PARAGRAPHE 2 : Mécanismes de
pérennisation
2.1. Les changements induits par le projet :
Le PAED / CNI, après sa mise en ~uvre, permettra de noter
les changements suivants :
*Réduction de coûts : Il s'agit de réduire
les coûts liés à la conservation de tous les dossiers dans
les bureaux des préfectures du Bénin.
*Réduction de la lenteur administrative : En
accélérant les procédures administratives au niveau des
Préfectures, en ce sens qu'il ne sera plus nécessaire aux usagers
de fournir encore et encore, des dossiers requis déjà fournis une
fois. Il suffira à terme de faire la demande par voie
électronique et de se présenter devant un préposé
du bureau du Préfet à une date précise pour le retrait.
* accès rapide aux dossiers individuels de tout citoyen
: Le PAED - CNI pourrait être la solution pour aider l'appareil
judiciaire du Bénin à améliorer son fonctionnement. Un
droit d'accès aux dossiers pourrait être accordé aux juges
de première instance et autres magistrats qui y trouveront
également une certaine utilité car ils pourront consulter le
dossier individuels plus facilement qu'actuellement.
* apports pour le projet d'établissement du RAVEC
(Recensement Administratif à Vocation Etat Civil)
et de la LEPI (liste Electorale Permanente
Informatisée) : Les résultats du PAED - CNI constituent
incontestablement, une base de données qui sera nécessaire dans
les opérations de mise à jour des informations individuelles de
la liste électorale.
En effet, chaque individu disposant d'un dossier unique au niveau
du système proposé par le projet, les contrôles et
procédures d'enquête sur l'identité de chaque
électeur seront facilités.
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* Réduction de la manipulation des dossiers papier : Il
réduira essentiellement la masse de paperasse dont la manipulation est
nécessaire dans le cadre de la délivrance des CNI et sera
très utile pour les bénéficiaires dans les recherches, et
reconstitutions des dossiers.
* contrôles systématiques : Le système
devrait aussi aider à garantir que de moins en moins de dossiers passent
au travers des mailles des dispositifs de contrôle de l'unicité
des dossiers individuels.
II ne faudrait pas voir dans le PAED - CNI, une baguette
magique qui réglera tous les problèmes de gestion des archives
qui se posent à l'ensemble des Préfectures du Bénin.
L'effet de réseau que ce modèle pourrait offrir
aux différentes Préfectures qui choisiraient de l'adopter, a des
retombées inestimables quant-à l'intégration des apports
des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication.
Ce n'est que par des initiatives de cette nature qu'une
coopération véritable peut être envisagée dans toute
l'administration de notre pays. Cette approche offre un grand avantage : elle
pourrait mettre la technologie de gestion électronique des documents et
archives à la portée de toutes les Préfectures du pays ;
en ce sens qu'à la longue, le même service serait disponible d'une
région à l'autre grâce à l'accessibilité au
système via des réseaux spécialisés de
communication ; les merveilles sans cesse renouvelées des NTIC
obligeraient.
2.2. / HEIsFIQ dIeQARgQeLIMIMMQFlFUBUde Gestion
Electronique des Documents et Archives (GEDA) :
Suite à la connaissance de ce projet que nous
proposons, les travailleurs des Préfectures seront réceptifs
à un apprentissage et devront s'adapter aux outils qui seront
retenues.
A cet effet, le maitre d'oeuvre devra donc envisager
d'organiser des séminaires de sensibilisation afin de présenter
la technologie aux autorités départementales et judiciaires du
pays pour leur faire percevoir, la pertinence et les avantages de
l'intégration du produit dans leur environnement professionnel.
Comme l'a montré l'exemple des pays l'ayant
adopté, le personnel des Préfectures aura certainement besoin de
suivre des sessions périodiques de recyclage. On peut dire sans risque
de se tromper que parmi les composantes de la cible, les membres du personnel
(agent de numérisation, informaticiens et archivistes) des
premières Préfectures ayant reçu la formation requise et
ayant maitrisé le système, constitueront les formateurs et
personnes ressources pour les autres qui auront besoin d'encadrement avant de
pouvoir exploiter le nouveau système.
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