Mise en place d'une technologie voip et d'une téléassistance dans une institution d'enseignement supérieur et universitaires; cas de l'ISTIA Kabinda

CHAPITRE III : ETUDES PREALABLES

III.0. Analyse de l'existant

III.1. Présentation de l'ISTIA KABINDA III.1.1. Historique de l'istia³⁸

l'ISTIA fut créée en 1999 suite au souci manifesté de deux fils de la Province du Kasaï Oriental, en personne de Monsieur Boni KIBAMBE MUTAMBA et Denis MALALA KITENGIE, de faire leur part au développement de ladite province en particulier et en général la RDC par la formation des cadres Universitaires en Informatique, une nouvelle discipline Technique et scientifique qui a révolutionnée tous les procédés de travail et a créé les besoins énormes en personnel qualifier pour les entreprises locales, nationales et voir même les multinationales.

A sa genèse, l'ISTIA à fonctionner avec une seul option, cycle d'informatique de gestion. Suite à l'organisation et au travail abattu, l'effectif des étudiants à augmenter sensiblement et cela a permis l'ouverture des autres options à savoir :

+ Les finances informatisées ;

+ Le Secrétariat de direction sur ordinateur ; + L'électronique et ;

+ La Télécommunication.

En 2002, le Ministre de tutelle lui a accordé un agrément provisoire dont l'Arrêté Ministériel n°MINEDUC/CABMIN/026/2002 du 04 Mai 2002 et en 2006 un agrément définitif sous le décret Présidentiel n°06/106 du 12 Juin 2006. Tout ceci à Mbujimayi.

A Kabinda, l'ISTIA fut créé en 2008 et a fonctionné en premier cycle avec les options suivantes :

+ L'Informatique de gestion ;

+ Les finances informatisées ;

+ Le Secrétariat de direction sur ordinateur ;

+ L'électronique et;

+ La Télécommunication.

En 2020-2021, l'ISTIA KABINDA installe le deuxième cycle dont l'Informatique de réseau et de conception du système d'information.

³⁸ Source : Secrétariat de Direction de l'ISTIA

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III.1.2. Objectifs

L'ISTIA poursuit les finalités suivantes :

En informatique de gestion, la formation de cadres techniques capables de (d') :

Ø Assurer l'administration des bases des données ;

Ø Assurer l'administration de réseaux informatiques ;

Ø Gérer le système d'information ;

Ø Analyser, concevoir, et développer les applications professionnelles ;

Ø Tenir la direction du département de l'informatique dans les entreprises ;

Ø Assurer la maintenance des équipements informatiques ; En finance informatisée, la formation des cadres techniques capable de (d') :

Ø Organiser la comptabilité et la trésorerie des entreprises ;

Ø Tenir la comptabilité informatique ;

Ø Faire l'état financier d'une entreprise ;

Ø Elaborer le plan de financement d'une entreprise ;

Ø Organiser un cabinet judiciaire des petites et moyennes entreprises (PMEA) ;

En secrétariat :

Ø Organiser et superviser les activités administratives de la direction (traitement et classement des courriers) , communication administrative du personnel etc ;

Ø Gérer l'agenda de la hiérarchie (réception et tenue des réunions) ;

Ø Tenir la bureautique d'une entreprise ;

Ø Assurer la relation publique.

III.1.3. Situation géographique

L'ISTIA KABINDA est situé sur l'avenue LUMUMBA dans le quartier BANDAKA, il est

borné :

A l'Est par le bloc du marché BENA KASONGO ;

A l'Ouest par le Complexe Administratif de l'EPST ;

Au Nord Ouest par la résidence du PROVED ;

Au sud par le Bureau de la Mairie de Kabinda.

