D/ Le Système Informatisé de Gestion des
Marchés Publics (SIGMAP)
Crée en Février 2006,
il permet de constituer une base de données sur les marchés
publics (annexe 3). On y enregistre périodiquement les informations sur
les dossiers envoyés pour étude à la DNMP. Cette base de
données permet d'avoir à n'importe quel moment des informations
sur les dossiers en cours de traitement ou déjà
traités.
Aussi dans un fichier Excel, est-il recensé
par agent les dossiers soumis à leur étude. Tous les vendredi, il
est le point des dossiers se trouvant à la DNMP.
On note ainsi un suivi informatisé des
marchés publics.
E/ L'archivage des dossiers
Les archives désignent l'ensemble des
documents quelle que soient leur forme, leur nature, leurs supports
matériels ou intellectuels élaborés ou reçus par
une personne physique ou morale, un organisme privé ou public
résultant de ses activités et destinés à être
utilisés à diverses fins : administrative, politique,
sociale, scientifique et culturelle.
Le concept varie selon son orthographe ; écrit
avec un A majuscule, les Archives désignent les locaux susceptibles de
conserver les documents d'archives.
La première difficulté
liée à la vie des archives provient du fait qu'il n'y a pas un
service de pré archivage. Les documents produits par les
services sont gardés par ces derniers en attendant de passer aux
archives. Il est courant de voir dans les bureaux, les couloirs les dossiers
entassés les uns sur les autres.
Les documents d'archives résultant des
activités de la DNMP existent en quantité importante. Ils sont
constitués pour la plupart des projets de DAO, des originaux des offres
des soumissionnaires et des exemplaires non vendus du Journal des
marchés publics. Il n'est fait aucun tri entre des documents. On les
emballe puis les expédie dans le magasin au 5è
ou à l'Archive de la DNMP se trouvant dans l'immeuble HAZOUME.
Ce magasin devrait normalement contenir le matériel mais reçoit
accessoirement les documents <<encombrants>> les bureaux de la DNMP
au 1er étage. Ce local est mal aéré et mal
éclairé ; l'Archive est un local inapproprié pour
assurer la mémoire des marchés publics. Les documents sont
conservés pour la plupart dans des conditions peu reluisantes :
éclairage défectueux, absence d'aération et de
climatisation, traînent dans la poussière, en proie à des
agents bactériologiques de toute sorte comme les cafards et les vers de
terre. On remarque le non respect des normes en matière de
conservation des archives.
Dans cette déconfiture où cartons,
housses, ferrailles et autres déchets cohabitent avec les documents, si
rien n'est fait, ces derniers sont voués à une destruction
imminente. Aussi, dans de telles conditions, il est évident que la
recherche d'une information ou d'un document serait difficile, longue,
fastidieuse et parfois vaine.
Le Service Administratif et Financier est chargé
de l'archivage et de la documentation. Le responsable de ce service est un
comptable et n'a reçu aucune formation archivistique. On
remarque que malgré le nombre élevé de documents
créés tours les jours par la DNMP, elle n'a pas
d'archiviste.
Il est indispensable de conserver
une trace écrite précise de toutes les étapes du processus
afin de garantir la transparence et de disposer d'une piste de
vérification des décisions.
F/ Inventaire des forces et
faiblesses
1) Inventaire des atouts (forces et
opportunités)
- le suivi régulier des dossiers ;
- le suivi informatisé des marchés publics
;
- la meilleure gestion des autorisations pour la passation des
marchés par la procédure de gré à
gré ;
- la volonté ferme et manifeste des autorités
d'accélérer le traitement des dossiers ;
- la mise en place d'une politique de publicité autour
du Journal des marchés publics.
2) Inventaire des problèmes (menaces et
faiblesses)
- longs délais observés lors de l'étude
de dossiers ;
- mauvaise politique d'information ;
- difficile suivi de la mise en oeuvre des plans annuels de
passation de marchés publics ;
- retard dans la parution du Journal des marchés
publics ;
- absence de professionnalisme lors de l'édition du
Journal des marchés publics ;
- inexistence d'un circuit performant de distribution du
Journal des marchés publics ;
- mévente du Journal des marchés publics
;
- non respect des normes archivistiques ;
- Inexistence d'un archiviste à la DNMP ;
- Absence de service de pré archivage.
Tableau n°1 : Regroupement des divers
problèmes en problématique
|
N°
|
Centres d'intérêt
|
Problèmes spécifiques
|
Problèmes généraux
|
Libellé de la problématique
|
|
1
|
Journal des marchés publics
|
Ø Retard dans la parution
Ø absence de professionnalisme
Ø mévente
Ø inexistence d'un
circuit performant
de distribution
|
Gestion non optimale du Journal des marchés publics
|
Problématique de la gestion optimale du Journal des
marchés publics
|
|
2
|
Rôle de la DNMP dans le processus de passation des
marchés publics
|
Ø longs délais observés
lors de l'étude des
dossiers ;
Ø mauvaise politique
d'information ;
Ø difficile suivi de la mise en oeuvre des plans annuels
de passation
|
Manque de dynamisme du rôle de la DNMP dans le processus
de passation des marchés publics
|
Problématique de la dynamisation du rôle de la
DNMP dans le processus de passation des marchés publics
|
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3
|
Les archives
|
Ø non respect des
normes
archivistiques
Ø absence d'archiviste
Ø absence d'un service
de pré archivage
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Mauvaise gestion des archives
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Problématique de la gestion efficace des archives
|
Source : réalisé par
nous-même
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