2. 2. Présentation et
analyse du système d'information existant
La direction générale utilise les huissiers pour
faire passer les messages ou les informations de direction en direction ;
de direction en division, de division en bureau etc... Ces information sont
transmises parfois à l'oral ou par de lettres administratives. Et
surtout cela dépend de la nature de l'information. Certains informations
transmises sont confidentielles c'est-à-dire l'expéditeur et le
destinataire sont les seuls à être les détenteurs. Et
l'information est sensée arriver dans un bref délai pour
permettre une bonne réception et possession du contenu transmis.
2.3.
Critique de l'existant et Proposition des solutions
2.3.1. Critique de
l'existant
2.3.1.1. Les points positifs
Bien que la DGRE dispose d'un système de communication
manuelle, mais elle arrive à se partager les messages et les
informations avec ses employés.
· Les employés transmettent les messages à
leurs supérieurs hiérarchiques ;
· Les chefs hiérarchiques répondent et
donnent des orientations et le travail s'effectue.
2.3.1.2. Points
négatifs
Bien que les messages atteignent aux destinataires, mais ce
système de communication présente des faiblesses suivantes :
· Les messages transmis par les huissiers ne sont pas
confidentiels ;
· Le temps de transmission du message est long ;
· Certains destinataires ne comprennent pas bien d'autres
messages surtout ceux qui sont transmis à l'oral. Cela est
occasionné par la mauvaise réception et compréhension du
message par l'huissier ;
· Au cas où le message n'est pas transmis au
clair, cela occasionne la désinformation ;
· Les messages ayant une grande quantité
d'information ont du mal à être bien transmis.
2.3.2. Proposition des
solutions
Au regard des faiblesses énumérées
ci-haut, nous proposerons, pour une amélioration de la qualité du
travail et une bonne communication, les solutions ci-après :
· la modélisation et l'implémentation d'une
application de messagerie est mieux placée pour assurer la circulation
des messages entre les différents départements de la DGRE.
· l'intégration de tous les employés
dans ce nouveau système pour un échange de message ;
A. AVANTAGES
Ce nouveau système que nous souhaitons mettre en place
offrira des avantages ci-après :
Ø La transmission de message ultrarapide ;
Ø Les messages transmis restent confidentiels ;
Ø Le message ne peut jamais être modifié pour
causer la désinformation
Ø La grandeur du message ne pose aucun problème
lors de la transmission ;
Ø Mis à l'écart de l'huissier, ceci permet
à l'entreprise de ne plus décaisser de l'argent pour payer un
huissier.
B. INCONVENIENTS
Les inconvénients qu'on retrouve dans notre nouveau
système sont d'ordre financier entre autre :
Ø Equiper toutes les couches avec des
ordinateurs ;
Ø Disposer d'une connexion internet permanente ;
Ø Acquisition du présent produit
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