CHAPITRE 2
ANALYSE DE L'EXISTANT
Ce chapitre présentera les
concepts de base de notre projet et effectuera une analyse objective des
propriétés de la structure, son fonctionnement, ses acteurs et
leurs différentes relations. En d'autres termes une analyse de
l'existant.
Cette analyse se fera selon le circuit de l'usager d'un centre
de dépistage.
I- Le projet
1.
Thème et Définition des termes
Thème : « Mise en oeuvre
d'un logiciel de gestion des usagers des centres de conseils et de
dépistage volontaire du VIH/SIDA : Cas des CDV de l'ONG
Lumière Action »
Etude : ensembles des tâches de
conception et de préparation préalable à la
réalisation d'un ouvrage, d'une installation, etc.
Mise en oeuvre : création de quelque
chose pour un usage déterminé.
Logiciel : c'est un ensemble de
règles et de programmes relatifs au fonctionnement d'un ensemble de
traitement de l'information.
Gestion : C'est l'action d'administrer,
d'assurer la rentabilité.
Usagers : ce sont les clients des centres
de conseils et de dépistage.
2.
Objectifs
L'étude menée au sein de cette structure à
pour objectif de:
· Mettre en place une base de données
client ;
· Modéliser la gestion de la base de
données afin de permettre :
ü La gestion des anciens et nouveaux clients ;
ü D'effectuer les statistiques utiles aux
rapports ;
ü La gestion des intrants du laboratoire ;
ü La gestion des résultats des tests et des
références.
3.
Procédés de recherche
L'informatisation des outils de travail d'un CDV nécessite
une méthodologie rationnelle et demande la forte implication des
acteurs directs que sont les coordonateurs et les partenaires financiers qui
ont des exigences en matière de statistique.
En effet, la démarche utilisée nous a permis de
faire un état des lieux.
Cette démarche nous a permis de compléter les
informations déjà acquises à travers des interviews, des
actions pratiques sur le terrain telles que des passages dans tous les services
du CDV afin de nous imprégner de la réalité.
Le trajet suivi par notre stage pratique est le même que le
circuit de l'usager qui sera détaillé plus tard.
Par la suite, nous avons procéder à une analyse
scrupuleuse des informations recueillies.
Nous retiendrons que nous avons pu obtenir un maximum
d'informations susceptibles de répondre aux interrogations
dégagées dans notre problématique.
Aussi, nous avons pu ressortir les véritables
problèmes liés à la gestion des CDV.
4.
Méthode d'analyse
Dans le domaine informatique, il existe plusieurs
méthodes de modélisation de systèmes informatique. Nous
citerons entre autres MERISE, RACINE, AXIAL etc.
La Méthode d'étude de réalisation
Informatique par sous-ensemble (MERISE) est celle que nous avons choisie pour
modéliser nos données et nos traitements.
Notre choix s'est porté sur cette méthode à
cause de sa simplicité. De plus, elle répond largement à
nos besoins par son intégration d'outils d'analyse et de conception des
systèmes d'information.
Nous pouvons aussi ajouter que c'est un outil reconnu pour la
clarté qu'il établit entre l'informaticien et l'utilisateur.
Les qualités de cet outil seront démontrées
par l'adéquation entre le cahier de charges (volonté des
demandeurs) et l'application réalisée.
II- Présentation et Description
1.
Le circuit de l'usager
Le client, dès son entrée dans un CDV est
reçu par le chargé d'accueil ; Il est conduit chez un
conseiller X puis au laboratoire pour achever sa
course chez le même conseiller X pour le
résultat final. Notons que le coordonateur n'a aucune relation avec le
client. Le schéma du circuit est présenté
ci-après.
Informations d'identification
Dossier client
Dossier client
Dossier client
Résultat
Départ
Coordonateur
Figure3 : Présentation du circuit
de l'usager d'un centre de conseil et de dépistage volontaire
2.
Présentation des acteurs et leurs rôles
2.1.
Le client ou usager
Bien qu'étant externe, il est celui pour qui le centre de
dépistage existe. C'est un acteur dont l'identité n'est pas
révéler ; Cependant il est caractérisé par des
informations visant à faciliter ses prochains passages au centre.