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III.1.4. Organigramme général de l'ISTIA KABINDA Figure n°27

Secrétariat de Direction

Département de finance

Sentinelle

Intendant
Chauffeur
Hôtesse

Huissier

Apparitorat

Section Com & Admin

Secrétariat Général Académique

Département de Secrétariat

info

Département d'

LABORATOIRES

Section Techn. Appliquée

Sec.Admin

Elect.M

Département d'

Télécom

Département de

Bibliothèque

Conseil d'Administration

Assistant du DG

Direction Générale

Conseil de l'Institut

Secrétariat Général Administratif

Comptabilité

DIRFIN

Logistique

Trésorerie

Caisse

Source : Le Secrétariat Général de l'ISTIA

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1. Description des postes de travail

A ce niveau de la description des postes de travail, nous nous borneront qu'aux bureaux

administratifs localisés à la Direction Générale cible de notre recherche.

1.1.Le Directeur Général

Le Directeur Général contrôle et coordonne toutes les activités de l'Institution.

A sa charge, il :

Ø Assure la réalisation des décisions du Collège des fondateurs, du conseil de l'établissement et du comite de gestion ;

Ø Attache son attention particulière au statut et aux règlements de l'Institution ;

Ø Exhorte et participe avec voix de libératrice aux conseils des sections et des départements.

Ø Contresigne les pièces académiques conformes, le diplôme scientifique et ceux appartenant à l'Institution ;

Ø Tient le Conseil de l'Etablissement et du Comité de Gestion ;

Ø Communique les projets des prévisions budgétaires à la hiérarchie ;

Ø Représente l'Etablissement dans toutes les rapports extérieurs officielles avec les 1.2.Secrétaire Général Académique

Le Secrétaire Général Académique, c'est la deuxième personnalité de l'Institution, il est membre du Comité de Gestion. Les activités académiques sont à sa coordination et à sa supervision. Dans l'accomplissement de ses attributions, il est instantanément assisté par un Assistant qui fait rapport des activités de son Espace au Directeur Général. De ce fait, le SGAC est chargé de d(`) :

Ø Attribution et d'exécution des charges horaires ;

Ø Faire le suivi de toutes les tâches académiques de l'Institution ;

1.3.Secrétaire Général Administratif et Financier

Le Secrétaire Général Administratif et Financier, c'est la troisième personnalité de l'Institution. Il est l'un des membres du Comité de Gestion. En sa charge, il supervise et coordonne toutes les activités administratives et financières.

Il est chargé de (d') :

Ø Élaborer les états de paie des administratifs et du personnel académique et scientifique;

Ø Établir le budget de l'institution ;

Ø Établissement des états d'entrées et sorties ;

Ø Élaborer les états des besoins.

Ø Concevoir toutes les correspondances administratives ;

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2.3.1. Directeur Financier Son travail est de d(`) :

Ø Estimer les dangers budgétaire et commercial ;

Ø Calculer la masse totale du capital à engager au sein l'institution ;

Ø Simule des revenus entre divers éléments d'actifs ;

2.3.2. Caissier Il s'occupe de :

Ø La détention du livre de caisse ;

Ø La vérification des entrées et des sorties des fonds 2.3.3. Comptable

Le comptable est chargé de :

Ø Faire les états financiers ;

Ø Transcrire les opérations journalières dans le journal ;

Ø Disposer les pièces justificatives ;

Ø Transcrire les opérations mensuelles dans le Grand livre et la balance de vérification. 2.3.4. Secrétaire de Direction

C'est la porte d'entrée et de sortie de toute correspondance administrative tant interne qu'externe.

Sa tâche est de d (`) :

Ø Contrôler les courriers entrants et sortants puis veille au bon classement ;

Ø Appliquer une tutelle sur les pools des opérations, l'équipe de la propreté, de sécurité, et l'équipe des hôtesses chargées d'accueil ;

Ø Écrire toutes les lettres et détient les PV des réunions hebdomadaires ; 2.3.5. L'Apparitorat Central

Il seconde le Secrétaire Académique et lui fait un compte rendu des activités qui lui concerne. En sa charge, il :

Ø Met à jour les dossiers des étudiants, registres d'inscriptions, les registres des diplômes et les palmarès ;

Ø Inscrit les nouveaux étudiants et la réinscription des anciens ;

