Section 1 : Présentation des données,
analyse des
résultats de l'enquête et diagnostic de
l'étude
Dans cette partie, nous aborderons d'abord la
présentation des données et l'analyse des résultats de
l'enquête (paragraphe 1), puis aboutir à l'établissement du
diagnostic de l'étude (paragraphe 2).
Paragraphe 1 : Présentation des données de
l'enquête et analyse des résultats
Nous allons procéder à la présentation des
données de l'enquête puis les analyser.
A) Présentation des données de
l'enquête
Il est nécessaire de rappeler à ce niveau que
nous avons distribué trentehuit (38) questionnaires, mais trente-deux
(32) ont été collectés dont dix (10) des
secrétaires, quinze (15) des chefs services et sept (07) des
directeurs.
Les données recueillies sont présentées
par rapport à chaque problème spécifique. Pour chaque
question, nous aurons les réponses, l'effectif en valeur absolue et le
pourcentage en valeur relative.
Tableau n° 5 : Niveau d'étude des
secrétaires
|
Question
|
Réponses
|
Valeurs absolues
|
Valeurs
relatives (%)
|
|
Quel est votre
niveau d'étude ?
|
DAP
|
0
|
0
|
|
CAP
|
4
|
40
|
|
BAC
|
5
|
50
|
|
BTS
|
1
|
10
|
|
ENAM/SD
|
0
|
0
|
|
Total
|
10
|
100
|
Source : Données recueillies
à l'aide du questionnaire
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
A la lecture des résultats du tableau n° 5, nous
déduisons que les secrétaires n'ont pas un niveau d'étude
assez élevé en Secrétariat. Un (01) secrétaire sur
dix (10) a fait les études universitaires.
Tableau n° 6 : Travaux que les
secrétaires sont capables d'accomplir de
par leur
formation
|
Question
|
Réponses
|
Valeurs
absolues
|
Valeurs
relatives (%)
|
|
Quels sont les travaux que vous êtes capable d'accomplir
par votre formation ?
|
Réception et enregistrement du courrier
|
10
|
100
|
|
Traitement du courrier
|
10
|
100
|
|
Saisie des documents
|
10
|
100
|
|
Classement des documents
|
10
|
100
|
|
Rédaction des lettres administratives
|
10
|
100
|
|
Rédaction du procès-verbal, du compte rendu, du
rapport
|
6
|
60
|
|
Rédaction des lettres commerciales
|
6
|
60
|
|
Tenue de l'agenda du directeur
|
6
|
60
|
|
Accueil des visiteurs
|
10
|
100
|
|
Gestion de rendez-vous du directeur
|
8
|
80
|
|
Assistance du directeur
|
5
|
50
|
|
Participation aux réunions, aux conférences
|
7
|
70
|
|
Organisation de réunion
|
2
|
20
|
|
Organisation du voyage du directeur
|
8
|
80
|
|
Tenue de caisse du directeur
|
5
|
50
|
|
Réception et traitement des offres
|
0
|
0
|
Source : Données recueillies
à l'aide du questionnaire.
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
Nous constatons grâce aux résultats de ce tableau
qu'au moins 50 % des secrétaires de part leur formation sont capables
d'accomplir la majoritédes tâches d'organisation et de
communication.
Tableau n° 7 : Tâches
réellement accomplies par les secrétaires dans leur
poste de
travail
|
Question
|
Réponses
|
Valeurs
absolues
|
Valeurs
relatives (%)
|
|
Quelles sont les tâches que vous accomplissez
réellement dans votre secrétariat ?
|
Réception et enregistrement du courrier
|
10
|
100
|
|
Traitement du courrier
|
1
|
10
|
|
Saisie des documents
|
10
|
100
|
|
Classement des documents
|
10
|
100
|
|
Rédaction des lettres administratives
|
1
|
10
|
|
Rédaction du procès-verbal, du compte rendu, du
rapport
|
0
|
0
|
|
Rédaction des lettres commerciales
|
3
|
30
|
|
Tenue de l'agenda du directeur
|
4
|
40
|
|
Accueil des visiteurs
|
10
|
100
|
|
Gestion de rendez-vous du directeur
|
7
|
70
|
|
Assistance du directeur
|
0
|
0
|
|
Participation aux réunions, aux conférences
|
0
|
0
|
|
Organisation de réunion
|
0
|
0
|
|
Organisation du voyage du directeur
|
2
|
20
|
|
Tenue de caisse du directeur
|
0
|
0
|
|
Réception et traitement des offres
|
0
|
0
|
Source : Données recueillies
grâce aux questionnaires.