2.2.
Le chargé d'accueil ou réceptionniste
C'est le premier acteur rencontré par le client. Avant
d'énumérer les tâches qui lui sont assignées, il est
nécessaire de mentionner que celui-ci doit être le plus
accueillant possible afin de permettre au client d'être dans de bonnes
dispositions.
Son rôle est :
ü D'attribuer au client un numéro
d'ordre ;
ü D'effectuer l'ouverture du dossier client ;
ü De déterminer l'éligibilité du
client (Age supérieur à 18 ans);
ü D'expliquer au client le circuit qu'il aura
à parcourir;
ü De le rassurer sur la confidentialité du
service ;
ü D'assurer le classement des dossiers clients.
2.3.
Le Conseiller
Doté de qualités de communicateur dans le domaine
de la prévention du VIH/SIDA, le conseiller joue un rôle
primordial dans le CDV. Il est le personnage chargé de contenir et de
canaliser les émotions du client quelque soit son résultat.
Son rôle dans le CDV est :
ü D'assurer les conseils pré-test et post-test du
client ;
ü D'effectuer l'annonce du résultat du test
sérologique ;
ü D'assurer la référence et le suivi
psychologique du client.
2.4.
L'agent préleveur
Il est chargé d'effectuer le prélèvement
sanguin du client. Il aide le bio-technologiste dans le test. Il a pour
tâche de :
ü Prélever le sang du client ;
ü Numéroter le tube de celui-ci en lui attribuant
un code de laboratoire ;
ü Convoyer le tube vers la cabine de test du
bio-technologiste.
2.5.
Le bio-technologiste
Le
bio-technologiste est le responsable technique et scientifique du laboratoire.
Les tâches qui lui sont assignées sont :
ü Procéder à l'analyse du sang ;
ü Mettre les résultats issus de ces tests à
la disposition des conseillers ;
ü Conserver les échantillons de sang pour les
enquêtes ultérieures ;
ü Veiller de façon parallèle à la
gestion des stocks d'intrants pour le test.
2.6.
Le coordonateur
Il est
le premier responsable du centre et veille à ce titre à son bon
fonctionnement. Les tâches qui lui sont assignées sont :
ü Représenter le CDV à
l'extérieur ;
ü Organiser la promotion des services du CDV ;
ü Encadrer et superviser le personnel ;
ü Programmer et tenir des réunions
périodiques avec le personnel ;
ü Faciliter et coordonner la supervision interne du
personnel ;
ü Rédiger les rapports d'activités.
3.
La documentation
La
documentation regroupe tous les outils de recueil d'informations
utilisés par le personnel du CDV. Il peut être
résumé dans un tableau.
Tableau2 : outils de recueil
d'information utilisés par le personnel du
CDV
|
service
|
documents utilisés
|
utilité
|
|
Coordination
|
Fiches
de statistique
|
Permet
d'effectuer les statistiques en fonction de certaines caractéristiques
exigées par le partenaire
|
N° d'ordre du client
Initiales du conseiller
Année en cour
Rang du client reçu par le conseiller TA
|
|
|
|
Conseil
|
Registre entretien
|
En plus du numéro d'ordre encore appelé code
client, code conseiller et sexe enregistrés dans le registre
précédent, il collecte la tranche d'âge et le type de
client reçu (client conseillé ou dépisté).Dans le
cas d'un dépistage, le registre mentionne si le résultat a
été proclamé au client. En outre il enregistre la
structure d'accueil accrédité pour les séropositifs pour
suivre leurs traitements. C'est un outil qui permet à la coordinatrice
de faire les analyses et les statistiques. Ce registre est utilisé par
les conseillers
NB : un client dépisté est celui dont le
sang prélevé a subi un test.
