SECTION I : L'INTÉGRATION ET L'INFORMATISATION
DE LA
COMPTABILITÉ
Dans cette section, il est question de l'installation et du
paramétrage de la solution choisie. Nous énoncerons aussi
quelques unes des informations fournies par le système.
Sous-section I :
L'intégration de la comptabilité
L'intégration de la comptabilité consiste
à déterminer le niveau d'informatisation de notre système.
Ceci passe notamment par un examen de l'infrastructure matérielle et de
ses fonctions de sécurité.
I. L'infrastructure matérielle et la
sécurité
En ce qui concerne le matériel, EA a acquis deux (02)
nouvelles unités centrales. Leurs caractéristiques sont :
-- marque : DELL ;
-- processeur : Pentium III ;
-- disque dur : 20 Go (avec deux (02) partitions) ;
-- mémoire vive (principale) : 256 Mo ;
-- système d'exploitation : Windows XP Professionnel.
Ces nouveaux ordinateurs ont été configurés
sur le réseau actuel. Ils jouissent donc de leurs droits de partage et
d'une connexion internet.
En termes de sécurité physique, EA a
décidé de louer des bureaux un peu plus sécurisés
que les précédents.
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En termes de sécurité logiciel, ces ordinateurs
ont d'ores et déjà reçu des codes utilisateurs. En plus,
tous les ordinateurs ont une licence d'utilisation de l'antivirus KASPERSKY
version 6 entreprise d'un an.
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INFORMATISEA LA- DETERMINATION
DES INDICATEKRS DE LA-
PERFORMANCE: CAS DE L'ENTREPRISE EXPRESS AgRO
II. Les choix et les orientations
En ce qui concerne le logiciel de gestion, EA a acquis deux
modules du PGI (encore appelé ERP27) de Sage Saari. Il s'agit
des logiciels COMPTABILITE 100 et GESCOM 100 en version 10 Pack Plus. La
configuration matérielle fait que l'installation des logiciels ne peut
se faire qu'en monoposte. Il n'est donc pas possible d'envisager une liaison
entre les différentes agences, la production et la Direction
Générale. La gestion comptable ne sera pas
décentralisée.
La configuration de COMPTABILITE 100 doit :
-- assurer l'enregistrement des opérations comptables ;
-- assurer le suivi et l'édition des comptes
généraux ;
-- assurer le suivi et l'édition des comptes clients et
fournisseurs ; -- gérer les échéances des clients et des
fournisseurs ;
-- gérer le suivi des autres comptes tiers ;
-- éditer les différents livres comptables.
La configuration de GESCOM 100 doit :
-- gérer les différents articles ;
-- assurer un suivi théorique des stocks d'articles ;
-- assurer l'enregistrement des factures d'achat et de vente ;
-- assurer l'enregistrement des règlements clients et
fournisseurs ; -- gérer les abonnements (exemple : loyer) ;
-- éditer les statistiques des ventes par produits ;
-- éditer les statistiques des ventes par commercial ;
NB : Le PGI prévoit une mise à jour de la
comptabilité à partir des enregistrements de factures faits avec
GESCOM 100.
89
27 Enterprise Resources Planning
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PERFORMANCE: CAS DE L'ENTREPRISE EXPRESS AgRO
Sous-section II : L'informatisation de
la comptabilité
L'introduction des logiciels modifie l'organisation. Nous avons
veillé à ce que les ajustements ne soient pas substantiels.
Après avoir présenté brièvement la
nouvelle configuration du service administratif, nous donnerons quelques
indications relatives au paramétrage.
I. Les ajustements de l'organisation
Les influences d'un SIG sur l'organisation ont
été en grande partie relatives aux postes de travail. Par
conséquent, il était indispensable de former les utilisateurs aux
nouvelles tâches qui les incomberont désormais.
a. Les postes de trayait
Suite à notre étude préalable et à
une lecture du document « QUI FAIT QUOI A TANTY ? », nous avons pu
observer que les différents postes de travail présentaient
quelques redondances et incohérences. Ce projet nous a permis d'apporter
quelques modifications sur la configuration des postes. D'où notre
proposition, intitulé « QUI FAIT QUOI A TANTY ?
(REMIX)28 » qui est un résumé des fiches de poste
(tableau 4) ci-après.
Les changements sont faits dans le respect des principes
comptables et du contrôle interne. Par exemple, notre proposition
sépare la fonction d'enregistrement de celle de détention des
valeurs ; ce qui n'était pas le cas auparavant. Par ailleurs, la
répartition des tâches est beaucoup moins
disproportionnée.
