fonds Mondial, un appel d'offres a été lancé le CCM (Country Coordination Mecanism) pour le choix d'un Bénéficiaire Principal (BP).

Le CCM est l'instance de coordination nationale des activités du Fonds Mondial de lutte contre le SIDA, le Paludisme et la Tuberculose.

Ainsi, l'ONG Care Côte d'Ivoire a été sélectionné comme BP à la suite de cet appel d'offres.

Pour la mise en oeuvre des activités de la campagne, Care Côte d'Ivoire a, à son tour lancé un appel d'offres pour le choix d'un Sous Bénéficiaire (SB) chargé de la distribution des MILDA. C'est suite à cet appel d'offre que PSI-CI a été retenu après évaluation de sa plate-forme par Care Côte d'Ivoire. Dans le cadre du contrat liant Care Côte d'Ivoire à PSI-CI, le BP doit mettre à la disposition du SB une subvention pour mener les activités de distribution. Le montant total cumulé de cette subvention s'évalue à plus de cinq milliards de FCFA sur deux ans.

En contrepartie de ce financement, PSI Côte d'Ivoire doit mener les activités de distribution et présenter à Care Côte d'Ivoire les justificatifs des dépenses effectuées.

II.1.2- UNICEF

L'UNICEF est le Fonds des Nations Unies pour l'Enfance. Le paludisme étant une maladie qui touche particulièrement les enfants et les femmes enceintes, cette organisation des Nations Unies est donc concernée par ce programme du Fonds Mondial. Elle a donc été sollicitée pour apporter son expertise au projet dans les domaines du dédouanement, du transport et autres activités de distribution.

II.1.3- OMS

L'Organisation Mondiale de la Santé (OMS) ne peut rester en marge de ces activités de distribution des moustiquaires. Il s'agit de sauver des vies humaines en les protégeant contre les piqures de moustique et l'OMS qui est le gendarme de toutes les questions de santé dans le monde est un partenaire indispensable dans l'exécution de tout projet de santé.

II.2- LES ORGANISMES NATIONAUX

Il s'agit des ONG existantes dans les régions du pays et ayant pour vocation la lutte contre le paludisme. Le Réseau des ONG de Lutte contre le Paludisme en Côte d'Ivoire (ROLPCI) est une organisation qui regroupe des organisations locales de lutte contre le paludisme.

Par ailleurs, dans le cadre du Round 8 du Fonds Mondial, PSI CI a travaillé avec l'Agence Nationale de Développement Rurale (ANADER) dans certaines régions et des ONG locales qui servaient de relais sur le terrain auprès des communautés. Parmi ces ONG, on peut citer entre autre : Vivre Informer Fraterniser de Daloa (VIF) ; Renaissance Santé Bouaké (RSB) ; Voie des Sans Voix de Daoukro (Vdsv) ; Association de Soutien à l'Autopromotion Sanitaire Urbaine de Didievi (ASAPSU) ; UACOM (Un Amour de Commune) d'Issia.

Le Marketing sociale des produits de santé est l'activité principale de PSI. De part cette activité, PSI permet l'accès aux populations vulnérables des produits de santé gratuitement ou à moindre coût. Dans cette première partie, on a pû faire la présentation de Population Services International. Il était nécessaire d'étudier le bureau de la Côte d'Ivoire afin de mieux comprendre son mode de fonctionnement et ses relations avec ses partenaires.

DEUXIEME PARTIE:

CADRE THEORIQUE ET METHODOLOGIQUE

Dans cette partie, nous présenterons dans le premier chapitre le cadre théorique et dans le second le cadre méthodologique.

CHAPITRE I : CADRE THEORIQUE

Le cadre théorique permet de faire un premier bilan concernant les connaissances et les informations sur la recherche en question.

Il répond à des soucis de pertinence du sujet, aux travers d'une problématique, des objectifs bien précis et des hypothèses de recherche ayant pour objectif de confirmer les assertions de départ.

Ainsi, dans notre cadre de recherche nous avons élaboré le cadre théorique dans lequel nous reprenons tour à tour les éléments suivants:

I- LA PROBLEMATIQUE

La performance et la mesure de la performance, sont actuellement au centre d'intérêt des spécialistes, praticiens et académiciens. Aussi, en matière de logistique, les entreprises se soucient de plus en plus de leurs performances. En fait, le contenu de celles-ci est très divergent. Toutefois, retenons que la performance logistique est responsable de bons résultats en entreprise notamment la maximisation de la qualité des produits et services pour satisfaire la clientèle de l'entreprise.

La recherche permanente de la performance dans les entreprises est due au fait qu'elles veulent être compétitives sur le marché. Cependant, cela ne peut se faire sans obstacles. Que ce soit en amont, en interne ou en aval de la chaine logistique, les entreprises sont confrontées à de nombreux problèmes. Ainsi, les problèmes d'Achats et Approvisionnements, de Production, de Stockage et de Distribution sont rencontrés quotidiennement aussi bien dans les entreprises publiques que privées.

Les Organisations Non Gouvernementale (ONG) ne sont pas en marge de ces problèmes de gestion de la chaine logistique. Dans le cadre de la campagne de distribution de masse de moustiquaires imprégnées d'insecticides en Côte d'Ivoire par exemple, l'ONG PSI-CI a rencontré des difficultés logistiques de divers ordres:

-La micro planification qui est une activité logistique capitale pour identifier et évaluer les besoins de la campagne n'a pas permis d'estimer les besoins en carburant des camions de location pour le pré positionnement des MILDA;

-Le dénombrement qui devait permettre de recenser tous les ménages a connus des insuffisances quant à la couverture nationale;

-Les procédures d'appel d'offre pour le choix des transporteurs connaissent des insuffisances quant aux réclamations des soumissionnaires;

-Les écarts de MILDA constatées lors de la distribution n'étaient pas tous justifier ;

- Il n'existait pas de statistique sur les clients (ménages) non satisfaits et des irrégularités dans le suivi du stock (traçabilité des mouvements de stock) et la qualité des données de distribution ont été relevées.

Tous ces problèmes ont eu pour incidence la mauvaise exécution des activités de la campagne par moment. Ces dysfonctionnements ayant attirés notre attention, nous avons décidé de mener un audit logistique pour examiner les procédures de la campagne. C'est ainsi que nous avons choisi le thème sur l'audit logistique de la distribution de masse des moustiquaires imprégnées de l'ONG PSI-CI.

La problématique soulevée est relative à l'examen méthodique des procédures de distribution mises en place par la commission logistique de distribution des moustiquaires ; à l'identification des dysfonctionnements inhérents au système afin de trouver des outils pour les améliorer.

L'audit de la logistique de distribution consiste à évaluer une entreprise dans ses capacités à disposer et à mettre sur un marché étranger des produits.

Par ailleurs, un audit se base sur un référentiel (annexe II). Un référentiel est un système d'évaluation composé de normes auxquelles sont rapportés les indicateurs de l'entreprise auditée. Il constitue une base de comparaison indispensable à la formulation du jugement.

Assurer la distribution physique d'un produit comme la moustiquaire à plusieurs millions de personnes sur différents sites où les contraintes logistiques sont diverses, nécessite la mise en place d'une procédure logistique de distribution en adéquation avec le produit et l'environnement. Face à ces contraintes et dans le but d'amener PSI-CI à être plus compétitif, un certain nombre de question s'imposent :

- Comment maitriser l'environnement géographique des activités de distribution ?

- Comment procéder pour une meilleure couverture lors du recensement des ménages ?

- Quel procédure d'appel d'offres pour le choix du meilleur prestataire de transport ?

Voilà autant de questions auxquelles il faut tenter d'apporter des réponses et c'est ce à quoi on s'attellera le long de notre étude.

II- LES OBJECTIFS DE RECHERCHE

Pour formaliser notre analyse, nous avons jugé nécessaire de disposer d'un objectif de recherche et ensuite d'objectifs spécifiques qui contribueront à la matérialisation effective de l'objectif général.

Il s'agit pour nous d'examiner les procédures logistiques de distribution mise en place par le Comité Logistique de distribution des MILDA.

Afin de mieux appréhender l'objectif général de notre recherche, nous avons déterminé des objectifs spécifiques qui sont :

- Identifier les insuffisances lors de la phase de l'évaluation des procédures logistiques, lesquelles entacheraient la fiabilité de l'information ou entraineraient des détournements, des pertes d'actifs^5(*) qui pourraient compromettre la confiance des bailleurs de fonds vis-à-vis de PSI-CI.

- Déterminer des procédures clés à mettre en place pour remédier à ces insuffisances et assurer raisonnablement, de ce fait, la sécurité du système de distribution, la fiabilité des états de stocks. Autrement dit, il s'agira de démontrer la méthodologie à suivre et les outils à utiliser pour réunir les conditions de succès permettant d'atteindre les objectifs visés.

-Evaluer le contrôle interne de la logistique de distribution tout en excluant le contrôle des comptes, afin de s'assurer de sa cohérence, et de proposer éventuellement des recommandations pour mieux sécuriser l'entreprise, la rendre plus performante et plus compétitive.

III- LES HYPOTHESES DE TRAVAIL

1- Les procédures logistiques de la campagne de distribution mise en place connaissent des insuffisances.

3- L'amélioration des procédures logistiques de distribution contribue à la performance de l'entreprise.

IV. LA PERTINENCE OU INTERETS DU SUJET

Notre thème sur l'audit logistique de la distribution de masse des moustiquaires imprégnées revêt plusieurs intérêts à savoir :

IV.1- Intérêt socio humanitaire :

La distribution des moustiquaires à des populations hautement vulnérables face au paludisme est un acte aussi bien social qu'humanitaire. Il s'agit de sauver des millions de vies humaines aussi bien en Côte d'Ivoire que partout dans le monde. La prise en compte des résultats de cette recherche permettra d'inverser la tendance du taux d'infection et/ ou de mortalité du paludisme.

IV.2- Intérêt politique :

Ce sujet s'intéresse à la santé et au bien-être des populations. La prise en compte des résultats de ce travail peut permettre d'améliorer les conditions de vie des populations.

IV.3- Intérêt financier :

L'audit logistique permet aux entreprises de mieux maitriser leurs coûts d'approvisionnements, de productions et de distributions. De ce fait, il permet d'éviter les gaspillages soit des gains financiers importants. Ainsi, ces gains sur les projets permettront d'acheter plus de moustiquaires pour couvrir une plus grande partie de la population. Les résultats de notre travail seront d'un intérêt financier important pour les partenaires au développement.

IV.4- Intérêt économique :

Le paludisme est une affection qui atteint ou menace plus de 54% de la population du globe et provoque plus d'un million de morts par an. Aussi, trois milliards trois cent millions de personnes soit plus de la moitié de la population mondiale sont exposés au paludisme et quelques 225 millions de cas ont été enregistrés. Chaque année, le paludisme est la cause de 400 à 900 millions de cas de fièvre, et entre 1 et 3 millions de morts, soit en moyenne un mort toutes les 30 secondes. En Côte d'Ivoire, environs 3,5 millions d'enfants de moins de cinq ans et 1 million de femmes enceintes sont exposés au paludisme. Il est l'une des premières causes de mortalité parmi les enfants. Au vus de ces chiffres, nous pouvons affirmer que la distribution des moustiquaires permet à la population d'être en bonne santé ce qui permettra la dynamisation de l'activité économique. La diminution des cas de paludisme et du taux de mortalité dû au paludisme permettra aux Etats d'avoir une main d'oeuvre en bonne santé pour une croissance économique forte.

IV.5- Intérêt scientifique :

Ce travail pourrait être intéressant scientifiquement s'il devait constituer un point de départ de recherche que des chercheurs pourront approfondir et enrichir plus tard.

IV.6- Intérêt professionnel :

Ce travail de recherche est d'un intérêt pour tous les professionnels de la chaine logistique. Ainsi, tous les acteurs qui interviennent dans la distribution des vivriers, des médicaments et autres produits de grande consommation sont concernés par ce mémoire. Il leur permettra de mettre en exergue les techniques pour une distribution réussie et la maitrise des différents circuits logistiques de distribution.

La compréhension du sujet nécessite d'abord la définition de quelques concepts.

V. DEFINITION DES CONCEPTS

V.1- L'AUDIT:

La norme ISO 8402^6(*)(1994) le définit comme étant un examen méthodique et indépendant en vue de déterminer si les activités et résultats relatifs à la qualité satisfont aux dispositions préétablies et si ces dispositions sont mises en oeuvre de façon efficace et apte à atteindre les objectifs. Il cherche aussi à évaluer l'adéquation et le fonctionnement de tout ou une partie des actions menées dans une organisation par référence à des normes.

· Contrôler le respect des normes et des instructions relatives à cette fonction ;

· Analyser l'efficacité de la mise en oeuvre des moyens par rapport aux objectifs.

?L'audit Interne : Il est mené par les membres de l'organisation, qui évaluent la conformité des dispositions par rapport à un référentiel ;

?L'audit externe : Ce sont des tiers, éventuellement mandatés, qui évaluent la conformité des dispositions par rapport à un référentiel ;

?L'audit partiel : il porte sur un service, une fonction, une unité de travail... ;

?L'audit opérationnel : il permet d'identifier les points de blocage tant matériels que logiciels rendant certaines tâches difficiles à réaliser par les utilisateurs ;

?L'audit fonctionnel : il permet d'identifier les fonctions, tâches que les utilisateurs ne peuvent pas (ou mal) accomplir avec le système et les trier par ordre d'importance.

Dans le cadre de notre sujet, nous procéderons à un audit partiel. Cela consistera au contrôle des procédures mises en place par la commission logistique afin de nous assurer de leur respect tout au long du circuit de distribution des moustiquaires.

V.2- LA LOGISTIQUE

Selon l'Association Française de Normalisation (AFNOR, norme X 50-600)^7(*): La logistique est une fonction dont la finalité est la satisfaction des besoins exprimés ou latents, aux meilleures conditions économiques pour l'entreprise et pour un niveau de service déterminé. Les besoins sont de nature interne (approvisionnement de biens/services) ou externe (satisfaction des clients).

Présente aujourd'hui dans la quasi-totalité des entreprises, le principe de la démarche logistique est de répondre à la demande du client : il s'agit de rendre auprès des clients les produits, voire les services, disponibles en quantités, qualité, et délais, dans les meilleures conditions économiques. La Logistique concerne tous les niveaux de l'entreprise aussi bien opérationnel (pour la gestion des flux physiques), tactique (pour définir les organisations et piloter ces flux à moyen terme) que stratégique (pour définir les grandes orientations à long terme).

Selon l'Association Française pour la Logistique (ASLOG), « La logistique est l'ensemble des activités ayant pour but la mise en place, au meilleur coût, d'une quantité de produits, à l' endroit et au moment où une demande existe. »

La logistique concerne toutes les opérations déterminant le mouvement des produits, telles que la localisation des usines et entrepôts, les approvisionnements, la gestion physique des encours de fabrication, l'emballage, le stockage et la gestion de stocks, la manutention et la préparation des commandes, le transport et les tournées de livraison.

-La logistique amont : relation avec les fournisseurs, transport amont, achats, gestion des approvisionnements, stockage des matières premières ;

Le champ de notre audit logistique sera axé sur la composante logistique avale et plus précisément sur la distribution de masse des moustiquaires à la population ivoirienne. On appelle logistique avale, l'ensemble des activités qui ont pour objectif d'assurer la mise à disposition dans les délais souhaités pour les clients, des références et quantités voulus de produits finis dans les meilleurs conditions de coûts.

V.3- L'AUDIT LOGISTIQUE:

L'audit logistique est définit selon la norme ISO 10011-1^8(*) comme un examen méthodique et indépendant, en vue de déterminer si les activités et résultats relatifs, à la logistique, satisfont aux dispositions préétablies (cahier des charges, normes..) et si ces dispositions sont mises en oeuvre de façon efficace et aptes à atteindre les objectifs. Son but est de vérifier, au-delà des performances mesurées :

- si le fonctionnement d'un site ou d'un système logistique est tel qu'il garantit une performance déterminé pour le coût le plus bas ;

- quels sont les points à améliorer, en termes de performance de service et de coût;

Il faut, toutefois, signaler que la pratique de l'audit des activités logistiques n'est pas encore encrée dans les moeurs^9(*) et qu'elle se développe essentiellement sous l'impulsion de l'industrie automobile.

Dans le domaine de la performance logistique, l'audit s'impose comme outil de mesure incontournable.

- Traiter les dysfonctionnements à travers une démarche de progrès permanent,

V.4- LA DISTRIBUTION:

Selon le petit Larousse grand format, « la Distribution, est l'action de distribuer, de repartir entres des personnes ». Par exemple la distribution des moustiquaires à des populations, de vivres ou de prix aux élèves.

Dans les situations de catastrophe humanitaire, un des éléments critiques du processus de gestion des Approvisionnements est la Distribution. Elle a pour objectif d'assurer la disponibilité des Approvisionnements nécessaires de façon opportune aux personnes affectées en leur garantissant la conservation de la qualité des Approvisionnements et en évitant des pertes et une mauvaise utilisation des ressources.

V.5-LA GESTION DE LA CHAINE LOGISTIQUE (Supply Chain Management- SCM)

Nadine VENTURELLI et Patrick MIANI^10(*), la définit comme la gestion globale de la chaîne logistique allant du fournisseur au client du client. Gestion qui cherche donc à anticiper l'ensemble des flux physiques de l'entreprise en partant de la demande (élaboration de la meilleure prévision possible), en essayant d'envisager tout ce qui va se produire pour satisfaire cette demande.

Supply Chain Management System est l'ensemble de procédures et de logiciels permettant de gérer de façon optimale la totalité des flux d'information, des flux physiques et des interfaces entre les différents acteurs, producteurs et fournisseurs qu'implique la fabrication d'un produit ou l'offre d'un service. Ils se basent sur les renseignements concernant la demande jusqu'aux données nécessaires à la distribution, en passant par la conception et la production proprement dite.

V.6-LA NORME :

Une norme désigne un ensemble de spécifications décrivant un objet, un être ou une manière d'opérer. Il en résulte un principe servant de règle et de référence technique.

Une norme n'est pas obligatoire, son adhésion est un acte volontaire. Certaines sont rendues obligatoires par un texte réglementaire ou décret de loi.

Cependant il faut faire attention à la confusion entre Standard et Norme. Le standard résulte d'un consensus plus restreint que pour la norme. Il est élaboré entre des industriels au sein de consortiums et non par des organismes nationaux. La différence est cependant faible et les anglo-saxons utilisent le terme de « standard » pour désigner une norme.

V.6.1-Au niveau International

V.6.2-Au niveau Européen

V.6.3-Au niveau Français

V.6.4-Au niveau des pays étrangers

-ISO : ISO vient du grec « isos » signifiant égal et a son siège à Genève en Suisse. C'est une organisation internationale créée en 1947 et composée de représentants des organismes nationaux de plus de 150 pays.

-AFNOR : cette association est membre du CEN et d'ISO. À ce titre, AFNOR est tenue de conférer à ces normes, le statut de norme nationale, soit par publication d'un texte identique, soit par entérinement et de retirer les normes nationales en contradiction.

V.7-TRAÇABILITE, TRACING ET TRACKING, GEOFENCING:

V.7.1- Traçabilité

La traçabilité est, selon la norme ISO 8402, "l'aptitude à retrouver l'historique, l'utilisation ou la localisation d'un article ou d'une activité ou d'articles ou d'activités semblables, au moyen d'une identification enregistrée."

La traçabilité se réfère au recueil d'informations à chaque étape d'un processus afin d'en tracer les événements tels que le suivi d'activité, l'horodatage, la phase de production ...

V.7.2- Tracing et Tracking

Dans le domaine de la logistique, tracing & tracking est le concept de traçabilité et de

localisation d'un bien, d'une marchandise ou d'un équipement à chaque moment d'un processus de fabrication ou de transport.

Cette association des deux termes tracing & tracking est apparue au moment de l'utilisation des moyens informatiques utilisant Internet dans le domaine du transport de colis (FedEx, DHL...). Le tracing est l'action d'obtenir l'historique horodaté d'un colis. Le tracking est l'action de recherche en temps réel de la localisation de ce colis.

V.7.3- Geofencing

On utilise pour certaines applications le terme de Geofencing. On utilise le Geofencing dans le cadre de la géo localisation, par exemple de colis ou de véhicules. Le Geofencing utilise un support logiciel qui gère la traçabilité des biens, marchandises, équipements ou véhicules, mais aussi d'individus, en utilisant les méthodes d'identification courantes (codes-barres, RFID, GPS,...), et qui transmet ces informations en temps réel.

VI- REVUE CRITIQUE DE LITTERATURE

Livre n°1 :Gestion Pratique de la Chaîne Logistique, de Daniel Fromentin, Editeur Les Éditions Démos, Parution : 21/10/2004, Nombre de pages : 206

Les entreprises prennent de plus en plus conscience du fort impact que l'optimisation de leur logistique peut avoir sur leur rentabilité et la satisfaction de leurs clients. Des gisements de progrès demeurent. Structuré de façon à progresser efficacement et concrètement selon une démarche transversale, la Gestion pratique de la chaîne logistique a pour objectifs d'apporter :

- une vision globale et pragmatique de la logistique permettant d'identifier les enjeux et de mettre en oeuvre les outils nécessaires et appropriés ;

- des exemples et cas concrets, des grilles et des méthodes applicables à chacune des étapes du processus logistique ;

- des leviers de progrès permettant l'amélioration des coûts (supply chain management, audit logistique, externalisation), une meilleure satisfaction des clients (prévision, relation client-fournisseur, partenariat) et un meilleur pilotage (tableau de bord).