Un client conseillé est celui qui a
reçu des conseils uniquement.
|
|
Dossier
client
|
constitué de quatre pages, ce document comprend
l'identification du client et un questionnaire auquel le client doit
répondre avant, après le test et pendant le cycle de
suivi, si le client est séronégatif. Notons que la
première fiche est remplie par le réceptionniste et les trois
dernières par le conseiller.
|
|
Laboratoire
|
Registres du laboratoire
|
il y a deux registres au laboratoire dont le premier est
réservé aux nouveaux clients qui visitent pour la première
fois le centre de dépistage. Il collecte également le code
client, le code laboratoire, le code conseiller et le résultat issu des
tests ; Le second registre est destiné aux clients qui viennent
pour la confirmation de leur statut sérologique. Ce registre comporte
aussi le code laboratoire, le code conseiller, le sexe, l'âge, la
nationalité, la profession, la ville, le quartier, et le
résultat issu du deuxième test.
Ces deux registres sont utilisés par le laboratoire.
Exemple de code laboratoire
un code laboratoire CDVCB0134-08 signifie
que ce client a été le 134ème client à
se faire dépister au laboratoire de Lumière Action-Croix
bleue en 2008
|
|
Fiche
de résultat
|
Cette fiche comporte le code client, le code conseiller, le code
laboratoire et le type de test utilisé pour déterminer le
résultat du client (ceci est déterminé par le biologiste).
|
|
Fiche
de stock
|
C'est une fiche qui permet de vérifier la quantité
d'intrant utilisée et restante pour l'opération de
dépistage. elle permet au bio technologiste d'avoir une idée
claire sur les prévisions permettant d'éviter les ruptures
d'intrants.
|
4.
Le patrimoine informatique
Chacun des trois CDV ne possède qu'un seul
ordinateur se trouvant à la coordination.
Nous
verrons rassemblés dans le tableau suivant les caractéristiques
des différentes machines.
Tableau3 : caractéristiques des
différentes machines des trois CDV
|
CDV de Lumière Action
|
Machine
|
|
Abobo
Sogephia
|
Processeur : Pentium IV
Vitesse :2,7 Ghz
Disque
Dur : 80 Go
Mémoire Ram : 512 Mo
Système d'exploitation : Windows
XP SP2
Logiciels :office 2007
Autre
installation : Internet haut débit ADSL 256 Kb
|
|
Imprimante Laser hp 2010
|
|
Croix
Bleue Williamsville
|
Processeur : Pentium IV
Vitesse :2,4 Ghz
Disque
Dur : 160 Go
Mémoire Ram : 512 Mo
Système d'exploitation : Windows
XP SP2
Logiciels : Office 2007
Autre
installation : Internet haut débit ADSL 128 Kb
|
|
Imprimante Laser hp 2010
|
|
Unicef
Abobo-Baoulé
|
Processeur : Dual Core
Vitesse : 3,7 Ghz
Disque
Dur : 270 Go
Mémoire Ram : 1Go
Système d'exploitation : Windows
XP SP2
Logiciels : office 2007
|
|
Imprimante Laser hp 2010
|
NB : Tous ces trois CDV ne disposent
d'aucune base de données informatisées et utilisent tous le
logiciel de calcul Excel d'office 2007 pour la gestion des statistiques.
5.
Analyse dynamique
5.1.
Les faiblesses
Dans les
trois CDV étudiés, tous les traitements sont manuels et
nécessitent de grandes quantités de feuilles de papier et
d'encre.
Les
statistiques des résultats constituent pour les responsables une
corvée et demandent un maximum de concentration afin de réduire
les risques d'erreurs.
Concernant la gestion de stock des intrants de
laboratoire, il n'existe aucun moyen de vérification informatisé
du niveau critique permettant un réapprovisionnement rapide afin de
prévenir des ruptures.
5.2.
Les forces
Malgré les insuffisances constatées en
termes d'archivage, les services de dépistages offerts par les CDV de
Lumière Action sont d'une qualité de pointe. Notons que
ces centres sont accrédités par l'Organisation Mondiale de la
Santé (OMS).
Une autre
force de ces CDV est la qualité des coordonateurs dont certains font
partie de la vingtaine de formateurs reconnus par le ministère de la
lutte contre le SIDA.
Notons
aussi le fait qu'un coordonateur ait un ordinateur constitue un atout pour
l'élaboration des rapports.
