Le contrôle et la gestion des marchés publics : Cas du CCED et du Crédit Agricole du Maroc

Le Département des Achats et Approvisionnement assure une mission très importante au sein du Crédit Agricole du Maroc. Il est chargé essentiellement de tous ce qui concerne la fonction d'achat.

Il est chargé de satisfaire les besoins de l'ensemble des directions et départements tant au niveau de l'administration du siège qu'au niveau du réseau ( caisses régionales, caisses locales et agences bancaires).13(*)

Par ailleurs, ces achats concernent une gamme variée et diversifiée de produits, il s'agit notamment de :

q Climatiseurs ;

q Matériels informatiques et accessoires ;

q Mobiliers de bureau ;

q Système de sécurité ;

q Matériel roulant ;

q Produits consommables : fourniture de bureau, papeterie, carburant, entretien véhicules ;

q Et autres achats de diverses natures.

L'important travail effectué au sein du Département des Achats et Approvisionnement ne peut être valorisé que par l'étude de ses missions et son organisation.

Section 1 : Organisation du Département des Achats et Approvisionnement

Le Département des Achats et Approvisionnement fait partie intégrante de la Direction des Ressources Immobilières et Matérielles (DRIM). Celle-ci est rattachée au pôle support.

L'organigramme suivant montre la place du Département des Achats et Approvisionnement dans l'organisation du pôle support.

Pôle support

Direction des Traitements Bancaires

Direction des Ressources Immobilières et Matérielles

Direction des Systèmes d'Information

Direction des Ressources Humaines

Direction de l'Organisation et de la Qualité

Département Administration du Siège

Direction Juridique

Division des archives

Division des Assurances

Département des Achats et Approvisionnement

Département gestion du Patrimoine Immobilier

Par ailleurs, le département des Achats et Approvisionnement se compose de trois divisions qui se présentent comme suit :

Organigramme du Département des Achats et Approvisionnement14(*)

Département Achats et Approvisionnement

Division Gestion des Stocks et Approvisionnement

Division des Achats et Equipement

Division Parc Automobile

Service Comptabilité Matière

Service Magasin Central

Section 2 : Structures et missions du Département des Achats et Approvisionnement

2.1 Division des Achats et Equipement

La gestion au sein de cette division est axée sur l'étude de normalisation de la partie administrative des dossiers à engager sur le budget de fonctionnement ou d'investissement (CPS^15(*) ; convention ; contrat ; marché cadre ; avenant et bon de commande) ; la mise en concurrence des projets à réaliser sur le budget de fonctionnement (publicité dans les journaux ; Internet ; télécopie ; commission d'appel d'offre ; procès verbal de commissions....) ; la finalisation des marchés, la préparation des dossiers d'engagement ; La notification de l'approbation et l'ordre de service de commencement des prestations ; le suivi des équipements durant la période de garantie et proposition de conclusion de contrats de service après vente qui sont gérés par une autre division.

La gestion au sein de cette division est structurée au tour de trois activités^16(*):

ü Gestion des appels d'offres ;

ü Gestion des bons de commande ;

ü Gestion des dépenses par régie.

2.2 Division Gestion des Stocks et Approvisionnement

Cette division est chargée principalement de la gestion des stocks des biens livrés par les fournisseurs à la suite de la passation des marchés et bons de commande. Elle assure aussi l'approvisionnement des biens stockés en répondant aux besoins exprimés par les différentes directions centrales et régionales du Crédit Agricole. Mais aussi, elle est chargée de comptabiliser les différentes opérations d'entrée et de sortie du Magasin Central.

2.2.1 Service Magasin Central

Ce service a pour mission essentielle de réceptionner des biens et produits auprès des fournisseurs, et de les faire distribuer aux différentes entités du Crédit Agricole (Siège et Directions régionales), en fonction de leurs besoins.

Les biens stockés peuvent être des imprimés, fournitures de bureau ou parfois du mobilier et matériel de bureau.

2.2.2 Service Comptabilité Matière

Ce service se rattache à la Division Gestion des Stocks et Approvisionnement et a pour mission d'enregistrer toutes les opérations d'entrées (achats de biens), et de sorties (livraison aux autres entités du Crédit Agricole), ainsi que la tenue des états d'inventaire des immobilisations.

