Memoire Online - Mise sur pied d'un système formel d'information comptable et financier dans une PME

Je ne saurai commencer ce travail sans adresser mes profonds remerciements à ceux qui de près ou de loin, m'ont apportés leur soutien, tant morale que matériel, dans la réalisation de ce rapport. Je pense notamment au :

- DIEU Tout Puissant, qui m'a toujours donné le courage et la volonté nécessaire tout au long de ma vie et pendant toutes ces années de formation ;

- Pr. Lucien KOMBOU doyen de la faculté des sciences économiques et de gestion appliquée de l'Université de Douala, et promoteur des filières professionnelles qui n'a cessé de prouver son engagement et ses convictions pour la réussite des dites filières.

- M. TAGNE Aurélien Bertrand, pour son assistance académique, sa disponibilité, et son soutien.

- Mme MANETEU Julienne, Directeur Général de la société TSAGAS, pour m'avoir acceptée au sein de son entreprise et sans oublier ses multiples conseils professionnels ;

- Tout le personnel de TSAGAS pour leur disponibilité et leur sympathie manifestée à mon égard.

- Mes parents, Madame TSAFACK Epse SOBDJEU Pauline et M. TSAFACK, pour leurs affections et multiples conseils.

- M. TONFACK Robert, pour tout son soutien et sa volonté réaffirmée à consentir des sacrifices pour ma réussite ;

- Familles DONGMO Joseph, FOUENANG Vincent, AZAFACK Gustave pour leur encouragement et ferme détermination pour mon évolution académique ;

- Petits frères et soeurs NGUEKENG Hervé, DONFACK Ernest, SONFACK Myriam, KENFACK Jasmine, ATSAFACK Steve et CHEUFACK Kevine pour tout leur soutien ;

- Maman DONKENG Françoise; Mes cousines NGUEFACK Myriam, TSAFACK Edith, AZAFACK Darline, CHIEUFACK Gaétan pour leurs attentions à mon égard ;

- Tous les étudiants de la CF4 sans exception, qu'ils trouvent en ce chef d'oeuvre ma volonté réaffirmée à toujours leur servir comme délégué ;

- Mes cousins DEMESSE Bertrand, TSAGUE SOREL, DONGMO Darice, MEKONTCHOU Norbert, EBELLE Stéphane pour leurs soutiens et encouragements ;

INTRODUCTION GENERALE......................................................................1

SECTION 1 : Création de la société et organisation fonctionnelle..................6

SECTION 2 : L'entreprise face au marché.............................................9

SECTION 1 : Etat des lieux du système en place....................................13

SECTION 2 : Configuration du système d'information............................18

SECTION 2 : Système d'information et prise de décisions.........................31

SECTION 2 : L'évaluation du Système d'Information Comptable et Financier44

CONCLUSION GENERALE........................................................................48

OHADA : Organisation pour l'Harmonisation en Afrique des Droits des Affaires

INTRODUCTION GENERALE

L'accroissement du taux de chômage est l'une des causes significatives et fondamentale de l'émergence du secteur informel au Cameroun. Cette corrélation stimule en chaque individu un esprit de créativité de petites activités de subsistance. Ainsi plusieurs petites et moyennes entreprises naissent de part et d'autre, évoluant dans des activités différentes dans un souci majeur comme les grandes entreprises la maximisation du profit. Le problème actuel est celui de la pérennité de ces firmes. Elle se traduit par l'application d'une gestion efficace et efficiente dans un souci de réalisation d'une vision stratégique, qui passe par la fiabilité du système comptable et financier de l'entreprise.

La comptabilité est sans aucun doute la plus ancienne, la plus universelle des disciplines économiques : toute civilisation pratiquant le commerce s'est vue dans l'obligation de concevoir un système comptable permettant à chaque agent de connaître sa position vis à vis de ses partenaires. Elle se doit de donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entreprise. Aujourd'hui, la comptabilité est confrontée à de nouveaux enjeux :

- L'internationalisation de l'économie : elle entraîne un rapprochement des différentes traditions comptables dans le monde ;

- L'instabilité de l'environnement économique : elle nécessite de disposer d'informations de gestion pour pouvoir piloter au mieux l'entreprise. Le système d'information comptable doit donc être fiable, rapide, souple et tourné vers l'avenir ;
- L'informatique : elle a favorisé un changement profond du rapport des comptables à la "matière première" sur laquelle ils travaillent et à un éclatement de la fonction comptable vers les autres services de l'entreprise.

Pour faire face à ces enjeux, la société TSAGAS Sarl s'est vue dans l'obligation de mettre en place un système d'information comptable et financier lui permettant ainsi de donner des indicateurs de gestion pour garantir par la suite une prise de décision fiable, surtout dans un environnement de plus en plus concurrentiel .Telles ont été nos motivations de porter notre choix sur le thème « Mise sur pied d'un système formel d'information comptable et financier dans une PME »

Le système d'information comptable et financier est l'ensemble de méthodes, moyens, techniques et organisationnels qui permettent à une entreprise de collecter, traiter, stocker et diffuser l'information. En d'autres termes c'est un ensemble construit et articulé de techniques, de procédures, de règles destiné à réaliser des tâches d'acquisition, de stockage, de transformation et de diffusion de l'information dans l'objectif d'aider à la prise de décision.

Pourquoi un système formel d'information comptable et financier dans une PME ? Quelle en est la démarche de l'informatisation du système ? Et comment s'assurer de sa pertinence ? Telles sont des questions auxquelles nous apporterions quelques éléments de réponses à la suite de notre travail. Il est à préciser que la société n'était dotée que d'un service chargé de collecter et regrouper les pièces comptables pour les remettre à un cabinet fiduciaire en vue de l'établissement la DSF (parce que contrainte fiscale). Tout en indiquant qu'il s'agit d'une PME en plus d'être une société familiale, ce thème, qui peut être scindé en deux autres grands thèmes, présente donc un grand intérêt pour la société puisque l'instauration d'un système d'information comptable va permettre à la direction d'assurer une bonne collaboration de la fonction comptable avec l'ensemble des autres fonctions pour contribuer ainsi à la vision de l'entreprise. De même, l'élaboration d'un manuel de procédures comptables va garantir une bonne compréhension et amélioration du système de traitement de l'information comptable pour faciliter la réalisation des contrôles et, par conséquent, avoir une vision plus claire et cohérente de son entreprise, pour pouvoir ressortir les principaux objectifs.

Ainsi, nous essaierons dans ce rapport d'éclaircir plus ou moins le chemin et d'aider au mieux les entreprises et surtout la société TSAGAS pour avoir une organisation comptable adéquate permettant de véhiculer un esprit de transparence, de rigueur et de précision dans la gestion de l'information financière.

Le manuel de procédures est un document qui retrace l'ensemble d'opérations exécutées par processus de contrôle interne, dans le respect des objectifs globaux et spécifiques d'un bon système de contrôle interne. Le contrôle interne étant l'ensemble de normes et procédures mises sur pied par l'entreprise pour assurer l'efficacité et l'efficience dans le traitement de ses différentes opérations en vue de l'amélioration de performance. Un Manuel de Procédures Comptables devant être périodiquement évalué et révisé par des techniques d'audit, l'importance également de cette discipline sera mise en exergue dans notre rapport.

Ces recherches qui vous seront présentées par la suite permettront aux différents chefs d'entreprises particulièrement à celui de la société TSAGAS une formation rapide des nouveaux collaborateurs , une rotation aisée du personnel, une amélioration de la performance des collaborateurs, une appréhension rapide du fonctionnement de l'entreprise etc....

Le travail que nous présentons est issu du stage effectué pendant la période de Janvier à Avril dans l'entreprise TSAGAS SARL qui fait dans les études et réalisations d'appels d'offres.

Dans la première partie de notre rapport, nous allons successivement nous intéresser à la présentation de l'environnement de la dite entreprise et à l'organisation du service comptable. A la seconde partie, nous allons montrer en quoi l'internalisation de la fonction comptable et financière contribue à l'accroissement de la performance de l'entreprise en passant par une bonne application du manuel de procédures comptables.

PREMIERE PARTIE

INSTAURATION D'UN SYSTEME D'INFORMATION COMPTABLE ET FINANCIER AU SEIN DE LA SOCIETE TSAGAS

L'information comptable et financière dans toute les entreprises quel que soit leur taille tient lieu de ressource indispensable pour la vie quotidienne de l'organisation et de sa pérennité. La valeur de cette information ou de la décision qui lui est sous jacente est corrélée par sa qualité. Une décision stratégique, tactique ou opérationnelle prise sur la base d'une mauvaise information ne peut qu'engendrer des résultats non satisfaisantes. Ainsi le système d'information comptable et financier d'une entreprise doit respecter une certaine démarche afin de produire une information fiable. Dans la composition de cette partie, nous allons présenter tour à tour l'entreprise TSAGAS en passant par ses différents activités et sa position sur le marché, ensuite l'état des lieux du système informel existant et enfin notre apport en terme de mise sur pied d'un système d'information comptable formel et informatique.