Livre n°2 : Logistique et Gestion des Approvisionnements Humanitaires dans le secteur santé, du Dr Acosta (auteur). Manuel pour les situations d'urgences. Genève : 2006.

Les urgences et les catastrophes représentent des épreuves très exigeantes pour la capacité logistique et d'organisation des pays sinistrés. Le défi est ressenti avec une intensité particulière dans le secteur santé, où les faiblesses dans la gestion des Approvisionnements peuvent avoir des conséquences fatales.

La gestion des Approvisionnements, que ce soit en provenance du marché local ou du marché extérieure, représente, dans la plupart des cas, un problème de logistique complexe qui ne peut pas dépendre de l'improvisation ou des décisions d'urgence. Leur acquisition, stockage, mobilisation et distribution aux personnes affectées par une urgence ou une catastrophe nécessitent une structure minime d'organisation afin de mener une gestion efficace et une meilleure utilisation des ressources.

Ce nouveau livre offre des indications et des critères. Pour ce faire, en tant que guide pratique, il établit clairement que la logistique doit être intégrée comme une activité permanente dans la planification et les préparatifs pour les catastrophes dans les pays et les organisations qui travaillent dans ce domaine. De même les différents moments du parcours des Approvisionnements (dès leur origine jusqu'au destinataire finale) constituent une chaîne dont les secteurs sont tous liés.

Publié conjointement par l'OPS et l'OMS, le livre reprend une longue série d'années d'expérience. Quoique les Approvisionnements médicaux et pharmaceutiques subissent une attention spéciale, les techniques et procédures proposées peuvent être appliquées avec un critère multisectoriel, dans tout contexte d'opération d'urgence.

L'auteur : Dr. Acosta : Directeur Exécutif de Fundesuma, organisme responsable de l'entretien, formation et diffusion de la méthodologie SUMA pour la gestion des Approvisionnements humanitaires. Il a également une grande expérience internationale en ce qui concerne les préparatifs et la gestion des catastrophes.

Pour le premier auteur, la mise en oeuvre adéquate de la chaîne logistique et son optimisation repose sur trois facteurs clés de la performance à savoir : la coordination et la synchronisation des moyens humains, des systèmes et des équipements ; la réduction des coûts sur l'ensemble de la chaîne et la satisfaction des acteurs (clients, fournisseurs, environnement public et privé). Aussi, pour lui l'externalisation de la fonction logistique s'avère une nécessité pour l'entreprise si cette fonction n'est pas son domaine de compétence. Par ailleurs, la recherche des bonnes pratiques logistiques passe par un audit logistique qui mettra en place un tableau de bord pour piloter la qualité des opérations logistiques.

Pour le second auteur (Dr. Acosta), la logistique de l'aide humanitaire doit être intégrée comme une activité permanente dans la planification et les préparatifs pour les catastrophes dans les pays et les organisations qui travaillent dans ce domaine. De même les différents moments du parcours des Approvisionnements (dès leur origine jusqu'au destinataire finale) constituent une chaîne dont les secteurs sont tous liés. Donc il faut continuer à la rendre plus performante pour pouvoir répondre plus efficacement aux problèmes de la logistique aide humanitaire. C'est pourquoi il a mis en place une nouvelle méthodologie appelé Système de Gestion des Approvisionnements Humanitaires (SUMA), pour la bonne gestion des catastrophes.

CHAPITRE II : CADRE METHODOLOGIQUE

Si le cadre théorique répond au pourquoi de l'étude, le cadre méthodologique quant à lui répond au comment. Il s'agit de démontrer comment nous sommes parvenus à conclure ce travail. Ainsi, pour mener à bien notre étude, nous avons jugé nécessaire de déterminer au préalable :

I- CADRE DE L'ETUDE

Nous avons jugé nécessaire de cadrer notre étude au niveau de la Côte d'Ivoire. La Côte d'Ivoire est une ancienne colonie française, qui a acquis son indépendance en 1960. Sa superficie totale est de 322 462 km² (terres et eaux intérieures. Elle compte environ 22 millions d'habitants (source : micro plan validé en 2010). Sa densité est de l'ordre de 56 habitants / km².

La Côte d'Ivoire présente dans l'ensemble un relief peu accidenté, constitué de plaines et de plateaux, à l'exception de l'ouest du pays, plus montagneuse.

La Côte d'Ivoire est un pays relativement plat, avec quelques reliefs dans l'ouest. Elle est la zone de transition entre le climat équatorial humide et le climat tropical sec. Ainsi, le pays peut être divisé en deux zones principales : le sud et le nord.

La partie sud du pays est couverte de forêt en raison du climat équatorial, chaud et humide. La partie nord est constituée de savanes, plus ou moins arborée, due au climat tropical plus sec. Ce climat étant favorable au paludisme, la Côte d'Ivoire fait partir des pays de l'Afrique de l'ouest les plus touché par cette maladie. Sur le plan sanitaire, elle est divisée en 83 Districts Sanitaires. Sa capitale économique est Abidjan.

Abidjan comprend 11 Districts Sanitaires que sont Abobo Est et Ouest ; Adjamé ; Attécoubé ; Cocody-Bingerville ; Koumassi ; Marcory ; Port Bouet-Vridi ; Treichville ; Yopougon Est et Ouest.

Nous avons jugé nécessaire de cadrer notre étude au niveau d'Abidjan et plus précisément dans les communes d'Abobo et de Yopougon car il s'agit des deux communes les plus peuplés de la Cote d'Ivoire:

Abobo est la deuxième commune la plus peuplée d'Abidjan. Elle joue depuis longtemps le rôle de refuge pour les migrants disposant de faibles moyens financiers. Cette commune s'est spontanément développée autour de la gare. Elle compte environs un million d'habitants (source micro planification validé en 2010). Abobo est subdivisé en deux Districts Sanitaires à savoir Abobo Est et Abobo Ouest. Ainsi les données établis lors du micro plan pour les Districts Sanitaires d'Abobo se présentent comme suit :

Yopougon est la commune la plus étendue et la plus peuplée d'Abidjan. Elle abrite des zones industrielles et résidentielles. Un Centre Hospitalier et Universitaire (CHU) y est installé. Elle compte plus d'un million d'habitants (source micro planification fait en 2010). La commune de Yopougon est subdivisée en deux Districts Sanitaires à savoir Yopougon Est et Yopougon Ouest. Ainsi les données établis lors du micro plan par ces deux Districts Sanitaires se présentent dans le tableau suivant :

II- LA DELIMITATION DU CHAMP D'APPLICATION DE L'ETUDE

Le thème soumis à notre étude porte sur l'audit logistique de la distribution de masse des moustiquaires de l'ONG PSI-CI.

Si ce thème englobe en général les aspects liés à la logistique de distribution, et du fait qu'il existent plusieurs audits, nous avons jugé nécessaire de limiter notre étude à l'audit logistique de la distribution et notre choix s'est porté sur l'ONG PSI CI.

La présente étude est réalisée sur la base des données qui concerne l'ONG PSI-CI. Cette étude ainsi délimitée, et compte tenu des ressemblances des environnements des ONG, certaines recommandations apportées pourraient être appliquées dans des ONG évoluant dans la même branche d'activité.

Cette recherche s'est surtout focalisée sur l'examen des procédures logistiques de distribution afin de déceler les dysfonctionnements et de mener des actions correctives.

En effet, pour mener à bien notre recherche qui sera en rapport avec notre thème et nos objectifs de recherche, nous avons choisi l'ONG PSI-CI qui est une organisation internationale qui gère des Fonds colossaux en provenance de divers bailleurs. Elle fait partir des plus anciennes et des plus grandes ONG installée en Côte d'Ivoire.

III- L'ECHANTILLONNAGE

Lors d'une mission d'audit, l'auditeur utilise des techniques et des outils qui vont lui permettre d'apprécier le système de contrôle interne afin de pouvoir détecter les anomalies et de proposer des recommandations.

Ces outils et techniques sont relatifs à la description et à l'évaluation des procédures logistiques de distribution. Ainsi, la technique d'échantillonnage fait partir des outils d'évaluation des procédures logistique.

Notre échantillon a porté sur un total de 10 factures transporteur (des MILDA d'Abidjan vers les DS) choisies au hasard sur un lot de près de 30.

Source : nos enquêtes dans les archives logistiques et comptables en juillet 2012

IV- LES TECHNIQUES D'INVESTIGATIONS ET LES DIFFICULTES RENCONTREES

IV.1- LES TECHNIQUES D'INVESTIGATIONS

IV.1.1- Méthodes et outils de collecte des données

Elle a été réalisée par la recherche documentaire et les entretiens guidés.

La recherche documentaire a été faite essentiellement sur Internet et sur la base d'une prise de connaissance des documents sur l'audit logistique ; des différents rapports de missions des Superviseurs Techniques Nationaux et des documents Administratifs, Financiers et Logistiques de l'ONG PSI-CI. Elle a permis de trouver des informations concernant l'introduction, les objectifs de recherche ainsi que les actions correctives.

Quant aux entretiens guidés, ils nous ont permis d'avoir une meilleure connaissance du cycle logistique de distribution, d'orienter nos recherches, d'avoir une vision générale de la réalité du terrain et des risques encourus par PSI-CI.

La visite des sites comme les Districts Sanitaires d'Abobo, de Yopougon et d'une vingtaine de Districts Sanitaires à l'intérieur du pays nous a permis de mieux nous imprégnés des réalités du terrain lors de la distribution.

IV.1.2- Méthodes et outils d'analyse des données

La démarche consiste à examiner les procédures logistiques de la distribution de l'ONG PSI Côte d'Ivoire, à travers des constats, des questions, des propos, des écrits, des revues, des reportages et analyses.

Par rapport aux réponses obtenues de nos questionnaires, on a réalisé des tableaux qui ont permis de faire des rapprochements entre les avis recueillis sur les dysfonctionnements de la logistique de distribution et les constats, interviews et rapportages qui témoignent de la réalité du terrain. Ces réponses permettront de faire des suggestions de nature à améliorer les prestations logistiques de PSI-CI.

Rapprocher ces informations, des problèmes d'ordre logistique observés sur le terrain ;

Analyser les problèmes de la logistique de distribution et proposer des solutions pour renforcer les capacités des structures et organisations qui interviennent sur le volet Humanitaire de la logistique de distribution.

IV.2- LES DIFFICULTES RENCONTREES

Tout travail de recherche ne peut être exempt de certaines difficultés. Toutefois, la plus grande difficulté à laquelle on a été confronté, c'est notre indisponibilité à aller chercher les informations étant donné que nous travaillons le jour et n'avons quasiment pas le temps. Ce n'est que les week-ends que nous avions le temps pour mener nos recherches.

Aussi, l'existence limitée d'oeuvres concrets sur l'audit logistique de la fonction distribution et le coût élevé des oeuvres dans ce domaine ont constitués un handicap pour nous.

Par ailleurs, l'indisponibilité des Directeurs de Districts Sanitaires d'Abidjan ne nous a pas permis de les rencontrer afin d'avoir leur points de vue sur certains éléments de nos questionnaires. Nous nous sommes juste contentés des réponses de leurs collaborateurs.

TROIXIEME PARTIE :

EVALUATION DU CONTROLE INTERNE DES PROCEDURES LOGISTIQUES DE DISTRIBUTION DE PSI CI

-La prise de connaissance et la description des procédures qui nous permettra de mieux faire connaissance avec les procédures écrites de l'entreprise;

-L'évaluation des procédures logistiques nous permettra de procéder à des tests de conformité. Ensuite, à travers des questionnaires de contrôle interne, nous ferons une évaluation préliminaire qui permettra de déceler les forces théoriques et les faiblesses de conception. Enfin, à travers les forces théoriques, nous ferons des tests de permanence pour vérifier l'applicabilité des procédures ;

-L'analyse des faiblesses décelées lors des évaluations et la mise en place de recommandations pour améliorer les futures activités de la campagne de distribution.

CHAPITRE I : PRISE DE CONNAISSANCE ET DESCRIPTION DES PROCEDURES LOGISTIQUES

Dans ce chapitre, nous allons montrer l'importance de la prise de connaissance ainsi que la méthode de prise de connaissance. Ensuite, nous décrirons les procédures logistiques de distribution.

I- PRISE DE CONNAISSANCE DES PROCEDURES LOGISTIQUES

I.1- IMPORTANCE DE LA PRISE DE CONNAISSANCE

La prise de connaissance est l'étape la plus importante pour un auditeur. Elle va lui permettre d'avoir une vision plus claire sur l'ensemble du fonctionnement, de la succession des faits et des phénomènes propres au cycle. (RENARD, Jacques 1998). Il s'agit donc de faire le résumé des procédures logistiques des diverses activités de la distribution.

Selon BATUDE 1997 ; CNCC 1992^11(*), cette prise de connaissance va permettre à l'auditeur :

· d'identifier les risques pouvant causer une incidence significative sur les comptes ;

· de déterminer la nature et l'étendue des contrôles et donc déterminer l'organisation de la mission.

En effet, pour atteindre ces objectifs, l'auditeur doit avoir des informations concernant :

L'intérêt de l'étude de la structure de l'entreprise, est de permettre à l'auditeur :

- D'avoir une définition claire sur les tâches qu'occupe chaque personne dans l'entreprise;

- De voir si la séparation des pouvoirs est mise en évidence par la répartition des responsabilités » (COLLINS & VALIN : 1992 ; 100)

Au vue de ces conditions, l'entreprise sera tenue de gérer son personnel avec transparence au travers de son organigramme.

La prise de connaissance permet à l'auditeur de comprendre l'entreprise afin d'analyser son fonctionnement. L'auditeur a besoin d'analyser les processus logistiques et aussi comprendre le contexte général de fonctionnement de l'entreprise. Durant la phase d'analyse, il veille à avoir une bonne compréhension des enjeux logistiques de l'entreprise.

Dans le cadre de notre étude, la prise de connaissance nous à permis de connaitre le choix de la méthode logistique de PSI-CI avant la campagne de distribution.

I.1.1- Le choix de la méthode logistique

La méthode logistique se caractérise autour des quatre typologies de réseaux de distribution :

I.1.1.1-Livraison directe

Schéma 1 : Typologie de réseau logistique d'une livraison directe (Fournisseur/client)

I.1.1.2 Livraison avec entrepôt central

· Une rupture de charge au niveau de l'entrepôt (stockage et préparation des commandes) ;

· L'entrepôt réuni plusieurs types de produits et livrant des clients de taille variables (inter-marché)

Schéma 2 : Typologie de réseau logistique d'une livraison avec entrepôt central

I.1.1.3- Livraison avec entrepôts spécialisés

Schéma 3 : Typologie de réseau logistique d'une livraison avec entrepôt spécialisé

I.1.1.4- Livraison avec entrepôts régionaux/plates-formes régionales

Les entrepôts régionaux ravitaillent les clients qui sont dans une même région. Dans ce cas, on minimise les coûts de transport entrepôts/clients avec une seule rupture de charge. Dans les plates-formes régionales, ce sont les fournisseurs qui préparent les commandes des clients. Cette structure permet d'optimiser les coûts de stockage et de transport.

Schéma 4 : typologie de réseau logistique d'une livraison avec entrepôt régionaux

La différence entre un entrepôt et une plate-forme se situe à plusieurs niveaux :

· Un entrepôt sert à stocker pendant un certain temps, les produits et préparer les commandes. La capacité d'un entrepôt est en mètre carré, en mètre cube ou en emplacements-palettes.

· Une plate-forme (en Anglais Hub) est un site logistique spécialisé par lequel les produits ne font que transiter pour être triés (groupage, dégroupage), déconditionnés ou reconditionnés, etc. Il s'y exerce donc un simple passage à quai de brève durée sans phase de stockage. La capacité d'une plate-forme est en mètre carré ou en hectare.

La logistique consiste essentiellement à faire circuler les produits à travers la chaine d'approvisionnement, du fournisseur (sommet de la chaine) jusqu'à l'utilisateur final (bas de la chaine d'approvisionnement). Le choix de la méthode logistique à l'intérieur d'un pays dépend de plusieurs facteurs, tels que :

Il n'y a pas de formules qui s'appliquent à la campagne de distribution de masse ; toutefois la plupart des pays sous-développés choisissent cependant une approche soit centralisée (livraison avec entrepôt central), soit décentralisée (livraison avec entrepôts régionaux/plates-formes régionales) à cause du manque d'infrastructures routières.

I.1.2- La Logistique centralisée

La logistique centralisée consiste dans un premier temps à acheminer les conteneurs dans un/des entrepôt (s) central (aux) dans le pays, puis à diviser les ravitaillements et les envoyer aux régions ou Districts Sanitaires. Cette option est schématisée comme suit :

Source : nos enquêtes auprès du comité chargé de la logistique, juillet 2012

1. Les MILDA sont fabriqués par les fournisseurs retenus suite à l'appel d'offres et acheminées dans le pays d'importation.

2. Les conteneurs de MILDA arrivent à la frontière du pays importateur et les formalités douanières sont effectuées pour leur sorties. Les conteneurs sont ensuite acheminés dans les/l'entrepôt (s) centraux (al).

3. Les conteneurs sont dépotés et les moustiquaires sont déchargées des conteneurs puis rangées dans l'entrepôt/les entrepôts central (aux). Le jour de l'acheminement, les MILDA sont chargées dans les camions et transportées vers les Districts Sanitaires.

4. Les Districts Sanitaires réceptionnent les MILDA après vérification de la conformité des mentions (numéro de conteneur et de plomb) sur le bordereau. D'éventuelles réserves sont émises s'il en existe et les documents afférents sont signés par les parties en présence.

I.1.3- La Logistique décentralisée

La logistique décentralisée consiste à envoyer les conteneurs des moustiquaires directement dans les régions ou les districts sanitaires sans passer par l'entrepôt central. Dans le cadre de la distribution des moustiquaires en Côte d'Ivoire, cette option a été retenue.

Source : nos enquêtes auprès du comité chargé de la logistique, juillet 2012

1. Les MILDA sont fabriqués par les fournisseurs retenus suite à un appel d'offres et acheminées dans le pays d'importation (idem à l'option centralisée).

3*. Les conteneurs de MILDA sont acheminés sur la/les plate(s) forme (s) du/des transporteur(s) retenu(s) après appel d'offres. Selon le planning de livraison établis, les conteneurs sont acheminés en l'état vers les Districts Sanitaires. Il n'y a donc pas d'opération de dépotage au niveau central.

4. Les Districts Sanitaires réceptionnent les MILDA après vérification des quantités et de la qualité. D'éventuelles réserves sont émises s'il en existe. Les documents afférents sont signés par les parties en présence.

Toutefois, l'étape première dans le choix de méthode logistique est d'analyser toutes les options possibles (comparer les unes aux autres sur un tableau des pour et des contre) et de retenir la méthode la plus pratique et efficace en vue des conditions et contraintes locales.

Dans le cadre de la distribution de masse en Côte d'Ivoire, compte tenu de l'insuffisance en capacité de stockage des Districts Sanitaires, le pays a décidé de l'achat de conteneurs dernier voyage ou fin d'usage. Ces conteneurs devraient servir à terme de magasins de stockage dans les Districts Sanitaires d'où le choix d'une approche décentralisée.

Cependant, voici quelques points dont il faut tenir compte lorsqu'on veut savoir s'il sied d'utiliser l'approche décentralisée :

· L'infrastructure routière doit permette aux semi-remorqueurs d'arriver jusque dans les Districts Sanitaires (ceci est possible en Côte d'Ivoire).

· Soit acheter des conteneurs fin d'usage ce qui a un coût, soit négocier une période de rétention plus longue que normale et payer un acompte pour chaque conteneur enlevé du port ou de l'entrepôt de douane (la Côte d'Ivoire a choisi l'achat des conteneurs).

· Un équipement lourd (remorque auto-chargeuse, grue ou chariot élévateur à fourche) est nécessaire pour décharger un conteneur de 40 pieds d'un camion ; il est souvent difficile d'en trouver dans les Districts Sanitaires et si l'on en trouve ; cela engendre des frais.

· Retourner les conteneurs vides nécessite une grande opération de ramassage vu que les conteneurs seront éparpillés à travers tout le pays.

· Le contrôle et le suivi des stocks se révèlent plus problématique lorsque les points de déchargement servent à livrer plus d'un District.

I.2- LES METHODES DE PRISES DE CONNAISSANCE

La prise de connaissance se fait à travers des entretiens, des analyses des documents et par des visites.

Les entretiens avec les personnes qui ont participé au déroulement des opérations de distribution.

L'analyse documentaire consiste à prendre connaissance des rapports émis par d'autres auditeurs s'il en existe, pour vérifier s'il n'y a aucun problème de confidentialité qui se pose (DAYAN, volume 1, 1999).

L'auditeur va aussi prendre connaissance des manuels de procédures concernant les opérations du cycle.

La visite des postes de travail est nécessaire pour se rendre compte de l'exécution des tâches.

II- DESCRIPTION DES PROCEDURES LOGISTIQUES DE DISTRIBUTION

Selon l'ouvrage de l'Ordre des Experts Comptables et des Comptables Agréés intitulé Le contrôle interne, on entend par procédure principalement les consignes d'exécution des tâches, les documents utilisés, leur contenu, leur diffusion et leur conservation, les autorisations et approbations, la saisie et le traitement des informations nécessaires à la vie de l'entreprise et de son contrôle.

Les procédures de la campagne de distribution de masse des moustiquaires sont essentiellement la micro planification et le dénombrement ; l'appel d'offres et l'exécution du contrat de transport ; le pré-positionnement, la distribution et la collecte des MILDA restantes sur les sites après la distribution.

