II.2.2 Circuit du déroulement des activités
relatives au bon de commande interne:
Les services appartenant à la faculté peuvent
commander des produits au Magasin en établissant un bon de commande
(interne) qui sera adressé au magasinier.
En effet, à l'établissement du bon de commande
(interne) le demandeur motionne le numéro de bon de commande, la date de
l'établissement, son nom, son prénom, sa fonction ; en suite il
mentionne les produits à demander en précisant pour chacun : la
désignation du produit et la quantité demandée. Et, il
l'envoi au magasinier, signé par le responsable de sa structure. A la
réception, le magasinier traite la commande selon l'état de
stock, et il affecte pour chaque produit demandé une quantité
à accorder (<= quantité demandée), et qui sera servie
une fois eu l'avis favorable du doyen. A la livraison des produits, le
magasinier établit un bon de sortie qu'est caractérisé par
la quantité servie (qui peut être différente de la
quantité demandée si le demandeur fait un retard pour ramener
l'accord au doyen car durant cette période la quantité en stock
peut varier), le numéro d'inventaire si le produit servi n'est pas
consommable et une observation.
Et pour les suivis de l'état de stock, le magasinier
assigne pour chaque produit une fiche de stock.
Ces successions d'activités sont formalisées par
le diagramme d'activité suivant :
Magasinier
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Demandeur
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Doyen
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Faire une commande
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favorable]
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Sinon
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Recevoir le bon de
commande interne
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Renvoyer le bon de commande interne
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Envoyer une copie
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Etablir un bon de
sortie
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Envoyer le bon de sortie
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Recevoir produit
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Copie de bon de commande reçue
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Copie de
bon de
sortie
reçue
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Figure 9 : Diagramme d'activité relatif au bon de
commande interne
II.2.3 Diagnostic de la situation actuelle
Apres avoir fini l'étude de contexte du domaine
d'étude lié au magasin de la Faculté des Sciences Exactes,
nous avons approfondi la compréhension du fonctionnement du
système actuel. A présent, il nous est possible d'établir
un diagnostic sur les trois plans : technique, organisationnel et
informationnel.
Plan
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Anomalies
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Suggestions
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Technique
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Capacité de stockage limité a cause de la surface
réduite à 200
m2
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Agrandissement de l'espace alloué au magasin en
ajoutant des salles de stockage.
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Organisationnel
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Mauvaise répartition des taches, ce qui rend la
procédure de travail très lente pour le magasinier.
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Faire une meilleure attribution des taches à travers un
partage plus équitable du travail
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Informationnel
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Lorsque le stock du magasin est en rupture, le magasinier
transmet ses besoins au service des moyens généraux par le biais
d'un document non structuré.
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Utilisation d'un bon de commande structuré pour
l'expression de ses besoins auprès du service des
moyens généraux.
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Tableau 1: anomalies et suggestions
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