CHAPITRE I

LA SPHERE DE LA SOCIETE TSAGAS

La maîtrise de l'environnement d'une entreprise sur un plan interne et externe est un facteur important pour une analyse bien approfondie des problèmes qui la minent. C'est ainsi que ce chapitre sera consacré à la présentation générale de cette entreprise dans laquelle nous avons effectué notre stage principalement dans la Direction Comptable et Financière. A la première section, nous parlerons de son historique en passant par ses différentes activités et concurrents ; la seconde section de l'ensemble des fonctions qui la composent et les missions assignées.

SECTION 1 : LA SOCIETE TSAGAS ET SON ORGANISATION

La société TSAGAS comme toute les autres entreprises a une essence et une organisation bien hiérarchisée.

I - Création et généralités sur ses activités

La création de cette PME relève d'une action volontariste de Mme julienne MANETEU dans un souci de créer une richesse mais aussi d'apporter sa pierre au développement économique camerounais.

TSAGAS est une société à responsabilité limitée à associé, créée le 21 juillet sous l'initiative de l'associé unique Dame MANETEU julienne avec un capital d'un million de francs CFA. Son activité principale à la création fut dans l'exploitation des débits de boissons, avec une expansion dans le domaine des études de réalisations d'appels d'offres et livraison de biens à partir de Janvier 2007. Au regard de l'article 1 alinéa 5 des statuts de la société, elle a pour objet d'effectuer directement et indirectement en république du Cameroun et à l'Etranger :

Telles sont ainsi l'ensemble des activités auxquelles peut faire face la Société TSAGAS. Une étude plus approfondie de ces activités nous permettra d'expliquer et de circonscrire le domaine d'actions de chaque activité.

Comme toutes les autres entreprises, TSAGAS est composé des fonctions que nous allons étayer ainsi que les différentes missions qui leur sont assignées.

Le conseil d'administration est l'organe suprême. Il est investi des pouvoirs pour les décisions pouvant affecter la vie de l'entreprise. Il est composé de cinq (5) membres :

L'application des décisions arrêtées au conseil est assurée par l'organe exécutif qu'est la direction générale. L'Assemblée Générale Ordinaire est convoquée deux fois par an (en Juin et la fin de l'exercice) en vue de s'assurer de l'évolution dans le cadre de l'application des décisions suscitées ; d'examiner et d'approuver les comptes de l'exercice écoulé.

La société TSAGAS compte pour le moment trois directions (la direction générale, la direction comptable et financière, la direction technique et commerciale). Les autre directions sont en vue d'être crées en fonction des nouvelles perspectives de développement. Leurs différentes missions sont actuellement très restreintes compte tenu de la finesse de ses activités.

A la tête de cette direction se trouve un directeur générale qui est chargé :

Elle gère le porte feuille de l'entreprise à travers un suivi quotidien des recettes et des dépenses de l'entreprise. Dans le cadre de la composition d'un dossier financier, la tâche leur revient d'établir un devis estimatif sur la base du dossier technique dont a la charge la direction technique. Sur le plan fiscal, elle procède aux différentes déclarations mensuelles et assure son suivi. Pour ce qui est de la comptabilité proprement dite, on peut noter ici qu'avant notre arrivée , elle se faisait encore manuellement et ne respectait aucunement les normes et procédures comptables. Nous pouvons encore le dire telle a été notre raison fondamentale de travailler sous ce thème. Le caractère informel de traitement de l'information comptable traduit au premier regard une présomption d'imperfection sur la pertinence des états financiers et le principe d'image fidèle que doit respecter toute comptabilité. Une situation d'informations comptables impacte directement sur la fiscalité de l'entreprise à travers ses impôts tels que l'IS et la TVA et par ricochet sur la rentabilité de ses activités et sa performances.

Le suivi des demandes de prix et les différentes cotations est effectué par la direction technique et commerciale. Après les dites cotations, elles doivent être censurées par la direction générale car il faut encore le préciser, elle est garant des décisions stratégiques de l'entreprises. Dans le cadre d'un appel d'offres, elle monte le dossier technique qui sera développés au chapitre suivant.

SECTION 2 L'entreprise face au marché

Les 70% du chiffre d'affaires de la société TSAGAS sont à travers sa principale activité qu'est la livraison de biens. En attendant son extension sur le plan national, la ville de Douala reste son principal centre d'activité.

Au regard des statuts de la société, elle est apte à faire dans les prestations de services, les livraisons de biens, l'exploitation des débits de boissons, les travaux publics, l'import et l'export.

Les prestations de services effectuées par la société TSAGAS sont centrées sur des études dans les domaines du Génie Civil et de l'Urbanisme en vue de la réalisation des appels d'offres. Un appel d'offres est un projet de réalisation présenté par une personne physique ou morale dans un souci d'obtenir des soumissionnaires différentes propositions d'offres. Plusieurs conditions de fond et de forme sont prises en compte dans le cas d'une étude et d'une évaluation des réponses d'appels d'offres. Une réponse d'appel d'offres se présente sous trois dossiers. Les différents critères d'études et d'évaluation des devis seront développés dans le deuxième chapitre de cette partie.

Dans le cadre du développement de la voie routière au Cameroun, l'Etat ou les collectivités décentralisées sont seuls garants de la réparation des routes sur tout l'étendue du territoire .Et pour cette raison notamment, ils peuvent confier cette lourde tâche à des entreprises spécialisées dans le domaine comme TSAGAS à travers des sous traitances. Elle a des entreprises auprès desquelles elle soustraite certains travaux comme ceux évoqués plus haut.

Comme nous l'avons si bien mentionné plus haut, la société TSAGAS est partie de son activité principale qu'est l'exploitation des débits de boisson. Conscient du caractère porteur d'une telle activité dans notre environnement, nous sommes loin de penser de sa continuité, elle a été substituée par les prestations de services et les livraisons de biens. Des causes de cette dissolution sont fonctions des politiques marketings et managériales très faibles, d'après une interrogation des responsables gestionnaires.

La société TSAGAS a actuellement l'agrément auprès de deux grandes entreprises de la place en matière de livraisons des fournitures et biens consommables à savoir : HEVECAM (Hévéa du Cameroun) qui fait dans la culture et production de l'hévéa, installée à Kribi , avec une base à Douala et CAMAIL ( Cameroon Railways ) faisant dans l'exploitation du chemin de fer au Cameroun.

La société TSAGAS a l'aptitude d'importer les biens et matières dont la rareté est connue sur le marché camerounais ou d'exporter vers l'étranger .Tels sont les objectifs dont se fixe la société à horizon 2010 afin de pouvoir se donner un nom, d'accroître son chiffre d'affaires et par ricochet maximiser son profit.

Les activités de TSAGAS sont actuellement concentrées autour de deux clients principaux à savoir HEVECAM et CAMTEL. Les différents achats sont effectués auprès des société tels : FOKOU, SOREPCO, SOCSUBA etc.... Les 80% des achats effectués sont faits à la Casse. C'est un marché de secteur informel parfois appelé marché noir qui fait dans la revente de tout matériel de construction et parfois à des prix très concurrentiels car nous a-t-on dit, ces produits ne respectent aucune réglementation. Etant donnée que l'objectif de TSAGAS comme toute entreprise reste la maximisation du profit, telle est la raison principale du choix de ce marché. Nous manquerons de montrer que ce marché présente beaucoup d'inconvénients. Sous réserves du développement des régimes d'impositions dans cette partie et des éléments de fond et de forme pour une déductibilité, les participants d'un tel marché ne sont pas habiletés à facturer la TVA. Et bien évidemment si vous effectuez des achats dans un tel marché, le risque est d'abord élevé que le prix d'achat soit supérieur aux prix homologués (raison pour laquelle il faut toujours connaître le prix officiel avant d'y aller), mais aussi vous ne pouvez chercher à récupérer la TVA sur cet achat, d'ailleurs qu'elle n'est présente sur la facture.

La préoccupation des clients dans le secteur reste la qualité et des prix concurrentiels, c'est ainsi que des entreprises telles que BERNABE et FOKOU d'abord considérés comme nos fournisseurs pour certains produits rarissimes représentent nos concurrents chez notre principal client tel HEVECAM. Cette situation paraît ambiguë dans la mesure où ils sont les principaux importateurs des produits de quincaillerie au Cameroun, ce qui traduit leur part de marché relative très élevée fa ce au client HEVECAM.

Il faut le reconnaître, dans son secteur d'activité la société TSAGAS reste encore très peu connue. Mais dans un souci d'accroître les parts de marché, et de pouvoir s'imposer dans le marché plusieurs efforts sont en train d'être faite pour déposer les demandes d'agrément. La liste des fournisseurs de TSAGAS reste non exhaustive.

