VII.2 Service de Santé des Armées (SSA)
:
Contexte :
La fonction achat du service de santé des
armées (SSA) depuis 2010, a fait l'objet d'une réforme de fond,
par la volonté de réduire le nombre d'acheteurs et de pouvoirs
adjudicateurs. Cette reforme s'est traduite par la création d'une
centrale d'achat santé unique, nommée, la DAPSA (direction des
approvisionnements en produit de santé), désormais le seul
pouvoir adjudicateur du SSA, basé à Orléans. Cependant,
l'équipe rapprochée à la centrale d'achat est en relation
permanente avec leurs correspondants dans chaque HIA (Hôpitaux
d'instruction des armées).
Cette reforme s'inscrit dans la politique d'achat
ministérielle, en reprenant les grands axes : performance
économique, soutien au PME (petites et moyennes entreprises) et
développement durable.
La fonction achat est une fonction stratégique du SSA
tant, par son périmètre d'achat :
· Plus de 2100 marchés par an,
· Entre 200 et 250 millions d'achat par an
Que par son impact sur le bon fonctionnement du service, car
elle condition :
? L'autonomie et la réactivité,
? La professionnalisation de la fonction achat et la
réalisation des performances économiques.
VII.2.1 Organisation de la fonction achat des SSA :
Le circuit des achats est composé de deux
autorités stratégiques :
? La Direction Centrale : qui fixe les grandes orientations
stratégiques des achats en lien avec le Mindef (Ministère de la
défense) grâce à la mise en place d'une politique
d'achat.
? La DAPSA : qui est une tutelle au niveau des
établissements, elle décline au niveau opérationnel, les
directives fixées par le Direction Centrale, qui seront
appliquées aux HIA grâce au contrat de service.
Avant la réforme de 2010, chaque hôpital
militaire était un pouvoir adjudicateur, il n'y avait pas une politique
réelle d'organisation de la fonction achat au niveau nationale.
La réforme a consisté à
transférer et à centraliser les fonctions achat et
financière à Orléans en réaffectant et
professionnalisant les ressources humaines.
C'est la Centrale d'achat à Orléans qui
achète pour les 8 HIA, mais également pour les centres
médicaux et les opérations extérieures.
Tous les achats supérieurs à un montant de
15k€ passent par la centrale. Quant aux autres achats, les
établissements sont tenus de présenter 1 à 2 devis
à la centrale, qui réalise ensuite l'acte d'achat.
Cependant, dans chaque établissement, deux à
trois personnes en moyenne sont encore affectées aux achats afin de
gérer l'interface avec la centrale d'achat :
Le besoin exprimé par un service au sein de
l'établissement, arrive à la cellule de commande via le logiciel
SCREM. Cette dernière retranscrit le besoin en bon de commande
grâce au logiciel SJM, le rôle de la cellule de commande est de
consolider les besoins si nécessaire et de s'assurer de l'expression du
« juste besoin » par les services. A partir de ce moment, le service
demandeur pourra transcrire son besoin via le logiciel Chorus (logiciel de
suivi de commande de l'Etat). Ensuite, la demande sera validée par la
Centrale d'achat (DAPSA) ce qui entraine l'ouverture d'un engagement juridique,
il s'agit d'un numéro d'achat qui prouve que l'Etat s'engage à
payer le fournisseur une fois que la prestation est réalisée.
Qui
Par le service : pharmacie, restauration ou direction
administrative et financière
Cellule de commande
Par le service : pharmacie, restauration ou direction
administrative et financière
DAPSA (Centrale d'achat)
DAPSA (Centrale d'achat)
Comment
Via le logiciel SCREM
Via le logiciel SJM
Grâce au logiciel Chorus
Via le logiciel SJM
Quoi
Non
Transcription du bon de commande
Expression du besoin
Ouverture d'un
engagement
juridique
Transcription du
besoin en bon de
commande
Validati
?
Oui
Passation des
marchés
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Figure IX : Processus d'achat du SSA
L'organisation de la centrale est très
structurée avec des coordonnateurs, des rédacteurs et des
ressources affectées au suivi de l'exécution des
marchés.
Les établissements sont responsables de la juste
expression des besoins des prescripteurs. Les marchés
stratégiques sont investigués par la direction des achats.