II.1- LA MICRO PLANIFICATION

II.1.1- Définition

Elle consiste à collecter des informations quantitatives et qualitatives détaillées au niveau des Districts Sanitaires concernant les moyens de transport, le personnel de santé, la répartition des ménages par aire de santé, les infrastructures existantes, les mécanismes de collecte de données et les formulaires de rapport, les matériaux de mobilisation sociales et tout autre détail utile pour mieux maitriser le contexte dudit district. La micro planification est essentielle pour estimer les besoins, la progression de l'activité et, en fin de compte le plus important, le budget global de la campagne.

Elle se réalise au niveau des Districts en s'appuyant sur les directives prises au niveau national. Un micro plan devrait être complété au moins six mois avant le lancement de la campagne de distribution. Ceci permettra aux responsables des niveaux régionaux et de District de travailler en équipe pour identifier les activités clés et les points focaux d'une part et d'autre part, de développer des chronogrammes et des activités sur la base de données à jour.

II.1.2- Déroulement

II.1.2.1- La préparation de l'activité

La première étape dans la micro planification a consisté à développer ou à adapter les outils, les modèles et les instructions pour les Régions et/ou les Districts. La commission chargée de la logistique, s'est servi d'outils de campagnes précédentes pour développer des modèles et des directives qui ont été alors approuvés par le comité de coordination.

Les équipes de gestion des Districts Sanitaires chargent des personnes ressources pour conduire le développement des micro-plans dans leurs Districts.

La coordination nationale dispense la formation (des facilitateurs) au niveau central traitant de la manière d'aider à la réalisation de la micro planification au niveau des Régions et des Districts. Ainsi, les facilitateurs se rendent dans les Régions afin de former et superviser les personnes ressources. Les directives et les modèles sont souvent envoyés au niveau des Districts avant les visites de terrain pour permettre aux autorités sanitaires de commencer à collecter les informations nécessaires dans chaque district.

Par ailleurs, un des éléments clés de la micro planification consiste à déterminer le nombre de sites ou de points de distribution pour atteindre 100% de la population. Une base de travail pour déterminer le nombre de sites requis et la localisation des sites de distribution des MILDA serait les micros plans des campagnes passées même effectuées dans le cadre de d'autres projets (vaccination par exemple). La liste des lieux utilisés dans le passé peut aider à déterminer comment atteindre 100% de la population.

Le recueil des données du micro plan a été confié aux facilitateurs centraux. Ils étaient au nombre de deux par région. Les facilitateurs sont des personnes proposées par les organisations partenaires de lutte contre le paludisme telles que la Coalition des Entreprises de Côte d'Ivoire contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme (CECI), la Direction des Etablissements, de l'Equipement et de la Maintenance (DIEM), la Direction de l'Information et de la Planification et de l'Evaluation (DIPE), la Pharmacie de la Santé Publique (PSP). Ils ont été formés en une demi-journée à la maitrise de treize outils appelés outils de planification du recensement et de la distribution des MILDA de la campagne 2010. Avec ces outils, ils se sont rendus dans les Régions afin de collecter un certain nombre de données spécifiques à l'activité.

II.1.2.2- La collecte des données par Région

La collecte des données du micro plan s'est faite dans les mois d'août à septembre 2010.

L'objectif principal de la micro planification est d'obtenir le soutien et l'implication des Autorités Administratives, Politiques et des Leaders communautaires dans la mise en oeuvre des activités de lutte contre le paludisme.

Ainsi, treize outils de travail ont été élaborés et remis aux facilitateurs pour la collecte des informations et des données dans Régions. Ces outils ont servis de supports de base de travail pour l'exécution du micro plan.

Outil 1 : Analyse de la situation: Caractéristiques sociodémographiques et cibles à atteindre dans l'Aire de Santé et le District

Cet outil donne des informations sur le nom de la région, du DS et des deux facilitateurs par Région. Il permet aussi de connaitre le nombre d'Aire de Santé par région, la population estimative par Aire de Santé et par ricochet le nombre de ménages cibles et de MILDA nécessaires. Il permet afin de connaitre la distance entre le DS et chaque centre de santé.

Outil 2 : Cartographie des Aires de Santé, des Sites de Distribution, des circuits logistiques, des circuits des équipes

Cet outil permet de collecter les informations sur l'endroit exact de positionnement des conteneurs dans les chefs-lieux de Districts ainsi que les noms des personnes chargées de la réception des conteneurs.

Outil 3. Besoins en tickets, craies, stylos, fiches et autres intrants pour le recensement (dénombrement)

En fonction du nombre de ménages attendus, du nombre de volontaires recenseurs, du nombre de superviseurs par Aire de Santé, cet outil génère des informations sur les besoins en tickets, en craie, en fiche de dénombrement, en fiche de synthèse (superviseur), en stylos, en intercalaire et en fiche de supervision par Superviseur par Aire Sanitaire.

Outil 4. Besoins en MILDA, paires de ciseaux, encreurs et encriers, stylos, fiches et intrants pour la distribution.

Il permet aussi de collecter les informations sur les intrants de la distribution. Ainsi, en fonction du nombre de ménage et des besoins en MILDA par Site de Distribution, l'outil permet d'avoir les besoins en paire de ciseaux (1/site), en encre: (2/site), en Stylos (5/équipe), en chemise plastique(1/équipe),Besoin en Fiches de Stock (7/équipe), en Fiches Pointage (10/équipe), en Fiches Synthèse(10/équipe), en Fiches Supervision (6/Superviseur/Jour).

Outil 5 : Besoins en personnel
Selon le nombre de site urbain (sites de distribution dans le chef-lieu du District) et ruraux (les autres sites en dehors des chefs lieus de Districts), l'outil 5 permet de déterminer le nombre d'équipes pour le dénombrement et la distribution, de volontaire pour le dénombrement et la distribution, de superviseurs pour le dénombrement et la distribution, de mobilisateurs pour dénombrement et la distribution par Aire de Santé.

En fonction des aires de santé, des sites de distribution et du nombre de MILDA, cet outil génère le volume nécessaire pour le stockage.

L'outil permet selon le nombre de sites (fixes et avancés), de connaitre la distance entre l'aire de santé et les sites.

Sur cet outil sont mentionnés le type de moyen de transport disponible et les besoins en nombre par District et par Aire de Santé.

Outil 9: Circuit de supervision des équipes pour la distribution
Il met en exergue le planning de supervision ainsi que les distances entre les DS et les centres de santé.

Outil 10: Circuit de transport et pré positionnement des MILDA
En fonction du DS et de l'aire de santé, l'outil détermine le circuit de transport, la distance totale par circuit, le nombre de balles de MILDA à transporter, le type de camion nécessaire, le nombre de voyage à effectuer, les besoins en litre de carburant, le coût du carburant et le budget carburant.

Il s'agit d'un tableau qui permet de déterminer les budgets en transport et pré positionnement. Il découle de l'outil 10. Ainsi, selon le type et le nombre de véhicules, le coût de location par jour et le nombre de jour, on calcule le budget de pré positionnement.

Outil 12: Plaidoyer, mobilisation sociale et Communication pour le Changement de Comportement

Cet outil n'est pas directement lié aux activités logistiques. Il permet d'avoir les noms des chefs de village par quartier, les noms des leaders d'opinion, des écoles, des institutions religieuses, des ONG ou OBC, des COGES (Comité de Gestion).

Cet outil permet selon les domaines suivants (Personnel, Logistique, qualité de service, planification et gestion, gestion des données, monitorage / supervision, communication sociale,...) d'identifier les problèmes et de trouver des solutions.

Les facilitateurs centraux se sont rendus dans les Régions pour collecter les informations et données avec ces treize outils. Il est à préciser que les DS disposaient déjà de la majorité des données à injecter dans les outils.

II.1.2.3- La transmission des données au niveau central

Une fois les informations et les données collectées dans les Régions, les facilitateurs retournaient au niveau central pour transmission. Ainsi, toutes les données des 81 DS ont été remises au comité de pilotage pour consolidation. Lors d'un atelier, les membres du comité de pilotage ont procédé à la compilation des données des différentes Régions. Les informations et données recueillies sur différents ordinateurs non liés en réseau, a rendu la tâche fastidieuse. Les données devaient être récupérées districts après district et transférées dans une base de données unique. Au vus de la mauvaise qualité des données du micro plan et de la difficulté à compiler les résultats, le comité de pilotage a harmonisé les données de tous les Districts en fonction de leur superficie, du nombre d'aires de santé et de la population.

En somme, la micro planification est essentielle pour la maitrise de l'environnement géographique dans les Districts Sanitaires afin de déterminer les besoins de distribution. Elle permet d'identifier les besoins en matériels roulants, en carburant, d'estimer le budget global de la campagne.

II.2- LE DENOMBREMENT DES MENAGES

II.2.1- Définition

Le dénombrement est un comptage de personnes, un recensement. Il consiste à recenser les ménages, à identifier les bénéficiaires en vue de connaitre leur nombre pour la mise en place d'une bonne stratégie de distribution. Aussi, l'un des objectifs du dénombrement est de pouvoir estimer le nombre de moustiquaires à acheter pour la couverture nationale.

Le dénombrement est l'activité clé pour la réussite d'une campagne. Le dernier recensement de la population Ivoirienne datant de 1998, il importait de faire un dénombrement qui allait permettre d'avoir un meilleur comptage de tous les ménages pour s'assurer que chaque ménage est pris en compte. L'exploitation des données du dénombrement permet de connaitre le nombre de MILDA à positionner dans chaque District, Aire de Santé et Site de Distribution.

II.2.2- Déroulement

II.2.2.1- La préparation du dénombrement

? L'identification et la sélection des volontaires (le critère de sélection est de savoir lire et écrire), basées sur les prévisions de population dans chaque aire de santé ;

? La confirmation des dates du dénombrement et la communication de ces dates à tous les intervenants (DDS, Superviseurs des AS, Volontaires leaders, volontaires, d'autres leaders influents) ;

? La confirmation des dates de distribution des MILDA afin que les volontaires puissent les communiquer aux ménages cibles ;

? La formation à tous les niveaux (Central et District) des intervenants dans l'activité du dénombrement sur le processus de recensement et les messages clés sur le paludisme ;

? La sensibilisation et la mobilisation des leaders des différentes communautés ;

? La communication (média) des messages clés aux communautés sur le paludisme, l'importance des MILDA, le calendrier et les lieux du dénombrement, l'importance du dénombrement ;

? La distribution des outils du dénombrement aux personnes ressources (fiches de dénombrement, fiche de synthèse, tricots, stylos, tickets, manuels, craie) ;

? La répartition des Sites cible par volontaire (s) pour assurer une activité efficace.

Les personnes clés responsables du dénombrement sont dans l'ordre hiérarchique : le Directeur de District Sanitaire, le Superviseur de l'Aire de Santé, le Volontaire leader et l'Agent de santé ou volontaire.

Cette fiche est utilisée pour la collecte des données pour chaque ménage dans un site défini. Elle permet d'avoir en détail le nombre de personnes ciblées dans un site spécifique afin de calculer avec précision les besoins nécessaires pour ce site. Cette fiche est réutilisée lors de la distribution des MILDA

-la Fiche de Synthèse journalière du dénombrement ménages (annexe IV) :

C'est un document de synthèse de la fiche de dénombrement qui permet de résumer la quantification des ménages ciblés à chaque niveau (Aires de Santé, Districts). Les informations contenues sur cette fiche aident le responsable de l'analyse des données à déterminer efficacement les quantités totales de MILDA à envoyer dans chaque point de distribution.

- La Fiche de Synthèse District du dénombrement des ménages (annexe V) : elle récapitule les données de la fiche de synthèse journalière du dénombrement par Aire de Santé.

II.2.2.2- L'exécution du recensement

Le dénombrement s'est déroulé dans les mois d'octobre et novembre 2010 et a duré sept (7) jours. Chaque volontaire était chargé de recenser environs 175 ménages (soit 25 ménages par jour).^13(*)

L'exécution du dénombrement dans les sites est fait par les agents recenseurs (volontaires) qui passent de porte en porte pour :

- Enregistrer le nom du chef de ménage et/ou son représentant chargé de récupérer les moustiquaires sur le Site de Distribution en cas d'empêchement (seule ces deux personnes peuvent récupérer les MILDA le jour de la distribution) ;

Ensuite, les agents recenseurs remettent aux chefs de ménages un ticket numéroté pour faciliter la récupération des MILDA le jour de la distribution. Ce numéro de ticket est recopié dans le carnet de dénombrement. Le volontaire, après avoir enregistré le ménage, marque à la craie (signe visible à l'entrée du lieu de résidence du ménage) la lettre « D » pour éviter le risque de doublon.

II.2.2.3- La collecte des données du dénombrement

-Le récapitulatif des Fiches de Dénombrement en provenance des volontaires, par les volontaires leaders pour s'assurer de l'exactitude des chiffres ;

-La transmission des fiches de Dénombrement aux superviseurs Aire de Santé. Sur la base des données de la fiche de dénombrement, les superviseurs Aire de Santé remplissent la fiche de synthèse journalière dénombrement par Aire de Santé. Une copie de la fiche de dénombrement (jaune) est envoyée au Directeur Départemental de la Santé accompagnée de la fiche de synthèse journalière dénombrement. Le superviseur garde la copie originale et la copie rose jusqu'au jour de la distribution.

Ces copies sont utilisées par les volontaires de la distribution pour le suivi du nombre de MILDA effectivement données aux ménages les jours de distribution ;

-La transmission par les superviseurs des Aires de Santé, des fiches de dénombrement et des fiches de synthèse journalière dénombrement aux Districts. Les DDS procèdent à leur tour sur la base des deux documents au remplissage de la fiche de synthèse district du dénombrement des ménages ;

-La transmission par les DDS, de tous les documents du dénombrement du district au niveau central à PSI-CI. Après analyse et consolidation des données des documents du dénombrement, PSI-CI détermine les quantités de MILDA nécessaires à envoyer dans chaque Site de Distribution.

Le dénombrement présente une opportunité pour la mobilisation de proximité étant donné qu'il permet aux agents recenseurs de visité chaque ménage.

« Le ménage est une unité statistique regroupant un ensemble de personnes apparentées ou non, qui reconnaissent l'autorité d'un même individu appelé `chef de ménage'; vivant sous le même toit ou dans la même concession et dont les ressources sont mises en commun ou en partie.»^14(*)

- Pour les ménages polygames, chaque épouse et ses enfants constituent un ménage

Par ailleurs, les lieux publics n'ont pas été inclus dans le dénombrement (hôpitaux, prisons, internats, etc.).

Cependant, le succès des campagnes de masse dépend pour une grande part de l'existence d'un nombre suffisant de personnel pouvant se consacrer à l'activité. Les coûts opérationnels sont surtout dépendants du nombre de recenseurs et de celui des agents de distribution. Ainsi, l'estimation des besoins pour le dénombrement en 2010 se présente comme suit selon le micro plan:

Source : micro plan validé de distribution des MILDA, Fonds Mondial R8, 2010»

En fonction des données théoriques du tableau ci-dessus, le comité logistique a élaboré les budgets estimatifs pour le dénombrement.

Parallèlement aux activités du dénombrement, PSI-CI, en collaboration avec les autres membres de la commission logistique, a lancé un appel d'offres pour le choix de transporteurs en vue d'acheminer les conteneurs de MILDA d'Abidjan vers les DS.

II.3- LES PROCEDURES D'APPEL D'OFFRES ET D'EXECUTION DU CONTRAT DE TRANSPORT

Nous décrirons d'une part les procédures d'appel d'offres et d'autre part, les procédures d'exécution du contrat de transport.

II.3.1- LES PROCEDURES D'APPEL D'OFFRES

Un transport réussi est essentiel pour assurer une distribution efficace. Ainsi, le choix de transporteur (s) est très crucial pour assurer une livraison à temps des produits. Cela passe obligatoirement par un bon processus d'appel d'offres.Le processus d'appel d'offres doit être clair et transparent étant donné que les opérations logistiques à grande échelle impliquent des grandes considérations financières.

- La rédaction du procès-verbal, l'information de l'adjudicataire et signature du contrat.

II.3.1.1- La rédaction du cahier des charges et création des lots

II.3.1.1.1- La rédaction du cahier des charges

Le cahier des charges exprime de façon parfaitement explicite les besoins et les exigences de qualité de PSI-CI. La préparation de l'appel d'offres a donné lieu à l'élaboration d'un cahier des charges qui décrit les enjeux de PSI-CI, les grandes fonctionnalités et les usages attendus pour le service de transport, les exigences et les contraintes propres à PSI-CI.

?Les politiques et les directives imposées par les donateurs (il s'agit des conditions d'éligibilité de participer aux appels d'offre ou de contrat. Ainsi, la participation à des activités terroriste, criminelles telles que le blanchiment d'argent, la fraude fiscale, la corruption sont des facteurs d'inéligibilité);

? La présentation (format et contenu), la réception, l'ouverture, l'évaluation, les conditions de rejet ou d'acceptation des offres. Les délais de soumissions des offres ont été spécifiés dans l'appel d'offres ;

? Les spécifications techniques (la description de base des moustiquaires, le type et la forme, les dimensions, le poids et le conditionnement des produits à transporter) ;

? Les lieux de destination finale des conteneurs que sont les 83 Districts Sanitaires repartis sur l'ensemble du territoire ivoirien.

Par ailleurs, le cahier des charges donne les informations sur les activités à mener a savoir :

- Le chargement des conteneurs au port d'Abidjan sur des camions fournis par le fournisseur potentiel. Les grues de chargement au port et les camions de transport doivent être fournis par le fournisseur potentiel ;

- Le transport intérieur à partir du port d'Abidjan (Côte d'Ivoire) jusqu'aux sites de livraison situés dans les Districts Sanitaires spécifiés ;

- L'assurance complète des MILDA à partir du port d'Abidjan jusqu'aux sites de livraison dans les districts sanitaires. Les assurances doivent comprendre une clause protégeant PSI-CI contre le risque de guerre, de vol, d'incendie et protéger les MILDA contre la détérioration ;

- Le déchargement des conteneurs aux différents sites de livraison identifiés dans l'appel d'offres. Les grues de déchargement aux sites de livraison doivent être fournies par le fournisseur potentiel.

II.3.1.1.2- La création des lots

PSI-CI a défini des lots de mise en oeuvre, conformément à ses priorités. Pour le choix du prestataire de transport des moustiquaires, PSI-CI a mis sur le marché quatre lots distincts qui ont fait l'objet d'appel d'offres séparé. Les lots ont été créés selon les vagues d'arrivage des conteneurs de moustiquaires au port d'Abidjan et les sites de destination finales que sont les Districts Sanitaires (carte 1).

Tandis que le premier lot était constitué de 47 conteneurs de 40 pieds soit un total de 1.000.000 de moustiquaires, le second lot comprenait 77 conteneurs de 40 pieds soit 1.800.000 MILDA. Quant au troisième, il comprenait 159 conteneurs de 40 pieds soit 3.881.675 MILDA et enfin le dernier lot, 95 conteneurs de 40 pieds soit 2.222.125 MILDA. Au total, l'ensemble des quatre lots comprenait 378 conteneurs de 40pieds soit 8.903.800 moustiquaires.

II.3.1.2- La publication de l'appel d'offres

Cette étape est relative à la publicité obligatoire qui doit être faite afin que l'appel d'offres soit porté à la connaissance des entreprises potentielles. Le recours à la publicité à toutes les étapes du processus de passation des marchés permet de garantir la transparence et la concurrence entre tous les soumissionnaires. L'appel d'offres lancé par PSI-CI s'est faite par voie de presse écrite et était ouvert à toutes entreprises répondant aux conditions fixées par PSI-CI et le bailleur de fonds et préciser dans le cahier des charges. Cet appel d'offres a été lancé le 10 juin 2010. La date limite de réception des demandes de renseignements était fixée au 09 juillet 2010 pendant que la date limite de réception des offres fixée au 22 juillet 2010.

II.3.1.3- La réception et l'analyse des offres

II.3.1.3.1- La réception des offres

La réception des offres est une étape importante car elle permet à travers une décharge établit à cet effet, d'identifier les entreprises qui ont effectivement déposé leurs dossiers de soumission à PSI-CI. Les soumissionnaires potentiels envoient leur offre par courrier, en mains propres et (ou) la faire tenir par un porteur. Aucune offre remise par courrier électronique ou par télécopieur (fax) n'est acceptée. Les offres envoyées par la poste, remises en mains propres ou livrées par messager doivent être expédiées à l'adresse mentionnée dans le cahier des charges.

Pour être examinées, les offres originales doivent être reçues à l'adresse mentionnée au plus tard à la date limite de réception des offres. Ainsi, les soumissionnaires sont entièrement tenus de veiller à ce que leur offre parvienne à PSI-CI en temps opportun. En général, les offres reçues après la date limite ne sont pas examinées, à moins qu'aucune autre offre n'ait été reçue.

Une fois reçues, les offres sont conservées en sécurité et gardées intactes. Les offres ne peuvent être altérées, corrigées ou retirées après la date limite de réception, sauf si PSI-CI, à sa discrétion, autorise la correction d'erreurs de calcul et de transposition ou autres erreurs d'écriture ou fautes mineures. Cela dans les cas où PSI-CI juge de prime abord que ces erreurs peuvent être corrigées de façon concluante. Mis à part les erreurs précisées ci-avant, aucune erreur alléguée par un soumissionnaire ne pourra être corrigée après la date limite de réception des offres.

II.3.1.3.2- L'analyse des offres

L'évaluation des offres soumises en réponse à l'appel d'offres a été effectuée par PSI-CI en consultation avec ses partenaires de lutte contre le paludisme. Les offres reçues sont ouvertes en séance publique à la date indiquée dans le dossier d'appel d'offres. PSI Côte d'Ivoire peut rejeter toute offre qui n'est pas nettement conforme aux modalités de l'appel d'offres ; n'est pas correctement signée ; est incomplète ou qui, sans toutefois s'y limiter, n'est pas accompagnée des documents à l'appui exigés ou est non conforme d'une manière ou d'une autre.

