Memoire Online - Gestion des achats dans une entreprise industrielle

Les étapes du cycle d'achat sont les différentes phases relatives au processus d'approvisionnement. Ainsi elles ses présentent comme suit :

Il s'exprime par l'émission provenant d'un service demandeur et par la vérification de son existence par le service d'achat qu'il corresponde à un besoin économique.

Qui est un ensemble d'actions qui permet de gérer, d'administrer et d'organiser

les fournisseurs. Elle commence par leur recensement et leur évaluation ce qui conduit à faire un choix. Cette étape prévoit en générale :

Un appel d'offre qui permet à l'entreprise de rechercher tous les fournisseurs potentiels dans le but d'avoir tous les avantages liés à la qualité et aux meilleurs prix.

L'évaluation des fournisseurs qui permet d'effectuer la sélection du fournisseur possible pour un certain achat.

La sélection des fournisseurs : Elle se fait selon les étapes suivantes : classification des fournisseurs potentiels, envie d'appel d'offre ou une consultation auprès de ceux-ci, la négociation, la sélection finale qui conduit à la passation de la commande.

Le bon de commande doit exprimé clairement les intentions d'achat des deux parties et être valable devant la loi. A cet effet il renseigne :le nom et l'adresse de l'entreprise qui commande, le numéro de la commande et date, le nom et l'adresse du fournisseur, la date de livraison, les conditions de règlement, la signature de l'acheteur, la description des quantités et articles ou fournitures commandés, le prix unitaire mentionné sur le catalogue, les instructions générales.

C'est la constatation de l'effectivité d'une commande. Il question ici de montrer le rôle de ce service et de préciser les différents contrôles à effectuer lors de la livraison. A cet effet un bon de livraison doit être remis à la réception de la commande par le fournisseur pour accuser réception.

Une procédure doit présenter clairement le cheminement d'une facture à l'arrivée dans l'entreprise. C'est ainsi qu'une facture peut parvenir soit au service d'achat soit au service comptable directement. Mais quelque soit le lieu de réception, un contrôle doit se faire avant tout règlement.

Le paiement est l'action de une somme d'argent en exécution d'une obligation antérieur. Il doit être établit le document qui permet au fournisseur de se faire payer ; Ce document peut être un ordre de paiement en espèce, un chèque ou alors un ordre de virement et doit être enregistré avec maximum d'attention possible.

C'est la dernière étape du processus une fois que tout a été soldé, le dossier complet doit être constitué au service achats et conservé. Il y'a pour cela des raisons internes de gestion et de des justifications fiscales :

- sur le plan légal : il s'agit de conserver essentiellement les bon commandes et les factures, pour des raisons de secours ultérieurs possibles liés aux conditions de garantie et des raisons fiscales.

- sur le plan de la gestion interne : il s'agit d'enrichir le fichier fournisseur et en particulier de mettre à jour ses performances en vue d'un processus de sélection ultérieur. L'ensemble de ces procédures d'achat présente une chaîne de traitements administratifs, qui se présentent souvent de façon répétitive.

L'acte d'achat se fait d'une fréquence élevée et constitue le plus grand poste de dépenses de l'exploitation. Trois étapes constituent l'acte d'achat : la commande, la réception et le règlement. Il se présente comme suit :