Beaucoup d'efforts marketing et organisationnels reste encore à faire dans TSAGAS pour dans un premier temps assurer un accroissement de ses parts de marchés afin de s'imposer et assurer sa pérennité dans le secteur. Ceci ne peut être réalisable que si la gestion des ressources humaines est prise au sérieux et leurs suggestions sont prises en considération. La notion de sérieux réside dans le fait de mettre sur pied des prévisions dans un souci d'amélioration car gérer, c'est prévoir.

CHAPITRE 2 :

ORGANISATION DU SYSTEME

D'INFORMATIONS COMPTABLES DE TSAGAS

La valeur probante d'une entreprise est fonction de la fiabilité des informations comptables et financières inscrites dans les états financiers annuels. Un tel souci ne peut être réalisable que dans la mesure où le système de collecte, saisie, traitement et diffusion est bien organisé. Il faut noter qu'une bonne organisation du système d'information comptable et financier présume une bonne qualité de l'information, mais en aucun cas une qualité absolue. Comme nous l'avons annoncé au départ à l'introduction, la société TSAGAS ne regorgeait à notre arrivée que d'un service de collecte des pièces comptables en vue d'un traitement par un cabinet fudiciaire. Notre passage dans cette structure s'est sanctionné par une opérationnalisation formelle du SICF. A la suite de notre chapitre, nous allons à la première section, faire un état de lieu du système existant bien avant et des différentes failles rencontrées, à la seconde section la nouvelle organisation.

SECTION 1 : Procédures de collecte et traitement comptables des Opérations

de Livraison de biens

Dans le cadre d'une opération de livraison ou d'une constitution d'un dossier d'appels d'offres, plusieurs étapes préalables sont traversées.

Dans le cas des livraisons de biens, le processus commence par la réception des demandes de prix via le Internet ou par courrier express. Après réception, on procède à des cotations à des prix concurrentiels pour maximiser les chances d'être choisi parmi les livreurs. Dans le cas où nos réponses sont positives (ceci se traduit par la remise d'un bon de livraison) l'achat et la livraison s'ensuivent.

Avant d'être autorisé de livrer des biens ou des fournitures, il faut au départ que vos prix soient acceptés ou concurrentiels. Ainsi l'une des entreprises auprès desquelles vous avez eu son agrément vous fait part de la liste des produits dont elle a besoin soit par Email (le plus souvent) ou par fax, en vue d'obtenir les différentes propositions de prix. La proposition de prix consiste en ce que l'on appelle en pratique la cotation. Dès réception des listes de produits (annexe 1), il est question de parcourir tous les points de ventes afin de rechercher la qualité et la quantité disponibles à faibles coûts (moins disant) ; car c'est sur cette base que la direction technique et commerciale fixe les prix de la société.

Le problème que nous avons pu soulevé dans cette étape consiste à une fixation arbitraire des prix, sans un support prédéfini, ce qui par moment engendre une baisse ou une surévaluation des prix de certains articles. On a pu constater pendant notre passage des marges qui varient entre 10 et 100% ; l'élément atténuateur se justifiant par la vulgarité ou la rareté de certains produits.

Une fois les différentes cotations sont faites et envoyées par le même canal au client, il se charge de l'étude des différentes propositions en terme de prix, qualité et quantité disponible (annexe 2). Si le choix est porté sur un quelconque client, le bon de commande immédiatement lui est attribué pour livraison

Le document qui matérialise le droit à une livraison est appelé Bon de Commande (annexe 3). A la réception du bon de commande, il faut une fois de plus faire le tour des points de ventes toujours signe de retrouver des fournisseurs à faibles coût en vue de la maximisation de marge bénéficière. Il arrive parfois qu'entrent la date de cotation et la date de réception du bon de livraison, qu'il y ait eu inflation sur marché ; dans ce cas on ne peut livrer la commande, car le prix de vente (PV) supérieur au prix de cotation (PC).

Dans le cas où les prix sont restés entre temps inchangés et/ou la situation est bénéficiaire, l'achat et la livraison s'ensuivent .La photocopie du bon de commande, deux photocopies de bon de livraison et la souche verte sont remises au magasinier pour justificatif.

Après la livraison, il faut procéder à la facturation en tenant compte que le paiement est fait à 30 jours fin du mois pour HEVECAM et 60 jours fin du mois pour CAMRAIL. Il faut joindre à la facture originale deux (2) photocopies de la dite facture, l'original du bon de commande et du bon de livraison.

Un appel d'offre est un projet présenté par l'Etat, les collectivités décentralisées ou des organismes privés à des sous traitants respectant des conditions en vue d'être réalisés à une date et montant donné dans le strict respect des conditions du contrats y afférent. Le soumettant du projet fait souscrire tous les soumissionnaires intéressés parfois une maudite somme appelée frais d'ouverture de dossier non remboursable. Une réponse d'appels d'offres est constitué le plus souvent de trois dossiers.

La réponse à un appel d'offres donne lieu à la constitution de trois dossiers :

Les documents y afférents confirment l'existence légale de la société, sa crédibilité sur le plan financier et fiscal. Il est le plus souvent composé de tout ou partie des documents suivants :

-la lettre de soumission d'offres : c'est une lettre d'engagement jointe au dossier d'appels d'offres rédigée par le soumissionnaire du projet en vue de prouver sa capacité à réaliser le projet.

- la domiciliation bancaire : lettre rédigée par le fondé de pouvoir de l'entreprise soumissionnaire attestant ainsi l'existence d'un compte courant appartenant à celle-ci.

- le certificat de non imposition : lettre rédigée par l'administration fiscale de la place en vue de prouver la crédibilité de l'entreprise vis-à-vis de l'Etat.

En fonction du type de projet présenté, une analyse approfondie est attendue des différents soumissionnaires. C'est dans cet offre que le soumissionnaire montre sa capacité et sa compétence à gérer le projet. Il est composé des preuves du potentiel technique, du potentiel des ressources humaines et de tout autre aspect qui puisse convaincre le propriétaire.

La concrétisation financière de l'offre technique se fait à ce niveau à travers des devis estimatifs qualitatifs et quantitatifs.

Les grandes phases du projet doivent être présentées et matérialisées en tenant compte ainsi des quantités totales, des prix unitaires et les différents totaux par processus de déroulement.

La qualité est un facteur déterminant dans l'analyse et l'évaluation des offres ; raison pour laquelle les différents prix en fonction des marques tiennent lieu d'être présentés. La pertinence d'une offre ne se traduit pas nécessairement par son caractère de coûts minimums. Le risque de perdre une offre est élevé lorsqu'elle est moins disante .En général, toutes les affectations financières aux différentes phases du projet doivent être justifiées.

Après la réception par le propriétaire des multiples offres venant des soumissionnaires, un dépouillement est fait en leur présence et ceci dans le souci de laisser chacun négocier son offre.

Comme nous l'avons expliqué plus haut, dans le cadre des appels offres, la société TSAGAS peut intervenir dans la transaction non pas comme le principal exécutant, mais en tant que l'intermédiaire. Sous l'angle de l'existant, aucun traitement n'est affecté aux commissions y afférentes. L'entreprise sous traitante a la charge de procéder elle-même aux différents reversements.

Dans le cas où l'Etat ou une collectivité décentralisée est responsable de l'offre, la TVA issue de l'opération est retenue à la source. Ce qui signifie que pendant le règlement de la facture, seul le net vous est versé.

Pendant notre séjour dans la société, nous avons eu à réaliser la construction de deux salles de classe dans un établissement situé à ATOCHI (Dschang) pour un montant TTC de 17 255 125 FCFA. Cette offre fait partie intégrante du budget de la commune de la dite localité, raison pour laquelle son caractère de collectivité décentralisé lui donne le droit de retenir la TVA à la source.

De toutes les activités de TSAGAS, on peut constater que l'activité récurrente reste la livraison des biens. Une telle activité mérite une attention toute particulière en matière gestion de sa rentabilité et de performance de l'entreprise. Ainsi compte tenu de son importance sur la qualité de rapport, la seconde section sera réservée à la configuration proprement dite du système comptable informatique.

SECTION 2 : Configuration du système d'information Comptables et

Financier

Le choix du meilleur logiciel de comptabilité qui répond aux besoins de votre organisation est l'une des décisions d'affaires les plus importantes et stratégiques à prendre dans le processus d'automatisation de la fonction comptable et financière. Plusieurs erreurs sont à esquiver lors du choix d'un logiciel comptable :

L'examen et la sélection d'un logiciel comptable exigent du temps et de l'énergie. Il est important de vous informer pour choisir le système qui répond le mieux aux besoins de votre organisation.

