Audit de gestion des exploitations maraà®chères du périmètre maraà®cher de Houéyiho(Cotonou) dans un contexte de changement climatique

Paragraphe 2 : Recommandations

Compte tenue du stade d'évolution actuel du niveau de technicité et d'organisation du périmètre maraîcher de Houéyiho, marqué par :

v une majorité d'exploitants, soit non instruits et non alphabétisés, soit instruits de niveau primaire, soit alphabétisé de niveau supérieur,

v un manque de capitaux, de matériel et outillage;

v des problèmes cruciaux en matière de gestion technique demeurés jusqu'alors sans solution adéquate et

v des difficultés de gestion liées au changement climatique, il est alors souhaitable faire les propositions et améliorations suivantes :

En comptabilité générale

Sur la base des outils déjà utilisés par un certain nombre de maraîchers, nous proposons la tenue de la comptabilité de manière séparée du Journal des recettes et du journal des dépenses. La tenue séparée de ces Journaux permettra d'éviter les éventuelles erreurs d'imputation concernant l'entrée et la sortie de fonds. Il serait souhaitable que les enregistrements y soient portés au jour le jour et au fur à mesure des opérations réalisées afin d'éviter l'oubli de certaines opérations. Nous retenons les mêmes que ceux déjà utilisés par les maraîchers. Dans Journal des recettes seront enregistrées toutes les entrées d'argent concernant l'exploitation (vente de produits récoltés, des plantes, des pépinières de légumes importées etc....). Dans le Journal des dépenses doivent être enregistrées les dépenses quotidiennes au jour le jour pour les mêmes raisons évoquées au sujet du journal des recettes. Nul ne doute qu'il y aura beaucoup plus d'écritures dans ce journal que dans le journal des recettes car il y aura généralement beaucoup plus d'opérations de dépenses qu'il n'y en a de recettes. Les sommes prélevées par l'exploitation pour son propre compte doivent également y être enregistrées. Pour les maraîchers non instruits et alphabétisés, nous proposons le journal des dépenses et recettes en fon (tableau19).

Tableau n° 22 : Journal de caisse en fon

Akwegba wena zinzan

(Utilisation du Journal de caisse)

Akwegba wena o, wena de we nyi b'e non wlan nuwiwa e non don akwè byo gbaya alo akwè deton sin gbame e de me.

Ce journal de caisse est destiné à l'enregistrement de toutes les opérations qui entraînent des mouvements (entrées et sorties) d'argent dans l'exploitation.

Kpon dewu ton die :

(Exemple)

Azan (Date)	Jinukun e do e (Culture)	Tin é mè é dojinukun do e (parcelle)	Nu e wa e (designation)	Akwe byo gbamè (encaissement)		Akwe deton sin gbamè (décaissement)		Akw ékpo do gbangbamè é (solde)
				(Recettes)	(encaissement)	(dépenses)	Autres (décaissements)
Vowlan (Report)
Nabi bi blo (Total)

Mi wa yi ji :Nu wiwa dokpo gee wè no wlan do xwi dokpo ji

NB: Une opération est enregistrée sur une seule ligne.

Source : Enquêtes de terrain, 2009.

A partir de ces deux journaux biens tenus, il serait facile de passer à l'équivalent d'un journal de caisse que nous ne leur demandons pas de tenir nécessairement car déjà, la seule tenue des journaux de recettes et de dépenses constitue un gros effort que nous demandons aux maraîchers.

Nous recommandons néanmoins à ceux qui tiennent déjà ces deux journaux de faire le total des dépenses de façon que soit réalisé quotidiennement l'équation et de faire la confirmation de solde théorique de l'équation (1) ci-dessus avec l'existant en caisse :

Solde de la veille+Recette de la journée-dépenses en fin de journée=Solde en fin de la journée (1)

Si ce solde est supérieur à l'existant en caisse, cela signifie que l'exploitant a omis d'enregistrer certaines entrées de fonds. Par contre si solde est inférieur à l'existant en caisse, cela montre que l'exploitant a omis d'inscrire certaines sorties d'argent dans le journal des dépenses. Cette vérification quotidienne de la caisse est d'une importance capitale pour la gestion comptable de l'exploitation des résultats de l'activité. Notons que le strict minimum requis pour permettre un contrôle de gestion en matière de comptabilité générale.