2.3 Division Parc Automobile

Cette division est chargée essentiellement de la gestion des dépenses concernant « l'entretien et réparation matériel roulant » et les dépenses concernant l'approvisionnement en carburant, ainsi que le paiement des différentes taxes annuelles et les assurances.

Elle assure cette tâche en faveur de l'ensemble des entités du Crédit Agricole. Mais à partir de 28 septembre 2004, il a été décidé de déléguer le budget afférent aux dépenses sus indiquées aux directions de Réseau (DR) en vue de leur permettre de procéder avec célérité à l'entretien et la réparation du matériel roulant et la gestion du carburant selon la formule de crédits budgétaires délégués^17(*).

Section 3 : Description des différentes activités du Département

3.1 Division des Achats et Equipement

L'activité des différentes divisions du Département des Achats et Approvisionnement peut se présenter en fonction de type de dépenses. Ainsi, le Département gère ces achats par trois modalités :

q Dépenses par marchés ;

q Dépenses par bons de commande ;

q Dépenses par régie.

3.1.1 Dépenses par marché^18(*)

Intervenants :

Ø Division des Achats et Equipement ;

Ø La commission des achats ;

Ø L'entité ayant initié l'achat : centre d'achat ;

Ø Le Département du Budget.

Les dépenses par marchés concernent essentiellement les dépenses dont les montants sont supérieurs à 300 000 DH TTC et inscrites dans le budget. Elles répondent à des besoins répétitifs sur les demandes du Siège et du Réseau, exprimés au titre d'un exercice budgétaire.

La procédure de passation des marchés^19(*) se déroule comme suit :

1. Vérifier la qualité de l'émetteur et la nature du besoin. Celui-ci doit être précis en quantité et en qualité (descriptif technique) ;

2. Choix du mode de passation^20(*) (le mode le plus utilisé est l'appel d'offres ouvert sur offres des prix et dont la procédure est décrite plus loin ;

3. Elaboration du cahier des charges en binôme (acheteur/ utilisateur) ;

4. Insertion de l'avis d'appel^21(*) d'offres ouvert dans au moins deux journaux dont un en langue arabe, la publication de l'avis doit intervenir 21 jours au moins avant la date fixée pour la réception des offres ;

5. Remise des cahiers des charges aux soumissionnaires^22(*) ;

6. Les offres sont soit déposées au secrétariat de la Direction, soit envoyées par courrier recommandé, soit remises au début de la séance d'ouverture des plis ;

7. L'ouverture des plis se fait en séance publique au jour et à l'heure fixés dans l'avis d'appel d'offres ;

8. Les plis sont ouverts en séance publique par la commission des appels d'offres dont les membres sont désignés par le Directeur Général ;

9. La commission peut confier l'étude des offres techniques et financières à une sous commission ;

10. Les travaux de la commission se déroulent en général en trois séances :

· Ouverture et examen des plis administratifs et techniques ;

· Présentation de l'étude technique établie par une sous commission et ouverture des plis financiers ;

· Présentation de l'étude technico-financière et choix de l'attributaire.

La commission dresse un procès verbal (PV) de chacune de ses réunions, signé par tous les membres de la commission ;

11. Le résultat de l'appel d'offres est affiché dans les locaux de la Direction où se tient la commission ;

12. Une lettre d'attribution est notifiée au soumissionnaire retenu ;

13. Etablissement du marché et sa signature par l'attributaire et par l'autorité compétente du Crédit Agricole ;

14. Transmission du marché au Département du Budget pour engagement provisoire ;

15. Réception qualitative et quantitative du produit objet de l'achat en collaboration avec le demandeur ou par le magasinier ;

16. Signature du bon de livraison par l'acheteur et l'attestation de réception par le demandeur ;

17. Etablissement d'un PV de réception provisoire marquant le début de la durée de garantie quand il s'agit de biens d'équipement ;

18. Envoi du dossier au service Facturation pour établissement de l'ordonnancement sous forme de fiche ;

Un dossier facturation comporte les pièces suivantes :

ü La demande d'achat ;

ü Procès verbaux sanctionnant les travaux de la commission ;

ü Marché dûment signé par les deux parties et portant engagement du budget ;

ü Facture en 5 exemplaires ;

ü Bon de livraison signé et cacheté par l'acheteur ou l'utilisateur ;

ü Attestation de réception signée et cachetée par le demandeur ;

ü Procès verbal de réception provisoire pour le matériel et mobilier ;

ü Caution définitive et retenue de garantie pour le matériel et le mobilier.