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
Nous remarquons à la lecture du tableau que tous les
secrétaires (100 %) s'adonnent plus aux tâches dites purement
d'exécution ou de routines. Aussi, la plupart des secrétaires
n'accomplissent que les tâches ayant trait à l'accueil des
visiteurs et au courrier.
Tableau n° 8 : Plainte des
secrétaires
|
Question
|
Réponses
|
Valeurs
absolues
|
Valeurs relatives
(%)
|
|
Vous arrive-t-il de vous plaindre de votre non implication
dans la gestion administrative ?
|
Oui
|
07
|
70
|
|
Non
|
03
|
30
|
|
Total
|
10
|
100
|
Source : Données recueillies
à l'aide du questionnaire
A la lecture du tableau ci-dessus, nous remarquons que 70 % des
secrétaires reconnaissent qu'ils ne sont pas pleinement
exploités.
Tableau n° 9 : Raison de la non attribution
de certaines tâches aux
secrétaires
|
Question
|
Réponses
|
Valeurs absolues
|
Valeurs
relatives
(%)
|
|
Connaissez-vous pourquoi certains travaux ne vous sont pas
attribués ?
|
Vous êtes jugé incapable
|
10
|
100
|
|
Votre supérieur ne connaît pas vos
capacités
|
10
|
100
|
|
Vous avez déjà déçu votre
supérieur
|
0
|
0
|
Source : Données recueillies
grâce aux questionnaires.
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
Le tableau ci-dessus montre que la totalité des
secrétaires sont jugés incapables d'accomplir les tâches.
Aussi, ont-ils tous reconnus que c'est parce que leurs supérieurs ne
connaissent pas leurs capacités qu'ils ne leur attribuent pas les
travaux.
Tableau n° 10 : Disponibilité des
secrétaires
|
Question
|
Réponses
|
Valeurs absolues
|
Valeurs
relatives
(%)
|
|
Avez-vous un(e)
secrétaire ?
|
Oui
|
07
|
31,82
|
|
Non
|
15
|
68,18
|
|
Total
|
22
|
100
|
Source : Données recueillies
grâce aux questionnaires
Nous remarquons à la lecture du tableau que sur
vingt-deux (22) responsables, sept seulement ont de secrétaires soit un
taux de 31,82 %. Ce constat montre le peu d'intérêt accordé
au métier du secrétaire.
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
Tableau n° 11 : Attributions des
secrétaires
|
Question
|
Réponses
|
Valeurs
absolues
|
Valeurs
relatives (%)
|
|
Quelles sont
parmi les tâches suivantes celles que vous lui confiez ?
|
Réception et enregistrement du courrier
|
7
|
100
|
|
Traitement du courrier
|
0
|
0
|
|
Saisie des documents
|
7
|
100
|
|
Classement des documents
|
7
|
100
|
|
Rédaction des lettres administratives
|
1
|
14,28
|
|
Rédaction du procès-verbal, du compte rendu, du
rapport
|
0
|
0
|
|
Rédaction des lettres commerciales
|
2
|
28,57
|
|
Tenue de l'agenda du directeur
|
6
|
85,71
|
|
Accueil des visiteurs
|
7
|
100
|
|
Gestion de rendez-vous du directeur
|
2
|
28,57
|
|
Assistance du directeur
|
0
|
0
|
|
Participation aux réunions, aux conférences
|
0
|
0
|
|
Organisation de réunion
|
1
|
14,28
|
|
Organisation du voyage du directeur
|
0
|
0
|
|
Tenue de caisse du directeur
|
0
|
0
|
|
Réception et traitement des offres
|
0
|
0
|
Source : Données recueillies
à l'aide du questionnaire
Nous constatons à base de ce tableau que les
responsables ne confient pas les tâches de grandes responsabilités
aux secrétaires mais plutôt les tâches classiques du
secrétariat.
