Gestion des achats dans une entreprise industrielle

I - Origines Des Problèmes Découlant De La Gestion Des Achats

a- Les Retards De Livraison

Compte tenue de la demande forte du verre creux et sa situation de monopole sur marché, la verrerie se trouve contraint d'augmenter sa capacité de production journalière l'obligeant à travailler 24h/24h. Ce de fait la demande en approvisionnement devient de plus en plus croissant tandis que la disponibilité en ressources humaine reste constant ce qui implique les retards dans les livraisons ;

b - La Mal Formulation Du Besoin

Elle tire ses origines dans l'absence d'orientation de l'acheteur pendant l'expression du besoin par le service émetteur et à cela peut s'ajouter un manque de collaboration franche entre acheteur et demandeur.

c- L'absence de connaissance de quantité en stock

A cet effet le système de gestion mis en en place par la SOCAVER ne permet pas à l'acheteur d'avoir une idée claire et précise des quantité et références en stocks ce qui

implique que lorsque d'une demande est émise par un service, il provoque directement l'acte

d'achat se conformément juste au budget alloué à ce service. De ce fait il est évident que des commandes prématurées soient passées par l'acheteur.

II- Conséquences induites pas les problèmes constatés

a- le ralentissement du travail

Les retards dans la livraison des fournitures et accessoires de bureau ralentissent au fur et à mesure le traitement des opérations comptables et la préparation des budgets.

b- Le Besoin Mal Exprimé

La conséquence directe est le décaissement des sommes d'argents qui ne pourront pas être utilisées par l'entreprise, l'emmenant à contracter des dettes à tort. Si l'achat est au comptant, l'entreprise sera emmenée à supporter les coûts de retour.

c- La Non Maîtrise Des Existants En Stock

Cette remarque a été faite lors de la livraison de deux produits de même nature commandés par le magasinier et l'acheteur ; un tel obstacle induit une augmentation des coûts de stockage des matières.

d- Le Non Respect De La Procédure D'achat.

Il tire ses origines dans l'absence de collaboration entre acheteur et gérant de stock ou l'état de tension qui existe ente ces deux services. Ce qui implique de erreurs dans non négligeable l'approvisionnement et la qualité des services produits par la fonction achat.

Ainsi notre travail en début de ce cette partie était de faire une analyse de la gestion des achats au sein de verrerie conformément aux normes en vigueur ce qui nous aura permis de déceler quelques anomalies dans son fonctionnement dû d'une part au manque d'actualisation des procédures d'achat, et d'autre part au non respect des procédures.

En conséquence, le chapitre suivant nous permettra d'apporter les améliorations qui semblent utile pour remédier aux faits constatés.

CHAP 4 : PROPOSITIONS EN VUE DE L'AMELIORATION DE LA FONCTION ACHAT AU SEIN DE LA SOCAVER

La fonction achat est l'une des fonctions les plus essentielles de l'entreprise, l'amélioration de la compétitivité des entreprises industrielles se joue dans les achats qui, le plus souvent occupent environ 50% du compte de résultat de toute l'entreprise ; après l'analyse de la fonction achat déjà effectuée, nous montrerons dans ce chapitre l'importance de son amélioration dans une environnement dominé par le challenge.

Ainsi comme le définie BRESSEY.G et KUYT C. la fonction d'achat « est l'art d'obtenir les bons produits avec les contraintes de prix, de délai, de qualité,...et de coût... » Et dans les meilleures conditions de service et de sécurité ajoute BRUELO.

SECTION I : RECOMMANDATIONS EN VUE DE L'AMELIORATION DE LA FONCTION ACHAT

L'objectif de cette étude était d'apporter toutes les solutions qui nous semblaient nécessaires à l'amélioration des anomalies constatées au chapitre précédent. Ainsi nos recherches et analyses nous aurons permis d'aboutir aux résultats suivants :

1 - La Réévaluation Du Personnel Attaché A La Fonction D'achat

La direction générale doit dans les jours avenirs recruter un acheteur pour palier à l'accroissement des besoins des utilisateurs ; cela pourrait résoudre les problèmes de retard de livraison. En outre, nous recommandons aux services attachés au bureau d'achat, une collaboration participative et très loyale ce qui évitera ainsi les conflits liés au retard de livraison.

2 - L'étude Du Besoin Exprimé Par Le Service Demandeur

Nous recommandons qu'avant toute commande, le besoin doit au préalable être bien exprimé dans le moindre détail par le service demandeur sous l'assistance du bureau d'achat ; de telles mesures éviteraient des achats inutiles et ennuyeux pour l'entreprise.