5.3.
Proposition de solution
L'état des lieux nous a permis de proposer une
solution visant à l'élaboration d'un logiciel de gestion des
usagers d'un CDV ou à l'achat un progiciel de gestion existant.
6.
Choix et description de la solution retenue
6.1.
Choix de la solution
La
solution retenue est l'élaboration d'un logiciel de gestion des usagers
d'un CDV qui contrairement à l'achat d'un progiciel prendra en
compte les besoins nouveaux exprimés par les centres. Cette solution nous semble judicieuse dans la mesure
où elle améliorera considérablement les conditions de
travail. Le logiciel conçu intègre les différentes
opérations à automatiser telles que le renseignement et
l'édition des fiches utilisées ainsi que les statistiques. Aussi,
cette solution est-elle la moins onéreuse des deux ?
6.2.
Description de la solution
Ce logiciel est un outil de gestion des usagers des CDV. Il
permettra de mémoriser toutes les informations utiles à la
constitution du dossier du client, ce qui favorisera la mise en oeuvre d'une
base de données fiable. Le serveur fournira aux différents
services l'accès à la base de données de façon
hiérarchique. L'accès aux données en temps réel
permet d'éviter les pertes de temps occasionnés au cours des
recherches dans les documents archivés. L'actualisation et la
modification des données se feront désormais automatiquement
ainsi que la sauvegarde périodique.
7.
Etude de faisabilité
Il est question de donner une idée générale
quant à la faisabilité du projet. Autrement dit identifier les
conséquences tant sur le plan financier, organisationnel que humain.
Pour ce qui concerne le matériel informatique, il n'existe aucun
matériel permettant aux structures étudiées de disposer
d'un réseau. Il convient alors de soumettre les besoins en termes de
matériels informatiques à un bailleur qui pourra prendre en
compte la mise en place de ces réseaux.
Ainsi, des tableaux présenteront le coût relatif des
deux méthodes utilisées et de l'avantage comparatif en termes de
coût de la nouvelle solution.
7.1. Coûts relatifs à
l'ancienne méthode utilisée
Tableau4 : coût des
intrants bureautiques utilisés pour le fonctionnement du CDV
|
Libellé
|
Quantité
|
Coût mensuel
(FCFA)
|
Coût
annuel(FCFA)
|
|
Carton de rame
|
2
|
23.000
|
276.000
|
|
Encres d'imprimantes
|
1
|
65.000
|
780.000
|
|
Encre de photocopieuse
|
1
|
35.000
|
420.000
|
|
Accessoires (cartouches d'agrafes,
stylos, etc.)
|
forfait
|
15.000
|
180.000
|
|
TOTAL
|
138.000
|
1.656.000
|
7.2.
Coût de l'investissement pour un (01) CDV
Nous présenterons dans le
tableau suivant le dévis de la mise en place du système de
gestion d'un CDV
Tableau5 : coût du
matériel et des prestations pour la conception et le fonctionnement d'un
logiciel de gestion
|
LIBELLE
|
Quantité
|
prix unitaire en FCFA
|
Prix Total en FCFA
|
|
MATERIELS
|
|
Ordinateur complet Pentium 4
|
5
|
400.000
|
2.000.000
|
|
Imprimante Laser
|
1
|
100.000
|
100.000
|
|
Switch D-Link 8 ports
|
1
|
50.000
|
50.000
|
|
Câble FTP
|
100 m
|
350
|
35000
|
|
Accessoires de câblage (Manchons, connecteurs RJ45,
attaches, etc.)
|
forfait
|
10.000
|
10.000
|
|
SOUS-TOTAL1
|
2.195.000
|
|
PRODUCTION ET INSTALLATION
|
|
Production logicielle
|
|
|
800.000
|
|
Frais de Mise en place du réseau informatique
|
|
|
300.000
|
|
Frais d'installation et de formation
|
|
|
500.000
|
|
SOUS-TOTAL2
|
1.600.000
|
|
TOTAL GENERAL
|
3.795.000
|
7.3. Comparaison des deux
solutions
En effectuant une comparaison sur
trois années, la première solution sera estimée à
4.968.000 Francs CFA. La seconde demeura à 3.795.000 FCFA qui constitue
le coût initial de sa mise en place.