L'évaluation des offres se fait en deux étapes à savoir l'analyse technique et l'analyse financière :

L'analyse technique des offres permet d'examiner la capacité juridique, la compétence technique et la capacité financière des soumissionnaires:

-la capacité juridique :l'évaluation de la capacité juridique permet de savoir si le prestataire a les enregistrements requis, les approbations et les permis de fonctionner comme une entreprise, c'est-à-dire le statut juridique du fournisseur. Le prestataire doit fournir une preuve de son statut juridique, comme l'inscription au registre du commerce, les protocoles et articles d'associations ou d'autres licences pertinentes ou approbations.

-la compétence technique : Concernant la capacité technique, il s'agit de s`assurer que le prestataire est techniquement compétent pour la fourniture de prestation de transport. Cette capacité se mesure par le nombre de camions poids lourds, de grues et autres moyens de transports et de manutention des conteneurs.

Par ailleurs, elle comprend les compétences en moyens humains et le service à la clientèle.

Concernant les compétences en moyens humains, il s'agit pour les soumissionnaires de montrer qu'ils ont un personnel suffisamment expérimenté. Dans ce cas, ils doivent fournir un bref résumé du curriculum vitae de leur personnel clé.

Pour le service à la clientèle, le soumissionnaire doit fournir le nom d'au moins cinq références (ses clients), leur adresse et les coordonnées des personnes ressources. L'évaluation se fera à partir des commentaires ou feed-back de ces personnes ressources.

-la capacité financière : PSI-CI doit faire des affaires avec des fournisseurs qui sont stables financièrement. Ceci est très important lorsque la conduite des affaires peut exiger des paiements anticipés. Il serait préjudiciable pour PSI-CI, si un paiement a été effectué et, peu après, le fournisseur est en faillite. Le paiement effectué serait une perte financière que PSI-CI aurait à couvrir car elles ne peuvent pas être transmises aux bailleurs. Les fournisseurs sont donc tenus de montrer les états financiers vérifiés des trois dernières années ou fournir la référence d'un banquier.

La fiche de pointage des critères de l'analyse technique se trouve dans le tableau 5 (tableau de pointage des propositions techniques et financières).

Aussi, seules les soumissionnaires ayant obtenus un pointage minimum de 90 pour cent à l'étape 1, ont leur offre financière analysée à l'étape 2.

Au terme de l'analyse technique des offres, le comité de sélection procède à l'étape suivante qui est l'analyse financière.

Cette étape examine le prix des seules offres qui ont franchi avec succès la première étape. Elle consiste à examiner :

* Le prix proposé par les prestataires : ce prix doit tenir compte des frais de chargement des conteneurs au niveau central, d'acheminement (transport) du niveau central aux Districts Sanitaires, de déchargement au niveau des Districts Sanitaires et du coût d'assurance local. Ce prix doit être proposé par conteneur, par District Sanitaire et par lot.

* Le délai de livraison : il a été demandé aux soumissionnaires de proposer obligatoirement des délais de livraison en semaine. Les délais permettent à PSI-CI de savoir lesquels des prestataires exécuteront le transport avec plus de célérité.

Les critères de sélection des prestataires de transport ont fait l'objet d'un pointage pour permettre au comité de sélection de noter chaque soumissionnaire. Le tableau ci-dessous nous montre les points attribués à chacun de ces critères.

Tableau 5 : Critères de notation pour la sélection des prestataires de transport.

Première étape
Proposition technique (100 %)		Pointage (%)
1	Capacité juridique	10
2	Capacité financière	10
3	Personnel	10
4	Expérience pertinente dans la manipulation des conteneurs et le transport intérieur de produits de Santé (ex. possessions de grues nécessaires pour la manipulation des conteneurs au port et aux sites de livraison en province, possession des camions de type « poids lourd », etc.)	40
5	Service à la clientèle (évalué à partir des commentaires fournis par les personnes citées en référence)	30
	Total (première étape)	/100

Deuxième étape
Proposition financière (100 %)
6	Prix	70
7	Délai de Livraison (en semaine)	30
	Total (deuxième étape)	/100

	TOTAL	/100

Les soumissionnaires doivent avoir obtenu un pointage minimal de 90 % à la première étape pour que leur offre financière soit évaluée à la deuxième étape. Les soumissionnaires ayant obtenu un pointage inférieur à 90% à la première étape verront leurs offres rejetées.

Ainsi, PSI-CI a procédé de la façon suivante pour effectuer les différents calculs :

-Pointage total lié au prix =Prix le plus bas x 100 / prix en considération (montant prévu dans le budget).

-Pointage total lié au délai de livraison = Délai le plus court en semaines x 100 / le délai en considération (délai prévu par les experts du comité).

-Pointage total d'une soumission à la deuxième étape = Pointage total lié au prix + pointage total lié au délai de livraison.

II.3.1.4- La rédaction du procès-verbal et la signature du contrat

II.3.1.4.1- La rédaction du procès-verbal

La fin du processus de dépouillement est marquée par la rédaction d'un procès verbal (PV). Le PV de dépouillement fait un résumé de tout le processus d'analyse des offres. Il prend en compte entre autre les informations suivantes : le nom de(s) soumissionnaire(s) retenu(s) ; les principales dispositions permettant l'établissement du ou des marchés, en particulier les prix, les délais et, le cas échéant, les variantes prises en compte. Le PV dressé arrête la décision du comité et est signé séance tenante par tous les membres du comité de sélection. Ce procès-verbal est un procès-verbal d'attribution provisoire jusqu'à la signature définitive du contrat avec l'adjudicataire.

II.3.1.4.2- La signature du contrat

A la fin du processus d'analyse des offres, un seul transporteur a été retenu par le comité pour exécuter les quatre lots qui avaient fait objet d'appel d'offres.

Par ailleurs, la décision d'attribution définitive s'est faite par une notification par courrier à l'adjudicataire de la décision du comité de sélection. La signature du contrat s'est fait entre PSI-CI et l'adjudicataire en vue d'exécuter le contrat de transport.

II.3.2- LES PROCEDURES D'EXECUTION DU CONTRAT DE TRANSPORT

Le contrat de transport est une convention liant un client à un professionnel (le voiturier) qui s'engage à déplacer une certaine quantité de marchandises confiées par le client, dans un certain délai, moyennant un prix donné. Ce contrat donne les obligations de chacune des parties.

Ainsi, le transporteur retenu a pour obligation principale d'acheminer les conteneurs de MILDA d'Abidjan vers les 81 Districts Sanitaires comme indiqué dans le cahier des charges et cela dans des conditions de sécurité et de délais. Quant à PSI-CI, l'obligation principale est le paiement des prestations exécutées.

II.3.2.1- Gestion des opérations d'acheminement des conteneurs d'Abidjan vers les Districts Sanitaires

L'acheminement des conteneurs de moustiquaires d'Abidjan vers les Districts Sanitaires s'est fait par convois avec les véhicules du transporteur en collaboration avec le Logisticien de PSI-CI. Le planning de livraison est remis à l'avance au transporteur sur une fiche appelée Ordre de Transfert. Les étapes successives de l'envoi sont :

° Le Logisticien de PSI-CI remplis de façon manuscrite les Lettres de Voiture (annexe VI) par conteneur et par site de livraison selon l'OT. Il saisit le Ministère de la défense en vue de l'obtention d'un laissez-passer pour l'envoi (la saisie du Ministère de la Défense pour le laissez-passer était due à la situation socio politique du pays en 2010). Précisons que le laissez-passer est payant. Muni de ces documents, le Logisticien se rend dans les locaux du transporteur pour les lui remettre.

Chez le transporteur, le commis chargé de l'envoi des conteneurs rempli à son tour le Bordereau d'Expédition sur la base des lettres de voiture de PSI-CI.

° Les conteneurs sont chargés sur des camions-plateaux ou des auto-chargeuses. Il importe de rappeler que les conteneurs de moustiquaires ont été stationnés dans le parc du transporteur sis à Vridi et à la base coton à Treichville. Ces opérations de chargement ne se font pas toujours en présence du Logisticien de PSI-CI car une fois les LV émises et transmises au transporteur, la présence du Logisticien n'est plus nécessaire pour les envois.

° L'autorisation de départ est donné par les responsables de la société de transport dès réception des documents en provenance de PSI CI. L'absence d'escorte lors des envois a été souvent préjudiciable pour PSI CI.

° Les conteneurs sont déchargés des camions et déposés sur les sites indiqués dans la Lettre de Voiture. Les vérifications d'usage se font par une confrontation entre la Lettre de Voiture de PSI-CI et le Bordereau d'Expédition du transporteur et l'existant physique. Le réceptionnaire des conteneurs dans les Districts vérifie que les numéros de plomb et de conteneur sont conformes à ceux mentionnés sur les documents de livraison. Si c'est le cas, le responsable du District Sanitaire décharge la Lettre de Voiture et le Bordereau d'Expédition. Au cas contraire, il mentionne les observations nécessaires.

La Lettre de Voiture de PSI-CI contient 4 feuillets ou souche par liasse. Il s'agit d'un document imprimé et pré-numéroté de 50 liasses par carnet. Chaque liasse comprend quatre feuillets/souches répartis comme suit :

° Une fois les documents signés, le conducteur retourne à Abidjan avec les doubles des souches. La société de transport informe alors le Logisticien de PSI-CI par mail de la livraison des conteneurs au fur et mesure que celles-ci ont lieu. La durée moyenne entre le chargement des conteneurs et leur livraison sur les sites varie en fonction des distances entre Abidjan et le District Sanitaire. Le nombre moyen de jour varie entre 1 et 4 jours.

II.3.2.2- Les procédures de règlement des factures transporteur

? Lorsque la livraison d'un lot de conteneurs mentionné sur l'Ordre de Transfert (OT) est achevée, le transporteur rédige la facture correspondante et la transmet à PSI-CI avec les souches des Lettres de Voiture (les souches roses) et les Bordereaux d'Expédition annexées.

Le nombre total de conteneurs à transporté était de 378. Chaque lot correspondait soit à un numéro d'Ordre de Transfert soit était subdivisé en plusieurs OT.

Selon le contrat de transport, un acompte de 50% est payé au transporteur pour l'expédition de chaque lot sur la base des documents suivants :

Les 50% restants seront payé après la livraison des conteneurs dans les sites désignés et sur présentation des documents de livraison signés afférents.

° Dès réception des factures, la secrétaire de PSI-CI les transmet au Logisticien. Ce dernier procède à un rapprochement entre les factures (pro forma et définitives), les Lettres de Voitures et Bordereaux d'Expédition, les OT et le contrat. Lorsque la conformité desdits documents est établie, le Logisticien rédige une demande de paiement qu'il transmet aux Finances après validation par la Direction. Le Service Financier procède à des contrôles qui leur sont propres avant de procéder au virement bancaire sur le compte du client ou à l'émission du chèque.

Le délai de paiement des factures à PSI-CI est de 10 jours ouvrables maximum dès réception de la facture.

Après les livraisons de tous les conteneurs de MILDA dans les Districts Sanitaires, l'étape suivante fut les activités de pré positionnement et de distribution.

II.4- LE PRE-POSITIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DES MILDA

II.4.1- Le pré-positionnement des MILDA dans les Aires Sanitaires et Sites de Distribution

Cette étape du processus consiste à rapprocher davantage les moustiquaires des populations bénéficiaires en les acheminant des Districts Sanitaires vers les Aires Sanitaires et /ou Sites de Distribution par petits lots. Elle est différente de l'étape précédente décrite ci-dessus en plusieurs points :

·Le pré positionnement s'est fait dans les DS (du DS vers les AS/SD) alors que l'acheminement des conteneurs s'est fait d'Abidjan vers les DS ;

·Il s'agit d'un autre contrat de transport avec des transporteurs sélectionnés dans les DS pour pré positionner les moustiquaires dans les AS / SD ;

·Les documents utilisés pour le pré positionnement (Bon de Livraison et Fiche de mouvement des conteneurs)sont différents des ceux utilisés pour l'acheminement des conteneurs (LV, BE) ;

·Les moyens de transport utilisés pour le pré positionnement sont les camions de 25 tonnes, 10 tonnes et 5 tonnes, les motos, les vélos, les animaux et les pirogues.

Pour rappel, PSI-CI a envoyé deux Superviseurs Techniques Nationaux (STN) dans chaque District Sanitaire afin de leur apporter un appui dans la réalisation des activités. Les STN sont des personnes qui ont été formés par PSI-CI pour superviser toutes les activités de distribution dans les DS, les AS et / ou SD. La formation comprend plusieurs modules dont la Logistique, les Finances, le Suivi-Evaluation, la Communication pour le Changement de Comportement (CCC) et a été dispensée par des employés de PSI CI spécialisés dans ces domaines.

En ce qui concerne le volet logistique, les STN ont été formé par le Logisticien de PSI-CI. Pour les volets Finance, Suivi / Evaluation et CCC, ils ont été formés par l'auditeur des ONG et le responsable Suivi / Evaluation et le Responsable IEC/CCC du programme Paludisme.

?la sélection des transporteurs dans les DS en collaboration avec l'Equipe Cadre du District,

?la collecte des MILDA en vue de leur rapatriement dans les DS après la distribution.

Les STN à leur tour étaient chargés de former l'Equipe Cadre des Districts Sanitaires composée du Directeur Départemental (DD), du Chargé de Suivi Epidémiologique (CSE), du Pharmacien.

Le pré-positionnement des MILDA dans les Aires Sanitaires et/ou les Sites de Distribution s'est fait de la manière suivante :

- le choix du transporteur dans les Districts Sanitaires : Les STN en collaboration avec le DD adresse une demande de cotation aux transporteurs implantés dans le District sur la fiche de conclusion de négociation de contrat de prestation de service. Cette fiche a été conçue pour pallier au manque de facture pro forma des transporteurs dans les Districts. Cette fiche pré-imprimé sur une feuille A4 est remplie immédiatement par les transporteurs et remise au STN. Pour une question de transparence, les STN doivent contacter au moins trois transporteurs pour un demande de cotation.

Les mentions essentielles sur cette fiche sont : les noms et les contacts des transporteurs, le nombre de balles à transporter, le coût des prestations, les modalités de paiement et le délai de livraison. La fiche de conclusion est signée par les représentants de PSI CI, du transporteur et du District Sanitaire.

Tous les paiements des transporteurs pour le pré-positionnement se faisaient au comptant.

- Une fois les trois cotations obtenues, le STN rempli le tableau d'analyse qui récapitule les offres des prestataires. Un comité de sélection composé des deux STN, du DD ou son représentant est mis en place. La sélection est faite sur la base du moins disant.

Une fois la sélection faite, le transporteur retenu est informé et un contrat est signé entre lui et PSI-CI sur un formulaire appelé contrat de prestation ponctuelle.

Ce formulaire de contrat est un document d'une page dans lequel on a les informations suivantes : le nom du transporteur, ses contacts, le numéro de sa carte nationale d'identité, le numéro de la carte grise du camion, la nature de la prestation effectuée, le montant de la prestation et les signatures des deux parties au contrat (PSI CI et le transporteur).

Le pré-positionnement des moustiquaires était prévu pour cinq jours maximum. La durée du pré positionnement varie en fonction de l'étendu du District Sanitaire. Ainsi, plus le District Sanitaire est grand (superficie), plus on dénombre d'Aires Sanitaires et de Sites de Distribution.

* La fiche de mouvements des MILDA du conteneur (annexe VII): Cette fiche a été placée dans chaque conteneur depuis le lieu d'empotage et doit être renseignée par le District à chaque sortie de stocks vers les Aires de Santé ou sites de distribution selon le circuit de pré-positionnement défini. A défaut, une fiche de stock est adaptée. Ainsi toutes sorties de moustiquaires dans le conteneur doivent être automatiquement mentionné par le gestionnaire de stocks du conteneur sur cette fiche. Il s'agit de mentionner les dates de sortie, les numéros de Bon de Livraison, les quantités sorties en balles et en unités et le stock restant après chaque mouvement.

* Le Bon de Livraison (annexe VIII) : C'est le document qui accompagne les véhicules de pré-positionnement du District aux Aires Sanitaires et/ou sites de distribution. C'est un carnet pré numéroté de 50 liasses comprenant chacune quatre feuillets. Après le remplissage d'un feuillet, les souches blanche, verte et grise sont coupées et remises au conducteur pour livraison. Une fois les MILDA livrées, la souche blanche reste chez le destinataire sur le site de livraison pendant que la verte retourne chez l'expéditeur au District Sanitaire. La grise revient au transporteur.

Aux termes des activités de pré positionnement des MILDA, débute alors la distribution proprement dite.

II.4.2- La distribution des MILDA sur les sites

Lors de la campagne de distribution Round 8 Fonds Mondial, la Côte d'Ivoire a opté pour deux sortes de sites de distribution :

· les sites fixes : ce sont les installations sanitaires ou structures du Ministère de la Santé que les communautés consultent pour les services sanitaires de routine. Des équipes de distribution sont présentes sur ces sites pendant la campagne.

· les sites avancés : il s'agit des sites installés dans des écoles ou dans d'autres structures pour les populations qui vivent entre cinq à dix kilomètres d'une structure sanitaire.

Aussi, les activités de distribution des MILDA tournent essentiellement autour de la gestion des stocks des MILDA; de la collecte des données de distribution et de la collecte des stocks de MILDA en fin de distribution.

II.4.2.1- La gestion des stocks des moustiquaires lors de la distribution

La logistique est importante pour une meilleure mise en oeuvre des campagnes de distribution. Elle implique la responsabilité d'amener les ravitaillements ou ils doivent être, quand ils doivent y être, en quantités suffisantes, et un système adéquat de stockage, de surveillance et de contrôle de stock, y compris un système sûr d'élimination des déchets. Ainsi, pour le stockage et le suivi du stock des moustiquaires, un système de traçabilité a été mis en place par la commission logistique. L'objectif étant d'assurer la documentation des stocks pour ressortir l'inventaire théorique des MILDA et d'identifier l'origine d'une MILDA depuis le bénéficiaire.

Pour le suivi du stock des MILDA les jours de distribution, PSI Côte d'Ivoire a utilisé les documents de traçabilité suivants:

La Fiche de mouvements des MILDA (Fiche de Stock) : Elle sert de fiche de stocks et retrace tous les mouvements des moustiquaires (entrées, sorties, retour sur stocks) effectuées lors de la distribution. Elle est utilisée pour gérer le stock des MILDA dans les Aires Sanitaires et sur les Sites de Distribution.

Le Carnet de dénombrement: C'est le carnet qui a servi au recensement des ménages et qui permettra d'identifier le bénéficiaire et le nombre de moustiquaires qu'ils doivent recevoir. Le jour de la distribution des moustiquaires, chaque chef de ménage ou son représentant se présente sur le site avec son ticket et sa pièce d'identité. L'agent distributeur recherche le numéro de ticket et/ ou le nom de la personne concernée. Après avoir retrouvé le numéro de ticket, l'agent distributeur garde le ticket et le chef de ménage ou son représentant signe dans le cahier de dénombrement. Le nombre de moustiquaire auquel il a droit lui est remis. L'agent distributeur remplit alors la fiche de pointage.

La Fiche de Pointage (annexe IX) : C'est une table de chiffres de 1 à 400 et qui donne automatiquement après la dernière personne servie, le stock de moustiquaire distribuée. Il s'agit d'une fiche qui permet d'avoir un décompte au fur et à mesure que la distribution a lieu.

A la fin de la distribution, la reconstitution des soldes se fait en vue de déceler d'éventuels écarts.

- Reconstitution de la formule : Stock Final = Quantité positionnée* - Quantité distribuée**

*Quantité positionnée : elle est obtenue par le cumul des quantités livrées par conteneur dans chaque District Sanitaire.

**Quantité distribuée : elle est obtenue par le cumul des quantités distribuées sur les cinq jours de distribution

Si le stock final théorique (formule de reconstitution) est différent du stock final physique (total des inventaires), rechercher avec le District les explications et les documenter.

Bien que plusieurs facteurs soient à la base des pertes sur les moustiquaires, ces pertes sont généralement les conséquences d'une logistique pas bien suivie et / ou de la corruption. Les pertes peuvent se produire pendant le transport des moustiquaires, leur entreposage ou leur dépôt en certains lieux avant la campagne. Elles peuvent aussi survenir pendant la campagne de distribution.

En Côte d'Ivoire, la situation sécuritaire instable qui a prévalue avant la campagne de distribution des MILDA (situation liée aux élections présidentielles d'octobre 2010) a provoqué des pillages de conteneurs de moustiquaires dans certains Districts Sanitaires. Selon les données recueillies, le nombre total de moustiquaires pillées est de 750 000. Cela équivaut à la valeur de 1 875 000 000 FCFA (le coût de revient moyen d'une MILDA étant de 2500 FCFA)

Quant aux pertes et aux vols lors de la distribution, elles s'élèvent à 81 129 MILDA évaluée approximativement à la somme de 202 822 500 FCFA.

Par ailleurs, aucune perte n'a été enregistrée lors du transport des MILDA d'Abidjan vers les Districts Sanitaires. Cela est essentiellement dû au système logistique choisit (logistique décentralisé). Dans ce système, les conteneurs restent plombés jusqu'au Districts Sanitaires et cela réduits les risques de vols.

Aussi, lors de nos enquêtes, nous avons constaté que les écarts constatés suite à la distribution n'ont pas fait l'objet de rapport de justification.