A cet effet, l'acheteur doit aider les utilisateurs à identifier et décrire de façon précise leur besoin, orienter leur choix en fonction du marché.

3 - L'existence D'une Collaboration Franche Entre Acheteur Et Magasinier

Afin d'éviter des surcoûts de stockage et des dépenses non rentables à l'entreprise, l'acheteur doit avant toute passation de commande s'assurer que le besoin soumis n'existe pas en stock s'il s'agit des matières premières et fournitures. Pour les immobilisations que le matériel demandé en remplacement ne fait pas partir des actifs encore en service.

A cet effet, des efforts s'imposent en matière de recyclage du personnel en collaboration avec le service d'achat afin d'éviter d'éventuelles violations des procédures d'achat qui sont à l'origine des dysfonctionnements constatés.

4 - La Minimisation Des Coûts Des Matières Premières Et Fournitures

Régler au moindre coûts les factures est faisable lorsque les achats sont réalisés au cash ; cela permet à l'entreprise de peser plus dans les négociations avec les fournisseurs.

En effet, acheter au comptant génère parfois moins de coût que les achats à terme. Lorsque le fournisseur n'a pas de garanti de paiement ou les échéances sont très longues, les achats sont généralement plus onéreux. Il serait d'ailleurs intéressant de quantifier l'écart produit entre l'achat à terme et l'achat au comptant ; cela permettra ainsi de minimiser les coûts d'achat.

En outre, il serait utile que le responsable d'achat et le directeur général se partagent les données concernant les différents achats de matières et fournitures, afin d'atteindre les coûts d'approvisionnement les plus avantageux pour l'entreprise. Cette collaboration pourra permettre la mise sur pied d'une base de données concernant les différents achats.

Enfin l'entreprise devra à long terme étudier la faisabilité et le coût de mise en place d'un système de stockage efficace.

Il s'agit des achats à crédit et donc l'échéance est lointain.

5 - L'apport D'Internet

Nous suggérons au responsable d'achat, l'utilisation d'Internet pour la recherche des fournisseurs potentiels cela permettra la constitution d'une banque de fournisseurs important et utile. A cet effet nous recommandons l'utilisation des moteurs de recherche tels que : GOOGLE ou des sites web tels que : www.lereseaudesachats.com, i-entreprise.com, www.acheteursinfo.com, www.entreprise-internet.net. Cette banque de données permet de juger les différents fournisseurs par leurs qualités prix et délai de livraison tout en les mettant en concurrence.

Aussi l'Internet peut éviter l'entreprise d'avoir constamment recours à l'assistance des bureaux d'étude tels que GLOBAL EXPORT ou SACOFRINA pour l'approvisionnement de certaines matières premières. Ceci pourra également permettre de faire des gains sur ces approvisionnements.

6 - Présentation Des Missions De L'acheteur A L'intérieur Et A L'extérieur De L'entreprise

Etablir et respecter un planning des missions assignées à l'acheteur permettra à la fonction d'achat d'occuper une place particulière et prédominante au sein de la verrerie. Car au centre de toute activité industrielle, se trouve l'achat qui représente en moyenne plus de 70%du coût de production.

a- Dans Environnement Externe De L'entreprise.

Il doit assurer la gestion des relations avec l'ensemble des fournisseurs de la verrerie afin d'avoir de privilèges en ce concerne les coûts et les délais de règlement. A cet effet pour garder une bonne image dans le domaine d'activité, il serait prudent d'éviter des litiges avec les différents fournisseurs.

Il est important de procéder régulièrement à l'évaluation des fournisseurs. De ce fait cette démarche doit être faite sans favoritisme à l'égard d'un ou deux fournisseurs. L'esprit de cette évaluation doit être la recherche permanente de la qualité prix et délai de livraison.

Une attention particulière doit être faite au niveau de l'évolution du marché car les fluctuations monétaires sont de plus en plus fréquentes et son suivi permettra ainsi à la fonction d'achat de limiter les risques d'approvisionnement à des coûts très élevés.

En outre un suivi des produits sur le marché, permettra d'acquérir des produits innovés plus efficace et voir même bon marché

b- Au Niveau De La Fonction D'achat

L`acheteur doit à chaque approvisionnement conserver des données. A cet effet un fichier doit être crée pour chaque fournisseur afin de suivre la traçabilité de ses opérations avec l'entreprise.

c- A L'intérieur De L'entreprise

L'acheteur doit aider les utilisateurs de l'entreprise dans l'expression et la description de leurs besoins pour ainsi éviter des achats prématurés ou inutiles. L'identification du besoin permettra à l'acheteur d'orienter leurs choix en fonction du marché.

