C) Vision globale de résolution de la
problématique
Les divers problèmes observés au cours de notre
stage nous ont permis de dégager la problématique de
l'étude. A la vue du problème général relatif
à la méconnaissance des capacités des secrétaires,
il convient de noter que le secrétaire de direction qui est le fil
conducteur de toute entreprise joue non seulement le rôle
d'intermédiaire entre le patron, les autres agents et les tiers mais
aussi occupe une place de "second patron"(1). Ces capacités
du secrétaire de direction sont méconnues par certains
responsables des administrations qui continuent de considérer les
secrétaires comme des typists(2). Cette ignorance du
métier du secrétariat nous a préoccupé et se
présente à travers les différents problèmes
spécifiques relevés afin de trouver une approche de solutions au
problème général.
Pour le problème spécifique n°1 qui est
l'absence des secrétaires dans l'accomplissement de certains
travaux administratifs, nous pouvons dire que la formation et les
compétences des Secrétaires de Direction ne leur permettent pas
de se limiter à certaines tâches administratives telles que la
réception du courrier, l'enregistrement du courrier, la saisie des
documents, l'accueil des visiteurs, le classement des documents. Mais, comme
les Secrétaires de Direction ont une connaissance intellectuelle assez
large dans le domaine administratif, ils sont capables d'exécuter la
majeure partie des travaux administratifs. C'est pour cela que la solution
à ce problème nous amène à une approche
basée sur la reconnaissance du rôle et des
1 « Second Patron » : expression utilisée pour
montrer le rôle primordial que joue un(e) secrétaire de direction
dans une entreprise. Donc, il peut remplacer le responsable en cas
d'absence.
2 « Typist » : mot anglais utilisé pour
désigner les opératrices de saisie.
Approches pour une implication effective des
secrétaires de direction dans la gestion des
activités
administratives : cas de la DG-Eau.
capacités des secrétaires dans la fonction
administrative tout en tenant compte de leur formation.
Quant au problème spécifique n°2 relatif
à la lenteur dans la mise à disposition du
matériel de travail au Secrétariat, nous pouvons dire
que c'est parce que les autorités ignorent l'importance du travail des
secrétaires qu'elles sont moins exigeantes sur la réparation et
la mise à disposition du matériel de travail au
Secrétariat encore que ce problème n'est pas seulement relatif au
secrétariat. Cela a d'impact sur le rendement de toute la direction.
Pour cela le secrétaire doit avoir à temps le matériel
nécessaire pour l'accomplissement de ses tâches. La
résolution de ce problème passe par une approche
basée sur la mise en place d'un système de gestion efficace du
matériel de travail impliquant les secrétaires.
Nous représentons dans le tableau suivant les approches
théoriques retenues par problèmes spécifiques.
Réalisé et soutenu par Frédéric
Komi DADE
Approches pour une implication effective des
secrétaires de direction dans la gestion des
activités
administratives : cas de la DG-Eau.
Tableau n°3 : Synthèse des approches
théoriques par problèmes spécifiques
Niveaux
spécifiques
|
Problèmes spécifiques
|
Approches théoriques
retenues
|
1
|
Absence des secrétaires dans
l'accomplissement de certains
travaux administratifs.
|
Approche basée sur la
reconnaissance du rôle et des capacités des
secrétaires dans la fonction administrative.
|
2
|
Lenteur dans la mise à disposition du matériel de
travail au secrétariat.
|
Approche basée sur la mise en place d'un
système de gestion efficace du matériel de travail impliquant les
Secrétaires de Direction.
|
|
La résolution du problème général
qui est la méconnaissance des capacités des secrétaires
permet de faire impliquer effectivement les secrétaires à la
gestion des activités administratives. La démarche à
suivre pour résoudre cette problématique est de :
v' fixer les objectifs de l'étude ;
v' formuler les hypothèses ;
V1 élaborer le Tableau de Bord de l'Etude ;
v' faire la revue de littérature ;
V1 faire l'exposé de la méthodologie de collecte de
données ;
v' procéder à la vérification des
hypothèses formulées ;
v' établir le diagnostic ;
v' suggérer des approches de solutions et les conditions
de leur mise en oeuvre.
CHAPITRE PREMIER :
DU CADRE THÉORIQUE À LA
MÉTHODOLOGIE DE L'ÉTUDE
Approches pour une implication effective des
secrétaires de direction dans la gestion des
activités
administratives : cas de la DG-Eau.
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