C. Taches du Service des Archives
o La Collecte des Archives :
- recevoir du responsable du service versant les Archives et
le bordereau,
- vérifier la concordance entre documents reçus
et ceux mentionnés sur le bordereau de transfert,
- contresigner le bordereau de transfert en deux (2)
exemplaires et garder l'un après avoir remis l'autre,
- inscrire dans le cahier d'enregistrement des
entrées,
- classer le bordereau dans un classeur chrono.
o Traitement des Dossiers :
- vérifier le classement chronologique de documents
à l'intérieur du dossier,
- inscrire l'intitulé du dossier sur la chemise,
- inscrire le code ou la cote sur le dossier,
- dresser le répertoire,
- longer chaque dossier dans une boite d'Archives.
o Rangement des Documents
Le rangement des documents se fait en suivant le plan du
dépôt, en disposant les documents sur le rayonnage, en partant de
bas à haut, de gauche à droite par travée
« espace entre deux (2) montants d'une étrange ». Le
plan du dépôt est conçu de manière à
permettre la circulation des hommes et la déserte des
étrangères en documents par des allées de circulation et
des allées de desserte.
o Règles de Sécurisation des Documents
- un service ou un agent a la liberté de consultation
de son dossier,
- un service ne peu consulter les Archives d'un autre service
qu'avec l'accord de ce dernier,
- même au sein d'un service la consultation des Archives
peut être restreinte à une catégorie de certains agents,
- les personnes étrangères au service des
Archives ne sont pas autorisées de pénétrer dans le
dépôt,
- il est défendu de fumer la cigarette ou manger dans
le dépôt des Archives.
Tâche accomplie :
Au niveau de ce service, nous avons eu la chance de faire le
dépouillement et la classification des déclarations des
employeurs de la place.
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