Mentionnons que la tenue des comptes clients et fournisseurs n'a de sens ici que si les maraîchers octroient du crédit à leurs clients en bénéficie de leurs fournisseurs. Il serait intéressant que ceux qui sont capables de le faire tiennent ces deux comptes à jour pour permettre de mieux cerner leurs réalités d'exploitation. Ce n'est donc pas obligatoire car le plus souvent, pour bon nombre d'activités du secteur informel, les exploitants arrivent à se tirer d'affaire en retenant mentalement les montants de leurs créances sur les clients et de leurs dettes vis-à-vis des fournisseurs sans aucun oubli, vu l'importance vitale pour eux de cette mémorisation. Dans ce cadre, quelques outils de gestion ont été proposés. Il s'agit de :

v Suivi des dettes fournisseurs

Le tableau 20 renseigne sur l'état des dettes de l'exploitation vis-à-vis de ses fournisseurs et donne l'échéance de règlement concernant chaque fournisseur (tableau 20).

Tableau n° 23: Suivi des dettes fournisseurs

Nom du Fournisseur ____________________________________

Date	Libellé	Echéance	Montant de la dette	Montant réglé	Moyens de règlement	Solde

Source : Enquêtes de terrain, 2009.

v suivi des créances clients

Ce tableau renseigne sur l'état les créances de l'exploitation vis-à-vis de ses clients et donne l'échéance de l'encaissement concernant chaque client (tableau 21).

Tableau n° 24: suivi des créances clients

Nom du client ____________________________________

Date	Libellé	Echéance	Montant dû	Montant réglé	Moyens de règlement	Solde

Source : Enquêtes de terrain, 2009.

v Le plan d'amortissement par immobilisations

Il urge aussi de calculer les dotations aux amortissements des immobilisations utilisées sur le site. Dans ce cadre nous proposons le plan d'amortissement par immobilisations (tableau 22).

Tableau n° 25: Le plan d'amortissement par immobilisations

Type de matériel________________________ Valeur d'origine ___________________ Date d'acquisition__________________ Durée de vie______________________ Système d'amortissement_____________ Périodicité________________________
Période	Valeur d'origine	Annuité	Cumul des amortissements	Valeur nette comptable

Source : Enquêtes de terrain, 2009.

En vue de permettre l'utilisation au sein de l'exploitation des différents outils proposés, il importe que les pièces justificatives concernant chaque opération soient disponibles. Ces documents sont appelés des pièces comptables ou des documents de base.

Il s'agit :

v des chèques bancaires

v des chèques postaux,

v des factures,

v des reçus, du livre de caisse pour les encaissements,

v du livre de caisse pour les décaissements,

v du compte bancaire tenu à jour à la date de l'élaboration des documents.

v des reçus internes (bon) ou des formulaires sont aussi indiqués des dépenses car pour les frais de taxi payés et les petites fournitures de bureau achetées on ne peut pas établir les chèques par exemple.

La mise en pratique des différents documents comptables proposés exige entre autres conditions :

v Que l'exploitant ait un niveau d'instruction pouvant lui permettre d'avoir accès à ces connaissances ;

v Qu'il soit informé de la nécessité d'avoir recours à de tels documents,

v Qu'il reçoive un minimum de formation en la matière pour pouvoir appliquer les principes recommandés.

L'expérimentation de tels outils nécessite :

v le choix d'une population cible en tenant compte du niveau d'instruction,

v la formation de cette population cible,

v une phase d'essai pour apprécier les résultats de la chaque spéculation et

v l'identification des sources de financement.

Face à cette situation, l'Etat béninois, les ONG doivent assurer la formation des maraîchers instruits à l'utilisation des outils proposés ainsi que l'alphabétisation des non instruits car sans la tenue d'une comptabilité régulière, les partenaires au développement et les institutions financières seront réticents pour financer ces exploitants maraîchers faute de non établissement des états de synthèses permettant d'apprécier la rentabilité de leur activité.

Le nombre de maraîchers instruits est faible.

Il serait souhaitable que les maraîchers, à défaut d'un cabinet comptable se regroupent par 10 par exemple pour engager un aide comptable. Celui-ci se chargerait de la gestion comptable des opérations de chaque exploitation séparément. Il pourrait ainsi harmoniser les solutions aux problèmes de gestion qui se posent dans une exploitation du groupe qu'il gère, compte tenu de la spécialité de chaque exploitation du groupe. Ainsi, la gestion de ces superficies sera plus formelle que par le passé. Nul doute que le recrutement de l'aide comptable consistera une charge additionnelle car si nous fixons le salaire mensuel à 100.000 francs CFA, ceci reviendrait à dix mille (10.000) par exploitation et par mois, en plus des fournitures de bureau nécessaires pour les enregistrements et l'élaboration des documents de bases (factures, pièces de caisse, formulaires de dépenses etc....).