Comme nous pouvons le constater, le système
nécessite le recrutement d'un comptable. Il devra être apte
à l'utilisation les logiciels installés. Si ce n'est pas le cas,
il doit être formé comme les utilisateurs actuels.
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28 Ceci est un extrait qui ne présente que les
postes du service administratif
TI-fEME: CONTRIBKT ION D'KN SySTEME COMPTABLE
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PERFORMANCE: CAS DE L'ENTREPRISE EXPRESS AgRO
Tableau 5 : L'extrait du résume des fiches de
poste
|
QUI FAIT QUOI A TANTY ? (REMIX)
|
|
Comptable
|
Secrétaire
|
Gestionnaire des stocks
|
Logisticien
|
Responsable
administratif
|
|
Responsable des affaires administratives et
financières
Etablir un inventaire et un bilan par trimestre. Résoudre
de manière
prompte, efficace et rentable des demandes de fond pour
atteindre les objectifs
Produire chaque mardi les
états des dettes et
créances de nos clients,
fournisseurs, partenaires
et
collègues, la synthèse du
cA, vente à crédit,
recouvrement, des
dépenses et des promotions des quantités
produites, vendues et en stock
Effectuer les imputations comptables
Contrôler les saisies
comptables
classer des pièces
comptables
Superviser l'activité du
logisticien Autoriser la sortie du matériel roulant
Etablir d'un état journalier de caisse
Viser les bordereaux de réceptions et commandes
Contrôler les comptes des stagiaires de vacance
|
Classer et archiver
les documents et
dossiers de
l'entreprise
Recevoir les
commerciaux
Faire les opérations de saisies initier rédiger
et suivre les courriers
Responsable du
matériel du bureau Effectuer les saisies comptables
Viser les bordereaux de réceptions et commandes
Garder les clés Responsable des
ventes du bureau Assure l'intérim du
gestionnaire en cas
d'empêchement
|
Responsable du
matériel et stock des
produits finis
Eviter toute rupture de stock
Détruire les
vides s em,iballagies
vjgesntrhleles ordres " "--r-----
administratif
Distribuer les produits au mm r xi
aux co ecau
Recevoir les retours
des produits des
commerciaux.
Faire les inventaires des produits au quotidien de
façon à éviter les écarts en stocks. Faire Faire
les rapports de stock hebdomadaire et mensuel ;
Viser les fiches de stock des commerciaux.
Responsable des
commandes et
réception, matériel et
fournitures
consommables
Assurer l'intérim de la secrétaire en cas
d'empêchement
courses, ourses, les
|
Mettre l'ordre
et la propreté
dans les bureaux
Faire les
et les
approvisionneme nts
Transporter les produits
l'usine de
(ANGUISSA) au
centre
administratif (Marche
MFOUNDI)
Veiller au bon
état de
du matériel de
transport et
autres matériels
du centre
administratif
|
Veiller à la
préservation du
patrimoine
Assurer la
détention des
valeurs
Assurer la
qualité de
l'information financière
Veiller au
respect du
règlement
intérieur et à
l'application des
procédures
Participer à la
définition des
objectifs
généraux
Ordonner la
destruction des
emballages vides.
Contrôler le
stock
Valider les
écritures comptables
Prévenir les
fraudes, les
erreurs, les
pertes et les vols
Adresser un
rapport mensuel
à la Direction
|
Source : Auteur.
6. Lafoemation
La formation des utilisateurs a porté sur les deux (02)
modules de Sage Saari. Cette formation était surtout axée sur
l'utilisation même des logiciels. Compte tenu de la nouveauté de
l'outil, les utilisateurs ont été entretenus notamment sur :
-- l'ouverture et la fermeture des logiciels ;
-- la création de journaux, des comptes, des articles, des
familles d'articles, des modèles et bien d'autres ;
-- l'enregistrement des différentes opérations ;
91
-- les validations des enregistrements ;
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-- les modes de rectification des erreurs constatées ;
-- les mises à jour automatiques des journaux de saisie
;
-- l'édition des états souhaités ;
-- les méthodes de contrôle ;
-- les mesures à prendre en cas d'arrêt brutal du
système ;
-- les paramètres de sécurité.
Cette formation a concerné tout le personnel du service
administratif à l'exception du logisticien. Chaque utilisateur recevait
une formation quelque peu personnalisé. Par exemple, la formation du
responsable administratif était beaucoup plus approfondie en
matière de contrôle. Ce qui n'était pas le cas pour les
autres dont la formation était concentré sur les enregistrements.