Si vous automatisez la comptabilité et les fonctions connexes, votre organisation gagnera énormément de temps et réduira les efforts requis. Cependant, les ordinateurs ne remplaceront jamais l'intelligence, le jugement ou le travail de l'homme.

Il est difficile de mesurer les avantages potentiels futurs du point de vue de la hausse de la productivité, des prises de décisions informées et d'autres facteurs une fois que le nouveau système sera mis en oeuvre. Le processus ardu de sélection et de mise en oeuvre de la solution comptable qui convient le mieux à votre organisation pourrait nettement améliorer vos résultats nets.

La haute direction et les membres clés de votre organisation doivent participer au processus de sélection et de mise en oeuvre. Ne vous fiez jamais uniquement aux recommandations ou à l'opinion du consultant.

Un logiciel comptable transmettra l'information essentielle à chaque chef de service de l'organisation. Ne choisissez pas un système qui ne permettra pas de produire des rapports détaillés ni d'autres données à l'échelle de l'entreprise.

Notre choix a été porté sur le logiciel SAARI V12 composé des programmes de gestion tels Comptabilité 100, Paie 500, Gestion des immobilisations, Etats financiers...

Après l'acquisition du logiciel, il faut procéder à son installation et au paramétrage des différents programmes en fonction des activités et des objectifs de l'entreprise. Le paramétrage est un processus d'adaptation et d'intégration des données d'une entreprise dans un système informatique au travers un logiciel en vue d'une automatisation des tâches. C'est une affaire des spécialistes car par exemple, un mauvais paramétrage des retenues ou charges salariales peut engendrer une surévaluation des charges d'exploitation, un redressement fiscal, et par ricochet agir sur la performance de l'entreprise.

Le plan de compte d'une entreprise est l'ensemble des comptes utilisé par la dite entreprise en vue de la codification de ses opérations comptables. Le Système Comptable OHADA présente un plan de comptes standard, mais qui est appelé à être adapté à toutes les entreprises, ceci en fonction de la spécificité de ses opérations. C'est ainsi que dans notre processus d'automatisation de la fonction comptable de la société TSAGAS, nous avons pu mettre sur pied un plan de comptes approprié à ses activités. (Annexe)

Après la création d'un plan de comptes spécifique à l'entreprise, il faut l'opérationnaliser. L'opérationnaliser ici consiste à y introduire toutes les informations comptables à partir d'une certaine période donnée. Dans notre cas, nous avons commencé par le mois de Janvier 2007 et il faut noter que nous avons eu un problème d'évaluation des élément de l'actif afin d'établir le bilan d'ouverture. L'informatisation des opérations comptables passe par un ensemble d'étapes à respecter :

Toute entrée ou sortie de fonds doit être matérialisée par une pièce comptable en vue de faire l'objet de justification. C'est ainsi qu'elles doivent être collectées journalièrement par le service comptable et conservées à bon escient. Une saine gestion de l'entreprise nécessite un accès rapide aux différents documents et pièces justificatives utiles à l'activité. De plus, la valeur probante de la comptabilité repose sur la présentation de documents obligatoires (bilan, compte de résultat, le TAFIRE pour les entreprises soumises au régime du réel et l'état annexé, Art 8 du Droit Comptable OHADA) mais aussi sur une liaison de ceux-ci avec les pièces justificatives es opérations réalisées.

C'est une phase de pré comptabilisation qui consiste dans un premier temps à vérifier les calculs effectués sur la facture et dans un second temps l'attribution des comptes à affecter en fonction du type de journal correspondant. Nous avons énuméré cinq journaux :

Les mouvements sont enregistrés chronologiquement, opération par opération et jour par jour sur le livre journal. Cette chronologie doit être interprétée comme se rapportant à la période au cours de laquelle des opérations de même nature (ventes, par exemple) sont comptabilisées.

La société TSAGAS est une SARL soumise au régime du réel à son gré. Pour mieux illustrer cela, nous allons partir d'un cas.

La société TSAGAS Sarl procède le 10 Juin 2007 à la facturation de 20 tôles inox perforées pour 350 000 F CFA l'unité et de 120 clapets anti-retours à 8500 F l'unité; suivant le bon de commande n°1615/07MGA du 05/05/2007 et le bon de livraison n° 00951 du 02/05/07, jour de l'achat à la CASSE. Ces produits ont été achetés espèce à un montant

Etablissons sa facture de vente et procédons à l'analyse fiscalo-comptable de toutes les opérations y afférentes.

? Le jour de l'achat (02/06/2007), l'écriture d'achat sera passée en débitant le compte « 601001 : achat des produits de quincaillerie à la Casse » par le crédit du compte « 571001 caisse » pour un montant de 6 500 000. la TVA n'est pas prise en compte dans cette écriture parce qu'elle ne fait pas mention sur la facture et aussi parce les vendeurs de la Casse ne sont pas assujettis à la TVA. A la suite de cette écriture d'achat, on faut procéder à l'écriture de variation de stock en débitant le compte « 311001 : produits de quincaillerie » par le crédit du compte « 603101 : variations de stocks de produits de quincaillerie » d'une valeur de 6 500 000.

? Le jour de la vente, (10/06/2007) deux écritures seront passées. Dans un premier temps, celle de la vente proprement dite en débitant le compte « 411001 : client HEVECAM » d'un montant de 9 563 850 par le crédit des comptes « 701001 : ventes de marchandises à HEVECAM » et « 443101 : TVA collectée sur le client HEVECAM » respectivement des montants 8 020 000 et de 1 543 850 FCFA. Et dans un second temps, l'écriture de variation de stocks en débitant le compte « 603101 : variations de stocks de produits de quincaillerie » par le crédit du compte « 311001 : produits de quincaillerie » d'un montant de 6 500 000.

La TVA inscrite dans le compte « 443101 » soit 1 543 850 FCFA, est exigible immédiatement et doit être déclarée au plus tard le 15 juillet 2007, dans le respect du décalage d'un mois comme prévu par réglementation fiscale, même si le règlement n'est pas effectif, car il s'agit des biens et non des services. La facturation tient lieu d'exigibilité de la TVA. On peut constater que ceci n'est que théorique, dans la mesure ou sur le terrain c'est le règlement qui tient lieu de d'exigibilité.

Dans notre exemple suscité, il est mentionné que les achats ont été effectués à la CASSE. C'est un marché de secteur informel parfois appelé marché noir qui fait dans la revente de tout matériel de construction et parfois à des prix très concurrentiels car nous a-t-on dit, ces produits ne respectent la réglementation. Sous réserves du développement des régimes d'impositions dans cette partie et des éléments de fond et de forme pour une déductibilité, les participants d'un tel marché ne sont pas habiletés à facturer la TVA. Et bien évidemment si vous effectuez des achats dans un tel marché, le risque est d'abord élevé que le prix d'achat soit supérieur aux prix homologués (raison pour laquelle il faut toujours connaître le prix officiel avant d'y aller), mais aussi vous ne pouvez chercher à récupérer la TVA sur cet achat, d'ailleurs qu'elle n'est présente sur la facture. Ainsi pour l'enregistrement de l'achat, on va débiter le compte « 601101 : Achats des produits de quincaillerie pour livraison immédiate » par le crédit du compte caisse « 571000 » pour un montant 8 000 000.

Sur plan fiscal, nous avons noté une violation de la règle en matière d'exigibilité de la TVA et une non maîtrise des conditions de déductibilité de la même taxe. Dans le cas des livraisons de biens, la TVA est exigible immédiatement après facturation. Pratiquement, cette règle n'est pas appliquée ; seuls les règlements donnent lieu à l'exigibilité de la TVA. On peut aussi noter que notre apport dans cette entreprise a permis de bénéficier d'un crédit d'impôt à l'ordre de 2 175 000 (Deux millions cent soixante quinze mille francs Cfa). Ce manque de culture fiscale se traduit entre autre par l'absence d'un manuel de procédures comptables.

Le rôle joué par le système d'information non seulement dans les entreprises et les gouvernements mais également dans la vie quotidienne est s'y essentiel que la sécurité et le contrôle des systèmes d'information sont devenus une priorité absolue. Compte tenu de la valeur stratégique qu'a l'information comptable et financière pour, elle doit être protégée. Le degré de protection des fonctions et des rapports confidentiels au moyen de mots de passe est un indicateur du niveau de sécurité du programme. Le système idéal devrait vous permettre de préciser les tâches que chaque utilisateur peut exécuter à un moment donné. Par exemple, un système doté d'une bonne sécurité vous laissera stipuler que seul l'administrateur des comptes fournisseurs est autorisé à imprimer des chèques les jeudis après-midi entre le 1er juin et le 30 août. Certains systèmes peuvent aussi produire un rapport qui indique quand les chèques ont été exécutés et par qui.