Au lieu d'une répartition à parts égales du salaire du comptable entre les dix exploitations, une autre alternative reviendrait à retenir comme clé de répartition la superficie des exploitations. Cette action combinée à un meilleur suivi des opérations culturales, à une étude préalable du marché, conduirait a des résultats plus performants et à une augmentation du revenu de l'exploitant qui pourrit agrandir sa surface cultivée. Cet accroissement des superficies cultivées, ainsi que les résultats positifs obtenus inciteraient les partenaires au développement à consentir une aide à de sous secteur à moyen terme. Mais beaucoup de maraîchers peuvent être réticents à confier l'enregistrement de leur opération à une personne extérieure par peur de perdre leur secret professionnel.

En comptabilité analytique

La seule nécessité qui s'impose, vu l'état d'évolution actuel de ces exploitants concerne le calcul des coûts effectifs de production. Le fait de minorer ces coûts implique une surestimation de la marge nette et peut ainsi conduire l'exploitation à la faillite.

Pour cela, nous proposons la tenue du tableau de production qui concerne les dépenses directes et indirectes engagées pour la production d'une spéculation.

v Tableau de production

Les dépenses directes concernent les dépenses effectuées pour le compte d'une spéculation bien spécifié alors que les dépenses indirectes concernant plusieurs spéculations à l'aide de clé de répartition à définir par l'exploitant lui-même. Comme dépenses indirectes nous pouvons citer les frais de réparation de l'arrosoir, des tuyaux et de la moto pompe par exemple. Notons que l'utilisation des pièces comptables permettra l'élaboration des documents servant de base pour la prise de décision comme le bilan et le compte de résultat (tableau 23).

Tableau n° 26: le coût de production

Nom de l'exploitant_______________

Année : ________________________

Date de mise en pépinière ou date de semis__________ Récolte du______au___________

Opération Spéculation	Confection de planche	Semence	Repiquage ou semis	Engrais	Produits phytosanitaires	Désherbage	Dépenses indirectes à la spéculation

Source : Enquêtes de terrain, 2009.

Les charges d'exploitation

Elles concernent :

v les charges correspondantes aux produits vendus, et

v les charges de l'exercice qui englobent les charges des produits vendus+les charges des produits non vendus (stock final)

Les produits d'exploitations

Ils sont constitués par :

v les produits de l'exercice (les ventes, les produits financiers, les produits accessoires, les ristournes et les rabais et remises obtenus ; et

v le stock final

Ainsi:

Stock initial + ensemble des charges afférentes à l'exercice - stock final=Charges correspondant au produits vendus (2)

Produits réalisés au cours de l'exercice - charges correspondant aux produits vendus= Résultat d'exploitation (3)

v Résultats d'exploitation

La différence entre le produit d'exploitation et les charges d'exploitation donne le résultat d'exploitation global de l'exploitation (tableau 24).

Tableau n° 27: Résultat d'exploitation

Résultats d'exploitation
Achat d'intrants Semence Engrais organique Engrais chimique Produits phytosanitaires Stock d'intrants au début Stock d'intrants à la fin Transport Salaire des employés Frais d'entretien et de réparation Charge de location de la terre (au cas où l'exploitant n'est pas propriétaire) Intérêts sur les emprunts Cotisations pour renouvellement d'immobilisations (Dotation aux amortissements) Charges exceptionnelles (charge non lié à l'exploitation)	Ventes de produits récoltés Subventions d'exploitation Coût des cessions internes Produits financiers Produits accessoires Stock de produits au début Stock de produits à la fin Produits exceptionnels (Produit non lié à l'exploitation)
SC si Résultat net= bénéfice	SD si Résultat net= perte

Source : Enquêtes de terrain, 2009.

Il faut noter que les cessions internes concernent les produits de l'exploitation utilisés encore pour l'exploitation. Par exemple les graines de légumes locaux récoltés qui peuvent être utilisées pour constituer une pépinière.

La différence entre les produits et les charges d'exploitation de chaque spéculation se résument dans le tableau 25.

Tableau n° 28: Compte de résultat par spéculation

Spéculation_______________ Période du___________au___________________

Eléments de recettes	Montants
Ventes et autres recettes sur la culture
Total 1
Eléments de dépenses
Achats et autres dépenses sur la culture
Total 2
Bénéfice par spéculation= Total 1- Total 2

Source : Nous mêmes

v Fiche de stock

L'exploitant peut tenir un compte de résultat par spéculation s'il ne le juge pas trop encombrant. A la fin de l'exercice, le résultat global sera égal à la somme des résultats par spéculation. Les spéculations concernées ici étant des denrées fortement périssables, il serait souhaitable pour les sorties de stock d'utiliser la méthode first in first out (tableau 26).

Tableau n° 29 : Fiche de stock

Désignation_______________ Année___________

Référence________________

Unité____________________

Date	Stock initial	Entrée		Sortie		Destination	Stock final
		Q	P	Q	P

Source : Enquêtes de terrain, 2009.