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Les entreprises se trouvent de nos jours dans une situation
particulière du point de vue de la gestion de l'information en
général et plus spécifiquement, de la gestion des
archives. Elles émettent, reçoivent et accumulent une masse
importante de documents papier dont la maitrise pose un réel
problème.
Le phénomène est aggravé dans un contexte
dans lequel le recours aux outils bureautiques s'accentue avec comme
conséquence, la production d'une masse importante de documents.
Le document papier, outre son confort et la facilité de
la lecture linéaire qu'il offre, facilite la recherche de preuve
juridique. Mais il est difficile d'accès, sa gestion et son archivage
sont tout aussi difficiles. Les risques de dégradation ou de perte sont
élevés.
Ces documents qui sont habituellement actifs, peuvent avoir
une haute valeur pour l'entreprise, une valeur de preuve ou une valeur
historique. Une gestion inappropriée de ces documents actifs aura des
conséquences sur la fiabilité, l'intégrité ou
l'exhaustivité des documents d'archives.
Selon une étude du Gartner Group, près de 40% de
notre temps de travail, est consacré à la manipulation des
documents. Il faut bien sûr entendre : chercher, classer, ranger, copier,
diffuser, etc. Le coût engendré par ces actions peut
représenter entre 5 à 6% du chiffre d'affaires.
Il existe aujourd'hui des possibilités d'économies
facile à mettre en place en récupérant un pourcentage
significatif de ces coûts diffus et pourtant significatifs.
Pourquoi ne pas réfléchir à de nouvelles
pistes de solutions ? Et c'est bien là tout l'intérêt de la
valeur ajoutée d'un Système d'Archivage Electronique (SAE) et de
la Gestion Electronique des Documents (GED).
Opter pour un SAE et une GED pour une disponibilité
immédiate des dossiers c'est éliminer les délais de
réponse. En plus, les dossiers ne peuvent pas être
égarés et les utilisateurs ont la possibilité d'y
accéder en ligne selon leur profiles et les autorisations
d'accès. La numérisation, l'identification et l'indexation des
documents, visent en premier lieu, à augmenter la productivité
sur le traitement des documents.
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Avec la modernisation de l'administration et
l'évolution des réglementations nationales et au regard des
normes et standard internationaux, une nouvelle approche de gestion moderne des
archives se révèle un outil indispensable et essentiel.
Dans ce contexte, il s'avère important et opportun
d'élaborer un programme d'organisation et de gestion des archives pour
la mise en place d'un système intégré d'archivage
électronique selon les domaines d'activité., Il s'agit en
l'occurrence de repenser un tel système pour prendre en compte
l'ensemble des structures susceptibles d'intervenir dans la chaîne
d'établissement des actes d'état civil telles que les
Préfectures, la Police Nationale, et les communes.
Institution jouant un rôle stratégique dans la
délivrance des actes d'état civil au Bénin, les
Préfectures constituent le pivot dans le processus
d'établissement des cartes Nationales d'Identité.
Dans cette optique et pour tenter d'apporter des solutions au
problème d'enregistrement, de classement, de repérage et de
recherche des dossiers individuels à l'échelle nationale, il est
souhaitable d'imaginer un PROgramme NAtional de MOdernisation du Fonctionnement
Administratif et Technique (PRONAMOFAT) afin d'orienter le système
d'information des Préfectures sur des bases objectives, pérennes
dans une vision intégrée.
C'est pourquoi notre réflexion dans le présent
travail porte sur « la mise en place d'un Projet d'Archivage Electronique
des Dossiers de Cartes Nationales d'Identité (PAED/CNI)» pour
l'amélioration du fonctionnement des Préfectures.
L'objectif principal de ce projet est de proposer un
système de dématérialisation des pièces qui passe
par leur archivage électronique en vue d'une gestion dynamique,
opérationnelle et permanente qui permette aux Préfectures de
jouer pleinement leur rôle de pôle d'informations, capable de
satisfaire les besoins des usagers potentiels et actuels, conformément
aux normes afférentes au domaine.
Il s'agit donc de mettre les technologies actuelles de
l'information et de la communication au service de la gestion des documents
constituant les dossiers de demande de carte d'identité nationale au
niveau des Préfectures.
La problématique ainsi posée permettra de
répondre aux préoccupations suivantes :
+ Pourquoi le projet d'archivage électronique des dossiers
de cartes nationales d'identité (PAED-CNI) ?
+ Comment mettre en ~uvre ce projet ?
Pour y parvenir, dans une première partie de notre
travail, nous présenterons la structure d'accueil et le
déroulement du stage qui sera suivi de la seconde partie qui elle,
décrira la mise en place du projet d'archivage électronique des
dossiers de cartes nationales d'identité (PAED/CNI) à travers la
présentation du document de projet depuis sa description jusqu'à
sa mise en ~uvre.
Nous finirons par la définition des mécanismes de
viabilité et de pérennisation pour déboucher sur des
propositions et recommandations en vue d'une exécution efficace du
projet.
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Le présent travail va appeler, à la proposition de
document de projet et à la formulation de recommandations assez
précises pour la mise en ~uvre d'un projet d'archivage
électronique.
Au regard de la situation peu reluisante dans nos
administrations en matière de gestion des documents, il était
temps de faire percevoir aux différents acteurs décisionnels, la
nécessité et les enjeux de l'adoption des solutions de GEDA par
les Préfectures.
Pour la réussite d'un tel projet, il fallait
également explorer ses spécificités et proposer une
démarche respectant une méthodologie qui mixe des approches
d'organisation structurante, des plateformes logicielles simples et ouvertes et
enfin, montrer comment piloter cet ambitieux projet pour en faire un
succès.
C'est pourquoi, le présent travail nourrit l'ambition
de mettre à nu, aussi bien les avantages que la méthodologie de
mise en place du projet d'archivage électronique des dossiers de cartes
nationales d'identité (PAED/CNI) pour un meilleur fonctionnement
administratif et technique des Préfectures.
PRESENTATION DE LA STRUCTURE ET
DEROULEMENT DU STAGE
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CHAPITRE I : Présentation et organisation de
l'entreprise
SECTION 1 : Présentation de la structure
d'accueil
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