2. Rôle possible des achats
Compte tenu des éléments discutés dans ce
mémoire, il semble opportun de définir le rôle de la
Direction des achats dans un projet de Sourcing offshore outsourcing.
Tout d'abord, il convient de rappeler que la Direction des
Achats est une fonction transversale, et une fonction support. Cela a deux
conséquences dans un projet de Sourcing, quel qu'il soit. D'abord, la
Direction des Achats n'agit pas seule, et c'est d'ailleurs une de ses forces
car elle est capable de travailler avec les autres fonctions. De plus, elle
travaille pour un client interne, pour qui elle doit trouver l'offre la plus en
adéquation avec le besoin exprimé, en terme de coût, de
qualité ou de délai.
Ce rôle des achats en général, s'inscrit
dans la tendance de fond des organisations à travailler en groupe de
travail. Dorénavant, les fonctions ne travaillent plus seules, mais de
façon coordonnée au sein de « cross fonctionnal team ».
Ces équipes sont constituées d'individus provenant de
différents domaines et sont rassemblés pour atteindre un objectif
qui ne pourrait être atteint sans cette équipe.
Ainsi, dans un projet d'offshore outsourcing, les achats
possèdent certaines compétences qui peuvent être mise en
avant. Ces compétences concernent surtout la maîtrise du processus
achats (définition du besoin, appel d'offre, négociation,
contractualisation) et la connaissance du marché (tendances du
marché, coût ou expérience sur d'autres projets, notation
de fournisseur...).
La fonction achat doit aussi maîtriser d'autres
compétences spécifiques au projet en offshore outsourcing. Ces
compétences peuvent soit être partagées par l'ensemble des
acheteurs d'une catégorie d'achat (ex : formation de tous les acheteurs
de prestations informatiques à l'achat en offshore outsourcing), soit
par un petit nombre d'expert (ex : identification de plusieurs experts achat
offshore outsourcing, intervenant en support de l'acheteur en charge d'un
projet).
Malgré tout, les acheteurs ont besoin des autres
fonctions, qui apportent leur expertise dans ce
type de projet. Ainsi, le
contrôle de gestion peut fournir des éléments de
coûts internes,
comme le coût actuel de la prestation ; la
direction financière peut fournir des éléments sur les
risques de change et les couvertures possibles ; la direction
juridique peut fournir des éléments de droit international et
national pour ce type de projet ; les filiales dans les pays peuvent fournir
des informations sur l'état du marché et le droit local ; la
Direction en charge du développement durable pour identifier les impacts
du projet pour l'entreprise dans ce domaine.
De plus, le client interne a un rôle central dans le
projet d'achat, d'abord parce qu'il connait son besoin, mais aussi parce qu'il
peut être une source d'informations concernant le marché. Enfin,
c'est lui qui va vivre la prestation au jour le jour, son jugement est donc
à prendre en compte.
Ainsi, dans un projet d'offshore outsourcing, la Direction des
Achats peut avoir plusieurs rôles, suivant son niveau de maturité,
la taille et l'enjeu du projet ou la volonté de la direction.
Impact des achats sur le projet
F A C I L I T A
T
E
U
R
SUPPORT / INFORMATION
MANAGER DU PROJET
LEADER DU PROJET
Support / Information : Parfois, il peut simplement
être demandé à la Direction des Achats de fournir des
informations, soit dont elle dispose dans le cadre de projets
équivalents, soit tirées de la connaissance du marché.
Cela peut être des tarifs négociés pour d'autres projets ou
des informations sur des fournisseurs.
Manager du projet : Le rôle des achats est alors
de conduire le projet, en suivant le processus achats. La décision de
pratiquer l'offshore outsourcing sur un projet est décidée par le
client interne, mais l'exécution est assurée par
l'intermédiaire des achats.
Leader du projet : Dans ce cas, la Direction des Achats
a un rôle stratégique dans la conduite du projet. La Direction des
Achats doit alors trouver les moyens pour rendre l'organisation plus
compétitive par l'intermédiaire de l'offshore outsourcing. Les
achats participent au choix du mode d'offshore outsourcing, du pays d'accueil,
ainsi que du mode de Sourcing.
Facilitateur du projet : Dans tous les cas, la
Direction des Achats doit jouer le rôle de facilitateur entre les
différents acteurs du projet (prescripteur, utilisateurs, fournisseurs,
directions fonctionnelles,...). Parfois, cela peut être d'ailleurs le
seul rôle de la fonction achats, qui est alors neutre par rapport aux
autres parties prenantes.
La Direction des Achats doit donc bien identifier son
rôle dans le projet. Vouloir avoir un rôle de leader quand il lui
est demandé un rôle de support ne peut que conduire à un
échec dans un projet et discréditer la Direction des Achats.
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