1.5.4 La charte i Internet se
doit d'être la mieux construite possible
La charte est le moyen le plus simple d'édicter un cadre
pour utiliser Internet au travail ; procédure de validation,
légalité des clauses, communication aux salariés... Voici
les points les plus souvent évoqués pour établir un
document clair et efficace.
Selon l'enquête réalisée par
Management, 44 % des entreprises ne possèdent pas de
document fixant les règles d'utilisation d'Internet. Et quand il existe,
il est difficile à comprendre pour trois personnes sur cinq. Alors
comment construire un document lisible et efficace ? Les conseils de David
Melison, responsable du Droit du Travail et du Commerce électronique au
sein du Forum des Droits sur Internet.
1.5.5 Choisir parmi les divers
supports suivant leur valeur juridique
Les règles d'utilisation d'Internet au travail peuvent
apparaître dans divers documents tels que les notes de service, le
contrat de travail, la charte d'utilisation du système d'information et
de communication ou encore le règlement intérieur. Mais
prévient David Melison, "seul ce qui est mentionné dans le
règlement intérieur ou le contrat de travail a un
caractère obligatoire et ouvre à de possibles sanctions
disciplinaires en cas de manquement à la règle". Cependant, le
contrat de travail manque de souplesse et ne peut contenir véritablement
que quelques grandes règles essentielles ou spécifiques au poste
ou au métier de la personne. La charte reste le moyen le plus simple
d'édicter un cadre pour l'utilisation d'Internet au travail.
Annexée au règlement intérieur, elle prend une valeur
juridique et contraignante.
1.5.6 Assurer
longévité au document
Les moyens de communication et les outils informatiques
évoluent avec une extrême rapidité. "C'est pourquoi, pour
suivre ces évolutions sans avoir à réécrire sa
charte annuellement, il faut rester le plus neutre possible technologiquement
et ne pas viser un moyen de communication particulier", conseille le
spécialiste. Non seulement cette neutralité permet de prendre en
compte tous les moyens de communication actuels - Internet,
téléphone, fax, minitel, courrier - et tous les supports -
ordinateurs fixes ou mobiles, PDA - mais aussi ceux qui n'existent pas encore.
De même, lorsque vous employez le terme générique de
"correspondance", celui-ci signifie à la fois l'e-mail, le
téléphone, le courrier, les chats... En définitive ne
soyez pas trop précis. Plus c'est concis, mieux c'est.
1.5.7 Vérifier la légalité des
clauses
En outre, pour que les règles ne soient pas
invalidées par d'autres textes juridiques, il faudra prendre en compte
non seulement le Code du travail, mais également la loi Informatique et
libertés de 1978 sur la protection des données à
caractère personnel, les textes concernant les élections
électroniques et ceux sur la communication syndicale, voire, si
nécessaire, l'accord interprofessionnel sur le télétravail
datant de juillet 2005. David Melison de préciser que "ce dernier
intervient même si un salarié travaille hors de l'entreprise
seulement deux jours par semaine". Enfin, une veille juridique annuelle ou
semestrielle permet de vérifier que la charte reste d'actualité.
Une jurisprudence importante nécessitera modification du document.
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