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
Tableau n° 12 : Raison de la non attribution de
certaines tâches aux
secrétaires
|
Question
|
Réponses
|
Valeurs absolues
|
Valeurs
relatives
(%)
|
|
Pourquoi vous ne leur confiez pas les autres?
|
Est-ce par souci de gagner du temps
|
1
|
14,28
|
|
Est-ce par souci d'efficacité
|
5
|
71,42
|
|
Vous ne connaissez pas toutes ses capacités
|
6
|
85,71
|
Source : Données recueillies
grâce aux questionnaires.
Nous retenons à partir de ce tableau que plus de 50 %
des responsables ne confient pas certaines tâches aux secrétaires
parce qu'ils cherchent l'efficacité dans leur travail et surtout ne
connaissent pas les capacités de leurs secrétaires.
Tableau n° 13 : Obtention du matériel
de travail
|
Question
|
Réponses
|
Valeurs absolues
|
Valeurs
relatives
(%)
|
|
Obtenez-vous à temps du matériel de travail pour
exécuter vos différents travaux?
|
Oui
|
0
|
0
|
|
Non
|
10
|
100
|
|
Total
|
10
|
100
|
Source : Données recueillies
grâce aux questionnaires.
Suite aux résultats de ce tableau, nous concluons que la
totalité des enquêtés ont répondu qu'ils
n'obtiennent pas à temps le matériel de travail.
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
Tableau n° 14 : Lenteur dans la mise
à disposition du matériel
|
Question
|
Réponses
|
Valeurs absolues
|
Valeurs
relatives
(%)
|
|
Savez-vous les raisons pour lesquelles le
matériel de travail n'est pas mis à votre
disposition à temps?
|
Faute du magasinier
|
8
|
80
|
|
Non paiement à temps des prestataires de service
|
8
|
80
|
|
Lenteur dans le traitement des demandes
|
10
|
100
|
|
Négligence du travail effectué par le
secrétariat
|
10
|
100
|
|
Etes-vous impliqué dans le processus de gestion du
matériel ?
|
Oui
|
0
|
0
|
|
Non
|
10
|
100
|
|
Quelques fois
|
0
|
0
|
Source : Données recueillies
à l'aide du questionnaire.
Pour les raisons de la lenteur dans la mise à
disposition du matériel de travail, 80 % des enquêtés soit
un effectif de huit (08) ont répondu que cela est dû à la
faute du magasinier ; 80 % soit un effectif de huit (08) ont souligné
que la cause est le non paiement à temps des prestataires de service ;
100 % soit un effectif de dix (10) ont dit que la raison est la lenteur dans le
traitement des demandes ; 100 % ont répondu que cela est dû
à la négligence du travail effectué par le
secrétariat.
Pour l'implication des secrétaires dans le processus de
gestion du matériel, la totalité des enquêtés ont
répondu qu'ils n'y sont pas impliqués.
Approches pour une implication effective des secrétaires
de direction dans la gestion des
activités administratives : cas de
la DG-Eau.
Tableau n°15 : Impact de la non mise
à disposition à temps du matériel
sur le
travail
|
Question
|
Réponses
|
Valeurs absolues
|
Valeurs
relatives
(%)
|
|
La non mise à disposition à temps du
matériel a-t-elle un impact sur le travail au
secrétariat?
|
Retard dans la saisie, la copie des documents et courriers
|
10
|
100
|
|
Perte de temps
|
10
|
100
|
Source : Données recueillies
à l'aide du questionnaire
Nous remarquons à la lecture du tableau que la
totalité soit 100 % des enquêtés répondent que la
lenteur dans la mise à disposition du matériel a des
conséquences néfastes sur le travail au secrétariat.
| 