Il nous a été difficile d'évaluer la performance en matière de perte car aucun taux de pertinence (indicateur) n'a été déterminé par la Commission Logistique (par exemple signifié que si le total des pertes est inférieur à 10 pour cent du total des MILDA distribuées, alors performant. Si non, alors pas performant).

En résumé partiel, on peut dire que le suivi de stock commence par une planification détaillée ainsi que des outils efficaces de soutien. Lorsque les ravitaillements de campagnes sont transportés d'un niveau à un autre, ils doivent être suivis à la trace et enregistrés à chaque point.

II.4.2.2- La collecte des données de la distribution

Le système de collecte des données des MILDA distribuées s'est fait sur certains supports. Ainsi, au terme des journées de distribution, un retour d'informations sur les quantités distribuées se fait sur chaque site à travers les deux éléments suivants :

Le carnet de synthèse journalière distribution MILDA: (annexe X) : Il sert de synthèse des stocks soumis à distribution au quotidien et par site. Ce document est renseigné par un agent du District Sanitaire chaque jour après la distribution. C'est un document récapitulatif des MILDA distribuées et mentionnées sur les fiches de pointage.

Pour des données de qualité, un rapprochement est fait entre les fiches de dénombrement et les fiche de pointage et reporté dans le carnet de synthèse journalière distribution.

Le carnet de synthèse District distribution MILDA (annexe XI) : Il est destiné à récapituler le nombre de ménages et la population reçus avec la quantité de MILDA distribuées par Aire de Santé. C'est un document récapitulatif du carnet de synthèse journalière distribution.

Le masque de saisie de la distribution: C'est un fichier informatique que le Chargé de Surveillance Epidémiologique renseigne chaque jour de distribution et qui sert à faire une synthèse automatique. C'est une base de données sur Excel dans laquelle les données de distribution des MILDA sont renseignées.

II.4.2.3- La collecte des stocks en fin de distribution

Il s'agit de la mise en oeuvre de la logistique inversée. Cela consiste à récupérer tous les stocks de MILDA restés sur les Sites de Distribution et de les acheminer dans les Districts Sanitaires.

En principe, lorsque le micro plan et le dénombrement sont bien faits, il ne doit pas rester un stock important à gérer sur les SD. Par contre, à la fin de la campagne de distribution, l'équipe logistique s'est retrouvée avec des grandes quantités de MILDA à collecter. Ainsi, cette collecte s'est déroulée en deux étapes :

II.4.2.3.1- Du Site de Distribution vers l'Aire de Santé

Le superviseur de l'Aire de Santé collecte les stocks restants sur tous ses Sites de Distribution à partir de sa moto pour une dotation de 25km de carburant. Sur le terrain, ce montant forfaitaire s'est avéré insuffisant car ne prenant pas en compte la taille de certains Districts. Les Districts n'ayant pas les mêmes superficies, le budget alloué à la collecte devait se faire selon le nombre d'Aire Sanitaire et de Site de Distribution par District.

II.4.2.3.2- De l'Aire de Santé vers le District Sanitaire

Le superviseur Aire de Santé retourne le stock au District Sanitaire. L'évaluation a été faite pour 6 ballots à 1000FCFA l'unité et le convoyage (transport du superviseur) à 4000 FCFA aller/retour. `Le document utiliser pour ce mouvement de retour de stock est le Bon de Livraison. Ce formulaire de document est le même que celui utilisé pour les livraisons de MILDA des DS vers les AS / SD. Les risques de confusion sont possibles entre une entrée en stock et un retour sur stock lorsqu'on utilise le même document (Bon de Livraison) pour ces deux activités différentes.

La prise de connaissance d'avec les procédures de distribution des MILDA et la description de celles-ci nous ont permis de mieux cerner l'environnement de travail de PSI-CI. Dans ce chapitre, nous avons décris en premier, les procédures de micro planification et de dénombrement. Après, ce fut la description des procédures d'appel d'offres et d'exécution du contrat de transport. Nous avons terminé par la description des procédures de distribution proprement dite.

CHAPITRE II : EVALUATION DES PROCEDURESLOGISTIQUES DE DISTRIBUTION

Dans ce chapitre nous allons procéder d'abord à des tests de conformité pour vérifier l'existence du système. Ensuite, à travers des questionnaires que nous avons établis, nous ferons une évaluation préliminaire pour dégager les forces et les faiblesses théoriques. Enfin, nous procéderons à des tests de permanence.

I- VERIFICATION DE L'EXISTENCE DU SYSTEME LOGISTIQUE (TEST DE CONFORMITE)

Après avoir décrit les procédures logistiques de distribution, nous allons effectuer des tests de conformité pour vérifier l'existence effective du système. Ces tests seront effectués sur les activités de micro planification, du dénombrement, les procédures d'appel d'offres et d'exécution du contrat de transport et les procédures de distribution.

I.1- Test sur la micro planification

Nous avons choisi au hasard cinq DS sur lesquels nous allons faire des tests pour vérifier l'existence de l'activité de micro planification. Il s'agit juste de vérifier si les treize outils servant de base de travail des facilitateurs centraux ont été convenablement renseignés dans ces DS.

Outils

Outil

Outil 11

Outil

Abobo Est

Abobo Ouest

Yopougon Est

Danané

Man

Outil 3 : les besoins en intrants de dénombrement dans le DS de Yopougon Est et Danané ont été sous-estimés car les volontaires ont eu à faire des reprographies des supports sur le terrain lors du dénombrement.

Outil 4 : les besoins en MILDA ont été sous-estimés car les MILDA pré positionnées dans les AS n'ont pas pu couvrir les ménages recensés dans les DS de Yopougon Est, Danané et Man.

Outil 10 : Sur les cinq DS testés, les besoins en consommation de carburant des camions de location ont été sous-estimés dans 4 DS.

Outil 11 : Cet outil est étroitement lié à l'outil 10. Ainsi une mauvaise estimation des consommations en carburant des camions de location agit sur le budget en carburant.

- L'estimation des besoins en intrants de dénombrement par l'activité du micro plan n'a pas été évidente dans tous les DS ;

- La quantification des consommations en carburant des camions de location et par ricochet, l'élaboration du budget estimatif du carburant pour le pré positionnement des MILDA n'est pas systématique dans les DS.

I.2- Test sur le dénombrement des ménages

Nous avons suivi les activités du dénombrement afin de vérifier la qualité des données des fiches de dénombrement. Ainsi, nous avons choisis au hasard un carnet de dénombrement composé de vingt fiches que nous avons suivi du site de distribution jusqu'au niveau central.

Ce test nous montre que la fiche de dénombrement contient des informations pertinentes pour le recensement des ménages. Par contre, le rapprochement entre les trois documents du dénombrement n'est pas systématique pour vérifier la concordance des données. Aussi, les fiches de dénombrement que nous avons testé ne comportent pas de signature des agents recenseurs.

I.3- Test sur les procédures d'appel d'offres

Pour ce test, nous allons vérifier si les membres du comité de sélection ont respectés certains points de la procédure en vigueur mentionnés dans le tableau ci-dessous:

POINTS DE CONTRÔLE	ELEMENTS DE RECHERCHE	STATUT
vérification du respect de la date limite de dépôt des offres	Fiche de décharge signée lors du dépôt	O
existence d'une fiche d'évaluation des prestataires	Fiche d'évaluation des membres du comité	O
vérification des documents tels le registre du commerce, l'attestation de régularité fiscale des impôts, l'attestation de mise à jour CNPS, l'existence des états financiers des trois dernières années ou d'une caution bancaire	Tableau de synthèse des documents à fournir	O
Existence d'une liste de présence émargée par les membres du comité mentionnant la date du dépouillement,	Liste de présence signée	O
existence d'un Procès-verbal de dépouillement signé par tous les membres du comité.	PV signé	O

A travers ce test, il ressort que le comité de sélection a respecter les procédures d'appel d'offres mises en place par PSI CI.

I.4- Test sur l'exécution du contrat de transport

Nous avons choisi au hasard trois opérations du transporteur que nous avons suivi à partir de l'émission de l'Ordre de Transfert (OT) des conteneurs jusqu'au règlement de la facture transporteur.

Tableau 9 : Test de conformité sur le suivi des opérations d'acheminement des TC et de règlement des factures

Opéra-tions	Ordre de Transfert (OT)						LV	Rapprochement		Factures
	N° OT	Existence facture pro forma transporteur	Signature logisticien	Autorisation RA/RR	Nombre TC sur OT	Existence LV pour chaque TC transféré	Existence Signature Logisticien PSI CI / transporteur / District Sanitaire	OT/LV	Contrat /facture /OT/ LV	N°	Signature autorisée sur facture transporteur
1	OTC10	O	O	N	55	O	O	O	O	BAL01	O
2	OTC13	O	O	O	135	O	N	O	N	BAL02	O
3	OTC15	O	O	O	50	O	O	O	O	BAL05	O

Pour l'opération N°1, le transfert des conteneurs n'est pas déclencher sur ordre de la Direction de PSI-CI (signature Responsable Administratif ou du Représentant Résident). Seule la signature du Logisticien a autorisée l'Ordre de Transfert.

Pour l'opération N°2, la signature du District Sanitaire n'est pas présente sur la Lettre de Voiture pour attester que le conteneur a été réceptionné.

La preuve de la recevabilité des conteneurs n'est pas matérialisée sur la Lettre de Voiture dans tous les DS,

Le rapprochement entre contrat de transport, factures transporteur, Ordre de Transfert et Lettre de Voiture n'est pas systématique avant les paiements.

Cependant, les éléments retrouvés en plus grands nombre confirment la description de la procédure.

I.5- Test sur les procédures de distribution des MILDA

Nous ferons ces tests aussi bien pour les activités de pré positionnement que pour les activités de distribution.

I.5.1- Test sur le pré positionnement des MILDA

Nous avons choisi au hasard trois opérations de pré positionnement des moustiquaires d'un District Sanitaire vers des AS / SD.

Tableau 10: Test de conformité sur le pré positionnement des MILDA dans les AS / SD

Pour l'opération 1, il n'y a pas de rapprochement entre le Bon de Livraison et le fiche de mouvement du conteneur

Pour l'opération N°2, la fiche de mouvement du conteneur n'a pas été renseignée suite à la sortie des MILDA du conteneur.

Pour l'opération N°3, il n'existe aucune trace de sortie dans le carnet Bon de Livraison alors que la quantité sortie est mentionnée sur la fiche de mouvement du conteneur

Le rapprochement entre Bon de Livraison et fiche de mouvement du conteneur n'est pas systématique,

La fiche de mouvement du conteneur n'est pas renseignée systématiquement après les sorties.

Les sorties de MILDA du conteneur ne sont pas matérialisé sur un Bon de Livraison (sortie non autorisée).

I.5.2- Test sur les activités de distribution des MILDA

Nous avons choisi au hasard une liasse de fiches de dénombrement ménages que nous avons suivi lors d'une journée de distribution.

Source: nos enquêtes dans les archives de la logistique à PSI-CI en décembre 2012

·Sur la première fiche de dénombrement, le rapprochement entre MILDA reçu/ fiche pointage / cahier synthèse distribution / cahier synthèse district n'est pas systématique. Aussi, il n'existe aucun document de justification des écarts constatés à la fin de la journée de distribution.

·Sur la seconde fiche, aucun rapprochement et aucune reconstitution de solde à la fin de la distribution n'ont été fait.

·Sur la quatrième fiche, il n'y a pas de signature des chefs de ménage alors que les MILDA ont été comptabilisées comme distribuées.

II.- EVALUATION PRELIMINAIRE DES PROCEDURES DE DISTRIBUTION

L'évaluation préliminaire est l'étape capitale de l'analyse des procédures. Elle permet de dégager les points forts (sécurité du contrôle interne) ; de déceler les points faibles (défaillances du contrôle interne) et de porter une appréciation sur les procédures. Elle permet aussi de s'assurer que la conception de la procédure réduit ou élimine les risques d'erreurs de fraude et de pertes dans le traitement et la vérification de l'information, mais ne présume pas de sa bonne application par les exécutants.

Nous allons procéder à cette évaluation en utilisant principalement les Questionnaires du Contrôle Interne (QCI). Les QCI sont des questionnaires utilisés pour évaluer le contrôle interne. Il en existe plusieurs sortes, néanmoins nous avons choisi les questionnaires « fermés » c'est-à-dire qu'ils sont conçus de telles sorte que les réponses aux différentes questions se font par « OUI » ou par « NON ». L'utilisation de ces QCI fermés aboutis à une classification des points de contrôle en deux catégories:

- Les points forts qui correspondent aux réponses positives (OUI) obtenues et indiquent que l'entreprise dispose théoriquement de mesures appropriés propres à atteindre les objectifs du contrôle interne.

- Les points faibles résultent des réponses négatives (NON) aux questionnaires et concernent les failles des procédures.

Nous allons, à travers ces QCI donc, ressortir les forces théoriques et les faiblesses de conception du système depuis les activités de micro planification jusqu'à la distribution des MILDA.

II.1- Questionnaires sur la micro planification

Il s'agit à travers des questionnaires (annexe XI), de vérifier si les activités de la micro planification ont été réalisées avec succès. Ces questionnaires sont basés sur les activités clés à mener pour la réussite du micro plan. A chacune des réponses du QCI, nous avons identifiés soit une force (OUI) soit une faiblesse (NON).

II.1.1- Les forces théoriques

1- L'estimation du nombre de Sites de Distribution

Un site de distribution est un espace aménagé sur lequel les volontaires procèdent à la sensibilisation et à la remise des MILDA aux ménages les jours de distribution. Le site de distribution peut être soit une école, une maternité ou tout autre lieu utilisé à cet effet. L'identification des sites de distribution est une activité capitale lors de la micro planification. Le micro plan a permis d'identifier et d'estimer le nombre de SD et cela a facilité la quantification des besoins en intrants et en personnel.

2- La détermination des besoins en transport

Le transport est une activité essentielle pour le bon déroulement des activités de distribution dans les DS. Le choix des moyens de transport en fonction des réalités du terrain est primordial compte tenu des spécificités de chaque région. Ainsi, dans certaines régions, le moyen de transport choisi était le camion, la moto, le vélo, la pirogue, les animaux. La détermination des besoins de transport dans chaque localité a permis l'acheminement des MILDA dans tous les lieux de Distribution malgré la difficulté d'accès de certains Sites.

3- L'estimation des distances entre les DS et les SD

En réalité, les DS détiennent déjà ces données grâces aux cartes sanitaires dont elles disposent. Les facilitateurs centraux déployés sur le terrain étaient chargé de recueillir ces données et de les saisir dans le masque. Dans la plupart des régions, ces données ont été recueillies et envoyer au niveau central à Abidjan. Les données sur les distances ont permis d'estimer le nombre total de kilométrage à parcourir dans chaque DS.

4- L'estimation du nombre de volontaires pour le dénombrement et la distribution

L'une des missions de la micro planification était d'estimation le nombre de volontaires aussi bien pour les activités du dénombrement que de la distribution. Cette estimation fut déterminante pour l'élaboration des budgets du dénombrement et de la distribution.

5- L'identification des zones de stockage des conteneurs

L'option d'achat des conteneurs dernier voyage ou fin de vie à amener la commission logistique à identifier des endroits de stockage des conteneurs de MILDA. Ces conteneurs devaient servir de magasin de stockage pour les DS au-delà de la campagne de distribution. De concert avec les DS, il fallait donc choisir des endroits sécurisés et facile d'accès aux camions auto-chargeurs pour leurs manoeuvres.

Aussi, les DS devaient identifier des lieux où les MILDA seront stockés les jours de distribution. Ces lieux pouvaient être des salles de classe, des bureaux, des domiciles où tout autre espace pouvant servir de lieux de stockage de petite quantité de MILDA. L'identification de ces espaces lors du micro plan dans les DS a facilité le stockage des conteneurs et des MILDA.

Les zones de stockage ont été certes identifiées, mais les DS ne disposaient pas de budget pour aménager des terre-pleins en vue de déposer les conteneurs. Ainsi tous les conteneurs que nous avons pu visiter dans une vingtaine de DS étaient posés à même le sol dans la boue et sur les herbes. Cette situation va accélérer la détérioration des conteneurs.

6- L'estimation du budget logistique dans les Districts Sanitaires

Le micro plan a permis d'avoir une idée des réalités du terrain et d'estimer approximativement le budget logistique de la campagne même si l'exécution a été difficile dans certains DS à cause de la mauvaise évaluation des besoins en carburant

II.1.2- Les faiblesses de conception

1.- Le problème d'estimation des besoins réel en carburant

L'estimation des besoins en carburant fut une tâche très fastidieuse aussi bien pour les facilitateurs que pour les DS. Les personnes en chargent du micro plan n'ont pas pu avoir des informations réelles sur les consommations aux 100 km des camions à louer pour les activités de pré positionnement des MILDA.

2- Le problème de quantification des intrants du dénombrement et de la distribution

Le micro plan n'a pas permis une quantification réelle des intrants du dénombrement et de distribution à confectionner. Ainsi, lors des activités du dénombrement, les fiches confectionnées n'étaient pas suffisantes dans certains Districts. Afin d'éviter le blocage des activités sur le terrain, les STN, en accord avec le niveau central, ont fait des reprographies en utilisant le budget des imprévus.

3- Le déficit de formation des facilitateurs centraux

Les facilitateurs centraux sont des personnes proposées par les partenaires de lutte contre le paludisme en Côte d' Ivoire pour aller recueillir un certain nombre de donnés clés dans les DS. Ces données étaient répertoriées dans un fichier informatique appelé masque de saisie. Le masque de saisie est composé de treize outils de travail indispensable pour la collecte des données. Il n'ya pas eu de sélection rigoureuse des facilitateurs pour savoir s'ils maitrisaient l'outil informatique. Aussi, ils ont été formés en une demi-journée lors d'un cours magistral sur l'utilisation et la maitrise de ces outils de travail. La durée de la formation fut brève et n'a pas permis à bon nombre de facilitateurs de bien cerner l'usage de ces outils. Ces insuffisances ont été préjudiciables pour la suite des activités de la campagne à savoir les activités du dénombrement et de la distribution.

4- L'absence un logiciel sécurisé et en réseau pour gérer les données du micro plan

Dans le cadre des activités de distribution des moustiquaires, les données du micro plan sont essentielles pour l'estimation de tous les besoins de la distribution. Les treize outils du micro plan ont été conçus sur le tableur Excel qui certes est adapté pour ce genre de données, mais ne permet pas d'avoir des données sécurisés et un traitement automatique (compilation) des données des 81 DS. Aussi, une fausse manipulation du tableur peut entrainer un écrasement des chiffres.

Sur les onze questionnaires, il ressort des forces et des faiblesses. L'activité de micro planification a connu beaucoup de succès. Cependant, les faiblesses relevées ont eu un impact négatif dans la mise en oeuvre de la campagne.

Ainsi, nos enquêtes nous ont permis de savoir que la non maitrise du masque de saisie (déficit de formation sur la compréhension du fichier informatique) du micro plan par la majorité des facilitateurs centraux n'a pas permis de recueillir des données fiables dans les DS. Par conséquent, la partie centrale à procéder à une harmonisation des données des 83 Districts Sanitaires lors de l'atelier de validation du micro plan à Agboville en 2010. Cette option choisie était le moindre mal car n'étant pas basée sur la réalité du terrain. Elle a défavorisé certains Districts en faveur de d'autres d'où une répercussion sur le budget de la campagne par District et sur les activités de distribution.

II.2- Question sur le dénombrement

A travers ce questionnaire à l'annexe XI, nous avons identifiés les forces et les faiblesses du dénombrement.

II.2.1- Les forces théoriques

1- Une bonne estimation du nombre de volontaire pour le dénombrement

Lors de l'activité du dénombrement, le nombre de volontaire n'a pas fait défaut car le personnel recruté était en nombre suffisant pour bien mener l'activité. Le timing arrêté par la commission logistique mentionne que chaque volontaire était responsable de 175 ménages soit 25 ménages par jour sur les sept jours de dénombrement. Ce timing a permis de recruté le nombre réel d'agents recenseur pour l'activité. Ainsi, le dénombrement a pu être fait dans les délais impartis. Cependant, plusieurs zones sont restées non couvertes car les ménages de base ont été sous-estimés dans plusieurs districts.

2- La formation du personnel impliqué dans l'activité du dénombrement

La formation des personnes en charge du dénombrement leur a permis de mieux connaitre leur rôle dans cette activité. Cette formation s'est faite à tous les niveaux et par groupe restreint. Cela a permis aussi bien aux STN, aux équipes cadres des DS qu'aux volontaires de bien comprendre l'enjeu de l'activité.

3- La communication autour de l'activité de dénombrement

Les medias ont joués un grand rôle dans la communication autour du dénombrement. Ainsi, les spots télés et radios était diffusés a longueur de journée sur les chaines nationales et les radios de proximité pour informer la population sur le passage des agents recenseurs dans leurs domiciles.

4- La pertinence des données recueillies sur les fiches de dénombrement

Les fiches de dénombrement comportent des informations utiles pour un bon recensement et facilité une bonne activité de distribution. Ces fiches contiennent des informations comme les noms des chefs de ménage et leurs représentants ; le nombre de personnes dans le ménage ; les numéros de bracelet ; le nombre de MILDA à donner par ménage et la signature ou l'empreinte digitale des bénéficiaires des moustiquaires. Ces informations fut utiles pour les activités de distribution et la traçabilité des MILDA.

II.2.2- Les faiblesses de conception

1- Une mauvaise estimation des quantités des intrants du dénombrement

La mauvaise estimation des intrants du dénombrement a amené les STN à faire des photocopies sur le terrain. De façon générale, c'est le carnet de dénombrement qui manquait. Pour palier donc à cela, le budget des imprévus était utilisé pour faire des photocopies avec l'accord du niveau central.