Ø Elabore les cartes d'étudiants, les Relevés des côtes et les attestations de fréquentations à subjuguer à la signature de la hiérarchie ;

Ø Détient les statistiques des mouvements des étudiants ;

Ø Elabore et de planifier les horaires des cours à afficher ;

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2.3.6. Bibliothécaire

Il est responsable de la bibliothèque, et il est chargé de:

Ø Tenir les catalogues des ouvrages en cas de nécessité ;

Ø Gérer tous les ouvrages, TFC, Mémoires, Rapports de Stage etc.;

2.3.7. Secrétaire Informatique

Il est subalterne du SGAC, il lui donne le compte rendu des activités de sa zone. Il s'occupe de la saisie des différents documents académiques.

NB : Il était question à cette partie de décrire juste les bureaux d'administration qui nous concerne et non tous les services de l'ISTIA comme nous l'avons souligné tout au début de la description.

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III.1.6. Organigramme restreint Figure n°28

Direction Générale

Secrétariat de direction

Apparitorat

SGAC

SEC D.INFO

LABO

BIBLIOTHEQUE

Administrateur de Budget

Comptabilité

DIRFIN

SGAF

Caisse

Source : Nous-même

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III.2. Etude des documents

Cette étude consiste à prendre connaissance de tous les documents pouvant être émis ou reçus

et permet de connaître le rôle de chacun des documents se trouvant dans tous les bureaux d'administration de l'ISTIA.

III.2.1. Recensement des documents

Dans le cas de notre sujet, les documents utilisés sont les suivants :

+ Rapport de service ;

+ Communiqué ;

+ Fiche de prestation des enseignants

+ Lettres administratives ;

+ Etat de paie

+ Retenue salariale.

+ Note de service

III.2.2. Description des documents

1. Rapport de service

Ce document est établi pour exhiber l'ensemble d'opération accomplie par un agent pendant une durée quelconque.

Sa Fréquence d'émission et de réception : peut être mensuel, trimestrielle, semestrielle et annuelle.

2. Communiqué

C'est un document établi pour informer le corps académique, scientifique, Administratif et toute la communauté estudiantine. Sa fréquence d'émission et de réception : hebdomadaire. Fréquence d'émission et de réception : journalière.

3. Fiche de prestation des enseignants

Elle est un document qui renferment les heures prestées de chaque Encadreur. Fréquence d'émission et de réception : semestriellement.

4. Lettres administratives

C'est une lettre destinée à une personne morale ou physique vivant en interne ou en externe

de l'Institution.

Elle comprend les parties suivantes : Timbre ou Entête, Objet, destinataire et contenu ou corps

de la lettre ; Fréquence d'émission et de réception : journalière.

1. Etat de paie

C'est un document qui renferme ou englobe la situation salariale de chaque enseignant et Agent.

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Sa Fréquence d'émission et de réception : semestrielle.

2. Retenue salarial

C'est un document établi par le service de finance qui renferme les avances salariales de tous les travailleurs. Sa Fréquence d'émission et de réception : mensuelle.

3. Note de service

Elle est un document avéré par un Chef d'une entité quelconque ex le SGAF, SGAC, DG etc. pour pouvoir informer une communication à ceux qui sont inférieurs ou exécutants.

III.3. Le Diagramme des Flux de Données

C'est une représentation graphique (cartographie) des acteurs et des flux échangés.

§ L'acteur

L'acteur (interne ou externe au domaine d'étude) est un système actif intervenant dans le domaine d'étude au moyen des flux. Ou encore tout élément au sein d'un système capable d'émettre et de recevoir un flux.

§ Les flux

Les flux symbolisent un échange entre deux acteurs du système d'information étudié. Cet échange est représenté par une flèche. Il porte un nom et il peut être numéroté pour des soucis de lisibilité chronologique.

§ Le domaine d'étude

Un domaine d'étude délimite le périmètre précis d'une ou de plusieurs activités au sein d'une organisation spécifique.