19. Transmission de l'ordonnancement à valider par le Département du Budget et engagement définitif de la dépense.

3.1.2 Dépense par bon de commande^23(*)

Intervenants :

Ø Division des Achats et Equipement ;

Ø Les fournisseurs ;

Ø Clients internes  « utilisateurs ».

Les dépenses par bon de commande sont réservées aux besoins occasionnels à satisfaire hors procédure « appel d'offres ». Elles diffèrent des dépenses par régie du fait qu'elles répondent à un besoin répétitif et qui est déjà prévu dans le budget et ce, dans la limite de 300 000 DH TTC, par rubrique budgétaire et par an.

Donc, dès réception de la demande émanant du Siège ou du Réseau, le département s'engage dans un processus d'opérations :

1. Vérifier la signature de l'entité et le service émetteur ;

2. Si le besoin est stockable, vérifier s'il est disponible en stock, si oui envoi de la demande au Magasin Central pour satisfaction ;

3. Vérifier la nature du besoin, le besoin doit être précis et clair en quantité et en qualité (descriptif technique) ;

4. Travailler en binôme (acheteur/ utilisateur) ;

5. Lancement de la demande de prix par l'établissement d'une lettre circulaire à adresser le même jour aux sociétés susceptibles de répondre au besoin demandé, les fournisseurs consultés doivent être au moins trois ;

6. Réception des offres et ouverture des plis à la date limite indiquée dans la lettre circulaire en commission interne ;

7. Vérification et comparaison des offres ;

8. Choix de la société en respectant le rapport qualité/ prix et établissement du bon de commande ;

9. Signature de la commande par le Directeur de la DRIM et par le responsable du Département concerné ;

10. Notification du bon de commande au fournisseur retenu ;

11. Transmission du bon de commande au Département du Budget pour engagement provisoire ;

12. Réception qualitative et quantitative du produit en collaboration avec le demandeur ;

13. Signature du bon de livraison par l'acheteur et l'attestation de réception par le demandeur ;

14. Etablissement d'un PV de réception provisoire marquant le début de la durée de garantie quand il s'agit de matériel ou mobilier ;

15. Envoi du dossier au service facturation pour établissement de la fiche d'ordonnancement ;

Un dossier facturation doit comporter les pièces suivantes :

ü La demande d'achat ;

ü La lettre circulaire portant liste des sociétés consultées ;

ü Devis des sociétés ayant soumissionné portant signature des membres de la commission interne ;

ü Bon de commande original portant engagement budgétaire ;

ü Facture en cinq exemplaires ;

ü Bon de livraison signé et cacheté par l'acheteur ;

ü Attestation de réception signée et cachetée par le demandeur ;

ü PV de réception provisoire (pour le matériel et mobilier) ;

ü Cautions définitives et retenues de garantie (pour le matériel et mobilier), si la lettre de consultation les prévoit.

16. Transmission de l'ordonnancement dûment signé au Département du Budget pour engagement définitif.

17. Règlement du fournisseur par la cellule du contrôle des dépenses et engagements (ayant remplacé l'agence comptable depuis janvier 2004) et la trésorerie.

3.1.3 Dépenses par régie

Intervenants :

Ø Division des Achats et Equipement ;

Ø Division Gestion des Stocks et Approvisionnement ;

Ø Cellule Ordonnancement et régie ;

Ø Le Directeur de la DRIM.

Les dépenses par régie sont réservées pour les demandes formulées par différentes entités du siège pour répondre à un besoin urgent.

Il s'agit de commandes occasionnelles et imprévues et dont le montant ne dépasse pas 2 000 DH TTC.

