Section II: Procédures du suivi des
crédits
Le suivi et l'évaluation des crédits
octroyés sont la dernière étape du processus d'octroi des
crédits aussi bien dans une institution de micro finance que dans
n'importe quelle autre institution financière.
II.1 Le suivi
L'agent de crédit a pour responsabilité de
veiller au remboursement des crédits.
En principe, le rédacteur de crédit doit, en
permanence, connaître et surveiller la situation des sociétaires.
Il doit également s'assurer de l'utilisation effective du crédit
conformément aux termes du contrat souscrit.
Les MUCODEC sont capables de redéfinir les
règles de suivi de crédit en tenant compte de :
ü le souci de modernisation et d'adaptation du
crédit aux « réalités de
terrain » ;
ü le souci d'être plus proche des besoins des
sociétaires ;
ü les mesures d'allongement de la durée des
crédits décidés.
L'on distingue à cet effet deux catégories de
suivi des prêts : le prêt sans incident et le prêt avec
incident.
II.1.1 Le prêt sans
incident
Un suivi en deux phases est préconisé :
1. Le suivi préventif. Des incidents
de paiement, devront nécessairement passés par un encadrement des
relations avec les sociétaires des MUCODEC à travers:
ü les services de la solde en vue d'aboutir au
verrouillage du mode de règlement en ce qui concerne les agents de
l'Etat ;
ü les conventions d'entreprise de manière
à impliquer l'employeur dans la domiciliation irrévocable de
salaire, pour ce qui est des agents du secteur privé ;
ü des séances d'animation des sociétaires
sur la pédagogie à l'épargne et au crédit ;
ü la vérification obligatoire de l'utilisation
des fonds octroyés en crédits (crédit habitat,
crédits professionnels destinés au financement des
activités productives,...) ;
ü l'analyse périodique des mouvements mensuels du
compte pour les salariés et non salariés en vue
d'apprécier la cohérence entre activités annoncées
(montant des salaires virés et /ou chiffre d'affaire domicilié)
et fonctionnement du compte.
En ce qui concerne les nouveaux emprunteurs, la
prévention du risque de non remboursement conduira la CLM à
mettre en oeuvre des actions de relance anticipées du sociétaire
avant le terme de la première échéance (jour J-7).
2. Modalités de mises en oeuvre à J-7.
Elles concernent plusieurs aspects
c- consultation de l'échéancier des comptes
prêts ;
d- analyse des mouvements des comptes rattachés
(EPA/CCO) pour s'assurer de l'existence ou non de la provision
nécessaire ;
e- mise sous surveillance du compte à travers une
mention sur le compte informatique en vue de prévenir tout retrait si
provision existante ;
f- visite de l'emprunteur (site d'exploitation et /ou
domicile) pour lui rappeler l'imminence de l'échéance et le
prévenir des actions possibles en cas de non remboursement à
l'échéance, si provision inexistante.
II.1.2 : Le prêt avec incident
Il s'agit d'un suivi agressif dès le premier incident
de paiement.
Ø Modalités de mise en oeuvre à
j+1. Elles consistent à :
ü éditer le journal des opérations
rejetées à j+1 ;
ü vérifier la situation des comptes
rattachés (épargne ou courant) ;
ü si provision existante, procéder au
remboursement des prêts ;
ü en cas d'insuffisance d'avoir, on constate le non
remboursement et donc la réalisation de l'incident de paiement.
Le rédacteur de crédits procédera
à la relance du sociétaire par téléphone avant
d'informer le gérant.
ü Modalités de mise en oeuvre à
j+7(CLM). Il s'agit de la :
Ø remise en mains propres d'une lettre de relance
à l'emprunteur. Cette lettre lui signifie l'échéance en
retard ainsi que les mesures que pourrait prendre la CLM en cas d'absence de
réaction ;
Ø rencontre de l'emprunteur pour essayer de comprendre
les causes du non remboursement du prêt et obtenir de lui un engagement
écrit à régulariser sa situation dans un délai de
sept jours.
3. Modalités de mise en oeuvre à
j+14(CLM + service engagements). Elles concernent la :
ü remise en mains propres d'une deuxième lettre
de relance à l'emprunteur et d'une lettre d'information aux cautions
;
ü rencontre de l'emprunteur pour l'informer de la lettre
aux cautions et rappeler les mesures auxquelles il s'exposerait en cas
d'absence de réaction.
Ø Modalités de mise en oeuvre à
j+21(CLM+ Service contentieux). C'est la remise en mains propres
à l'emprunteur et aux cautions, d'une lettre de mise en demeure à
payer sous sept jours.
Ø Modalités de mise en oeuvre à
j+31(transmission du dossier à la FD). Elles visent
à :
Ø procéder à la domiciliation
forcée des cautions non domiciliées (Service Commercial);
Ø opérer les saisies sur les salaires des
cautions domiciliées (Service Engagements) ;
Ø et en cas de garanties réelles,
déclencher les procédures prévues (Service Juridique).
Le tableau n° 2 ci-après présente les
différentes étapes de suivi du prêt :
Tableau n°2 : Récapitulatif
des étapes de suivi du prêt.
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Délai
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Actions
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Responsable
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j-14
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Vérification de l'affectation des fonds
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Rédacteur de crédit
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j-7
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Analyse des mouvements des comptes
Visite éventuelle de l'emprunteur
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Rédacteur de crédit
RC + Comité de Crédit
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j+1
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Relance de l'emprunteur par téléphone
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Gérant
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j+7
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1ère lettre de relance et rencontre de l'emprunteur
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Rédacteur de crédit
Gérant
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j+12
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Lettre d'information au Service engagement en vue de la mise
en oeuvre de l'action conjointe
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Gérant
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j+14
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2ème lettre de relance et rencontre de l'emprunteur
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Rédacteur de crédit
Gérant/service engagement
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j+21
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Mise en demeure de l'emprunteur
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Rédacteur de crédit
Gérant/Service juridique et contentieux
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j+31
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Recouvrement forcé
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Gérant
Services de la Direction Générale
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II.2 Cycles de crédit
Un suivi est fait par un cycle de remboursement qui s'effectue
mensuellement ou trimestriellement. Le cycle se termine avec les derniers
remboursements. Lorsque tous les remboursements sont effectués, un
nouveau cycle peut commencer. A la fin de chaque cycle, les sociétaires
des MUCODEC peuvent décider individuellement de contracter un nouvel
emprunt ou non. Ils restent libres d'épargner mais ne sont pas
dispensés des garanties.
Tel qu'on peut le comprendre, le crédit repose sur la
confiance. On ne fait le crédit que s'il existe une certitude de
recouvrer les sommes dues. Il est nécessaire, pour ne pas être
surpris par une insolvabilité organisée, d'utiliser les
moyens de portée générale offerts (soit par la Convention,
soit par la Loi). Ces moyens sont les
« sûretés ».
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