	ETAPES	ACTIONS	RESPONSABLES
01	Emission du besoin	Perception du besoin et expression par établissement d'un BCI	Chef du service demandeur
02		Envoi du BCI au BA	Chef du service demandeur
03		Consultation BCI, indentification des fournisseurs potentiels et demande de prix	BA
04		Comparaison des prix et sélection du fournisseur définitif	BA
05		Etablissement de la LC	BA
06		Envoi de la LC au service demandeur pour vérification	BA
07		Vérification, signature et renvoi de la LC au BA	Chef du service demandeur
08		Envoi de la LC à la direction générale pour contrôle	DG
09		Validation et renvoi de la LC	DG
10		Enregistrement et classement d'une copie	BA
11	Passation de la commande	Envoi du BC au fournisseur	fournisseur
12	Livraison	Livraison du bien commandé au magasinier	magasinier
13	Livraison	Vérification de la livraison et visa du magasinier et livreur	magasinier
14	Affectation	Affectation du bien au service demandeur	BA
15	Paiement et Comptabilisation	Constitution et dépôt de liasse (02 copies factures + BL + BC)	BA
16		Enregistrement et envoi à la direction générale pour approbation	BA
17		Envoi de la liasse à la comptabilité	BA
18		Enregistrement comptable et classement en attendant le paiement.	BCF
19		A l'échéance envoi de la facture au DG pour accord de règlement	BCF
20		Paiement et envoi de la liasse au BCF	Caissier (e)
21		Enregistrement comptable et archivage	BCF

Notre objectif en début de cette étude était de déceler les différentes anomalies et leurs incidences dans la gestion d'achat pratiquée à la SOCAVER. Ainsi, cette partie nous permettra de d'illustrer quelques cas constatés.

I- PROBLEMES RENCONTRES DANS LA GESTION D'ACHAT DE LA SOCAVER

Nous avons constaté au cours de notre étude, des retards dans l'approvisionnement des fournitures de bureau (format, ancre HP, classeur) au service de la comptabilité ayant pour conséquence directe le ralentissement du travail. Cela est dû à une insuffisance du personnel attaché à la fonction et à l'accroissement de la demande en approvisionnements. Des efforts de collaboration s'imposent afin d'assurer une pérennisation des achats.

Ce qui entraîne l'acquisition à tort des biens qui ne pourront pas servir à l'instant, voir

même dans l'avenir, et également constituer une perte de temps. A cet effet, les charges y afférentes ont un impact direct sur les bénéfices de la firme.

3 - Absence De Collaboration Entre Le Service Demandeur Et Le Bureau Des Achats

Une remarque a été faite en ce qui concerne les flux d'achats réalisés : le service d'achat se limite juste à l'achat du bien demandé sans pour autant orienter le service demandeur dans le choix du bien en question ce qui pourrait éviter certains gaspillages et l'acquisition des produits plus performants et efficaces.

Ce qui aura causé l'acquisition d'une imprimante (SOCA0001) en début d'année 2008, destinée au service comptable ayant les mêmes caractéristiques que celle en service. Ce n'est que six mois plus tard que cette machine sera mise en service avec pour effet le décaissement d'important somme d'argent dans le présent pour un matériel qui sera utilisé dans le futur.

Ayant pour conséquence l'acquisition des produits existant en stock, ce qui engendre des pertes de temps et des coûts de stockage élevés.

Nous avons fait constat au cours de stage, de la réception de deux commandes d'un même produits (pièces de rechange) : l'une émise par le magasinier et l'autre par le bureau

des achats engendrant le sur stockage et par conséquent l'augmentation des charges liées à la gestion des stocks.

Nous avons constaté l'absence du compte de charge 6021 « achat matières premières » comme l'illustre les écritures comptable de la verrerie au chapitre 2 lors de l'achat des matières premières ce qui va à l'encontre des principes du système comptable OHADA.

Nous pensons que la mise en évidences de ces cas d'anomalies permettra d'asseoir dans la suite de ce rapport des mesures permettant d'améliorer la fonction d'achat au sein de la verrerie.

Une insuffisance de la gestion des achats au sein de l'entreprise entraîne des conséquences significatives dans rentabilité de la verrerie d'où la nécessité de rechercher des voies et moyens pour y remédier.

De ce fait cette section nous permettra d'illustrer les origines des problèmes constatées dans un premier temps, et par la suite de donner son impact dans la gestion de l'entreprise.

Gestion des achats dans une entreprise industrielle

SECTION I : GENERALITES SUR LA GESTION DES ACHATS

I- PROBLEMES RENCONTRES DANS LA GESTION D'ACHAT DE LA SOCAVER