Dès réception de la demande, la Division des Achats et Equipement procède à la réalisation des opérations suivantes :

1. Vérifier la signature de l'entité et du service émetteur ;

2. Vérifier si les articles demandés sont disponibles ou non en stock, si oui, le département envoie la demande au magasin central pour satisfaction ;

3. Identifier la nature du besoin ;

4. Travailler en binôme avec le demandeur (acheteur/ utilisateur) ;

5. Consultation auprès des fournisseurs de Rabat (avec le respect du principe de la concurrence : au moins trois devis comparables) ;

6. Choix de l'article en fonction du besoin et en concertation avec le demandeur ;

7. Vérification de la livraison, réception de l'article demandé et signature du bon de livraison ;

8. Remise du produit acheté au demandeur contre signature d'une attestation de réception et/ou signature conjointe du bon de livraison (BL) avec l'agent chargé de l'opération ;

9. Vérification du dossier de la note régie qui doit contenir les pièces suivantes :

ü La demande d'achat ;

ü Devis des sociétés consultées ;

ü Bon de livraison ;

ü Attestation de réception ;

ü Facture conforme.

10. Soumission de la note régie à la signature du chef du département concerné et du Directeur de la DRIM ;

Il y a lieu de préciser que :

a) La note régie est signée avant réalisation de l'achat sur simple présentation de la demande et des devis comparables, si le fournisseur retenu exige le paiement avant livraison ;

b) Les dépenses permanentes, les avances sur régie et les notes régies de restitution, établies et signées par le régisseur qui en assure le suivi et la régularisation, sont soumises par ce dernier à la signature du Chef de département et du Directeur de la DRIM (la double signature).

11. Présentation de la note régie signée avec les pièces originales au régisseur ;

12. Retrait des fonds dus au fournisseur ou au prestataire de service par l'agent chargé de l'opération contre décharge (signature sur la note régie) ;

13. Paiement du fournisseur en espèce contre signature et cachet sur la facture en portant la mention « payée en espèce » ;

14. Classement dans les archives de la Direction de la copie du dossier complet ;

15. Préparation par le régisseur du dossier d'alimentation de la régie (50.000 DH/ mois).

3.2 Division Gestion des Stocks et Approvisionnement

3.2.1 Service Magasin Central

On peut schématiser les opérations effectuées par ce service et ses relations avec les autres intervenants comme suit :

Opérations d'entrée :

Fournisseur / Magasin Central

Magasin Central

* ¹³ L'annexe 4 qui donne une présentation de la structure du Réseau du Crédit Agricole, nous permet de constater l'importance du Département des Achats et Approvisionnement dans la mesure où il est le seul qui chargé de satisfaire l'ensemble des besoins exprimés aussi bien par le Siège que par les Directions de Réseau.

* ¹⁴ La division de l'imprimerie a été supprimée de facto depuis l'externalisation de l'activité impression en mai 2003

* ¹⁵ Cahier de Prescriptions Spéciales : il fixe les clauses propres à chaque marché.

* ¹⁶ Nous allons essayer de décrire ces trois principales activités dans le paragraphe 2.3.

* ¹⁷ Annexe 5 : note de service relative aux budgets délégués.

* ¹⁸ Marché : tout contrat à titre onéreux conclu entre, d'une part, un maître d'ouvrage (personne morale de droit public) et, d'autre part, une personne physique ou morale appelée entrepreneur, fournisseur ou prestataire de services ayant pour objet l'exécution de travaux, la livraison de fournitures ou la prestation de services.

* ¹⁹ Jusqu'au moment de l'élaboration du présent rapport de stage, les marchés passés par le Crédit Agricole sont soumis au Décret n° 2.98.482 du 11 ramadan 1419 (30 décembre 1998) fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l'Etat ainsi que certaines dispositions relatives à leur contrôle et à leur gestion.

* ²⁰ les modes de passation des marchés publics sont :

· L'appel d'offre ;

· Le concours ;

La procédure négociée.

* ²¹ Modèle d'avis d'appel d'offre ouvert : annexe 2.

* ²² soumissionnaire : toute personne physique ou morale qui propose une offre en vue de la conclusion d'un marché

* ²³ Annexe 6 : modèle d'un Bon de Commande.