Votre organisation peut tirer de nombreux avantages d'un logiciel comptable proprement installé et mis en oeuvre :

Un bon logiciel comptable peut vous donner un aperçu ponctuel de votre organisation et produire des rapports détaillés ainsi que vous fournir d'autres données nécessaires à la planification à long terme.

La gestion du flux de trésorerie est essentielle pour toute entreprise. Un système intégré de factures, de stocks, de comptes clients et fournisseurs vous permet de gérer votre flux de trésorerie avec une facilité et une efficacité accrues. Grâce à une meilleure gestion du flux de trésorerie de votre organisation, davantage d'options s'offriront à vous pour lancer des campagnes de financement et favoriser la croissance à long terme.

Si vous utilisez un logiciel comptable entièrement intégré, non seulement votre accès aux données sera plus aisé mais, en outre, l'information sera plus exacte. Contrairement à un système comptable manuel qui exige beaucoup de temps pour contre vérifier les chiffres inscrits dans divers livres (ce qui augmente considérablement le risque d'erreurs), un bon système comptable informatisé ne requiert qu'une seule saisie des données qui seront ensuite utilisées dans tout le système.

Un logiciel comptable intégré donne accès en temps réel à l'information financière essentielle concernant votre organisation. Vous disposez ainsi d'un meilleur contrôle qui vous permet de gérer plus efficacement les divers aspects de votre entreprise.

Un bon système comptable pourra suivre la croissance de votre organisation : vous pourrez l'étendre à mesure que vos activités prendront

Ces étapes ne peuvent pas être considérées comme standards, mais représentent les plus essentielles. Les configurations vont variées en fonction de la complexité des activités d'une entreprise et de sa structure. Nos études ne sont focalisées uniquement sur les activités de TSAGAS qui reste en principal la livraison des biens.

L'utilité de la mise en place d'un système d'information réside, il ne faut pas l'oublier dans sa capacité à donner des éléments indispensables à la prise de décision. Il est donc important d'identifier les destinataires finaux du processus de collecte d'information et de mettre en place des processus efficaces de diffusion de l'information au sein de l'entreprise. Il était question pour nous dans cette partie d'étayer dans un premier temps les procédures de collecte et de traitement des différentes activités de TSAGAS et dans un second temps les divers processus et aléas pour mise en oeuvre d'un système formel d'information comptable et financier. Il ressort que plusieurs questions restent encore posées sur son bien fondé et son impact sur la valeur boursière dans une PME à l'instar de TSAGAS. Telles sont des préoccupations que nous allons essayer d'aborder à la deuxième partie.

II ème PARTIE

LES ENJEUX STRATEGIQUES D'UN DEVELOPPEMENT INTERNE DU SYSTEME FORMEL D'INFORMATION COMPTABLE ET FINANCIER

La pérennité et la rentabilité de l'activité sont telles des facteurs préoccupant les parties prenantes d'une entreprise et certains utilisateurs externes. La quête perpétuelle de cette raison d'être ne se fait pas du jour au lendemain, mais constitue un processus. Une entreprise ne pourra survivre que si elle dispose d'un ensemble d'informations suffisantes (information disponible, pertinente, fiable, précise et récente) pour pouvoir agir avec efficacité c'est à dire prendre les bonnes décisions au bon moment. La qualité et l'instant de la prise de décision sont des variables importantes dans la recherche de l'efficacité et de l'efficience, par ricochet la performance. La mise en place d'un système formel d'information comptable et financier est donc essentielle. La question de son importance est centrale à ce point. Dans un souci de concordance et de convergence dans les processus de traitement, le Manuel des Procédures Comptables (MPC) trouvera son issu dans l'amélioration du SICF. Ainsi cette partie s'articulera dans un premier temps sur le bien fondé d'un SICF et son impact sur la performance d'une entreprise, et en un second temps sur l'effectivité d'un MPC comme document de ce fameux SICF.

CHAPITRE 3 :

IMPACT D'UN SYSTEME FORMEL D'INFORMATION COMPTABLE ET FINANCIER SUR LA PERFORMANCE DE TSAGAS

La notion de système d'information reste une notion très peu utilisée dans les PME camerounaises et par ce fait de la non prise en compte, constitue l'une des causes premières de la faillite de ces structures. Pour emprunter le langage des génies civils, si la fondation d'une maison n'est pas bien faite, il va de soit qu'elle ait une existence à court terme et sans oublier des dégâts qu'elle peut causer. De même, si le système d'information comptable et financier d'une entreprise n'est pas bien organisé, seul un miracle de Dieu lui assure une probable pérennité. Ainsi donc l'opérationnalisation d'un SICF dans une firme occupe une place essentielle dans la recherche de la durabilité et de la rentabilité.

SECTION 1 En quoi consiste un système d'Information Comptable

Et Financier dans une PME ?

Cette question sur le plan théorique intègre la prise en compte d'un ensemble d'éléments justifiant sa valeur. Même s'il reste de nos jours une affaire des initiés, nous allons partir de quelques connaissances théoriques afin de démontrer cette valeur et montrer en quoi il conditionne la pérennité de toute organisation.

Comme nous l'avons énuméré plus haut à l'introduction, le SICF Le système d'information comptable et financier est l'ensemble de méthodes, moyens, techniques et organisationnelles qui permettent à une entreprise de collecter, traiter, stocker et diffuser l'information. En d'autres termes c'est un ensemble construit et articulé de techniques, de procédures, de règles destiné à réaliser des tâches d'acquisition, de stockage, de transformation et de diffusion de l'information dans l'objectif d'aider à la prise de décision. La prise de décision n'est que la conséquence d'une suite articulée respectée de tâches.

Toue organisation est caractérisée par un système qui lui est propre. C'est ainsi qu'on peut distinguer deux types de SICF :

Compte tenu du caractère informel de l'un des systèmes et de sa précarité, nous ne saurons poursuivre nos études. Mais néanmoins, il faut reconnaître qu'il reste vulgaire dans les PME camerounaises y compris la société TSAGAS, ce qui explique leur vulnérabilité. On peut comprendre notre souci à formaliser le système.

On peut définir l'information comme étant un « élément de connaissance susceptible d'être codé pour être conservé, traité ou communiqué » (Le petit Larousse illustré, 2006).

Pour l'entreprise, le terme d'information fait référence à un ensemble de connaissance de nature différente dont le rôle est essentiel à différentes phases de la prise de décision.

a) La nature de l'information collectée pour TSAGAS

Les sources d'information pour une entreprise sont nombreuses et proviennent entre autre

- Les informations d'ordre comptable et financier permettent tout à la fois d'avoir une idée sur la situation patrimoniale d'une entreprise (ensemble de ses avoirs et de ses dettes), sur sa capacité à dégager un profit (compte de résultat) mais permet aussi de calculer ses coûts de production (comptabilité analytique) et de fournir une idée de ses marges de manoeuvre futures (analyse financière)

- Les informations d'ordre commerciales (provenant du réseau de vente de l'entreprise) permettent à cette dernière de mesurer le niveau d'adéquation entre la production d'une entreprise et la demande qui lui est adressée, permet d'évaluer l'impact d'une politique de prix ou de fournir des informations quant aux évolutions des modes de consommation (évolution de la part de marché)

- Les informations d'ordre technique permettent à l'entreprise de définir son mode de production en tenant compte entre autre des contraintes qui y sont associées (planification des tâches...). La maîtrise de ces informations techniques est indispensable pour définir un processus productif le plus efficace possible. De plus, le suivi des innovations techniques permet de modifier le plus rapidement possible l'organisation du système productif de manière à pouvoir conserver un avantage compétitif dans ce domaine.

- L'information d'ordre social est indispensable dans le sens ou elle détermine le champs d'action des différents acteurs de l'entreprise soit au travers de la définition claire des fiches de poste (qui fait quoi, sous le contrôle de qui...) soit au travers de la connaissance des droits et devoirs relatifs à ces différents acteurs (code du travail...).

- L'information d'ordre juridique est essentielle lors par exemple de la création de l'entreprise (aspects juridiques de l'entreprise) mais aussi plus généralement car elle détermine le cadre dans lequel l'entreprise va exercer son activité (activité licite/illicite, pratiques anticoncurrentielles, règles environnementales...).

Les sources d'information sont donc multiples et ces larges champs d'application s'explique aussi par le rôle que cette information joue au niveau d'une entreprise.

b) Le rôle de l'information pour TSAGAS

A l'amont de la prise de décision : la collecte d'information doit être la plus complète possible dès qu'une entreprise souhaite prendre une décision que celle ci soit opérationnelle ou stratégique. D'une part, une décision ne sera pertinente que si elle repose sur un ensemble d'informations disponibles, pertinentes, fiables, précises et récentes. D'autre part, par ce que cette collecte d'information permet de définir le plus précisément possible les choix qui se présentent à l'entreprise lors de sa prise de décision. Que l'information soit incomplète ou de mauvaise qualité et alors l'entreprise pourra être amenée à prendre une décision contraire à ses intérêts à court, moyen ou long terme.

