A. Arrivée des factures
A la réception des factures, un premier tri s'effectue
entre celles qui sont à saisir sur CARL et celles qui passent
directement sur Elodie.
Ø Passe sur Carl toutes les factures ayant une
commande Carl. Elles sont regroupées et transmises au magasin pour que
les bons de commandes soient accrochés.
Ø Les autres factures sont à saisir directement
sur Elodie :
- EDF
- Gaz
- La poste
- Intérim (Randstad, Adecco...)
- Total, BP
- Aquanet (entreprise nettoyage des locaux)
- Location matériel de bureau (Minolta, etc)
- GTM, Vinci refacturation de personnel
- France Telecom, SFR, Orange....
- Champion (facture mensuelle d'alimentation pour la cantine)
- Liebherr, factures intra-communautaires concernant les
factures d'achats de pièces (n° de facture commençant par
211). Journal Elodie 820.
B. Retour des factures avec les bons de commandes.
Le magasin, après avoir accroché les bons de
commandes, a donné les factures aux acheteurs pour signature.
ð
Compléter le tampon apposé sur les factures.
Ø TIE : indiquer le code auxiliaire
du fournisseur (code de référence Elodie).
Attention en cas d'affactureur mettre le TIE du fournisseur et on
ira, après l'interface, a indiquer l'affactureur dans Elodie.
Ø Date comptable : indiquer le mois
comptable en cours et l'année (ex juillet 2002 : 07/02)
Ø Code règlement: VIC V10
Virement commercial
LCS F10 Lettre chèque sécurisée
LCI F11 Lettre chèque isolée
CHQ F12 Chèque manuel (fait sur le dépôt)
ESP F12 espèces (exceptionnel)
RIG F30 Règlement inter groupe (entreprise du groupe)
Ø Échéances :
ü VIC Toujours à 60 ou 90 jours
fin de mois le 10.
ü LCS Toujours à 60 ou 90 jours
fin de mois le 05. Indiquer le 05 le mois et l'année (ex facture de
Juillet 2002 : 05/10/02)
ü LCI Les lettres chèques isolées
émisent par Nanterre vers le 20 de chaque mois. Indiquer la date en
prévoyant une semaine de délai.
ü CHQ Mode de règlement exceptionnel
ü ESP Mode de règlement utilisé quand on
paye à l'enlèvement.
ü RIG 60 jours fin de mois le 10. Mode de
règlement à l'intérieur du groupe (le TIE débute
par 9 et fini par 0).
Ø Indiquer au-dessus du tampon d'imputation le compte
de charge (de classe 6) le plus adapté à la facture. Se
référer à la liste des comptes de charges jointe en
annexe.
Noter à côté le code FG.
Et en dernier indiquer la DA. Pour Carl on saisit en DA 10,
s'il s'agit d'une DA 1, indiquer le code 000007GMA qui se transformera en DA 1
lors de l'interface.
DA000001 = frais généraux, frais de
fonctionnement.
DA000010 = frais de production. (ateliers).
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