Ce diagramme donne une vue d'ensemble de la circulation des informations (les flux) entre des acteurs internes ou externes qui participent à un domaine d'étude.

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III.4.8. Présentation du Diagramme des Flux³⁹ Figure n°29

BIBLIOTHEQUE

24 11

SECRETARIAT INFORMATIQUE

23 12

SGADF

SGAC

14 APPARITORAT

CENTRAL

26

20

8

10

22

DIRECTEUR GENERAL

30

21

5

13

7

29

27

28

17

3

18

4

DIRFIN

16

19

9

6

25

15

1

2

SECRETARIAT DE DIRECTION

COMPTABILITE

CAISSE

Détailles explicatives sur le Diagramme des flux pour tous les bureaux administratifs de l'ISTIA.

NB : Les deux flèches montrent la demande et la transmission des différents rapports entre les différents services.

1. 8,17,26 transmission des rapports ;

2. 20,24,13,12 demande des rapports ;

3. 25 demande des rapports à la caisse ;

4. 15, transmission des rapports au DIREFIN ;

5. 14 transmission des rapports à l'apparitorat ;26 demande des rapports à la bibliothèque ;

6. 4, 17, 22, 2, 18 transmission des documents entre les différents services ;

7. 17, 21, 28, 3, 1 transmission pour archivage ;

8. 6, 7, 19 transmission des rapports au SGADF ;

9. 27, 16,9 demande des rapports par le SGADF ;

10. 14,20,5 demande des rapports à l'apparitorat ;

³⁹ JÉZÉQUEL, J.M., Conduite des projets informatiques, Campus de Beaulieu, 2é Edition p.126

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11. 12 demande des différents documents académiques au SEC INFO ;

12. 23 transmission des documents au SGAC ;

13. 24,10 demande les rapports au SGADF ;

14. 30,11 transmission des rapports ;

15. 29 demande des rapports au SGAC ;

16. 13 transmission des rapports.

III.4. Etude des moyens de traitement

a. Les Moyen Humain

Les moyens humains analyse de manière précise, les ressources humaines de l'institution tout en détaillant leurs activités, leurs anciennetés, leurs qualifications, leurs compétences et leurs effectifs afin de déterminer l'adéquation entre les tâches à réaliser et les profils.

Ainsi, pour notre travail les moyens humains se détermines en ce terme :

Tableau n°9

N°	POSTE	EFFECTIF	NIVEAU D'ETUDES	ANCIENNETE
1	Directeur Générale	1	Professeur	5 ANS
2	SGAC	1	L2	6 ANS
3	DGAF	1	L2	6 ANS
4	Comptable	1	L2	5 ANS
5	Appariteur		L2	6 ANS
6	Caissier	1	G3	3 ANS
7	Secrétaire Informaticien	1	G3	4 ANS
8	Bibliothécaire	1	G3	1 AN

Source : Secrétariat de la Direction de l'ISTIA

b. Moyen Matériels

Les moyens matériels c'est en fait une description des outils utilisés au sein de l'organisation.

Dans notre cas, nous le présentons ainsi :

Tableau n°10

N°	MATERIELS	TYPE	MARQUE	DATE	QUANTITE	ETAT
				ACQUIS
1	Ordinateur	Portable	DELL	11/01/2016	5	AB
2	Imprimante		HP Jet d'encre	11/01/2020	1	AB

Source : Secrétaiat de la Direction de l'ISTIA

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III.5. Critique de l'existant

La critique de l'existant, appelée aussi bilan de l'existant, va nous aider à l'évaluation du

système existant par rapport à l'analyse faite.

Le but de cette critique est d'établir un diagnostic précis sur les procédures utilisées, de relever

les anomalies, les qualités et les défauts du système existant.