Après la prise de décision : il ne faut pas oublier que l'entreprise doit être capable, après avoir pris une décision de la transmettre à l'ensemble des membres de l'organisation de manière à ce qu'elle soit comprise, acceptée et appliquée par tous en conformité avec l'objectif défini. Une mauvaise compréhension de l'information transmise en interne voire une transmission incomplète de l'information peut amener les membres de l'entreprise à agir dans le sens contraire au but poursuivi par l'entreprise ce qui est la source de nombreux dysfonctionnements internes qui peuvent avoir de graves conséquences sur la survie même de l'entreprise.

Dans le suivi des conséquences de la prise de décision : enfin, la collecte d'information va permettre à l'entreprise de mesurer à posteriori l'efficacité des décisions prises dans le passé ce qui nécessite de déterminer des critères d'évaluation de la pertinence d'une décision que ce soit sur la santé financière de l'entreprise (amélioration des bénéfices), sur l'amélioration de sa compétitivité (variation du chiffre d'affaire, de sa part de marché...) ou encore sur l'adaptation de son processus productif (augmentation des pannes, des stocks, réactivité de l'appareil productif à la décision prise...).

Comme nous le voyons, disposer d'informations est vital pour l'entreprise, mais ceci ne se limite pas à la mise en place d'un système de collecte d'information, encore faut-il que l'entreprise soit en mesure d'exploiter correctement les informations ainsi disponibles. Ceci passe par la mise en place d'un véritable système d'information.

SECTION 2 : Système d'information comptable et prise de décision

L'information financière est la principale des information qu'a besoin les différents utilisateurs internes et externes d'une entreprise. Dans le cadre de la société TSAGAS, elle va permettre de mettre en exergue les évolutions des chiffres d'affaires mensuelles afin de mesurer la rentabilité des activités. Pourquoi une baisse constatée ? Comment y apporter des améliorations ? Voilà à peu prés des informations qui peuvent être posées sur la base des informations financières.

La gestion de l'information comptable dans l'entreprise est le fruit du respect de plusieurs étapes ou processus. Ainsi pour s'assurer de la qualité du produit fini considéré comme information, aucune étape ne saurait être biaisée.

a) Collecte de l'information

La collecte de l'information utilisée en comptabilité se fait par l'enregistrement dans le comptes de l'entreprise de l'ensemble des flux entraînant une modification de la situation patrimoniale de l'entreprise. Les flux sont enregistrés à partir d'une pièce justificative de l'existence réelle de ce flux. Cet enregistrement repose par ailleurs sur des principes clairement définis (principes de prudence, de régularités des procédures d'enregistrement, de sincérité des comptes et de la fidélité de l'enregistrement par rapport à l'opération sous-jacente). Il faut pour cela identifier de manière précise et si possible exhaustive les sources internes et externes à l'entreprise susceptibles de fournir des informations permettant une meilleur prise de décision.

b) Saisie de l'information

Des systèmes informatisés d'enregistrement des opérations ont été élaborés pour faciliter le traitement de l'information comptable (logiciels comptables) qui repose aussi sur des règles très précises d'enregistrement des opérations (« tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie ». Il faut par la suite saisir les informations c'est à dire les enregistrer sur divers supports de manière à pouvoir les conserver. Ceci nécessite souvent au préalable de définir les modalités de cette saisie (quelle information saisir, de quelle manière, sur quel support etc....). Exemple : la saisie d'un appel téléphonique doit comprendre le jour et l'heure de l'appel, la qualité du message (urgent, non urgent), l'origine du contact, le nom du contact, sa fonction, le contenu du message, les coordonnées du contact. L'ensemble de ces informations peut donner lieu à la rédaction d'un formulaire type de prise de message permettant de ne pas oublier certaines informations ou de faciliter leur traitement futur.

c) Traitement de l'information

L'ensemble des opérations est ensuite présenté dans des documents comptables de synthèse que sont le bilan (qui donne une présentation de la situation patrimoniale de l'entreprise à un moment donnée) et le compte de résultat (qui mesure la capacité d'une entreprise à réaliser des bénéfices du fait de ses opérations de gestion). De plus, ces éléments font l'objet d'un retraitement dans le cadre soit de la comptabilité analytique, soit dans le cadre de l'analyse financière de manière à en tirer en ensemble d'information complémentaires utiles à la prise de décision Un décideur ne peut pas se contenter de l'information brute, il est donc nécessaire de procéder à un traitement de l'information obtenue de manière à pouvoir en retirer les informations-clés utiles à l'entreprise. Car l'un des problèmes rencontrés par un décideur est l'existence d'un flux d'informations de plus en plus importants qu'il est indispensable de savoir classer et hiérarchiser selon leur degré d'importance pour n'en retirer que les éléments utiles à la prise de décision.

d) Diffusion de l'information

Les informations ainsi collectées font alors l'objet d'une diffusion auprès des acteurs de l'entreprise et de certains de ses partenaires soit dans le cadre de rencontres organisées périodiquement (présentation des comptes trimestriels, semestriels ou annuels de l'entreprise) de manière institutionnelle (conseil d'administration...) soit à des moments ou l'entreprise justifie certaines décisions grâce à l'exploitation des informations obtenues par le système de gestion (un projet de création d'entreprise s'appuie nécessairement sur la présentation de comptes prévisionnels).

L'entreprise en tant que structure socialement organisée suppose que soient définies les modalités de la prise de décision dans l'entreprise. Cette action repose entre autre sur les informations détenues par les décideurs qui leurs permettent de prendre des décisions en adéquation avec les objectifs poursuivis par l'entreprise. Ainsi avec la complexité de l'environnement, toutes les parties prenantes doivent être intégrées dans le processus de prise de décision.

Pour étudier comment une entreprise comme TSAGAS prend une décision, il faut se poser un certain nombre de questions relatives à la définition même de la notion de décision.

A) Qu'est ce qu'une décision ?

On peut définir la décision comme étant un « acte par lequel un ou des décideurs opèrent un choix entre plusieurs options permettant d'apporter une solution satisfaisante à un problème donné ».

Cette notion de décision a évolué dans le temps au fur et à mesure que ce sont transformés et complexifiés les procédures de prise de décision.

· Au sens classique du terme on assimile la décision à l'acte par lequel un individu (disposant du pouvoir de décider) prend les mesures favorisant la création et la répartition des richesses dans une entreprise en s'appuyant sur un ensemble d'informations à sa disposition sur le marché.

· Dans son approche plus moderne, la prise de décision apparaît plutôt comme « un processus d'engagement progressif, connecté à d'autres, marqué par l'existence reconnue de plusieurs chemins pour parvenir au même et unique but » (L.Sfez).

Les évolutions du concept de décision sont révélatrices d'un certain nombre d'évolutions dans la manière d'appréhender le processus de la prise de décision :

du profit mais repose sur un ensemble successif de décisions de moindre portée.

- La décision n'est plus fondée sur la recherche d'un seul objectif mais intègre un nombre plus important de variables

- La décision intervient dans un contexte plus aléatoire dans ce sens où la manière d'atteindre l'objectif poursuivi peut passer par différents types d'actions.

Ces évolutions sont compréhensibles car elles ne font que souligner les mutations du système productif : l'environnement de l'entreprise est devenu plus complexe (confert annexe), plus incertain aussi et la prise de décision ne repose plus sur un seul individu mais peut être partagée entre un nombre élevé d'acteurs agissant au sein de l'entreprise.
Cette multiplication du nombre de décideurs reflète par ailleurs la diversité des décisions qui doivent être prises dans une entreprise.

B) Les différents types de décisions possibles

On distingue traditionnellement trois grands types de décisions qui doivent être prises dans une entreprise :

Les décisions stratégiques engagent l'entreprise sur une longue période puisqu'elles conditionnent la manière dont l'entreprise va se positionner sur un marché de manière à retirer le maximum de profit des ressources qu'elle mobilise. On cherche alors à répondre à la question essentielle de l'entreprise qui est « quoi produire ?» et son corollaire qui est « quels moyens mettre en oeuvre de manière efficace pour produire ? ». En définitive, il s'agit de définir la manière dont l'entreprise va s'insérer dans son environnement.

Les décisions administratives doivent alors permettre de définir comment les ressources de l'entreprise doivent être utilisées pour parvenir à réaliser les objectifs définis dans le cadre des décisions stratégiques. Il s'agit alors d'organiser la collecte et l'affectation des ressources matérielles, humaines, financières et technologiques au sein de l'entreprise.

Ces décisions s'appliquent dans le cadre de la gestion courante de l'entreprise et concerne l'utilisation optimale des ressources allouée dans le cadre du processus productif de l'entreprise (gestion des stocks, gestion de la production...)