Les achats hors marchés :
Néanmoins, il faut savoir que ce transfert de
compétence de la fonction achat des établissements au profit de
la Centrale d'achat d'Orléans n'est pas absolu, car en plus de
l'expression des besoins, les HIA peuvent également effectuer des
achats hors marchés, il s'agit des achats
inférieurs à 15K€ qui ne sont pas couverts par un
marché. Cependant, au delà de 5K€ d'achat, le service
demandeur doit systématiquement faire une demande de deux devis
contradictoires afin d'assurer la mise en concurrence entre les fournisseurs,
d'une part, pour respecter les principes de la commande publique et d'autre
part, pour réaliser des performances économiques.
Contrairement aux achats liés à un
marché, lors de passation d'un achat hors marché, le choix du
fournisseur revient au service demandeur, cependant la validation de la
commande révèle toujours de la compétence de la Centrale
d'achat.
La gestion des commandes urgentes :
Comme cela a été évoqué
précédemment, pour passer une commande, il faut absolument
l'ouverture d'un engagement juridique par la DAPSA (Centrale d'achat) via le
logiciel SJM, afin que les opérateurs économiques puissent avoir
la certitude d'être payé après la réalisation de la
prestation.
Afin d'accélérer la procédure lors d'une
commande urgente, la DAPSA s'engage à ouvrir le SJM au bout de 3 jours.
Après réception de la commande, la cellule de commande au sein de
l'établissement élabore un ASF (Attestation de Service Fait) afin
que la DAPSA valide le paiement du prestataire.
Le HIA de Percy effectue en moyenne entre 50 et 100 commandes
urgentes par an. Les mutualisations intra et
inter-établissements :
Aujourd'hui, les HIA prévoient de mutualiser et de
rationaliser les besoins entre les différents services d'un même
établissement et entre les établissements.
Dans chaque établissement, il y a uniquement trois
services principaux qui peuvent passer une commande : la pharmacie, la
restauration et la direction administrative et financière. Chacun de ces
services dispose d'une direction ou cellule de commande.
L'une de ces mutualisations consiste à harmoniser
leurs procédures de mise en concurrence et d'avoir des accords des prix
entre établissement afin d'obtenir une même offre de prix pour la
même prestation proposée par l'opérateur économique,
ces accords sont valables pour une année.
VI.2.1.1 Avantages et inconvénients :
Les avantages de l'organisation mise en
place :
· Harmonisation de la politique achat entre les 8 HIA,
· Rationalisation des effectifs, car la mise en place
d'une équipe unique au niveau de la centrale d'achat à
Orléans, ce qui a permis de réaliser des économies
d'échelles notamment aux ressources humaines,
· La massification, par un effet volume qui va permettre
de lancer des négociations avec les fournisseurs,
· L'organisation a permis, d'avoir une vision globale de
la fonction achat au sein de SSA et la montée en compétence des
acheteurs des achats.
Les inconvénients :
· Les HIA ont très peu de visibilité en ce
qui concerne le suivi de la performance de la fonction achat, car les
indicateurs de la performance ne sont pas remontés jusqu'aux
établissements, ils restent au niveau de la Centrale d'achat.
· Contraintes liées au délai, notamment
dans le cadre d'une procédure de commande normale, l'ouverture d'un
engagement juridique par la DAPSA peut durer dix jours.
VII.2.2 Facteurs clés de succès de la
fonction achat du SSA :
· Formations dispensées aux acheteurs,
· Création de fiches de poste avec 3 profils
différents : o Politique et stratégie d'achat
o
Mise en oeuvre achat (expertise juridique...)
o Approvisionneurs
· Mise en réseau de la fonction achat en s'appuyant
notamment sur des modèles extérieurs comme celui du RESAH ou
UNIHA,
· Organisation de réunions de concertation avec les
établissements,
· Appui sur des « success stories » pour
convaincre les « opposants » au projet,
· Suivi des gains sur achats,
· Arbitrage de la direction d'achat (DAPSA) du SSA pour les
achats réalisés par les établissements,
· Création d'un comité des achats
santé : cette instance se tient 3 fois par an,
· Désignation de consultants nationaux pour certains
achats afin de construire une stratégie spécifique,
· Organisation de séminaires avec l'ensemble des
consultants nationaux,
· Constitution de groupes de travail,
· Valorisation des gains via l'outil de performance
économique,
· Inscription dans un cadre bien structuré du
Ministère de la Défense.
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