Cette démarche se justifie par le souci de spécialisation rapide
des utilisateurs et de sécurisation (réduction des risques de
fraude).
La formation se faisait avec beaucoup de mise en situation vu
qu'elle se déroulait parallèlement au paramétrage.
II. Le paramétrage et la bascule
Le PGI est une application standard. Il est utilisable pour
plusieurs types et formes d'entreprise. Le paramétrage consistera
à intégrer les spécifications propres à EXPRESS
AGRO. Car c'est lui qui fixe les bases d'utilisation et de fonctionnement des
logiciels.
a. Les paramètres
généraux
Ce sont des paramètres qui sont exploités par
les deux (02) logiciels. Ils sont remplis lors de la création du fichier
COMPTABILITE ou GESCOM. Lorsque la fenêtre « A propos de »
s'ouvre, il s'agit des onglets : -- identification : c'est ici que sont remplis
les renseignements généraux
sur EA (raison sociale, activité, adresse...) ;
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-- initialisation : consiste à inscrire les indications
relatives à l'exercice comptable, la monnaie utilisée et la
configuration des nombres ;
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COMPT.413LE INFORMATISEA LA- DETERMINATION
DES
INDICATEKRS DE LA- PERFORMANCE: CAS DE
L'ENTREPRISE EXPRESS A4RO
-- l'individualisation des utilisateurs : pour des raisons de
sécurité, chaque utilisateur aura un code d'accès. Aussi,
en fonction de l'utilisateur, l'accès à certaines
fonctionnalités sera restreint. Par, exemple, l'opérateur de
saisie ne peut pas valider les enregistrements.
6. Les paramètres spécifiques
Ce sont des configurations particulières à
effectuer sur chacun des logiciels du PGI Sage Saari.
L. Avec COMPTA13ILITE 100
L'inscription des paramètres clés se fait dans
l'onglet « options », qui s'ouvre en suivant le chemin FICHIER > A
PROPOS DE. Cette fenêtre affiche les axes de paramétrage. Nous
prendrons pour exemple « organisation » ; en double-cliquant on
obtient la figure 9 ci-dessous.
Figure 9 : Les paramètres d'organisation comptable
Source : Auteur.
Cette liste présente les supports informatiques des
opérations à réaliser avec le logiciel. En double-cliquant
sur un élément de la liste, la fenêtre de configuration
s'ouvre. Nous pouvons alors définir les champs obligatoires ou
optionnels, par rapport à nos procédures.
LL. Avec 4ESCOM 100
Pour inscrire les paramètres clés, il faut ouvrir
l'onglet « options »
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en suivant le chemin FICHIER > A PROPOS DE. Cette
fenêtre affiche les
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DES INDICATEKRS DE LA-
PERFORMANCE: CAS DE L'ENTREPRISE EXPRESS AgRO
axes de paramétrage. Par exemple, prenons «
0rganisation » ; en double- cliquant on obtient la figure 10
ci-après.
Figure 10 : Les paramètres d'organisation commerciale
Source : Auteur.
Cette page liste les catégories de documents
informatiques à manipuler dans le logiciel. En double-cliquant sur une
catégorie, on obtient le détail. Nous pouvons alors choisir ceux
qui correspondent à notre manuel de procédures.
Ici aussi, pour minimiser les risques de falsifications,
chaque utilisateur aura un code d'accès avec des droits
limités.
c. Les tests
La phase des tests a directement suivi la fin des
paramétrages. Les tests ont été effectués sur une
copie des fichiers COMPTABILITE et GESCOM. Ainsi, nous avons
vérifié, par le biais de simulations : les autorisations
d'accès, les enregistrements, les mises à jour comptables, les
validations et les éditions. Certains manquements ont pu être
détectés. Par exemple, la mise à jour d'un article ne
s'exécutait pas. Cette défaillance était due à
l'absence d'un compte d'affectation.
d. La gestion de fa 6ascufe
Initialement prévue le 01 août 2007, la mise en
service effective des applications COMPTABILITE 100 et GESCOM 100 s'est faite
à la date du 20 août 2007. En effet, le transfert des
données nécessitait
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l'établissement d'un bilan provisoire d'EA à la
date du 31 juillet 2007. Ce bilan servirait de base à l'enregistrement
des écritures du bilan d'ouverture. Ainsi tous les soldes des comptes
seront intégrés au nouveau système. Le passage vers le
nouveau système serait alors complet.
La réalisation de ce bilan prenait des retards
considérables. Le chef de projet prend la décision de lancer
l'utilisation des applications.
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