La fonction d'achat doit orienter les choix des composants entrant dans la production suivant les disponibilité du marché ; proposer des améliorations des intrants ainsi que les sources d'approvisionnement disponibles.

Une communication de toutes les opérations liées aux achats doit être transmise au service de la comptabilité ce qui permettra le calcul des coûts de production et la préparation des budgets.

Par conséquent nous proposons une planification des missions assignées à l'acheteur dans le schéma suivant : 

A l'extérieur de l'entreprise

FOURNISSEURS

Assurer la gestion des relations avec l'ensemble des fournisseurs

Evaluer les fournisseurs

Rester attentif à l'évolution du marché

L'acheteur

Fichiers fournisseurs

Echantillon-

nages

UTILISATEURS

Aider les utilisateurs à identifier et décrire leurs besoins.

Orienter leurs choix en fonction du marché.

COMPTABILITE

Enregistrer et communiquer les informations nécessaires à la préparation des budgets

CONCEPTION DE NOUVEAUX PRODUITS

Orienter les choix des composants suivant la disponibilité du marché.

Suggérer des améliorations de produits et/ou de sources d'approvisionnement.

A u niveau de la fonction achat

A l'intérieur de l'entreprise

Source : nous-mêmes

7- L'évaluation Des Fournisseurs

Dans l'objectif de faire régner le jeu de la concurrence, le responsable d'achat doit régulièrement procéder à l'évaluation des différents fournisseurs en portefeuille à travers notamment une fiche d'évaluation que nous proposons ainsi qu'il suit en (annexe 8) :

Cela permettra le suivi permanent des fournisseurs en terme de prix, délai de livraison et surtout de qualité. Ainsi, il est important pour l'acheteur de procéder à une classification des fournisseurs en trois catégories à savoir :

Les fournisseurs de classe1 : qui sont ceux dont l'entreprise adresse directement un bon de commande sans appel d'offre au préalable lorsque le besoin se fait senti. Il s'agit ici des partenaires incontournables de l'entreprise

Les fournisseurs de classe2 : dont le choix est fait après appel d'offre.

Les fournisseurs de classe3 : qui représente ceux dont les prestations fournies dans le passé étaient de mauvaise qualité ou une remarque a été faite au niveau des retards de livraison. Ces types de fournisseurs doivent figurer en zone rouge.

SECTION II : RECOMMANDATIONS NECESSAIRES A L'AMELIORATION DES ECRITURES COMPTABLES

Nous recommandons de porter au débit du compte 602 « achat matières et fournitures liées » tous les achats ainsi que les retours de marchandises, les rabais remises et ristournes obtenus hors facture.

En effet selon ANDRE NZAKOU tout achat doit faire l'objet de constatation d'une charge par conséquent faire intervenir les comptes suivants :

602 « achat de matières et fournitures liées » pour les achats de matières premières et fournitures.

604 « achats stockés de matières et four.» pour achats des matières stockables consommables.

605 « autres achats » pour les autres achats (il s'agit des achats dont l'entreprise ne peut pas stocker). Aussi, il précise par la suite que tous les achats à inscrire au compte 60 doivent être au nets de taxes récupérables. Par conséquent les droits de douanes, l'escompte et les frais accessoires sont à exclure. Il en découle de cela les écritures suivantes :

L'hors de l'achat des matières premières

D (602) achats matières 1^ères C D (4011) Fournisseurs mat. C

Montant HT Montant TTC

D (4452) TVA Récup/achats C

TVA

Pour les achats stockés de fournitures consommables

D (604) achats stockés four. Cons. C D (4014) Fournisseurs matières C

Montant HT Montant TTC

D (4452) TVA Récup/achats C

TVA

Source : ANDRE NZAKOU, difficultés comptables et fiscales, Tome1 chap. IX

La mise en oeuvre des propositions énoncées ci-dessus devra permettre à notre avis, d'améliorer la gestion des achats au sein de la verrerie et aussi régler les problèmes liés aux dysfonctionnements des procédures en place.

En somme, cette partie nous aura permis de présenter les anomalies constatées dans la gestion des achats et d'apporter des voies et moyens pour y faire face.

Toutefois cette partie qui ressort les théories et solutions personnelles de l'étudiant amènent à se poser la question suivante : quel peut être la contribution de la fonction d'achat dans les bénéfices de la SOCAVER ?