La classification par l'entreprise des différents de décisions (stratégique, tactique et opérationnelle) est importante car elle conditionne l'élaboration des processus internes de prise de décisions adaptés à leurs spécificités. Le processus interne de prise de décision suit en général différentes étapes :

- Analyse de l'objectif : cette première étape vise à définir de manière précise et formulable l'objet de la prise de décision future (sur quoi porte la prise de décision)

- Collecte de l'information : qui porte à la fois sur les facteurs externes (Environnement concurrentiel de l'entreprise) et sur les facteurs internes (inventaire des ressources disponibles pouvant être utilisées dans le cadre de la décision prise.

- Définition des options possibles : l'analyse de l'information permet de définir un ensemble de décisions susceptibles de fournir une réponse au problème posé.
- Comparaison et évaluation de ces options : dans le processus de décision, il est nécessaire de pouvoir comparer les différentes options possibles ce qui nécessite de pouvoir en évaluer les coûts et les gains probables.

- choix d'une option : la décision proprement dite consiste à choisir une option de manière rationnelle, c'est à dire en choisissant celle qui permet à l'entreprise d'optimiser l'utilisation de ses ressources.

Les caractéristiques propres à chaque décision peuvent être récapitulées dans le tableau suivant afin d'accroître la performance de l'entreprise.

Caractéristiques	Type de décision
Caractéristiques	stratégique	administrative	opérationnelle
Domaine de la décision	Relations avec l'environnement	Gestion des ressources	Utilisation des ressources dans le processus de transformation
Horizon de temps	Moyen et long terme	Court terme	Très court terme
Effet de lé décision	durable	bref	Très bref
Réversibilité de la décision	Nulle	faible	Forte
Actions correctives	impossibles	difficiles	Faciles
Répétitivité des choix	Nulle	faible	Forte
Procédure de décision	Non programmable	Semi programmable	Programmable
Niveau de la prise de décision	Direction générale	Directions fonctionnelles	Chefs de services, chefs d'atelier
Nature des informations	Incertaines et exogènes	Presque complètes et endogènes	Complètes et endogènes

Nous sommes partis d'une démonstration selon laquelle la structure d'un système d'information comptable et financier peut impacter significativement sur la qualité de l'information et par ricochet sur la performance de TSAGAS, face une concurrence accrue des entreprises du même secteur et la complexité de l'environnement. L'information étant reconnue comme toute matière première dans les organisations et la façon dont elle est gérée, il est donc important voire indispensable pour les PME camerounaises de mettre sur pied un SICF formel afin :

- d'accroître la qualité de leur crédibilité face aux exigences accrues des utilisateurs internes et externes de l'information financière et le respect de l'image fidèle préconisé par le SYSCO sur les états financiers ;

- d'intégrer toutes les parties prenantes dans le processus de prise de décision face à un environnement incertain actuel.

Ainsi dont, dans un souci de la bonne application de ce système par le personnel en général, nous avons trouvé judicieux d'inscrire toutes ses procédures dans un Manuel de procédures comptables .Il permettra de fixer une certaine aisance et une polyvalence dans le traitement et la compréhension du systèmes d'information comptables et financier de la société TSAGAS. Aussi il pourra permettre au dirigeant d'organiser et de repartir les différentes tâches en fonction des compétences et sans oublier ce facteur de minimisation de coût qui est par moment non mesurable.

CHAPITRE IV

AMELIORATION DU SYSTEME D'INFORMATION COMPTALE ET FINANCIER : LE MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLES

L'opérationnalisation d'un système formel d'information comptable et financier est corrélé par la présence d'un manuel de procédures comptables. Il peut être défini comme un document qui récapitule progressivement l'ensemble des processus de gestion et de traitement des tâches dans une entreprise. Son contenu va en toute évidence varier en fonction de la complexité des activités dans l'entreprise. C'est ainsi que le manuel de procédures comptables vient améliorer la qualité du SICF, mais comment ? Nous allons partir des atouts du dit manuel pour monter qu'il est stratégique pour la l'entreprise,en ce sens qu'il va permettre d'améliorer la qualité de son système. Comme tout système information, il mérite d'être évalué à travers des techniques d'audits après une certaine période afin de palier aux modifications qu'impose la conjoncture économique.

SECTION I : LES ATOUTS D'UN MANUEL DE PROCEDURES

COMPTABLES POUR TSAGAS Sarl

L'élaboration d'un manuel de procédures comptables est le fruit du respect d'un ensemble de normes et principes. Notre objectif dans cette partie ne sera pas de montrer comment il est élaboré, mais plus tôt de montrer en quoi est-ce qu'il est un atout pour la société TSAGAS en terme d'amélioration de son SICF. Le MPC vise à :

- Faire respecter les obligations légales en terme de tenue de la comptabilité ;

La comptabilité est une discipline régit par un ensemble de principes et de normes sous régionales et internationaux à travers l'OHADA, et les normes IAS. Ainsi , les art 3,4,8,9,10,14,15,16,17,19,20,22,66,67,68,69,71,111 du droit comptable OHADA sous tendent la mise sur pied d'un Manuel de Procédures Comptables. Un certain nombre d'assertions qui sous tendent l'élaboration des états financiers a été prévue par le même et dont le comptable se doit de respecter.

Cette assertion stipule un ensemble constitué de l'actif ou le passif existant à une date donnée.

Il s'agit des droits et obligations liés à un élément de l'actif ou du passif se rapportant à l'entité à une data donnée. Par exemple les droits de créances ne sont pas des actifs réels et sont à cet effet matérialisés par des factures.

C'est un principe qui voudrait que tous les biens, droits et obligations se rattachent à l'entité. Par exemple un matériel automobile ayant une carte grise au nom du directeur général ne doit pas être enregistré dans la comptabilité de l'entreprise même si cet achat s'est effectué par l'entreprise. L'exception sera faite pour les biens acquis par le biais du crédit bail à cause du respect du principe de prééminence de la réalité sur l'apparence.

Ce principe voudrait que toutes les opérations et événements soient correctement enregistrés et décrits de façon concrète.

Il est question de respecter les règles d'évaluation des éléments actif ou passif préconisé par le SYSCO. Par exemple, les règles d'évaluation des opérations effectuées en monnaies étrangères.

Tous les documents enregistrés doivent être arithmétiquement vérifiés. Le comptable doit avant tout enregistrement s'assurer de l'exactitude des montants mentionnés.

Toutes les informations présentées, classées et décrites doivent se faire selon le strict respect du référentiel comptable appliqué.

Le Manuel de Procédures Comptables va permettre à la fonction comptable et financière de l'entreprise d'améliorer la qualité comptable afin d'accroître sa crédibilité financière vis-à-vis certains de ses partenaires. Cette amélioration passe par la prise en compte d'un ensemble d'identifiants caractérisant dette qualité comptable.

Une information est dite fiable lorsqu'elle remplie certaines conditions préétablies.

- La pertinence : l'information est adaptée et utile, c'est-à-dire conforme à l'utilisation attendue. Elle doit aider en confirmer voire à corriger un jugement, un comportement ;

- La fidélité : c'est une situation à laquelle une information décrit fidèlement un fait ou un événement.

- la flexibilité des supports : une information fiable doit être facilement compréhensible, directe, sans mauvaise interprétation.

- la clarté : une information produite par des supports et systèmes capables d'évoluer au rythme des besoins.

- la vérifiabilité : l'information doit être vérifiable. Le lien entre l'opération ou le fait et la justification par des preuves, doit être fait. Les pistes d'audit doivent être établies.

- la conformité : parce que l'information doit respecter les conventions et règles reconnues par les autorités règlementaires et des spécificités mentionnées par l'entreprise.

- la neutralité : une information traduit objectivement un fait ou un événement sans chercher à influencer un résultat recherché par avance.

- la comparabilité : l'information doit être comparable dans le temps et dans l'espace.

L'entreprise étant considérée comme un système ouvert à l'obligation de produire des informations suivant un délai bien déterminé au profit des utilisateurs internes (les différentes directions, le personnel, le conseil d'administration...) et externes (les clients, les fournisseurs, les banques, l'Etat ...). Ce qui signifie qu'au delà de la fiabilité de l'information financière, elle ne peut servir à des bonnes fins que dans la mesure où elle est produite à temps.

La prise en compte du facteur coût est très essentielle et c'est ainsi que l'optimisation du coût de production de l'information va passer par l'optimisation du ratio coût / fiabilité de l'information, le coût des ressources humaines, les coûts informations, les coûts des prestations externes.

Les périodes partielles d'arrêt de comptes doivent être définies dans le Manuel de Procédures Comptables en fonction du degré de complexité des activités de l'entreprise en vue d'alléger les tâches de clôtures de comptes en fin d'exercice et de productions des états financiers. Ainsi dans le manuel tous les travaux sont programmés.