Par ailleurs, deux aspects sont toujours dégagés lors de cette critique dont l'un est positif et

l'autre négatif.

a) Aspects positifs

Au terme de l'analyse de l'existant de besoin, il convient de dire que l'ISTIA a au moins un

système bien défini du point de vue fonctionnel et organisationnel.

a) Aspects négatifs

- Manque de la nouvelle technologie téléphonique interne ;

- Perte des ressources financières pour la communication interne ;

- La transmission des documents n'est pas sécurisée ;

- Perte de temps pour communiquer entre les différents agents ;

- Leurs moyens matériels ne permettent pas le bon traitement des informations ;

- Absence des moyens matériels (ordinateurs, imprimantes) dans certains postes.

III.5.1. Etude des scenarios

La phase d'études des scénarios a pour objectif l'étude des solutions alternatives aux besoins d'orientation exprimés lors de la phase d'analyse des besoins⁴⁰ qui passeront par l'installation et la configuration d'un réseau LAN dans tous les postes de travail.

Pour qu'un poste de travail effectue un appel ou échange un fichier avec un autre, doit premièrement :

v Etre connecté au réseau ;

v Avoir l'Accès au réseau à l'aide d'un numéro ;

v Etre disponible dans le réseau ;

v Sonner et afficher le numéro de l'appelant dès la réception d'un appel ou d'un fichier ;

v Etre en possession du logiciel 3CXPhone installé et configuré.

⁴⁰KIBAMBE, B., Op.cit.

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CHAPITRE IV. INSTALLATION ET CONFIGURATION DU RESEAU LAN IV.1. Etude technique

IV.1.1. Choix de la topologie et de l'architecture

Il sied de savoir qu'une topologie de réseau informatique correspond à l'architecture physique ou logique de celui-ci définissant les liaisons entre les équipements du réseau et une hiérarchie éventuelle entre eux, elle peut aussi définir la façon dont les données transitent dans les lignes de communication.⁴¹

En ce qui concerne notre LAN, nous avons porté notre choix sur la topologie en étoile et l'architecture client-serveur, qui apportent une administration et des ressources centralisées. Cependant, comme chaque ordinateur est relié à un point central appelé serveur, cette topologie exige davantage de câblage dans le cas d'un grand réseau. Si un ordinateur ou le câble qui le relie au concentrateur (hub) ou au commutateur (switch) est défaillant, seul cet ordinateur sera incapable de recevoir ou d'envoyer des paquets sur le réseau en étoile. Le reste du réseau continuera à fonctionner normalement. En cas d'absence du Technicien ou IT pas question de se déplacer pour réparer les panes techniques car la Téléassistance est prévue dans notre LAN.

⁴¹ https://www.africmemoire.com

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IV.1.2. Cartographie du LAN

SWITCH

SALLE INFORMATIQUE

Internet

TELEPHONE

Imprimante

SALLE TECHNIQUE

Para feu

ROUTEUR

SWITCH

SERVEUR PABX-IP

TELEPHONE

BIBLIOTHEQUE

APPARITORAT CENTRAL

SWITCH

APPARITEUR

LABO

CAISSE DIRFIN

Téléphone

DG

SGADF

SGCA

COMPTABILITE

Imprimante

SECRETARIAT DE DIRECTION

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PLAN D'ADRESSAGE

Tableau n°11

N°	POSTE DE TRAVAIL	ADRESSE	PACERELLE
1	DG	192.168.1.10	192.168.1.1
2	SGAC	192.168.1.11
3	SGAF	192.168.1.12
4	COMPTABILITE	192.168.1.13
5	APPARITORAT CENTRAL	192.168.1.14
6	LABO	192.168.1.15
7	BIBLIOTHEQUE	192.168.1.16
8	SECRETARIAT DE DIRECTION	192.168.1.17
9	SALLE INFORMATIQUE	192.168.1.18
10	SALLE TECHNIQUE	192.168.1.19

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LEGENDE

Scanneur Ordinateur portable Imprimante PC Serveur Serveur Routeur HUB Modem Point d'accès Liaison commutée Câble avec connecteur RJ45 Téléphone

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IV.2. INSTALLATION ET CONFIGURATION DE WINDOWS SERVER 2012