2- Le choix d'une période inappropriée pour l'activité du dénombrement

Le dénombrement s'est déroulé entre les mois d'octobre et novembre 2010 c'est-à-dire juste avant et entre les deux tours des élections présidentielles en Côte d'Ivoire. En fait, suite à plusieurs reports de dates de la campagne de distribution dus aux incessants reports de la date des élections présidentielles, le Fonds Mondial a mis la pression sur les partenaires de lutte contre le paludisme afin de débuter le plus rapidement possible le processus de dénombrement des ménages. C'est ainsi que les périodes d'octobre et novembre 2010 furent arrêter comme dates d'activités et n'ont pas été changé malgré l'incertitude qui planait.

La coïncidence entre les dates des activités de dénombrement et les élections présidentielles fut catastrophique pour le dénombrement. Les agents recenseurs se voyaient taxés de LMP (La Majorité Présidentielle, parti au pouvoir) ou de RHDP (Rassemblement des Houphouetistes pour la Démocratie et la Paix, opposition) selon les quartiers dans lesquels ils se trouvaient.

Ainsi, chaque camp les désignait comme des espions de l'autre camp venus les identifier afin de les exterminer le moment opportun. La lettre D (signifie Dénombrement) choisie au niveau national pour identifier le passage des agents dans un ménage a été interprété comme Dioula (une ethnie taxée à tort ou à raison d'appartenir majoritairement au RDR (Rassemblement Des Républicains, un des principaux membres du groupement politique RHDP).

3- Une défaillance dans la confection des carnets de dénombrement.

Les carnets de dénombrement ont été confectionnés sans inscription préalable des numéros de tickets par ordre chronologique. Cette faille a provoqué beaucoup de désagréments aussi bien aux agents recenseurs qu'aux ménages les jours de distribution. Ce manque de chronologie dans les numéros de tickets inscrits dans les carnets n'a pas facilité les recherches les jours de distribution. Cela a causé des pertes de temps avec pour incidence des bousculades due à l'impatience des populations sur certains SD.

4- Un déficit de couverture totale de la population

Lors du dénombrement, tous les ménages non pu être recensé. Cette faiblesse du taux de couverture des ménages est l'une des conséquences du choix de la période de dénombrement.

Un autre aspect de ce mauvais résultat est le critère de choix des agents recenseur par les DS. En fait les DS choisissent toujours les mêmes volontaires pour leurs activités de terrain. Nos enquêtes nous ont prouvés que ces jeunes volontaires étant choisi sur la base du favoritisme et n'étant pas évaluer à la fin des activités, ne font pas bien le travail qui leur est demandé étant donné qu'ils sont sûrs d'être reconduits pour les activités à venir.

Ces deux aspects font partir des causes principales de l'échec de l'objectif qui consistait à atteindre cent pour cent de couverture nationale.

5- L'absence de sécurisation des carnets de dénombrement dans les DS

Le dénombrement ayant été fait pendant la période pré-électorale et vu la tension qui régnait déjà à l'époque, aucune mesure n'a été prise pour sécuriser des documents aussi importants pour le bon déroulement de la distribution.

6- L'inexploitation des données du dénombrement avant l'acheminement des conteneurs dans les DS

Avant de positionner les conteneurs dans les DS, il faut connaitre les besoins de chacun de ces Districts. Cela ne fut pas le cas lors de la campagne. Ainsi, les conteneurs des MILDA ont été positionné avant même que la partie centrale n'est les résultats du dénombrement. Cette situation a entrainé des gaps de MILDA dans les DS. D'où la quantité importante de MILDA à collecté à la fin de la distribution dans certains DS car l'offre ne répondant pas à la réalité du terrain.

Les résultats du questionnaire nous montrent que le dénombrement n'a pas été bien fait de façon général dans tous les DS car il n'a pas permis de recenser tous les ménages Ivoiriens. L'une des principales causes évoquées est la période pré-électorale pendant laquelle s'est déroulée cette activité.

II.3- Questionnaire sur les procédures d'appel d'offres et d'exécution du contrat de transport

L'appel d'offres et l'exécution du contrat de transport sont deux activités cumulatives et successives. Toutefois, nous ferons un questionnaire pour l'appel d'offre et un autre pour l'exécution du contrat de transport (annexe XII).

II.3.1- Questionnaire sur les procédures d'appel d'offres

La consultation des dossiers d'appel d'offres nous a permis d'établir un QCI qui a permis de déterminer les forces et les faiblesses suivantes:

II.3.1.1- Les forces théoriques :

1- La publication de l'annonce par voie de presse

Cela montre la transparence et la mise en concurrence des fournisseurs. Cette technique permet à PSI-CI d'éviter de signer des contrats de gré à gré.

2- L'existence d'un cahier de charges explicite

Le cahier des charges de PSI-CI permet aux soumissionnaires d'avoir toutes les informations sur les activités à réaliser. Le cahier de charge est primordial pour tout appel d'offres car il permet de donner des informations sur les attentes du maitre d'ouvrage.

3- L'existence d'une décharge pour le dépôt des offres.

Cette technique permet de savoir si une entreprise a effectivement déposer son dossier dans les délais.

4- L'existence d'une grille d'évaluation des fournisseurs

La grille d'évaluation met en exergue les critères définis avec les notations afférentes. Elle permet d'effectuer le meilleur choix en se basant sur des critères établit d`avance. Ainsi, les jugements personnels ou subjectifs sont écartés.

5- Information des soumissionnaires sur les résultats du dépouillement

Cette technique renforce la transparence et permet de situer le soumissionnaire sur la suite du dossier d'appel d'offres.

6- L'existence d'un Procès- Verbal de dépouillement signé

Le PV de dépouillement donne des informations sur la méthode de travail du comité. Il permet de mieux cerner les méthodes et le choix du comité.

II.3.1.2- Les faiblesses de conception

1- Absence de voie de recours aux soumissionnaires non retenus

La voie de recours permet aux soumissionnaires non retenus d'exprimer leur grief sur les choix du comité. Ce déficit pause un problème de transparence.

2- Absence de visite des fournisseurs par le comité

La sélection du prestataire de transport doit prend en compte sa capacité à disposer d'un parc à conteneurs sécurisé pour accueillir de façon temporaire les conteneurs. Ainsi, seule une visite terrain des locaux et des installations des transporteurs permet d'apprécier cela. Le choix de fournisseurs basé uniquement sur la consultation des documents fournis est un gros risque de la part du comité. L'absence de visite des locaux des fournisseurs ne permet pas d'apprécier leurs existences physiques et leurs capacités techniques.

3- Mauvaise estimation du budget d'acheminement des TC dans les Districts Sanitaires

Une bonne estimation de toutes les lignes budgétaires permet l'exécution facile des activités. Ainsi, s'il est vrai qu'une surestimation d'une ligne budgétaire n'agit pas directement sur l'activité elle-même, elle a cependant pour conséquence l'immobilisation de sommes importantes qu'on ne peut utiliser pour mener les activités des autres lignes budgétaires sous peine d'accusation de détournement de fonds.

Par ailleurs, une sous-estimation d'une ligne budgétaire provoque des risques de blocage de l'activité concernée pour insuffisance de ressources.

Sur un total de 14 questionnaires, nous relevons 10 forces et 4 faiblesses. Dans l'ensemble, on peut dire que PSI-CI dispose de bonnes procédures d'appel d'offres.

II.3.2- QCI sur les procédures d'exécution du contrat de transport

Il s'agit à travers ces questionnaires de faire ressortir les forces et les faiblesses de conception lors de l'exécution du contrat de transport. A travers treize questions, nous avons fait ressortir les forces et les faiblesses ci-dessous:

II.3.2.1- Les forces théoriques

1- Autorisation préalable de la direction de PSI-CI avant exécution de tout OT

Chaque Ordre de Transfert est signé par le Logisticien et autorisé par la Direction avant toutes expéditions de conteneurs dans les Districts Sanitaires. Cela permet au transporteur de n'exécuter que les ordres donnés par la Direction de PSI-CI.

2- Existence d'une Lettre de Voiture et d'un Bordereau d'Expédition pour tout envoi de TC

Cette technique favorise la traçabilité de chaque envoi de conteneur vers une destination déterminée. Elle a permis un bon suivi par conteneur et par District.

3- Pré numérotation des documents de transport

Lorsque les documents sont pré numérotés, cela permet un bon suivi de ceux-ci et une clarté dans la chronologie de l'exécution des envois.

4- Existence de facture pro forma pour tous envois de conteneurs

Avant toutes expéditions d'un lot de conteneurs figurant sur un OT, une facture pro forma est adressée à PSI-CI pour s'assurer que les montants sont conformes à ceux mentionné dans le contrat.

5- Existence d'une cohérence des facturations avec les flux transports

Le rapprochement entre contrat de transport, Lettre de Voiture, Ordre de transfert et facture transporteur est systématique avant tout paiement pour ces opérations. Ce rapprochement permet de ne payer que les prestations exécutées.

II.3.2.2- Les faiblesses de conception

1- L'absence de sécurisation des conteneurs lors des envois vers les DS

L'absence de sécurisation des convois des conteneurs qui sont partis d'Abidjan vers les Districts Sanitaires a souvent provoque des blocages de convois et des fouilles de conteneurs avec tous les dégagements que cela comporte en pertes de temps et d'argent.

II.4- Questionnaire sur la distribution des MILDA

Les activités de distribution se sont déroulées en trois étapes : le pré positionnement, la distribution proprement dite et la collecte des MILDA restantes sur les sites. Nous avons établi des questionnaires sur le pré positionnement et les activités de distribution.

II.4.1- Questionnaire sur le pré positionnement des MILDA dans les AS/SD

De ce questionnaire, nous avons identifiés les forces et les faiblesses ci-dessous :

II.4.1.1- Les forces théoriques

1- Existence d'un BL pré numéroté pour toutes sorties de MILDA dans les TC

Toutes les sorties de moustiquaires des conteneurs dans les DS ont fait l'objet d'un Bon de Livraison. L'avantage de cette technique est une bonne traçabilité de toutes les sorties de MILDA du conteneur. Aussi, cette technique permet de se rassurer que le gestionnaire des MILDA des conteneurs a autorisé toutes les sorties.

2- Le renseignement des fiches de mouvement des conteneurs

Pour chaque sortie de MILDA matérialisée sur un BL, les fiches de mouvement de conteneur sont renseignées. Cela montre qu'il y a un bon suivi des mouvements de stocks des moustiquaires du conteneur.

3- La signature des documents de livraison

Tous les Bons de Livraison sont signés par les expéditeurs, les transporteurs et les destinataires des MILDA.

4- Les MILDA pré-positionné couvraient les besoins des ménages

Les moustiquaires pré-positionnées dans les AS et/ou SD ont permis de couvrir les besoins des ménages et d'éviter des ruptures de stocks par endroits.

II.4.1.2- Les faiblesses de conception

1- Les motifs des écarts constatés à la livraison ne sont pas mentionnés sur les BL

L'absence de PV de réception ne permet pas de déterminer les circonstances réelles des manquants et de situer les responsabilités.

2- Défaillance dans le contrat de pré positionnement des MILDA

Les responsabilités entre PSI-CI et le transporteur ne sont pas clairement définies dans le contrat en cas de manquant à la livraison.

Le questionnaire sur le pré positionnement des MILDA révèle 12 forces contre 2 faiblesses. Ce qui veut dire que les procédures de pré positionnement des MILDA ont été exécutées comme convenue dans l'ensemble.

II.4.2- Questionnaires sur la distribution des MILDA

Il s'agit de faire ressortir les forces théoriques et les difficultés rencontrées les jours de distribution des moustiquaires.

II.4.2.1- Les forces théoriques

1- Existence de documents pour le suivi des MILDA distribué

Le carnet de dénombrement a été conçu aussi bien pour les activités de dénombrement que pour la distribution. Ce document permet la traçabilité des MILDA remises aux chefs de ménages les jours de distribution. Aussi, il permet de se rassurer que les MILDA ont été récupérées par les chefs de ménages lorsque ces derniers apposent leurs signatures dans le carnet. Enfin, le nombre de MILDA reçu par ménage est mentionné dans ce carnet ce qui facilite le calcul des totaux de MILDA distribuées sur chaque fiche de dénombrement.

2- Existence d'inventaire physique à la fin de la période de distribution

Cette procédure permet de contrôler la conformité entre le stock physique restant et le stock théorique.

3- Le suivi des réclamations

Lors des activités de distribution, compte tenu des difficultés rencontrées sur le terrain, une fiche a été créée pour gérer les réclamations des populations. Ces réclamations concernaient généralement les ménages qui avaient égarés leurs tickets ou qui n'avaient pas été recensé.

II.4.2.2- Les faiblesses de conception

1- L'intervalle de temps entre le dénombrement et la distribution a eu une influence sur la qualité de la distribution

Le dénombrement s'est fait en octobre et novembre 2010 alors que les premières distributions ont débuté en juin 2011 soit sept mois d'intervalle. Les déplacements de populations liés à la crise postélectorale et les pillages ont eu pour conséquences une désorganisation du système de distribution.

2- Lenteur constatée pour retrouver les noms dans le carnet de dénombrement

Cette lenteur est due à l'absence de chronologie des numéros de tickets dans le carnet de dénombrement. Les numéros de tickets étant inscrits de façon désorganisée sur les fiches de dénombrement, les volontaires mettaient donc du temps à les retrouver.

3- Inexistence d'inventaires inopinés dans les DS par PSI-CI

Lorsque la distribution était terminée dans un DS, PSI-CI ne s'y rendait pas de temps en temps pour effectuer des inventaires inopinés. Cela a posé un problème sur la véracité des quantités de MILDA communiquée par les DS chaque mois pour l'établissement du rapport mensuel de PSI CI. Ainsi, les DS communiquaient des chiffres erronés à PSI-CI. Ainsi, lors d'une mission de collecte de MILDA dans les DS de Bouaké, nous avons constaté un écart de plus de 4 balles de 50 MILDA en moins entre la quantité communiqué préalablement par le DS et l'inventaire physique.

4- Absence de procédure de justification des écarts constatés

Aucune procédure n'est prévue pour justifier les écarts. C'est ainsi qu'à la fin des journées de distribution, les écarts constatés ne sont pas justifiés et considérés comme volé/disparu.

5- Absence de consolidation des données de MILDA distribuées au niveau central

Au niveau central (Abidjan), aucun rapprochement entre les documents de distribution n'existe pour consolider les chiffres communiqués par les Districts Sanitaires. Le Logisticien étant trop occupé, ne pouvait faire seul ce travail. Absence de rapprochement entre le cahier de dénombrement, la fiche de pointage, le cahier synthèse journalière et le cahier synthèse district.

6- Absence de sécurité sur les Sites de Distribution lors de la campagne

Quand bien même que les Ministères de la sécurité et de la Défense soit des partenaires de la campagne, aucune mesure de sécurité n'a été prévu pour déployer les forces de défenses et de sécurité sur les sites de distribution. Cette absence a été préjudiciable sur certains SD entrainant des vols de MILDA soit par des voyous soit par des éléments incontrôlés des Forces Républicaines de Cote d'Ivoire (FRCI).

7- Absence de statistiques sur les clients insatisfaits

Une opération d'envergure de ce genre ne peut se faire sans frustrations de la cible (les ménages). Ainsi, le comité logistique ne dispose d'aucunes données sur le degré de satisfaction des populations. Par ailleurs, aucune donnée n'existe sur les ménages ayant reçu des tickets et n'ayant pas reçu de moustiquaires.

Ces questionnaires nous montrent que les résultats de la distribution sont très mitigés car il y a eu autant de forces que de faiblesses. Il est vrai que plus de huit millions de moustiquaires ont été distribué mais ces chiffres sont contestables quant à la qualité des données communiquées. Nos enquêtes nous ont montré que certains ménages disposaient de plus d'un ticket quand d'autres recevaient plus de MILDA que les quantités mentionnées dans le carnet de dénombrement. Par ailleurs, une quantité importante des MILDA s'est retrouvée sur le marché alors qu'il s'agissait d'une campagne gratuite de distribution.

III.- CONTROLE DE L'APPLICATION PERMANENTE DES PROCEDURES (TEST DE PERMANENCE)

Ce test ne concerne que les points forts théoriques décelés lors des évaluations préliminaires. Son objectif est de vérifier si ces points forts théoriques sont réellement appliqués de façon permanente dans l'organisation.

La vérification de ces points forts doit porter des éléments de preuve sur l'application des procédures en vigueur. Les résultats de ces tests détermineront les points forts appliqués et les points forts non appliqués (les faiblesses d'application).

Nous allons effectuer ces tests sur la micro planification, le dénombrement, les procédures d'appel d'offres, d'exécution du contrat de transport et de distribution.

III.1- Test sur les activités de micro planification

Nous allons effectuer des tests sur les points forts décelés lors de l'évaluation préliminaire de l'activité de micro planification. Nous devons nous assurer que les données concernant ces points forts ont été réellement collectées dans les DS puis transférées par les facilitateurs au niveau central.

Pour ce faire, nous avons choisi au hasard dix DS dans lesquels nous avons recherchés les points forts théoriques que sont :

?La quantification du nombre de volontaires à recruter pour le dénombrement et la distribution ;

Forces théoriques	Districts Sanitaires
Forces théoriques	Abobo Est	Abobo Ouest	Yopougon Est	Yopougon Ouest	Cocody Bingerville	Soubré	Abengourou	Yamoussoukro	Man	Korhogo
Identification du nombre de Sites de Distribution	O	O	O	O	O	O	O	O	O	O
Estimation des besoins en transport	O	O	O	O	O	O	O	O	O	O
Estimation des distances entre les DS et les SD	O	O	O	O	O	O	O	O	O	O
Quantification du nombre de volontaires à recruter pour le dénombrement et la distribution	O	O	O	O	O	O	O	O	O	O
Identification des zones de stockage des conteneurs	O	O	O	O	O	O	O	O	O	O
Evaluation estimative du budget logistique dans le DS	O	O	N	O	O	N	O	O	O	N

La détermination du nombre de volontaires à recruter pour le dénombrement et la distribution ;

Les résultats de ce test relèvent des points forts concernant les activités clés que le micro-plan a pu réaliser avec succès. Cependant, l'élaboration du budget logistique par District Sanitaire n'a pas été menée avec une totale satisfaction. Par conséquent, des DS se retrouvaient avec des budgets suffisant alors que d'autres avaient des difficultés à mener leur activités

On peut toutefois confirmer que les points forts décelés lors de l'évaluation préliminaire des activités de micro planification se confirment presque tous.

III.2- Test sur le dénombrement

L'évaluation de l'activité de dénombrement dans les DS doit donner l'assurance que :

?Le dénombrement a été fait dans les délais (nombre de jours et de volontaires suffisants)

?Une campagne de communication a été faite pour sensibiliser les populations sur le passage des agents recenseurs

?Les fiches de dénombrement contiennent des informations pour une bonne distribution

Forces théoriques	Districts Sanitaires
Forces théoriques	Abobo Est	Abobo Ouest	Yopougon Est	Yopougon Ouest	Cocody Bingerville	Soubré	Abengourou	Yamoussoukro	Man	Korhogo
Le dénombrement a été fait dans les délais (nombre de volontaire suffisant)	O	O	O	O	O	O	O	O	O	O
Le personnel en charge du dénombrement a reçu une formation (agenda formation, liste de présence des personnes formées, ...)	O	O	O	O	O	O	O	O	O	O
Il y a eu des communiqués sur le passage des agents recenseurs (spots publicitaire Télé et radio de proximité)	O	O	O	O	O	O	O	O	O	O
les fiches de dénombrement contiennent des informations pour une bonne distribution	O	O	O	O	O	O	O	O	O	O

Les résultats de ce test confirment les points forts décelés lors de l'évaluation préliminaire.

III.3- Test sur les procédures d'appel d'offres et d'exécution du contrat de transport

III.3.1- Test sur les procédures d'appel d'offres

Il s'agit de vérifier que les critères de sélection des transporteurs ont été respectés par PSI CI. Pour cela, nous allons vérifier les points forts théoriques suivants :

·La publication de l'annonce par voie de presse (point de contrôle : copie du journal de publication retrouvée dans la liasse de dossier)

·L'existence d'une décharge pour le dépôt des offres (la fiche de décharge existe).

·L'existence d'une grille d'évaluation des fournisseurs (nous avons pu consulter cette grille)

·Information des soumissionnaires sur les résultats du dépouillement (nous avons consultés les courriers adressés aux soumissionnaires)

·L'existence d'un Procès-verbal de dépouillement signé (PV existe dans la liasse du dossier)

Ce test nous a permis de qu'il n'y a eu que des points forts lors de l'exécution des procédures d'appel d'offres.

Tous les points forts théoriques relevés lors de l'évaluation préliminaires sont réellement appliqués. Il n'y a donc pas de faiblesses d'application dans l'exécution des procédures d'appel d'offres.

III.3.2- Test de permanence sur l'exécution du contrat de transport

Il s'agit de vérifier l'existence du système depuis la signature du contrat de transport jusqu'au paiement des factures transporteur.

- Chaque OT a fait l'objet d'une autorisation préalable avant l'envoi des conteneurs;

- L'expéditeur, le transporteur et le destinataire ont tous signés sur les LV et BE ;

- Il existe une cohérence des facturations avec les flux transport par un rapprochement avant tout paiement de facture.

Ainsi, nous avons choisi au hasard quatre OT comportant chacun cinq conteneurs à transporter.