En respectant les différentes obligations légales et assertions mentionnées plus haut, l'entreprise renforce ainsi son système du contrôle interne.

Le manuel de procédures va permettre la formation des nouveaux collaborateurs, faciliter la rotation du personnel et améliorer par leur performance. Il va aussi faciliter la diffusion des connaissances, éviter le double travail souvent sources d'erreurs, permettre aux intervenants externes (auditeurs, commissaires aux comptes etc....) d'appréhender rapidement le fonctionnement de l'entreprise.

SECTION II : L'évaluation du Système d'Information Comptable et Financier

Le système du contrôle interne (SCI) ou Système d'Information Comptable et Financier (SICF) peut encore être défini comme l'ensemble de normes et procédures mises sur pied par l'entreprise pour assurer l'efficacité et l'efficience dans le traitement de ses différentes opérations en vue de l'amélioration de sa performance. C'est un système d'informations orienté vers la satisfaction d'un certain nombre d'objectifs (mentionnés plus haut) assurant la sauvegarde du patrimoine de l'entreprise. Pour assurer une performance continuelle du système, il mérite d'être périodiquement évalué en fin de ressortir ses forces et ses faiblesses pour une amélioration future. Un système d'information n'est pas statique, il évolue avec les changements structurels ou environnementaux. L'organisation d'une entreprise doit au delà du fonctionnement économique, assurer la sécurité des actifs et permettre la connaissance des anomalies, erreurs, dysfonctionnements. La conception de l'organisation et du contrôle interne est donc essentielle dés la création de l'entreprise. Ainsi l'évaluation du SICF vise à :

Le patrimoine est constitué par l'ensemble des droits et obligations de l'entreprise. Cette évaluation doit prendre en compte touts les corporels et incorporels, les hommes, le savoir faire, la notoriété l'image auprès des créanciers. La protection du patrimoine signifie de protéger celui-ci contre les dangers éventuels ; mais aussi de favoriser son développement. La sauvegarde du patrimoine s'intéresse davantage à une préservation à long terme, car l'entreprise est sujette à de nombreux risques.

La gestion efficace de l'entreprise implique la diffusion de la qualité, à tous les niveaux et plus particulièrement à celui de la direction générale. L'évaluation du SICF va permettre ainsi d'uniformiser la qualité des informations, qu'elles proviennent ou non des services internes de l'entreprise. L'information doit être pertinente, c'est-à-dire qu'il doit y avoir adéquation entre le point soulevé et les données fournies. L'information doit être fournie dans les délais rapides, et sous une forme simple, parfaitement compréhensible. Elle doit pouvoir être exploitée efficacement.

La direction générale a pour rôle essentiel de rechercher et de définir les lignes de politiques générales. La mise en oeuvre est réalisée par les responsabilités dont les instructions sont à suivre à tous les échelons. On assiste souvent à un phénomène de déformation de l'information ; aussi un ensemble de procédures écrites à l'attention des différents membres du personnel de l'entreprise constitue une « sécurité permanente » ; il favorise la transmission des instructions afin que celles-ci soient bien comprises et bien appliquées.

A l'issus d'une opération d'évaluation du SICF, les différentes faiblesses doivent être prise en compte en vue d'une amélioration future de la performance. Cette opération permet d'alléger les tâches tout en maintenant un niveau de sécurité élevé : par analyse des procédures et circuits de documents, on obtiendra une rationalisation des tâches et l'élimination des travaux inutiles. Par la mise en évidence des faiblesses de l'entreprise on soulignera les secteurs où les erreurs se trouvent en terrain favorable.

Une évaluation du SICF passe par le respect d'un certain nombre d'étape. Il n'est pas question pour nous ici d'expliquer la démarche, mais de montrer en quoi elle peut être importante pour une entreprise comme TSAGAS dans l'optique de renforcer la performance de son SICF. Le schéma suivant nous présente le résumé en question de la dite démarche.

Test pour s'assurer que les autres procédures de contrôle fonctionnent de manière permanente

Source : support de séminaire sur le thème MPC et organisation de la fonction comptable et

Pour reprendre le langage des informaticiens, une évaluation du SICF peut être comparable à une mise à jour d'un antivirus. Elle va permettre de rehausser l'image la performance du système afin de faire face aux fluctuations économiques.

Il était question pour nous dans cette partie de montrer dans un premier temps l'impact du Système d'Information Comptable et Financier dans de la performance d'une entreprise comme TSAGAS et dans un second temps l'opérationnalisation d'un Manuel de Procédures Comptables et Financières. Il ressort de cette partie que le SICF d'une entreprise est un point stratégique de la pérennité de celle-ci. Un mauvais paramétrage par exemple d'un logiciel de gestion peut avoir des implications très graves sur le système financier et par ricochet sur sa performance. Et dans un souci d'une bonne application système en place ou du logiciel, le manuel de procédures doit être mis en place ; afin de donner une certaine aisance, polyvalence dans le traitement et la compréhension des informations et représente aussi un facteur de minimisation de coûts. Face à la complexité de l'environnement, aux différences structurelles et au phénomène de mondialisation, un systèmes ne saurait être statique pour une longue période ; raison pour laquelle il mérite être évalué e temps en temps afin d'assurer sa performance et son adaptation.

CONCLUSION GENERALE

La maximisation de la valeur boursière des actions ou parts sociétales au centre de beaucoup de débats dans le monde. Le problème reste la détermination des facteurs qui contribuent voire qui sont capitales à l'accroissement de cette maximisation. Les études avancées de plusieurs contrôleurs de gestions montrent que la rentabilité d'une structure est le fruit des efforts de toutes les autres fonctions. Ainsi dans la formation du résultat, on peut aujourd'hui ressortir la contribution de chaque fonction. Ce qui revient à dire que revient à présumer que toutes les fonctions se valent à nos jours.

Penser de la sorte serait une forme d'utopie en ce sens que des fonctions telles la fonction comptable et financière reste la plus indispensable. La finance est au coeur de la gestion managériale de toute entreprise, petite soit elle. Raison pour laquelle le système d'informations comptables et financier d'une entreprise reste le premier facteur sa croissance et de sa performance. C'est à travers de cette fonction que l'on peut se rassurer de la rentabilité des différentes activités et par ricochet réaliser la vision voire l'objectif des actionnaires ou associes qu'est la maximisation de la valeur boursière.

Arrivé dans la société TSAGAS en janvier 2007 dans un souci d'effectuer un stage , nous avons fait un diagnostic et constaté qu'il n'existait pas un système d'information comptable et financier formel. Conscient de son apport dans la performance d'une entreprise, nous avons jugé nécessaire d'opérationnaliser le système. Ainsi dans notre rapport, nous avons présenté dans un premier temps la société TSAGAS et son environnement et en second lieu les différentes étapes d'un processus d'automatisation de la fonction comptable qui peuvent être résumées comme suit :

Et dans un souci d'une bonne application système en place ou du logiciel, le manuel de procédures doit être mis en place ; afin de donner une certaine aisance, polyvalence dans le traitement et la compréhension des informations et représente aussi un facteur de minimisation de coûts. Face à la complexité de l'environnement, aux différences structurelles et au phénomène de mondialisation qui ne cessent de s'accentuer, un systèmes ne saurait être statique pour une longue période ; raison pour laquelle il mérite d'être évalué de temps en temps afin d'assurer sa performance et son adaptation. C'est ainsi que le dernier chapitre a été fait pour présenter le manuel de procédures comptable et son processus d'évaluation, signe d'amélioration du système d'information comptable et financier.

Au terme de notre rapport, nous sommes loin de penser ou de dire que ce fut une tâche évidente. Mais conscient du fait que seules les difficultés nous permettent d'améliorer notre quotidien et notre expérience dans la vie, et que ce travail n'est qu'un début d'une initiation à la recherche, toutes les suggestions y afférentes ne seront pas négligeables.

REPRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE ET DES COMPOSANTES DE SON ENVIRONNEMENT

On peut représenter l'analyse de l'environnement selon Porter de la manière suivante :

REPRÉSENTATION DES FACTEURS MESURANT LE DEGRÉ D'INTENSITÉ CONCURRENTIELLE D'UN MARCHÉ SELON M.E. PORTER

On met alors en évidence les cinq types de facteurs ayant une incidence sur la nature de l'environnement de l'entreprise

REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES

3 - Journal officiel de l'OHADA (2001) Droit comptable et système comptable OHADA

4 - BELL BELL Jean Marc (2006), Manuel de procédures et d'organisation comptable,

* ¹ Cours d'Audit et Contrôle des systèmes d'informations du Dr FEUDJO de l'Université de Ngaoundéré

* ² Cours d'Architectures des Systèmes d'Informations de l'Expert Comptable Jean Marc BELL BELL

Mise sur pied d'un système formel d'information comptable et financier dans une PME

REMERCIEMENTS