Aussi en termes de qualité
et de précision de l'information, la nouvelle solution est la mieux
adaptée.
L'investissement dans la mise en
place d'un tel système permet donc à l'organisation d'effectuer
une affectation du surplus de ces lignes budgétaires vers d'autres
besoins.
8.
Gestion des usagers du CDV
8.1.
Définition
Dans cette partie, nous présenterons la manière
dont les données sont recueillies afin de constituer notre base de
données. Cette collecte se caractérise par le processus de
collecte des données et le processus d'exploitation de ces
données.
On peut définir un processus comme étant l'ensemble
structuré d'évènements, d'opérations et de
résultats consécutifs qui concourent à un même
but.
8.2.
La collecte de données
Ouvert du Lundi au vendredi, les CDV de Lumière
Action offrent des services de conseils et de dépistage de
façon gratuite. Pour les besoins de justification vis à des
partenaires et pour une gestion facile, des données sont
collectées à chaque niveau.
8.2.1. La réception
Représentant le point d'accueil du client, la
réception est dirigée par des femmes dans les trois CDV de
Lumière Action ; le premier acte posé par la
réceptionniste est la remise d'un Sticker indiquant l'ordre
d'arrivée du client.
Notons que ces Numéros varient de 1 à 40 en
fonction du nombre de conseiller car le standard en matière de conseling
(action de conseiller) exige que chacun des conseillers reçoive au
maximum dix personnes par jour.
Ensuite, elle vérifie par des questions que le client est
éligible ; entendons par éligibilité du client tout
usager dont l'âge est supérieur à 18 ans ; dans le cas
contraire, il doit être accompagné par un parent. Ensuite, elle
remplit l'entête du dossier client se trouvant à la
première page, puis transmet le dossier chez l'un des conseillers pour
la suite du circuit.
8.2.2.
Le premier entretien ou pré-test
Après réception du dossier client, le conseiller,
en présence du client procèdera à son remplissage à
travers un questionnaire. Si le client confirme son désire de faire le
test, après la séance de conseils, son dossier sera transmis au
laboratoire ; dans le cas contraire, il bénéficiera
seulement des conseils.
8.2.3. le test
Effectué au laboratoire, le test est l'examen biologique
que subit l'usager.
En premier lieu, l'agent préleveur lui recueille un
échantillon sanguin qu'il remet au bio-technologiste qui se charge du
test. Ensuite le résultat obtenu est relevé et transmis au
conseiller ayant initialement reçu l'usager pour le pré-test.
Puis suit la dernière étape du circuit de
l'usager.
8.2.4.
Le second entretien ou le post-test
Cette dernière étape du circuit de l'usager
constitue le moment de l'annonce du résultat sérologique. Trois
types de résultats sont possibles.
Pour tout client déclaré séronégatif,
une carte de rendez-vous est remise et il devra revenir trois mois plus tard
pour la confirmation de son statut ; Durant ces mois d'attente toute
prise de risque est à éviter.
Un résultat positif conduira le conseiller à
référer l'usager dans un centre de prise en charge ; par la
suite une fiche de contre- référence sera
récupérée par le CDV auprès de ces centres afin
d'avoir confirmation du suivi du client.
Si le résultat est indéterminé, un
rendez-vous est donné pour un mois plus tard ; pendant ce temps
l'échantillon de sang est transféré dans un centre
approprié pour des examens plus approfondis ; c'est le PROJET
RETROCI situé au CHU de Treichville qui est chargé de ces
examens.
Notons que le circuit de l'usager a une durée moyenne de
trente minutes et à la fin de la journée, tous les dossiers sont
classés par le service de Réception.
8.2.5. La Coordination
Comme nous l'avions signifié plus haut, la coordination
n'intervient pas dans le circuit de l'usager mais constitue le cerveau du
CDV.
Elle est chargée d'effectuer de façon
périodique les statiques afin de faciliter l'élaboration des
rapports.
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