Tableau 14: Test sur l'acheminement des conteneurs et le paiement des factures transporteur

FLUX TRANSPORTS					FACTURATIONS
N° OT	Existence signature Logisticien et autorisation PSI CI sur l'OT	Numéros TC	Existence LV et BE par conteneur	Signature logisticien PSI CI/ transporteur/ District Sanitaire sur LV et BE	Montants facture	Existence facture pro forma	Rapprochement entre OT/LV/BE/factures pro forma / définitive / contrat
OTC05	NON	PONU2345660	OUI	OUI	250 000	OUI	OUI
		PONU2340065	OUI	OUI	250 000		OUI
		PONU2345654	OUI	OUI	250000		OUI
		PONU2345098	OUI	OUI	250000		OUI
		PONU2346754	OUI	OUI	425 000		OUI
OTC10	OUI	PONU2345660	OUI	OUI	310 000	OUI	OUI
		MIGU8756504	OUI	OUI	310000		OUI
		MIGU6933895	OUI	OUI	310000		OUI
		CBHU9628690	OUI	OUI	310000		OUI
		GSTU8812639	OUI	OUI	310000		OUI
OTC 13	NON	TTLU5073040	OUI	OUI	455 000	NON	OUI
		TTLU5756512	OUI	OUI	455 000		OUI
		TTLU5774938	OUI	OUI	455 000		OUI
		TTLU9658320	OUI	OUI	455 000		OUI
		TTLU4941467	OUI	OUI	720 000		NON
OT0	OUI	CBHU9803155	OUI	OUI	417 000	OUI	OUI
		GMTU9981890	OUI	OUI	435 000		OUI
		TRIU9847391	OUI	OUI	435 000		OUI
		GMTU9012769	OUI	OUI	435 000		OUI
		GMTU9007269	OUI	OUI	435 000		OUI

O: l'élément recherché a été retrouvé, il s'agit d'une force d'application

N: l'élément recherché n'a pas été retrouvé, il s'agit d'une faiblesse d'application

Les résultats de ce test relèvent plusieurs points forts et des points faibles.

-Tous les conteneurs expédiés dans les DS ont fait l'objet d'une LV et d'un BE.

-Les documents de transport des conteneurs sont tous signés par les intervenants

-Il existe un rapprochement entre les documents avant tout paiement de facture transporteur

Ainsi, les points forts théoriques relevés lors de l'évaluation préliminaire se confirment en générale.

Les OT ne font pas tous l'objet d'une autorisation de la Direction. Il arrive souvent que seule la signature du Logisticien suffit pour donner l'ordre.

III.4- Test sur les activités de distribution

III.4.1- Test sur le pré positionnement des MILDA

-Toute sortie de MILDA dans un conteneur est autorisée, matérialisée sur un Bon de Livraison (BL) et livrée au lieu indiqué ;

Notre test a porté sur 20 opérations de sortie dans 4 conteneurs différents à raison de 5 sorties par TC.

O: l'élément recherché a été retrouvé, il s'agit d'une force d'application

N: l'élément recherché n'a pas été retrouvé, il s'agit d'une faiblesse d'application

La majorité des points forts se confirment. Toutefois quelques faiblesses d'application existent.

?Les expéditeurs et les destinataires ont signés sur les 20 sorties de MILDA. Cela atteste que toutes les moustiquaires expédiées ont été reçu par les destinataires désignés.

?Toutes les sorties sont autorisés par l'expéditeur et matérialisées par sa signature sur le BL

Sur les 20 sorties, seules les opérations 4 et 16 n'ont pas été enregistrées sur la fiche de mouvement du conteneur.

Pour l'opération 17, il n'existe pas de BL alors que la fiche de mouvement du conteneur est remplie

La souche du BL de l'opération n°19 n'est pas retournée à l'expéditeur (District Sanitaire).

III.4.2- Test sur la distribution

L'évaluation de procédures du contrôle interne des moustiquaires distribuées doit donner l'assurance que :

- Chaque ménage détenteur d'un ticket a reçu ses moustiquaires et a signé dans le carnet de dénombrement le jour de la distribution;

- Au niveau des DS : il y a eu un rapprochement entre carnet de dénombrement/fiche de pointage/cahier synthèse journalière/cahier synthèse district /masque de saisie et les éventuels écarts constatés ont été justifiés;

- Au niveau central: il y a eu une consolidation des chiffres rapprochés au niveau District.

Nous avons donc choisis au hasard un carnet de dénombrement comprenant 20 fiches pour des tests. Sur chaque numéro de fiche dénombrement, sont recensés 15 ménages. Ce test porte donc sur 300 ménages.

Numéros fiches dénombrement (15 ménages figures sur chaque fiche)	Existence signatures ménages sur la fiche du dénombrement après réception MILDA	Au niveau District		Au niveau central
		rapprochement entre carnet de dénombrement/fiche de pointage/cahier synthèse journalière/cahier synthèse district/ masque de saisie	Existence rapports de justification des écarts	consolidation des chiffres par un rapprochement entre carnet de dénombrement/ cahier synthèse journalière/cahier synthèse district et masque de saisie.
0101234	O	O	N	O
0101235	O	O	O	O
0101236	O	O	O	O
0101237	O	O	O	O
0101238	N (5 ménages n'ont pas signés)	O	O	O
0101239	O	O	N	N
0101240	O	O	N	N
0101241	O	O	O	N
0101242	O	O	N	N
0101243	O	N	N	O
0101244	O	O	O	O
0101245	O	O	N	O
0101246	O	O	O	N
0101247	N (absence de signature de 3 ménages)	O	N	N
0101248	O	O	O	N
0101249	O	O	N	O
0101250	O	O	N	O
0101251	N (absence de signature de 6 ménages)	O	N	N
0101252	O	O	N	N
0101253	N (absence de signature de 4 ménages)	N	O	N

Les résultats de ce test ont confirmés un point fort et ont relevés trois points faibles.

-Au niveau des DS, A la fin de chaque journée de distribution, sur la base des fiches de dénombrement et de pointage, le carnet de synthèse journalière distribution est rempli par le superviseur Aire de Santé.

Au terme des cinq jours de distribution, les données du carnet de synthèse journalière distribution sont reportées dans le carnet de synthèse district distribution. Les données sont injectées dans le masque de saisie. Cependant, le rapprochement n'est pas systématique dans tous les DS.

-Sur les 300 ménages testés, il ressort que 18 n'ont pas signés dans le carnet de dénombrement alors que le nombre de MILDA figurant devant leurs noms (voir fiche dénombrement, nombre de MILDA à donner) a été comptabilisé lors du décompte final comme distribué.

Il est vrai que la proportion de 18 ménages sur 300 est faible (6 pour cent) pour considérer ce point comme une faiblesse, mais nous avons tenu compte du nombre de MILDA à donner à ces ménages. Au début du projet, il était prévu 2 MILDA par ménage. Le nombre de ménage cible étant de 3.926.991 (source micro plan validé en 2010).

Si nous appliquons les données de notre échantillon au nombre total de ménages cible, on a 6 pour cent de 3.926.991 qui font 235.619 ménages (n'ayant pas signé pour confirmer qu'ils ont récupérés leur MILDA).

Sur une moyenne de 2 MILDA par ménage on a 471.238 MILDA qui ont été comptabilisées comme distribué alors que les ménages n'ont pas signés pour attester qu'ils les ont reçus.

-Au niveau DS : les écarts constatés à la fin de la distribution ne sont pas toujours justifiés. Dans la majorité des DS testés, il n'existe pas de rapport pour justifier les écarts.

-Au niveau central: il n'y a pas eu de consolidation des chiffres transmis par les DS pour s'assurer de leur qualité. Les chiffres communiqués sont ceux transmis par les DS de façon générale.

CHAPITRE III : ANALYSE DES FAIBLESSES ET RECOMMANDATIONS

Avant de procéder à l'analyse des points faibles et d'apporter des recommandations, nous allons faire la synthèse de toutes les faiblesses :

III.1- Synthèse des faiblesses

III.1.1- Les faiblesses de conception

L'absence de maîtrise du masque de saisie des données du micro plan par des facilitateurs centraux ;

L'absence un logiciel intégré et sécurisé pour la gestion des données de la campagne (micro plan, dénombrement et distribution).

L'inexploitation des données du dénombrement avant le positionnement des conteneurs dans les Districts Sanitaires.

L'absence de sécurisation des carnets de dénombrement dans les Districts Sanitaires

Mauvaise estimation du budget d'acheminement des TC dans les Districts Sanitaires ;

Les motifs des écarts constatés à la livraison ne sont pas mentionnés sur les BL ;

L'intervalle de temps entre le dénombrement et la distribution a eu une influence sur la qualité de la distribution ;

III.1.2- Les faiblesses d'application

Difficultés dans la quantification des outils pour le dénombrement et la distribution.

L'enregistrement des sorties (BL) sur la fiche de mouvement du conteneur n'est pas systématique ;

Le retour d'une copie des documents de livraison à l'expéditeur n'est pas automatique.

III.2- RECOMMANDATIONS

Il s'agit de faire des recommandations par rapport aux faiblesses de conceptions et d'applications.

III.2.1- Recommandations par rapport aux faiblesses de conceptions

L'activité du micro plan n'a pas permis d'estimer les besoins réels en carburant. En fait l'un des objectifs du micro plan (outil 10) était de déterminer le budget à allouer pour le carburant des camions de location lors du pré positionnement des MILDA. Pour cela, il fallait, en plus de la distance inter-sites et du prix du litre qui sont des données connues d'avance, connaitre la consommation aux 100 km de chaque camion à louer. Cela n'était pas évident puisque les transporteurs eux même n'ont pas ces statistiques. Par ailleurs, les budgets pour la location des camions et ceux affecter au carburant étaient distinctes. Par conséquent, il fallait les justifier séparément.

Le blocage des activités de pré positionnement des MILDA car les budgets de consommation en carburant proposés par les transporteurs étaient supérieur à ceux prévus par PSI CI dans la majorité des DS.

Les coûts de location des camions étant plus ou moins connus dans les DS, nous proposons que pour des opérations de ce genre, PSI CI regroupe certaines dépenses dans une même ligne budgétaire pour les rendent consistantes. Ainsi, on pourra fusionner les budgets de location des camions, du carburant et de la main d'oeuvre pour la manutention des balles de MILDA. Cela rendra plus consistant le montant et faciliter la négociation avec les transporteurs.

La quantification des intrants de dénombrement et de la distribution est généralement liée a l'estimation de la population, voir des ménages cibles. Lorsque le nombre de ménages est mal estimé, cela agit directement sur les intrants prévus les recenser.

Une mauvaise quantification des intrants a pour conséquence la sous-estimation des budgets alloués à la confection et production de ces intrants. Aussi, l'insuffisance des intrants de dénombrement n'a pas permis de recenser tous les ménages dans certaines localités. Au niveau de la distribution, l'insuffisance d'outils de collecte des données de la distribution a retardé l'activité dans des DS.

Le comité de pilotage de la campagne doit prendre des contacts avec toutes les structures nationales en chargent de la gestion des données sur la population. Ainsi, il pourra contacter en plus de l'INS (Institut Nationale de la Statistique), l'ENSEA (Ecole Nationale Supérieur des Etudes Appliquées), la CEI (Commission Electorale Indépendante) pour avoir des données plus au moins fiables.

- L'absence de maîtrise du masque de saisie des données du micro plan par des facilitateurs centraux

Lors des campagnes de distribution, la formation des acteurs est très importante pour cerner les enjeux des activités à mener. La première grande activité d'une campagne est la micro planification. Lorsque le micro plan est mal fait, cela impacte sur les deux autres activités capitales de la campagne que sont le dénombrement et la distribution. Ainsi, une bonne formation des acteurs du micro plan s'impose pour la réussite de la campagne. Dans le cadre de la campagne en Côte d'Ivoire, le déficit de formation des facilitateurs centraux ne leurs a pas permis de maitriser les outils de la micro planification. Par ailleurs, l'absence de critère de sélection des facilitateurs a eu des conséquences négatives sur l'activité.

Selon un adage, un homme mal formé est un danger pour la population. Nous en déduisons qu'un facilitateur ignorant et mal formé, est une menace pour une bonne campagne de distribution. La conséquence d'un facilitateur mal formé est une mauvaise collecte de données de micro planification d'où une mauvaise organisation de la campagne.

Nous recommandons pour les campagnes à venir, la mise en place de critères de sélection des facilitateurs au sein des partenaires de la campagne. L'accent sera mis sur la maitrise de l'outil informatique. Des entretiens et des tests seront organisés. Les plus méritants seront retenus pour une formation d'une journée sur les outils de la micro planification. A l'issue de cette formation, un post-test d'évaluation des candidats aura lieu.

Les données collectées lors du micro plan sont capitales pour une bonne campagne de distribution. Ces données permettent de faire une analyse situationnelle, d'avoir une idée globale des réalités du terrain (maitrise des besoins et élaboration du budget)et par conséquent une maitrise totale de l'environnement de travail. La sécurisation de ces données est nécessaire.

Lors de la campagne de 2010, les données du micro plan ont été saisies dans le tableur Excel.

L'absence de sécurisation des données entraine des risques de manipulation et d'écrasement de celles-ci sur le tableur Excel. Aussi, les ordinateurs n'étant pas en réseau, cela ne facilite pas la compilation des données d'où des pertes de temps inutiles à faire ce travail.

Le comité de pilotage doit prévoir l'acquisition d'un logiciel intégré, sécurisé et en réseau lors de l'élaboration des budgets. Aussi, il faudra prévoir l'acquisition d'ordinateurs portable en fonction du nombre de facilitateurs. La mise en réseau des ordinateurs utilisés pour la collecte et le traitement des données du micro plan permettra une fluidité, une centralisation de celles-ci pour une gestion efficace. Le logiciel sera installé sur les ordinateurs portables de chaque Facilitateur au niveau central. Après la collecte des données dans chaque Région, une équipe sera mise en place pour le traitement informatique. Ce logiciel acquis prendra en compte les treize outils actuels du micro plan. La conception du logiciel intégré prendra en compte les activités de micro planification, du dénombrement et de la distribution. Le logiciel intégré permettra de gérer tous les aspects de la campagne de distribution (Ressources Humaines, Finances, Logistique, Suivi et Evaluation, Communication)

Il est vrai, le micro plan n'a pas permis d'estimer réellement les besoins en intrants de dénombrement. Cependant, le sous-comité chargé de la Logistique, consciente de cette situation n'a pas pris de dispositions utiles pour éviter les ruptures de stocks des intrants sur le terrain.

Les ruptures de stocks des intrants du dénombrement ont pour conséquences le blocage des activités dans des DS. Ainsi, l'utilisation abusive du budget des imprévus a permis de débloquer ces cas vécus dans certains DS on procédant à des reprographies sur le terrain. Les imprévus dans un budget n'étant pas faits pour des activités prévus sur le terrain, leur utilisation a souvent attiré l'attention du bailleur de Fonds.

Prévoir une marge de sécurité lors de la production ou de la confection des intrants de dénombrement. Dans le cas des supports à reprographier, prévoir une ligne budgétaire dans ce sens. Ainsi, les dépenses budgétisées ne poseront pas de problème lors de leur utilisation.

La paix et la stabilité sont des préalables pour toute action de développement. La période de dénombrement en Côte d'Ivoire ayant coïncidé avec les élections présidentielles, il était difficile pour les acteurs de produire un travail de qualité même si la volonté y était.

L'agression des volontaires chargés du dénombrement dans des quartiers hostiles.

Choisir des périodes d'accalmie pour mener les activités du dénombrement. Dans les cas où le bailleur de Fonds met la pression pour l'exécution de l'activité quel que soit la situation sécuritaire, le comité de pilotage doit intensifier les campagnes de sensibilisation et de communication à l'endroit des populations autour de cette activité. Aussi, il faudra impliquer davantage les leaders communautaires (chefs religieux, chefs de quartier, de village), les associations de jeunesse, les préfets de région, les sous-préfets, les Maires à l'activité. Le Ministère de la Santé par le biais des responsables des DS doit prendre contact avec toutes ces personnes en vue de leur expliquer le bien fondé des MILDA sur la santé des populations. Il faudra expliquer aux jeunes que la distribution des MILDA n'est pas une action politique mais plutôt humanitaire, faite par des organisations apolitiques.

Le principe de l'activité du dénombrement était de recenser les ménages par ordre chronologique selon les numéros de ticket. Ainsi, lors de leur passage dans les ménages, les tickets distribués par les volontaires devaient suivre l'ordre chronologique et être inscris selon ce même ordre sur les fiches de dénombrement. Cela n'a pas été le cas lors de cette activité et causé des préjudices lors de la distribution.

Les volontaires de la distribution passaient beaucoup de temps à retrouver les noms des chefs de ménages sur les fiches. La distribution étant prévue pour 5 jours, ces lenteurs ont créé des insatisfactions de certains ménages qui ont été agressif envers les volontaires. Il y a des risques de vols de MILDA dû au désordre et aux bousculades sur les sites de Distribution. Des agents de distribution ont souvent été victimes d'agression pour n'avoir pas trouvé des noms dans le cahier de dénombrement.

Le cahier des charges pour la confection des carnets de dénombrement devra mentionner que le prestataire doit inscrire d'avance les numéros de tickets sur chacune des lignes des fiches de dénombrement.

Aussi, le prestataire retenu pour la confection des carnets doit être le même pour la confection des tickets afin d'éviter une désorganisation dans le classement des numéros de tickets. Ainsi, les numéros seront inscrits par ordre chronologique dans les carnets et correspondront aux tickets produits et classés, eux aussi par ordre par le même operateur. Le choix d'une même entreprise pour la confection des carnets et des tickets permettra à PSI-CI de situer les responsabilités en cas de défaillance dans l'exécution du contrat.

L'objectif principal du dénombrement était de recenser tous les ménages vivant en Côte d'Ivoire. Cependant cela n'a pas été le cas pour plusieurs raisons à savoir la période pré-électorale, l'insuffisance d'intrants de dénombrement sur certains sites, la réticence de certaines populations à se faire dénombrer.

Tous les ménages ne pourront avoir des moustiquaires et le paludisme ne pourra pas être éradiqué. Les populations seront toujours exposées à cette maladie qui menace beaucoup les enfants de moins de cinq ans et les femmes enceintes. En conséquence, l'objectif de réduction du paludisme de 50% ne pourra être atteint.

Les gouvernants doivent s'approprié la lutte contre le paludisme en s'impliquant davantage dans les campagnes de sensibilisation et de communication. Ils doivent créer un environnement sécurisé et stable pour le bien être de leur population. Les activités de lutte contre cette maladie ne doivent pas être laissées aux seules ONG sur le terrain. Ainsi, lorsqu'un financement est acquis pour le pays afin de combattre ce fléau, toutes les couches sociales et tous les acteurs (Ministère de la Santé, de l'Intérieur, de la Défense, de la Communication, ...) doivent s'impliquer pour la réussite de la campagne qui passe nécessairement par la couverture de toute la population.

- L'inexploitation des données du dénombrement avant le positionnement des conteneurs dans les DS

Le dénombrement devait permettre d'avoir des données exactes sur le nombre de ménage par Site, par Aire Sanitaire, par District et par Région. Malheureusement, le sous-comité chargé de la Logistique n'a pas exploité ces données avant l'envoi des conteneurs de MILDA dans les DS. Les conteneurs ont été positionnés dans les DS sur la base théorique des données du micro plan. Ces données du micro plan étant basées sur des estimations datant de 1998 (dernier recensement de la population en Côte d'Ivoire).

Une inadéquation entre l'offre et la demande c'est-à-dire une disproportion entre les besoins réels (nombre de ménages recenser) et les MILDA positionnées. Cette situation a créer des gaps (positif / négatif) de MILDA dans des DS d'où la mise en place de budget additionnel important pour la collecte.

Tenir compte des données du dénombrement par Région avant l'acheminement des conteneurs de MILDA dans les DS. Comme nous l'avons mentionné plus haut, la gestion informatique des données du dénombrement est primordiale pour la célérité du traitement des données. Ainsi, une fois les besoins en MILDA des Régions connues, l'activité de transfère des MILDA dans les DS devient plus aisée. Pour combler donc les gaps négatifs, des conteneurs seront dépotés au niveau central et les MILDA seront chargés dans des camions pour compléter les quantités manquantes. Cette technique minimisera les quantités des MILDA restantes sur les Sites de Distribution à la fin de l'activité.

Après les activités du dénombrement, les fiches ayant servis de recenser les ménages ont été stockés dans l'enceinte des DS. Vu l'importance de ces données pour l'activité de distribution qui était censée se dérouler plus tard, l'identification d'un site sécurisé pour garder ces fiches n'a pas été une priorité pour les DS.

Les fiches étaient exposées aux intempéries dans certains DS. Dans d'autres, les pillages souvenus lors de la crise post-électorale, les ont emportés.

Vus l'importance des données de ces documents, nous proposons un archivage électronique des fiches par site, par Aire Sanitaire et par District.

Les procédures d'appel d'offre à PSI-CI ne prévoient pas de voies de recours aux soumissionnaires non retenus et qui s'estiment lésés par le choix du comité. Vu le budget de plus d'un milliard estimé pour l'exécution de l'activité à la suite de l'appel d'offres, l'absence de voie de recours aux soumissionnaires recalés peut crées une suspicion de ces derniers envers PSI-CI qui est une organisation noble et prestigieuse.

Le comité de sélection peut abuser de son autorité pour exclure des soumissionnaires sans avoir à rendre compte à qui que ce soit. Les soumissionnaires peuvent ternir l'image de PSI-CI suite à ce déficit de transparence.

La mise en place d'une cellule de régulation des appels d'offres. Cette cellule sera composée de membres autres que ceux figurant dans le comité de sélection. Elle sera chargée de recueillir les plaintes, de les traités et de rendre un verdict selon les procédures de passation des marchés à PSI-CI. Ainsi, le cahier des charges donnera des instructions aux soumissionnaires sur les procédures à suivre pour leurs éventuelles réclamations.

- Mauvaise estimation du budget d'acheminement des TC dans les Districts Sanitaires

Pendant que le budget prévu pour l'acheminement des conteneurs était de plus d'un milliard, le montant proposé par le soumissionnaire le mieux disant (l'adjudicataire) avoisinait cinq cent mille franc CFA. L'estimation des budgets est très délicate pour une bonne campagne. En principe, un budget élaboré doit avoisiner plus ou moins la réalité du terrain. Un budget surévalué immobilisera des fonds qui ne pourront être utilisé à d'autre fin.

Les sommes restantes sur la ligne budgétaire ne pourront pas être utilisées et retourneront dans les caisses du bailleur de Fonds.

Pour l'élaboration des budgets en générale et particulièrement les budgets Logistiques, les personnes en chargent de cette activité doivent se renseigner auprès des prestataires qui interviennent dans ces domaines spécifiques. A défaut, des visites terrains seront nécessaires pour se rendre compte des réalités de la situation.

La visite des installations et équipements des soumissionnaires est importante pour les membres du comité de sélection. Elle leur permet de se faire une idée des capacités techniques réelles des prestataires. En plus, elle permet de faire un rapprochement entre les aspects théoriques consultés dans le dossier de soumission et la réalité du terrain. Cette visite est essentielle surtout dans le cadre d'un appel d'offres pour retenir un prestataire de transport car elle permet de visité le matériel roulant qui va servir à l'acheminement des conteneurs de MILDA. L'absence de visite des prestataires peut avoir des conséquences préjudiciables pour PSI-CI.

Le choix d'un prestataire n'ayant pas les capacités technique pouvant entrainer un retard dans la livraison des conteneurs (non-respect des délais de livraison).

Il y a aussi le risque de contracter avec une entreprise qui n'existe pas physiquement.

Les visites des entreprises à la suite des appels d'offres doivent être inscrite dans le manuel de procédure Logistique afin de les formaliser et de les imposer aux membres du comité. Ainsi, les entreprises retenues suite aux appels d'offres seront visités avant tout contrat entre elles et PSI-CI.

L'instabilité politique dans un pays est source d'insécurité. Ainsi, en Côte d'Ivoire, la division du pays en deux parties suite au coup d'Etat manqué qui s'est transformé en rébellion depuis 2002 n'a pas épargné le pays d'une telle situation. Aussi, l'acheminement des conteneurs de MILDA dans les DS en 2010 était délicate car cela a coïncidé avec la période pré-électorale. La sécurisation des convois de conteneurs s'imposait dans cette situation trouble. Cependant, aucune mesure n'a été prise a cet effet malgré tous les risques que l'opération comprenait.

Il y avait des risques de pillage des conteneurs, de détournement des MILDA, d'agression des chauffeurs des camions de transport des conteneurs.

Le Ministère de la Santé et de la Lutte contre le SIDA est le premier concerné dans cette activité de lutte contre le Paludisme. Nous recommandons que les responsables de ce ministère s'approchent de leurs collègues de la Défense et de la Sécurité Intérieure afin de les impliquer davantage dans la sécurisation des convois pour les prochaines campagnes. Il faudra aussi prévoir un budget forfaitaire pour l'escorte des conteneurs. Ce budget permettra de payer les perdiems des agents de sécurité et le carburant pour leurs déplacements.

- Les motifs des écarts constatés à la livraison ne sont pas mentionnés sur les BL

Le pré positionnement consiste en la livraison des MILDA du Chef-lieu de Districts aux Aires Sanitaires et Sites de Distribution. Le document principal ayant servi lors des activités de pré positionnements est le Bon de Livraison. Ainsi, lorsque des manquants étaient constatés aux déchargements des MILDA, les circonstances exactes de ces pertes n'était pas expliqués en vue de situer les responsabilités entre les transporteurs et les DS.

Difficulté à rétablir les circonstances des opérations de chargement / déchargement

Mettre en place un canevas de rédaction de PV lors des livraisons des MILDA en balles ou en vrac. Ce canevas devra contenir sur une page d'une feuille A4 et sera remis à tous les DS pour le pré positionnement des MILDA. Ainsi, chaque livraison fera l'objet d'un PV détaillé mentionnant les quantités chargées / déchargées, les noms des personnes ayant assistées aux chargements / déchargements, le numéro du camion, les éventuels écarts constatés.

Le contrat de transport entre PSI-CI et les transporteurs pour le pré positionnement des MILDA n'est pas explicite quant aux responsabilités des deux parties.

Difficulté à situer les responsabilités entre PSI-CI et les transporteurs en cas de manquant des MILDA à la livraison.

Inclure dans le contrat, des clauses de responsabilité des deux parties. Définir de façon claire dans ces clauses, le début et la fin de la responsabilité des deux parties. Ces clause devront déterminer les démarches à suivre en cas de manquant de MILDA à la livraison.

Aussi, il faudra impliquer les chauffeurs des camions au comptage des balles de MILDA lors des chargements. Ainsi ceux-ci sauront le nombre de balles qu'ils ont dans leurs camions. En cas de manquant à la livraison, les conducteurs des camions seront tenus pour responsable. Les propriétaires des camions qu'ils représentent seront donc informés de ces manquants. L'équivalent des balles de MILDA manquantes en valeur sera défalqué sur le montant total des factures de pré positionnement. Cette technique permettra à PSI-CI de minimiser les manquants des MILDA livrées lors des opérations de pré positionnement.

- L'intervalle de temps entre le dénombrement et la distribution a eu une influence sur la qualité de la distribution

En principe, l'intervalle de temps entre le micro plan, le dénombrement et la distribution ne doit pas dépassé 6 mois. Dans le cas où l'intervalle de temps est de plus de 6 mois, cela comporte beaucoup de risques.

La caducité des données du micro plan et du dénombrement devant servir à la distribution. Cela peut être dû au déplacement massif de population d'une zone à une autre. La hausse des coûts de location des camions, du prix du carburant.

Prévoir dans le planning de la campagne, la combinaison successive des activités de micro plan, de dénombrement et de distribution. L'intervalle entre chacune de ses activités doit être de un mois juste le temps pour la partie centrale de compiler les données de l'activité précédente en vue de recadrer les stratégies de l'activité suivante.

- Lenteur constatée pour retrouver les noms dans le carnet de dénombrement

Le manque de chronologie dans l'inscription des numéros de tickets dans le carnet de dénombrement est la cause principale de ces lenteurs.

L'impatience des ménages à prendre possession de leur MILDA peut provoquer des cas d'énervements qui aboutiront à des agressions des volontaires chargés de la distribution. Cela peut aussi provoquer des bousculades sur les Sites de Distribution avec pour conséquences des vols.

Lors de la confection des carnets de dénombrements, la Direction doit prévoir l'inscription des numéros de tickets dans les carnets. Cela doit être mentionné dans le cahier des charges lors de l'appel d'offres pour la sélection d'un imprimeur. La chronologie des numéros de ticket dans les carnets de dénombrement facilitera la tâche aux volontaires chargés de la distribution des MILDA. Le temps mis pour retrouver le nom d'un bénéficiaire et lui remettre les MILDA pourra dans ce cas être maitrisé.

L'inventaire est une activité importante car il permet à l'entreprise de faire à un moment déterminer un point réel de son stock. Les inventaires inopinés sont menés par surprise en vue de se faire une idée de la gestion quotidienne de la personne chargée de gérer le stock. Son inexistence au sein de l'entreprise comporte des risques.

Les vols de MILDA entre deux périodes d'inventaire sans que l'entreprise ne s'en rende compte.

En plus des calendriers d'inventaire permanent qui sont connus, l'entreprise doit de temps en temps faire des inventaires inopinés afin de vérifier la qualité des données des stocks communiqués par les Gestionnaire des Stocks des DS. L'avantage des inventaires inopinés est qu'ils permettent un contrôle spontané du stock afin de minimiser les vols.

- Absence de procédure de justification des écarts lors de la distribution

Comme cela fut le cas lors des activités de pré positionnement des MILDA dans les AS / SD, les écarts constatés lors des cinq journées de distribution n'était pas non plus justifier.

- Il peut y avoir des vols où des détournements de MILDA à des fins personnels;

- Impossibilité de savoir l'origine cette écarts lorsqu'ils ne sont pas analyser.

La commission Logistique doit mettre en place une procédure de justifications des écarts. Cette procédure obligera les agents distributeurs et les superviseurs à faire des rapprochements au soir de chaque journée de distribution. Ainsi, chaque soir, un point récapitulatif des quantités théoriques distribuées sera fait par une confrontation des fiches de dénombrement, des fiches de pointage et des stocks physiques de MILDA restés sur les Sites de Distribution. Cela permettra de relever les écarts journaliers et de rechercher les motifs de ces écarts. Un rapport journalier sera fait afin de situer l'origine et les responsabilités. Pour les écarts dont les fautes sont imputables aux agents intervenant dans la distribution, une ponction sera faite sur les primes qui leurs sont attribuées. Pour les écarts dus aux pillages sur les SD, un rapport de pillage sera fait pour relever les circonstances exactes des évènements.

- Absence de consolidation des données de MILDA distribuées au niveau central

Au terme des cinq jours d'activité, tous les documents ayant servis à la distribution (carnets de dénombrement, fiches de pointage, cahiers de synthèse, ...) sont acheminés au niveau central à Abidjan. Malheureusement, ces documents n'ont pas été exploités par la commission logistique pour vérifier la qualité des données des chiffres de distribution communiqués au niveau District.

Mettre en place au niveau central, une cellule de consolidation des données. Cette cellule sera composée d'une dizaine de personnes provenant aussi bien des membres de la commission Logistique que de la commission Suivi évaluation. Ces personnes seront chargées de reprendre les calculs des données en procédant d'abord à un rapprochement entre les carnets de dénombrement et les fiches de pointage d'une part.

Ensuite, les données obtenues seront rapprochées de celles mentionnées dans les carnets de synthèse journalière distribution et carnets de synthèse District.

Enfin, faire un rapprochement entre les données des carnets de synthèse journalière et celles des masques de saisie. Ainsi, les écarts constatés à chaque niveau de rapprochement seront rapportés aux STN et aux DS afin d'y apporté des justifications et de procéder à d'éventuels corrections.

La sécurisation des SD est capitale car elle permet aux volontaires chargés de la distribution de travailler en toute quiétude et aux ménages de récupérer leur MILDA dans la tranquillité. Par contre, une absence des sites laisse la porte ouverte au désordre.

Contacter les préfets de Région et de départements, les commissaires de police et les élus locaux pour solliciter leur aide à la sécurisation des activités de distribution. Ainsi, la police pourra être réquisitionnée par exemple pour sécuriser l'activité. Il faudra prévoir alors dans le budget, une prime de motivation pour les agents des forces de l'ordre.

Lors de la campagne de distribution, certains ménages ont été recensé et malheureusement pour diverses raisons n'ont pût entrer en possession des MILDA dont ils avaient droit. Cependant, les dispositions utiles n'ont pas été prises à temps pour palier à ces insuffisances.

Mauvaises images des ménages mécontents vis-à-vis des organisateurs de la campagne dont fait partir PSI-CI. Pas de données sur les ménages insatisfaits donc aucune mesure pour satisfaire ce déficit.

Mettre en place une cellule de gestion des clients insatisfaits. Cette cellule sera chargée de recueillir les plaintes des ménages recensés qui n'ont pas reçus de MILDA. Ainsi, les derniers jours de distribution seront consacrés à la gestion de ces cas.

III.2.2- Recommandations par rapport aux faiblesses d'application

La mise en place d'un budget en adéquation avec l'activité `a réaliser est primordial pour la réussite de la mise en oeuvre de la campagne. Un budget bien élaboré permet la réussite de l'activité, mais le contraire entrainerait des risques.

La non-exécution de certaines tâches à cause du manque de ressources financières dû à une sous-estimation du budget.

La sur estimation de lignes budgétaires constitue un blocage de ressources qui ne peuvent servir à d'autres activités.

Avant l'élaboration du tout budget, la commission logistique doit se rendre sur le terrain pour s'imprégner des réalités en vue de recueillir les informations et données nécessaires. Dans le cas des activités qui sont sous traitées, éviter de disloquer les lignes budgétaires. Ainsi, pour la location de camions, regrouper plusieurs rubriques afin de rendre consistant le montant du contrat de sous-traitance. On pourra regrouper par exemple, la location du camion y compris les frais de carburant et de manutention (chargement/déchargement) des balles de MILDA.

- Les OT ne font pas tous l'objet d'une autorisation de la Direction. Il arrive souvent que seule la signature du Logisticien suffit pour donner l'ordre.

L'Ordre de Transfert est un document qui autorise le transporteur à acheminer les conteneurs de MILDA du niveau central vers les DS. L'acheminement des conteneurs est donc soumis à ce document qui doit être validé par la Direction de PSI-CI.

Des détournements de conteneurs vers des destinations autres que celles prévus dans le planning.

Prévoir sur le formulaire de l'OT un espace pour les signatures du Logisticien et de la Direction. Ainsi, tout planning établit par le Logisticien sera validé par la Direction de l'entreprise.

- Un déficit dans la traçabilité des opérations de pré positionnement des MILDA

Lors des tests, nous avons constatés que toutes les sorties de MILDA dans les conteneurs ne sont pas matérialisée sur les Bons de Livraison et les fiches de mouvement conteneur). Ainsi, nous avons constatés que des sorties de MILDA des conteneurs n'ont pas fait l'objet de BL et/ ou n'ont été enregistrés sur la fiche de mouvement des conteneurs.

Chaque District Sanitaire doit désigner une personne qui sera chargé de la Gestion des stocks des MILDA des conteneurs. Le Gestionnaire des stocks sera chargé de suivre tous les mouvements de stocks du conteneur par le remplissage des BL et des fiches de mouvement conteneur. Il suivra tous les chargements de camion et sera tenu pour responsable de tout manquement lié au mauvais remplissage ou aux oublies lors du remplissage des documents du stock. A cet effet, il devra bénéficier d'une formation adéquate en gestion des stocks.

Chaque jour de distribution, il devra produire un rapport de distribution mentionnant le stock initial du conteneur, les quantités sorties, les retours sur stocks et le stock restant au soir de la distribution. Durant toute la période de distribution, le Gestionnaire des stocks gardera par devers lui les clés des cadenas des conteneurs. Il rendra compte aussi bien aux responsables des DS qu'a la commission logistique.

- Absence de signatures de certains bénéficiaires des MILDA dans le carnet de dénombrement

Lors de tests de permanence effectués, nous avons constatés dans certains carnets de dénombrement qu'il n'existait pas de signature des chefs de ménages. Ce qui signifie en principe que lesdits ménages n'ont pas récupérer leurs part de MILDA. Par contre, les MILDA qui leur étaient destinées ont été comptabilisées comme distribuées. Il s'agit là d'anomalies graves que nous avons constatées.

Pour une meilleure qualité des donnés de distribution, la commission logistique doit s'établir des règles de validation de ces données. Ainsi, l'absence de signature devant le nom d'un chef de ménage doit être un motif pour ne pas prendre en compte les MILDA correspondant comme distribuées. Par ailleurs, lors de la confrontation des documents de distribution, toute prise en compte de cette anomalie devrait faire l'objet d'une justification écrite.

- Le rapprochement entre les documents de la distribution au niveau District et Central n'est pas systématique

L'absence de consolidation des données au niveau District et Central des chiffres de distribution des MILDA pose un problème de qualité des données.

Communication de fausses données de distribution car les chiffres publiés ne reflètent pas la réalité du terrain et par conséquent ne sont pas de qualité.

Au niveau District, mettre en place une cellule de validation des données sur la base des documents de distribution. Cette cellule sera composée du Chargée de Surveillance Epidémiologique, du Pharmacien, du Gestionnaire des Stocks et de tout autre membre de l'équipe cadre du DS.

Au niveau central, une cellule de consolidation des données communiquées par les Districts Sanitaires validera tous les chiffres. Les chiffres validés pourront être communiqués officiellement au bailleur de fonds et au Ministère de la Santé.

CONCLUSION

Au terme de notre travail de recherche, nous pouvons affirmer que cette étude a été pour nous l'occasion de comprendre et d'appliquer en pratique les outils et techniques d'évaluation du contrôle interne.

Nous avons débutés notre étude par la prise de connaissance de l'ONG PSI-CI et de ses procédures avant de procéder à l'évaluation préliminaire de celles-ci afin de dégager dans un premier temps les points forts et les faiblesses de conception.

Dans un second temps, nous avons procédé à l'évaluation définitive des points forts. Cela a consisté à vérifier d'une part l'existence des contrôles clés identifiés lors de l'évaluation préliminaire (points forts) et d'autre part, contrôler leur application permanente.

Par ailleurs, nous avons procédé à une analyse des faiblesses dues essentiellement à une mauvaise évaluation des besoins logistiques de la campagne. Ces faiblesses sont essentiellement à l'élaboration des budgets; à l'absence d'un logiciel intégré pour gérer les activités de la campagne ; à un manque du suivi des réclamations des ménages insatisfaits ; à un problème de sécurité lors des envois des conteneurs sur les sites de distribution ; à un déficit de traçabilité au niveau de la chaine de distribution ; à une mauvaise qualité des données de distribution due à un manque de consolidation des données au niveau central.

Leurs analyses nous ont permis de faire ressortir les risques liés à ces déficiences et proposer des recommandations afin de garantir l'atteinte des objectifs du contrôle interne de la logistique.

La mise en oeuvre des recommandations proposées à PSI-CI permettrait de garantir la sauvegarde du patrimoine, la maîtrise de l'entreprise, l'application des instructions de la Direction Générale et la qualité de l'information et des données logistiques. Au niveau de la pratique, rares sont les dirigeants qui prennent en compte les recommandations d'un audit en général et de surcroit un audit logistique.

Puissent donc cet étude servir de canevas pour une autre vision de l'audit logistique dans les pays en voie de développement.

BIBLIOGRAPHIE

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3- COHEN Shoshana, ROUSSEL Joseph. (2005), Avantage Supply Chain, Editions d'Organisation

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6- Jean-Pierre Breuzard , Daniel Fromentin, Réussir la logistique des activités de services

7- Jacques RENARD avec le concours de Jean-Michel CHAPLAIN, 2005, Théorie et pratique de l'audit interne 5^e édition, éditions d'organisation

8- Benoit PIGE, 2001, Audit et contrôle interne 2^e édition, éditions ems management et société.

9- Guy BENEDICT / René KERAVEL, Entreprise et expertise comptable, Les mementos C.F.C.G, La mission de révision, Prise de connaissance de l'entreprise, Evaluation du Contrôle Interne, Les Editions FOUCHER, 128, Rue de Rivoli-Paris

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. Cours Evaluation du contrôle interne de la logistique, cycle supérieur Audit et contrôle de gestion, 12^ème promotion, animateur : M. Ahmed HEBBAZI

. L'Alliance pour la Prévention du Paludisme (APP) 1^ère Edition Septembre 2008, conception, mise en page et réalisation par Africa's Healthin 2010.

ANNEXES

Annexe II : Liste de certains référentiels logistiques et leur secteur d'application

Annexe XII : Les Questionnaires du Contrôle Interne (micro plan, dénombrement, appel d'offres, pré- positionnement, distribution)

TABLE DES MATIERES

* ⁵Par « actifs », il faut entendre non seulement les « actifs corporels » mais aussi les « actifs incorporels » tels que le savoir-faire, l'image ou la réputation. Ces actifs peuvent disparaître à la suite de vols, fraudes, improductivité, erreurs, ou résulter d'une mauvaise décision de gestion ou d'une faiblesse de contrôle interne. Les processus y afférents devraient faire l'objet d'une attention toute particulière.

* ⁶L'ISO 8402a été révisé par l'ISO 9000 :2000. Elle décrit les principes essentiels des systèmes de management de la qualité, objet de la famille des normes ISO 9000, et en définit les termes associés.

* ⁷ La norme NF X 50-600 résume les sept grandes étapes de la démarche logistique au cours des sept grandes phases de la vie d'un produit. Comme l'indique la norme NF X 50-600 : "Cette démarche ainsi que les étapes du processus s'appliquent aussi bien à des activités logistiques de biens que de services, dans les entreprises privées ou publiques"

* ⁸ L'ISO 10011-1a été révisé par l'ISO 19011 :2002. Cette norme fournit des conseils sur les principes de l'audit, le management des programmes d'audit, la réalisation d'audits de systèmes de management de la qualité et/ou de management environnemental ainsi que sur la compétence des auditeurs de ces systèmes.

* ¹⁰Nadine VENTURELLI & Patrick MIANI dans « Transport et Logistique », l'innovation pédagogique, Edition le Génie des glaciers 2006, p.46, fichier n°1.

* ¹¹ Daniel BATUDE dans son livre L'Audit Comptable et Financier parut en 1997. CNCC : Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes.

* ¹²Elle correspond au moment où s'opèrent un chargement et un déchargement de la marchandise et elle dépend du nombre de véhicules à charger/décharger et du volume des marchandises. Cette interruption dans la chaine de transport représente un coût en temps et en opérations de manutention.

* ¹³Il a été estimé qu'une visite de l'agent recenseur durera 15 minutes (en moyenne) et que les recenseurs travailleront 5 à 6 heures minimums par jour. La planification prend en compte que dans les zones urbaines, il sera difficile de trouver les gens au ménage dans la journée et donc les visites seront faites les matins et les soirs.

* ¹⁴Définition du ménage utilisée par l'Institut National de Statistique (INS), source micro plan de la campagne de distribution des MILDA en Côte d'Ivoire (2010-2012).